促進高校異地多校區檔案工作高質量發展

摘要：隨著我國高等教育的不斷發展，越來越多高校選擇通過異地辦學的方式緩解土地、資源等方面的壓力。現以合肥工業大學宣城校區為例，討論高校異地多校區檔案工作存在的問題，并提供若干解決方法，以期提高異地校區檔案管理水平，推進多校區檔案工作一體化管理，推動高校檔案工作高質量發展。

隨著我國高校規模不斷擴大、高校管理模式體制不斷改革，越來越多的高校選擇在異地新建校區，開啟了異地辦學的模式。多校區大學指具有一個獨立法人資格，在兩個或兩個以上地理位置不相連的校園辦學的大學，這種地理位置上與主校區不相連的獨立的校園在學校內部稱為校區[1]。異地辦學有效解決了辦學中的空間、土地和資源問題，依托學校本部現有的辦學優勢，以建設適應地方經濟社會發展需要的專業為起點，逐漸形成兩個或兩個以上校區互為依托的專業布局，優化了專業結構，培養了一批優秀人才。但異地辦學仍然存在行政管理鞭長莫及、學科融合有壁壘等問題，檔案工作也面臨著新的任務和挑戰。

高校異地多校區檔案工作特點

異地新校區產生的檔案數量大、總類多

隨著異地新校區報批、建設、招生工作的開始，檔案數量大幅增加。一個校區的建立，教學樓、實驗樓、體育場館、圖書館、學生宿舍、學生食堂、校區醫院及綜合服務區等建設都必不可少，基建類檔案數量巨大。學校每年有大量預算用于新校區教學、科研、管理工作，采購大量固定資產和教學科研儀器設備，以致文書、財會、設備等各類檔案在短時間內數量劇增。牽扯的人員多、單位多，檔案收集工作任務艱巨、難度較大。

異地校區之間歸檔和業務交流困難

由于地理位置的原因，異地校區部門間無法做到及時溝通，也不能隨時進行業務指導和解答問題，容易造成歸檔不及時、不準確、不完整等問題。同時，無論是日常歸檔還是赴異地校區進行業務指導，檔案工作者需要來回奔波，搬運檔案費時費力，給檔案工作帶來很多不便。不同校區的檔案整理方法和管理方式也不盡相同，需要檔案工作者有更多的細心和耐心，了解異地校區的工作模式，梳理出歸檔流程，這不僅增加了工作難度，更考驗著檔案工作者的專業度和專注度。

檔案信息化工作滯后

信息技術在檔案工作中的應用直接影響工作效率和服務水平，而目前高校異地校區中檔案信息化程度偏低。異地新校區采購的電腦、掃描儀、復印件、打印機等辦公硬件設備配置比較齊全、先進，但大部分尚未啟用網絡版檔案管理系統，單機版的檔案信息系統沒有與本部檔案系統或學校其他單位系統進行數據對接，信息傳遞只能通過郵箱發送或硬盤拷貝，阻礙了檔案信息化建設的進程。同時，異地新校區大多未開始數字化掃描工作，查閱時需要翻閱紙質檔案，不利于實體檔案的保護。

資源整合難度較大

異地校區在一定程度上分散了一部分辦學資源，對檔案工作來說，人員、資金、設備也存在這樣的問題，各種資源優化配置難度增大。高校一般根據本校檔案館藏和檔案工作情況配備相應數量的檔案工作人員，異地辦學導致檔案工作人員業務指導工作的力量分散、新校區館藏的分散，使不同校區資源整合有難度，檔案利用也產生一定困難。

合肥工業大學宣城校區檔案工作現狀

2011年，經教育部批準，合肥工業大學、宣城市人民政府共同建設合肥工業大學宣城校區。合肥工業大學宣城校區的建設是貫徹落實國家教育改革和發展規劃綱要、推動皖江示范區建設的重要舉措，是國家優質教育資源與地方資源相結合的典型范例，開創了高等教育合作辦學的新模式[2]。合肥工業大學宣城校區建校十余年間，形成了大量檔案和資料，但之前對檔案工作不夠重視，各部門不知如何整理檔案、怎樣移交至校檔案館。因此，檔案意識薄弱、檔案歸檔不齊全、部門立卷工作不規范，是目前宣城校區檔案工作亟須解決的問題。

未建獨立的檔案機構，檔案人員和經費配備不足

和教學、科研、行政管理等其他工作相比，高校檔案工作是一項長期性和基礎性工作，收益較為緩慢和滯后。宣城校區建設初期，校領導沒有足夠重視檔案工作，建設規劃中沒有規劃檔案館。所以，宣城校區至今沒有成立獨立的檔案機構，沒有專門的檔案工作經費。同時，宣城校區建校十多年沒有專職檔案管理人員，檔案工作由輔導員或秘書兼職，一人多崗、一崗多職現象普遍存在。他們不是檔案專業畢業的，而且流動性很大，可能剛熟悉業務就面臨調動，無法對檔案進行專業化、全流程的管理，不利于校區檔案工作的向前推進。

未做好檔案工作的前端控制

宣城校區建設初期，沒有將檔案工作納入預算，在校區的基本建設、招生、學生管理、招標采購、拍照攝像等工作中并未有意識地保存檔案，也沒有開展規范的檔案收集整理工作。等需要用到檔案、意識到檔案工作的重要性時，歸檔不全、管理散亂等問題已經暴露，嚴重影響學校各項工作的開展。2022年是宣城校區招生10周年，除了部分學籍檔案外，十年來幾乎沒有向合肥校區檔案館歸檔過材料，在校區重要紀念日之時，想舉辦校史展覽等宣傳活動，卻苦于找不到素材而作罷，如此，不利于校區的文化累積和對外宣傳。

檔案管理不規范

異地校區紙質檔案的有效保管需要防潮、防霉等各類專業的設備，所以對保管檔案的庫房有著很嚴格的要求。筆者在宣城進行業務指導時看到，除了財務檔案有一間專門庫房，其他各類檔案散落在各個職能單位，裝在塑料文件夾中存放在各單位辦公室的柜子內。沒有專門的檔案庫房，也未進行有效分類整理編目，且沒有適當的裝具，管理的規范化水平有限。

缺乏統一的檔案管理移交規章制度

宣城校區檔案涉及的種類非常多，怎樣分類、怎樣確定保管期限、哪些檔案要移交到本部檔案館、哪些資料可以自己保存備查等事項，對沒有檔案工作經驗的異地校區工作人員來說，是很棘手的問題。宣城校區沒有結合檔案工作實際制訂專門的檔案收集、整理、保管、利用的工作制度，缺乏對檔案收集和歸檔的具體要求。筆者去宣城交流時聽到工作人員反映，大家已經了解到檔案工作的重要性，想把這項工作做起來，但是因為沒有制度參照，面對成堆的檔案無從下手，這對檔案管理工作造成了很大影響。

檔案利用效率較低

目前，屯溪路校區檔案館承擔著合肥工業大學兩個城市四個校區的所有檔案利用工作，近年來，隨著人事檔案專審工作的開展，檔案利用尤其是教學檔案利用的業務量逐年增長。宣城校區的學生因深造、工作、出國、個人檔案補充等原因，需要利用自己的學籍檔案時，必須到屯溪路校區檔案館辦理，耗費大量時間和精力。

宣城校區和合肥校區的各類系統溝通不夠暢通，影響了信息共享的效率。系統和檔案管理的數據格式、數據內容、信息分類等都存在很大不同，數據格式是否一致、系統之間是否相互兼容、是否都有連接的接口，這些因素都影響著異地校區的數據共享和流通，校區間的檔案信息資源共享、互認等依然存在壁壘。

推進高校異地多校區檔案工作的策略

加強信息化建設

積極推動異地校區檔案信息化建設，促進異地校區之間的檔案信息資源互助共享，努力提升檔案治理精細化、網絡化、智能化，實現校區間檔案信息資源的整合與共享。由于地理空間的限制，異地校區之間的檔案歸檔、利用、業務指導工作開展難度較大，而信息化是有效解決這個問題的重要手段。在全校范圍內建立基于網絡的檔案管理系統，類似于數據平臺，集檔案移交接收、長期保存、綜合利用、編研編纂等功能于一體，電子文件線上歸檔，減少紙質文件的收集，實現對學校各類檔案在線業務指導和遠程服務。堅持“線上為主，線上線下同步”的服務模式，持續優化現有互聯網環境下的線上遠程查檔服務，使利用者足不出戶便可獲取所需檔案材料，實現“一站式”查檔。異地校區若需要利用檔案，也可以直接申請，審核通過后由系統直接推送，減少紙質檔案在查借閱過程中受到磨損，避免信息泄露，提高了檔案的利用率和安全性。

同時，異地檔案部門應按照“存量檔案數字化、增量檔案電子化”的原則，嘗試與學校辦公系統（OA）、教務系統、研究生管理系統等業務工作平臺的數據對接，建立“單套制”試點。強化電子數據歸檔，穩步推進館藏檔案資源數字化加工工作，逐步實現數字化轉型和資源共享。

建立檔案管理規章制度，實現規范化發展

建立檔案管理規章制度是各項檔案工作的基礎。異地辦學后，檔案工作結構發生較大變化，高校檔案部門應利用這一機會梳理各項檔案規章制度并進行制訂與修訂，探索檔案工作的新思路，建立本校檔案規章制度網格體系。異地校區需要按照統一領導、分級管理的原則，建立一套操作性強、適用性強的檔案工作制度，遵循檔案自然形成規律，保障檔案管理、檔案信息化和檔案利用的順利進行。制度要涵蓋檔案工作收集、整理、分類、編制目錄、檢索、利用等各個環節，規范每個流程操作，明確工作人員的崗位職責，保障檔案實體安全和信息安全，防止出現信息泄露、數據錯誤等問題。

同時，制訂各類檔案的歸檔細則，對檔案的收集范圍作出明確的規定，哪些檔案需要移交本部檔案館，哪些屬于資料可留在校區加以保存作出明確界定。結合實際貫徹實施，對異地校區檔案工作進行流程化梳理，明確異地校區各類檔案移交歸檔的時間節點，檔案館工作人員及時督促各歸檔單位將應歸檔的檔案按照要求初步整理，基建、科研類檔案預立卷。以學校發文的形式發布至各二級單位和教學實體，使各部門及相關單位按照統一標準整理和歸檔，使異地校區檔案工作有章可循、有規可依，以期更好地促進兩個校區檔案管理工作的開展。

本部加強對異地校區檔案工作的業務指導

“重收集、輕指導”一直是高校檔案部門普遍存在的問題。及時、準確地進行業務指導是實現異地校區檔案工作規范化管理的前提。在日常工作中，檔案管理部門要把工作提前，進行合理高效的前端控制，積極與異地校區檔案部門聯系，在歸檔前的日常收集整理過程中給予遠程指導。同時，勤跑腿、勤出差，多一些實地觀摩和探討。通過貫穿于整個流程的、全方位的業務指導，能夠使異地校區檔案部門嚴格按照規范的標準和要求展開檔案工作，做到應收盡收、應歸盡歸。本部校區應在平日工作中加強與異地校區檔案部門的聯系，時刻了解其工作進度，從而更加有效地把握檔案材料的歸準率和歸全率。推行檔案催繳制度，實行清單式銷賬管理，有效督促各歸檔單位按時保質立檔歸檔。

以業務指導為契機，加強與異地校區各部門領導和兼職檔案員的聯系，進一步增強廣大師生檔案意識與檔案法制觀念，拓展檔案服務功能，履行好高校檔案館“為黨管檔、為校守史、為學校中心工作和廣大師生校友服務”的職責和使命，讓業務指導工作成為宣傳檔案的重要途徑。

合肥工業大學檔案館領導每年赴宣城校區進行業務指導與經驗交流，并召開工作交流與業務培訓，作專題工作推進匯報并與大家進行業務交流探討。宣城校區的領導對檔案館業務指導工作也給予了大力支持，在交流中提出了檔案室建設、檔案收集、整理、保存過程中遇到的一些困難和疑惑，與檔案館工作人員密切交流。2023年，檔案館相關工作人員對宣城校區黨群、行政類文件的收集歸檔作了科學、規范的現場指導，實地查看了財務檔案的保管情況，并提出了整改意見和建議。定期的業務交流活動加強了檔案館與宣城校區各單位的交流，密切了各單位負責人、秘書與檔案館的聯系，厘清了宣城校區檔案收集、立卷歸檔的思路。檔案館在日后將繼續加強對宣城校區的深入交流與業務指導，努力解決歸檔不齊全、部門立卷不規范等問題，促使宣城校區的檔案工作逐步標準化、規范化、制度化，充分發揮學校檔案館的功能，為宣城校區的高質量發展提供支撐服務。

招聘專職人員，提升檔案員業務水平

專業的檔案工作者是做好檔案工作最關鍵的因素，其性格品德的高低、專業素質的優劣直接影響檔案工作質量。檔案工作人員應具備堅定的政治立場、扎實的工作作風和高度的工作責任感。在業務素質方面，既要有較高的檔案管理水平，又要熟悉計算、財務、基建、文書等方面的業務知識。同時，具備分析問題能力和文字表達能力。檔案工作者還要掌握一定的信息化管理能力和計算機技能，支持高校數字檔案館的建設。2023年，合肥工業大學宣城校區啟動專職檔案工作人員的招聘工作，在合肥校區檔案館領導的統籌幫助下，順利招聘了一名檔案專業的碩士研究生，專職從事檔案工作。

高校檔案館應建立完善的培訓機制，鼓勵專、兼職檔案員每年進行一定學時的繼續教育，培養出既有豐富的檔案專業知識，又有一定的計算機技術能力的復合型專、兼職檔案工作隊伍，推動檔案工作邁上新臺階，提升學校整體信息化建設程度，提高多校區的檔案工作管理水平。

異地多校區檔案管理工作是一項非常重要的高校檔案工作，隨著國家對高等教育重視程度的不斷加深，各大高校都開始積極開展異地新校區的建設工作，這對高校檔案部門的各項管理工作都提出了新的要求。應結合學校異地新校區檔案管理的實際需要，制訂符合自身需求的檔案管理規章制度，不斷提升信息化水平，提高從業人員素質，充分認識到加強對異地校區檔案工作業務指導的重要性，以促進兩個校區檔案工作的集中統一和準確規范。只有扎實推進基礎工作，才能促進高校異地校區檔案管理水平的不斷提升，從而推動學校的高質量發展。

（作者單位：合肥工業大學檔案館）

[1]王擴建.綜合性大學多校區管理的困境及對策——以蘇州大學為例[J].當代教育理論與實踐，2016，8（03）：111-113.

[2]合肥工業大學宣城校區簡介[EB/OL].（2024-02-03）[2024-02-17].http：//xc.hfut.edu.cn/1981/list.htm.