精細化管理理念下高職院校辦公室管理服務質效提升探討

摘要：本文通過介紹精細化管理理念的定義和原理以及精細化管理在提升高職院校辦公室管理質效中的重要意義，結合當前高職院校辦公室管理現狀，找尋背后存在的問題，并提出與之相對應的解決路徑，以此能夠更好地推進精細化管理理念在高校管理中的實際運用，為提升高校治理水平和治理能力現代化提供一定的參考。

關鍵詞：精細化管理；高校辦公室管理；管理質效

引言

精細化管理是一種管理理念，同時也體現了現代管理學中的“科學”“精細”的文化內涵。這種理念起源于科學管理、精益生產，是現代管理學中不可或缺的重要組成部分。在學術領域中，精細化管理理念是由科學管理之父泰勒在1911年發表的《科學管理原理》書中提及。這本書被譽為世界上第一本精細化管理著作[1]。

精細化管理是通過對組織內各個細節和環節進行精確規劃、有針對性地控制和持續改進，以提高管理效能和組織績效。其核心原理是將管理工作分解為更小、更具體的任務和步驟，通過精確地規范和操作，實現資源的最優配置和工作流程的高效運轉。精細化管理注重細節，以提高組織的靈活性、適應性和反應速度，從而增強組織的競爭力[2]。

一、研究背景

近年來，國家頒布了一系列著力推進職業教育發展的政策方針，職業教育迎來了重要發展時機，“職業教育大有可為”的認知開始在全社會普及，高職院校拉開了新一輪爭先創辦職教本科的競爭帷幕，從人才培養方案、高校師生比到基礎設施建設、學校科研實力水平等都是競爭的重要指標，而高校管理質效的提升也成為爭創職教本科的重要一環，因此在高職院校發展的黃金時期、競爭的關鍵時機，高職院校掌握并深入推進高校辦公室精細化管理勢在

必行[3]。

二、精細化管理在高職院校辦公室管理中具有重要意義

學校辦公室作為整個學校樞紐部門，承擔著上傳下達、組織協調、管理督辦等重要職能，其管理效果和質量的優劣一定程度上影響著高校治理能力和水平現代化推進水平。如何高效、科學、精細化管理是高職院校辦公室面臨的普遍挑戰。

（一）精細化管理直接影響行政管理模式的質效

高校行政管理模式在實際工作中影響著管理工作的質量和效率。隨著高校改革推進不斷向深處推進，要求高校在新形勢下改革發展管理模式，“數字校園”的不斷推廣，促使高校行政管理模式不斷發展變化，探索新形勢下“互聯網+”辦公模式，通過精確的信息收集、整理和傳遞，實現信息共享和協同工作，提升決策的科學性和準確性[4]。精細化管理還能夠有效管理和配置人力資源、財務資源以及設備和設施，提升資源利用效率和節約成本。最后，精細化管理還能夠加強對行政工作績效的管理和評估，通過設定明確的目標和績效指標，激勵和獎勵員工的優秀表現，提升工作質量和員工滿意度。

（二）精細化管理有助于規范和優化行政工作的流程

高校為了降低人力成本，將重心傾斜于師資隊伍的建設，對于行政人員的隊伍的發展建設存在一定的忽視。但是隨著高校改革的深入、“雙高計劃”項目建設、職教本科的激烈角逐，辦公室業務量在實際工作中陡然增多，提升工作效率是高職院校辦公室人員必備功課。精細化管理在實際工作中通過不斷優化改進工作流程、制定崗位職責，細化工作內容來保證責任到人，從而能夠提高辦公室的工作效率、降低事務錯誤率，推動行政工作的高效運行[5]。

三、高職院校辦公室管理現狀

從國家政策和職業教育發展形勢看，職業教育目前處在改革發展的紅利時期，各院校將提升內部治理體系和治理能力現代化水平作為重要抓手，高職院校辦公室作為校內上傳下達的喉舌部門，其管理水平的高低實際是校內治理的優劣關鍵點之一，也是推動學校高質量發展的重要保障的核心所在。當前，高職院校辦公室管理雖然得到廣泛關注，但在實際工作中仍存在一些問題。

（一）缺乏先進管理理念

理論指導實際工作，高職院校辦公室管理隊伍沒有與時俱進的管理理念武裝頭腦，在實際工作中辦公效率很難得到實質性提升。當前，高職院校辦公室工作人員主要還是依靠“前輩經驗”的工作思路，同時也存在一定“明哲保身”和“惰性思維”的情況，在實際工作中，辦公室工作人員對于具體業務事項的內容和具體流程主要是聽取老員工的工作經驗，總將“以前”“以往”掛嘴邊，持續沿用陳舊經驗去開展和推動工作，加之，沒有主動學習較為先進的管理知識，難以將新思想、新模式與實際工作相結合。此外，辦公室干部隊伍目前還沒有完全實現年輕化，對于一些新知識、新理念，部分干部存在一定的畏難情緒，更傾向于按照慣例辦事，一定程度上對工作質效的提升產生了阻力。

（二）管理職能模糊不清

隨著高職院校事業發展不斷提速，辦學模式不再只有單一的傳統模式，新形勢下的合作辦學、遠程教育等現代化教育形式的普及，使高職院校內部教師與職工的邊界線愈發模糊，辦公室人員工作量不斷攀升，對于工作職責和要求也在不斷提高，在實際工作中，通常辦公室人員工作職責沒有實際定量，存在一定的特殊性。此外，高職院校為了提升治理能力和治理水平，加速推進高質量發展，會制定完善內部機構設置和崗位職責。但是在實際工作中，制度的起草、崗位工作的內容均是由各部門辦公室工作人員自行擬定，存在一定程度上的敷衍了事，同時，在制定的過程中多數參考了其他兄弟院校方案，并沒有完全結合自身實際情況草擬，因此即使各院校均出臺制定相應的制度和崗位職責的通知，但實際的含金量仍需要打折扣，缺乏一定的科學性、系統性和規范性。

（三）管理人才隊伍匱乏

高職院校承擔著高等教育職能，教書育人，為社會培養高素質技術技能型人才是使命和宗旨，因此高職院校中在推進師資隊伍和高校輔導員建設上往往占據絕對重量，對于學校的管理人員，尤其是辦公室管理人員的重視度較輕，致使辦公室管理工作人員晉升通道狹窄，大多數人員不愿意從事該崗位工作。高校為了節約人力資源成本，將財政資金使用效率達到最大，往往傾向于精簡管理人員，同時，在實際工作中管理人員的工作量極大：文書材料、會務接待、各教育行政部門下達的工作任務、學校自身事業發展規劃等，“事多人少”的狀況在高職院校辦公室中極為普遍。逼仄的晉升通道、瑣碎繁雜的事務加之工作量龐大等一系列原因導致辦公室管理工作人員稀少，人才匱乏[6]。

（四）配套基礎設施落后

當前，“互聯網+”經濟形態盛行，各行業爭相利用互聯網平臺的優勢和集成作用，不斷推進信息化建設加速，國家出臺完善一系列教育數字化戰略，高職院校也在不斷落實國家有關戰略方針，推進優質數字資源共建共享，充分發揮數字校園在教學、科研、管理等方面的保障支撐作用。但目前高職院校數字化校園建設現狀仍然不太樂觀，部分高職院校雖然建立了有關線上關公、教學等系統，但頂層設計不到位，各系統之間存在脫節、聯系不緊密，操作系統不夠便捷，系統反應緩慢等一系列問題。同時，辦公室的辦公硬件設施設備存在更新換代不及時，硬件設備的優劣在一定程度上也影響辦公效率的提升，總體而言，高職院校辦公室配套基礎設施較為落后，影響推進辦公室精細化管理進程。

四、提高高職院校辦公室提升精細化管理舉措

（一）引進先進管理理念，提升服務效能

高職院校辦學實力和水平的高低一定程度上與是否有先進管理理念為指引有關。高職院校作為承擔高等教育載體之一，教育理念和管理對人才培養、治理效能的提升息息相關。應當引入先進管理理念，為辦公室工作人員日常工作提供指引。高校辦公室人員應當進一步加快融合先進教育理念、服務事項與精細化管理理念，積極作為，與時俱進，提高服務師生的水平和能力，在日常辦公與服務過程中，辦公室工作人員需要增強精細化管理理念，學習精細化管理方式方法，比如，在傳遞信息環節，辦公室工作人員應當轉變觀念由“需要問”向“主動給”，不再是師生前來詢問信息，而是主動提供訊息，從而能夠發揮精細化管理的作用，更好地實現行政管理目標。

（二）精細化制度體系，明確管理職能范圍

“求木之長者，必固其根本”，沒有扎實穩固的基礎，高樓萬丈就會岌岌可危。制度，是提升高職院校辦公室工作質效的基礎；是高職院校辦公室工作體現精細化管理的關鍵；是提高高職院校治理能力和治理體系現代化的根基。高職院校辦公室需要高度重視制度體系的構建和完善。首先，隨著職業教育改革不斷深入，高職院校新一輪的競爭拉開序幕，高職院校辦公室的工作內涵也隨之產生一系列的變化，傳統的制度模式與新形勢的發展要求適配度逐漸降低，一些傳統思維模式下制定的制度已經無法滿足新形勢下有效約束和管理，所以需要結合當前階段院校發展的實際情況，搭建精細化的制度體系，為辦公室日常管理工作提供行之有效的制度依據。其次，在行之有效的制度建設下，明確各崗位職責，劃清工作范圍，精細化規章制度條款。在前文也提及過，部分高職院校雖然制定了有關工作職責的文件制度，但是沒有具體結合各校工作實際，擬定的過程中存在敷衍了事的情況，導致雖然制定了相關的規章制度但因實操中存在缺陷從而未能發揮到監督、約束的作用。因此，需要工作人員在擬定的過程中充分根據實際工作情況，統籌考慮不同類型工作的各個環節，制定細化、可實行的規章制度，做到全環節有章可依。最后，制定并完善考核監督體系，作為將制度執行到位、工作落實落地的重要環節，考核體系必不可少。需要安排相應的監督管理人員，開展不定期跟蹤檢查，將工作中的失誤降至最低，從而確保工作的質效。總之，高職院校辦公室精細化管理需要構建完善的制度體系，明確崗位職責，壓實個人工作責任，確保工作開展和職能劃分有章可循，并在實際工作中，發揮考核體系的監督管理作用，確保提高工作效率。

（三）明確管理目標，打通管理上升空間

精細化管理體系建設和能力發展中人的因素至關重要。高職院校組織辦公室行政管理人員承擔著高校信息的收集、管理和發布的任務，在提升管理效能中具有不可動搖的核心地位。因此，在精細化管理過程中為了明確管理目標，提高辦公室工作效率，需要高度重視辦公室管理人員的業務水平和上升發展空間。加大對辦公室管理人員的關注度，部分制度從頂層設計層面向辦公室工作人員傾斜，制定管理人員崗位晉升實施和績效考核等辦法，確保管理人員在職業發展規劃中有前景、有期盼。從規章制度層面，激發辦公室管理人員內生動力，發揮其最大的主觀能理性，提高工作熱情，從而提升工作質效。此外，在管理目標制定的過程中，需要工作人員充分體現精細化管理理念，詳細、準確地制定管理目標。高職院校管理人員可以按階段性制定管理目標的完成情況，以便更有效、更實際地推進工作。通過在前期的充分調研了解，廣泛聽取各類人員的意見和建議，確保管理目標制定的科學性和合理性。在管理過程中，根據實際開展情況做適當的調整，保證更有效地開展工作。總之，一方面需要打通管理人員上升空間，從內激發管理人員工作積極性，另一方面，需要精細化管理目標，為工作人員指明方向，保障工作高效有序開展。

（四）加快信息化建設，提高精細化管理質效

充分抓住“互聯網+”經濟形態發展的紅利時期，加快高職院校自身信息化建設，在現代科學技術的支持下，對辦公設備和配套基礎設施進行完善。根據國家教育部門關于推進數字校園建設的有關政策，高職院校可以依據自身現有的網絡配套建設基礎，推進線上管理系統的開發和使用，不斷完善線上辦公系統軟件的使用，在前期系統開發階段，著重加強對線上辦公具體流程的關注度，統籌考慮教學、科研、學生管理和辦公管理等系統，一體化設計，結合線下辦公的工作慣例，充分考慮教職工使用的便捷性和可操作性，制定詳細的工作流程，在線上辦公運用推廣階段，要時刻根據教職工使用反饋進行調整優化，加強數據庫的建立和使用，打通部門信息壁壘，真正實現資源共建共享，從而降低行政工作成本，提高精細化管理質效。

結語

精細化管理在高校辦公室行政工作中的應用具有重要意義。通過精細化管理，可以提高工作效率、優化資源利用、加強信息管理和提高工作質量。精細化管理帶來的好處包括提高工作效率、優化資源利用、加強信息管理和提升工作質量。然而，實施精細化管理也面臨一些挑戰，如組織文化轉變、技術支持和數據安全以及資源投入。為了解決這些問題，可以采取措施如建立積極的組織文化、加強技術支持和數據安全、管理資源投入和持續培訓和人才發展。總體而言，精細化管理在高校辦公室行政工作中能夠帶來積極的效果和改進，而克服挑戰需要綜合考慮組織文化、技術支持和資源管理等方面的因素。通過解決問題和持續改進，精細化管理將為高校行政工作提供更大的支持和推動力，實現高效、優質的行政管理服務。

參考文獻：

[1]仲昭宇.高校辦公室行政工作精細化管理探討[J].辦公室業務，2021，（11）：9-10

[2]卓林.經濟背景下高校辦公室行政精細化管理工作分析[J].冶金管理，2021，（17）：161-162

[3]劉廣東.新時代高校辦公室管理策略[J].西部素質教育，2019，（24）：98

[4]席晶.淺析新形勢下高校辦公室管理工作成效的提升[J].才智，2020，（01）：230

[5]劉萍.精細化管理在高校辦公室行政工作中的應用分析[J].辦公室業務，2023，（06）：5-7

[6]韓星.提升高校辦公室行政管理工作效率的見解[J].知識文庫，2016，（11）：24.

（責任編輯：袁麗娜）