基于工作流的集團業務流程管理系統的研究與實現

摘要：工作流技術便是基于計算機模型的工作流程，以計算機為媒介，提前預設規則，各個參與主體可以結合需求完成文檔、信息的高效且自動化的傳遞，推進了業務活動的自動化，提高了工作效率。越來越多的集團在業務流程管理中借助工作流計算機模型打造了與自身經營有效結合的系統，在很大程度上緩解了業務流程管理中復雜問題。本文在對工作流進行簡單概述的基礎之上，梳理了基于工作流的集團業務流程管理系統設計的原則，并以具體案例為切入點，重點探討了集團業務流程管理系統實現的要點及價值，僅供參考。

關鍵詞：工作流；集團；業務流程管理系統；研究與實現

一、引言

當今社會集團信息化建設步伐越來越快，特別是對于一些大型集團及企業而言，業務量越來越大，規模不斷拓展，無形之中加大了業務管理的難度。而基于工作流，結合集團經營運作實際情況，設計業務流程管理系統，不僅改變了傳統模式下業務開展復雜的流程，而且優化了報表功能。特別是針以一些復雜的統計表制作，可以借助先進的技術軟件，通過電腦便可以快速完成填寫、審批等操作，各個流程均是提前設計好的，待某一環節完成后會自動流轉至下一環節，審批人員審批效率更好，既可以實現快速修改、查詢，同時又具備了較強的統計功能，還可以實時跟蹤業務開展過程，效率提高的同時，實現了業務管理信息化、自動化[1]。本文重點針對基于工作流的集團業務流程管理系統進行了研究，旨在為企業業務流程靈活分配、協調共進提供新思路。

二、工作流程概述

（一）工作流定義

工作流最大的優勢是全過程實現了自動化操作，通過靈活運用先進的技術手段將涉及的各種數據、信息轉變成可以用計算機處理的對象，并進行形式化描述；基于信息交互完成流程規則的合理化制定，達到了較好的流轉效果，同時有效監控管理業務整個流程。目前關于工作流的定義并沒有統一的說辭，而本次針對工作流的研究更傾向于辦公效率的大幅度提高，將其定義為以特定流程規則為依托，基于多個參與者，實現文檔、信息的自動化傳遞的業務流程。

（二）工作流的基本要素

工作流重點處理的是分布式計算系統中的各種資源，實現資源的高效配置，有效共享，科學存儲，在這些資源中除了一些靜態實體以及參與者以外，還包含了諸多動態化的工作流，在綜合考慮各種因素的基礎上，將每一個流程進行高效整合，同時促進參與者間形成良好的合作關系[2]。基本要素包括以下四方面：1.實體：指的是工作流中涉及到各個主體，基于工作流流轉的多種數據，即一些實例性對象。2.參與者：每一個流程均會包含諸多部門、人員以及大量數據信息，這里的參與者指的便是人資與物資；3.流程定義：以業務活動為基礎，明確具體的實施流程、步驟，保證實體流動時始終處于合理狀態下，既可以對下一節參與者預設，同時也可協助參與人員根據業務要求實現自我需求實現。4.工作引擎：發揮的驅動作用，幫助實體結合流程制定參與者間有效流轉的反應體系，使工作流模型達到較好的執行效果，增強數據交互性的同時，使交互更加可靠。

三、基于工作流的集團業務流程管理系統實現原則

（一）整體性

在集團業務流程管理中涉及的內容非常復雜且繁瑣，目前很多集團內部各個部門明確了具體的職能。由于各個部門的流程存在較大差異，管理方法必然也會有所不同，但是基于工作流的業務流程管理系統的構建需要有效整合各部門職能，滲透到業務流程全過程中，形成集中化、一體化管理平臺，最大限度降低信息孤島問題的發生[3]。

（二）靈活性

以工作流為依托，構建業務流程管理平臺的時候會特別關注實效性，因此平臺及系統的運行要保證靈活性。集團中涉及到的業務類型較多，要想保證每一項業務都能夠有序開展，那么系統就要在調整時既快速又靈活，流程執行模式也要多樣化；無論是管理模式需要調整，還是經營項目需要優化，或者組織機構要進一步完善，系統均可以快速完成重構操作。

（三）標準化

往往集團業務流程管理系統涉及到的是諸多部門，業務流程呈現多元化特點，因此需要以工作流為基礎，保證流程模式的標準化，數據格式的規范化，運行模式也要更加完善，每一個子流程采用通用式接口，以便于各項業務流程在數據傳遞、訪問、使用時更加方便快捷。

（四）可維護性

業務流程管理系統后續維護也是非常重要的，只有保證了可維護性，進而才能使軟件系統整個框架更加明確與清晰，層級的劃分要準確，強化模塊化功能，使系統運行、使用更加簡單，易操作。通常要將服務器、數據分開設置，使用不同維護標準，各部分、各模塊均處于獨立運行狀態，即使維護也不會出現相互牽制現象，同時還能降低維護成本。

四、基于工作流的集團業務流程管理系統實現方法

（一）梳理流程

因為受到資源局限性，集團所有流程不可能全部涵蓋到系統中，這就需要找到核心業務及端到端流程。核心業務也就是集團主要經營的業務范圍；端到端流程是指站在全局視角下，組織外部輸入點、輸出點，將消費者、客戶、供應商、政府部門、行業機構等涵蓋其中。端與端流程綜合考慮需求發起、關閉，因此需要各個部門協調合作，對不同系統數據進行高效分享與交換。對于核心業務與端到端流程的梳理，設計人員需要充分掌握集團現有流程，并根據工作流具體要求以及運行數據，適當摒棄復雜且多余的活動，明確權責、職能，以達到流程周期縮短、運行成本降低的目的。

（二）設計流程體系框架

在梳理了核心業務及端到端流程之后，設計人員需要整體規劃集團流程，明確流程間關系，實現互相作業，進而完成集團流程體系框架的設計。目前常用的工作流分類框架有APQC流程分類框架、全球最佳實踐流程分類框架以及AMT王玉榮的流程分類等。無論哪一種流程框架流程分類，均采用的是二分法、一分法。此外，行業及企業經營范圍不同或者運行體系差異明顯時，流程體系框架也會有較大的區別。

（三）構建流程體系模型

傳統流程描述方式中常見的是流程圖，而如何由流程圖轉變為流程模式則是關鍵。基于工作流的集團業務流程管理系統可以充分利用計算機以及網絡技術優勢，構建以流程為主的模型結構[4]，此系統具備了較強的集成性。通過在組織、功能、數據、產品、服務等多個視角下構建多維度模型，自建模成功以后，集團多個部門便可以運用、共享信息。基于以上要素搭建流程模型，集團各項活動、相關資源按照流程實現了有效管理。搭建流程模型的關鍵在于構建流程各個節點與各要素關聯性，要求各個部門建模語言、流程各要素界定保持一致性、規范性，以推進模型的共享。

五、基于工作流的集團業務流程管理系統實現的具體案例

（一）系統架構

業務流程定義以C/S模式為主，發揮兩端硬件作用，對任務進行優化配置，分配至Client端、Server端，使系統通信成本降低。流程定義環節，用戶無需進行復雜操作，僅完成組織結構、流程、表單定義即可。

業務流程運行以B/S模式為重點，設計軟件系統時要綜合考慮國際中通用的B/S三層結構系統模型，主要劃分了客戶層、業務層、數據層三個方面，這一模型優點很多，不僅軟件發布時靈活性較強，而且程序開發效率高，即使在超負荷下依然具備較好的運行功能，安全系數也相對較高。

（二）采購需求管理

1.在集團需求管理中，采購人員以物料員、總結為重點，結合項目需求規范完成需求單的填寫。

2.在填寫以后，部分主管、物料員上報審核，審核過程可以不給予采納需求單或下發填寫意見。

3.采購人員還需要填寫需求計劃，以采購管理系統計劃和需求預測子功能為依據，借助鏈接便可看到計劃和需求編輯單頁面，再在對話框中結合時間順序填寫自己的需求，此時計劃需求表中會顯示出來[5]，如計劃單號、時間、項目等，其中項目這一項可以新增、刪除操作。

4.在新增這一欄目中，工作人員在選擇具體項目以后，就可以在項目名稱后填寫其他選項，接著在后面需求計劃物資明細表內點擊新增便可操作下一步。

5.物資明細庫內可以選擇新增項。在完成需求計劃編輯以后，采購人員便可將信息輸入至界面。

6.在需求管理系統中，需求類型、項目、名稱、聯系人名字、電話、快遞地址等紅色標記信息要求代表必須填寫。

7.在需求管理中，需求計劃表以用戶計劃信息存儲為主，存儲時需求計劃編碼是唯一憑證，工作人員添加需求以后點擊保存，進而形成需求工單。

8.在生成需求工單之后，工作人員可以查看填寫的信息，結合需求編輯、修改工單。

9.需求工單生成以后短期內不會生效，需要轉交上級部門審核，待審核通過以后才會生效。

10.審批時期需求工單頁面顯示審批字樣；通過以后顯示審批通過字樣。

（三）采購管理

在集團物資管理系統中，采購管理是重點，需求管理系統內工單生成且審批以后，便進入采購流程中，此時采購計劃申請表生成，由上級部門匯報、審批。在審批通過以后將會生成采購方案，工作人員在查詢到詳細采購方案之后匯報給上級部門，批復以后進入采購流程：

1.咨詢價格，充分調查市場，采用招標的方式，進一步明確各個物資價格、整體采購費用。

2.待集團收到供應報價單以后，便可將價格錄入系統，由上級部門商議，明確詢價結果。

3.商議結果公布以后，制訂電子合同，并錄入合同管理系統內，編寫合同號碼。

4.初級采購計劃形成以后，制定一級采購方案，上報給上級部門審批，通過以后生成中標通知文件；

5.待合同審核結束以后，系統會自動生成采購單，工作人員開始采購，此時需要注意采購價格與稅金分離，接著制定到貨計劃、付款等。

6.工作人員根據采購單及時跟蹤到貨時間、付款情況、開具發票。

（四）查詢統計

1.根據采購時間、訂貨時間、生產情況查詢，結合物資實際情況，采購人員需要及時與供應商聯絡。

2.查詢統計時需要明確合同名稱、編號、需求工單項目名稱、采購時間等，并根據物資名稱查詢及統計物資倉庫情況。例如，在物資管理系統中輸入相應項目名稱、入庫時間單號，便可生成物資詳細界面，以便于工作人員查詢物資相關信息。

（五）儲運管理

1.入庫之前物資要進行入庫登記，儲運管理時若未代辦任務，入庫時便會顯示此用戶尚未處理；已完成入庫登記的物資顯示的是已完成業務處理。

2.物資入庫時均是一個入庫單，工作人員需要通過新建的形式，將物資登記創建一個入庫表，并輸入正確物資類型、名稱、到貨時間等。

3.將入庫審批時生成的入庫單轉交上級部門審批，待審批結束以后，集團各個部門管理層便可以通過系統查詢到入庫單各項信息。

4.入庫單審批合格以后會沖紅入庫，此時入庫單才會真正生效。

（六）基礎資料管理

基于供應商信息管理系統，供應商信息需要包含供應商名稱、物資的編碼以及所在區域和聯系地址和電話等，一旦集團物資出現問題，便可以及時找到供應商，與其進行溝通、協調。

六、基于工作流的集團業務流程管理系統成效

（一）提高工作效率

基于工作流的集團業務流程管理中使用的系統，無論是用戶，還是審批人都能夠結合自我需求隨時發出請求，便可以自動獲取到一些重要的信息，及時掌握流程中各項事宜實施過程，整個環節更加規范、有序，從而有效降低業務辦理的時間，并提高工作效率，創造了更高的價值[6]。在完成流程審批以后，系統會自動留痕，避免紙上操作導致的各種問題的發生，節約時間和縮短運行周期的同時，也便于跟蹤控制。

（二）降低錯誤率

傳統模式下的業務流程管理主要依賴于人工完成業務，極易出現非蓄意性錯誤，而且流程能見度非常低，導致難以及時跟蹤業務流程管理。而集團業務流程管理系統有效降低了人為導致的錯誤率，也為后續流程信息化奠定了良好的基礎，使得集團業務流程管理更加科學、更加合理。

（三）降低成本

基于工作流的集團業務流程管理系統，將信息技術融入其中，無形之中降低了不必要的成本及費用支出，使得業務流程管理不再受到時間、地域的局限，審批全過程更加清晰明確，審批權限明了且具體，借助系統的集成優勢，推進了集團業務管理的無紙化、自動化、信息化，并大幅降低了運營成本。

七、結束語

基于工作流的集團業務流程管理系統構建了信息化、自動化的平臺，推進了集團業務流程的規范化管理。業務流程管理系統將各個部門資源整合在一起，創新管理模式，探索出業務風險防范的方法。因此，集團需要進一步強化業務流程管理系統實踐，緊跟時代發展步伐，構建一整套業務流程管理模式，同時基于需求調研、方案設計，推進模型的無縫銜接，促使統計查詢更加高效、系統維護更加方便快捷，進而實現全方位、全過程業務流程管理模式，助力集團獲取更高的經濟及社會效益。

作者單位：刁傳林 貴陽市公共交通投資運營集團有限公司

參考文獻

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[6]李潤曄，倪楓，劉姜，等.基于面向服務業務流程管理的系統架構建模[J].上海理工大學學報，2019，41（6）：605-616.