行政事務人員的日常事務處理策略探究

[摘 要]隨著我國事業單位的轉型與改革發展，行政事務崗位的重要性逐漸凸顯。受到單位業務與崗位性質的影響，行政事務人員需面對較為煩瑣、復雜的日常工作。日常事務處理可在促進行政事務工作高效開展的同時，為事業單位的可持續發展提供助力，要求行政事務人員具備嚴謹的態度與較好的耐心，對本職工作保持積極的態度，真正發揮“得力助手”的效能。文章以交通運輸局為例，闡明行政事務人員的日常事務處理策略，旨在促進工作效率與質量的不斷提升。

[關鍵詞]行政事務；交通運輸局；日常事務處理；工勤崗

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）15-0076-03

作為行政事業單位的關鍵崗位之一，行政事務人員在日常事務處理中發揮組織、監督與參與等職能，日常工作涉及指示傳達、電話接聽、會議安排與事務協調等。要想做到對日常事務的有效處理，要求行政事務人員具備較強的能力素質，保持認真、嚴謹的態度，借助科學對策的落實，為日常事務處理效率與質量的提升提供助力。

一、行政事務人員職責范圍分析

交通運輸系統為保障可靠、正常運行，對工勤崗行政事務人員提出了更高的要求，其具體職責范圍包括以下幾個方面。

其一，文件管理。行政事務人員需負責管理、歸檔各類行政文件和文件檔案，需確保文件的準確性、完整性和及時性，按照規定流程進行歸檔、檢索。

其二，會議組織和協調。要求人員負責組織、協調內部會議、部門間會議、外部合作伙伴會議等各類會議。需視情況合理安排會議時間和地點，發送邀請函，準備會議材料，并跟進會議紀要、行動計劃的執行[ 1 ]。

其三，日程安排和行程管理。需在工作期間協助上級領導安排日程，并對外部行程進行統籌和管理。與各方做好溝通協調，確保行程順利進行，能夠有效解決可能出現的問題。

其四，決策支持和信息報告。按要求為上級領導提供決策支持與信息報告。結合對實際事務的分析，收集、整理和分析相關數據信息，并撰寫報告或提供匯報材料，以幫助上級領導做出明智決策。

其五，部門協調和合作。在工作期間需要與其他部門進行協調合作，以確保行政事務的順利進行。主動與人力資源部門、財務部門、采購部門等溝通，以實現對資源等的有效協調[ 2 ]。

二、日常事務處理的重要性

作為交通運輸局穩定、長久運行的關鍵所在，日常事務處理具有以下作用。

一是提高工作效率。通過有效的日常事務處理，建立規范合理的工作流程，合理分配工作任務與資源，依托信息化系統提高工作效率，可有效減少重復勞動，提高工作質量和效率。

二是加強內部協作。通常情況下，日常事務處理涉及與其他部門的溝通與協作。基于對內部溝通機制的有效構建，可實現信息共享和協同，減少信息傳遞誤差和延遲，提高協作效率，保證工作整體效果符合預期要求[ 3 ]。

三是優化資源利用。日常事務處理的高質量開展，可幫助交通運輸局優化資源利用，合理安排日程和行程，避免時間浪費和行程拖延，并通過及時處理行政事務，節省時間和資源，有效推進實際工作和項目。

四是提高服務質量。日常事務處理直接影響到交通運輸局對內外部提供的服務質量。及時回復郵件、處理文件、安排會議等，可提高對內員工和對外合作伙伴的滿意度，提升交通運輸局的形象和信譽。

五是優化決策支持。高水平的日常事務處理，可為上級領導提供準確、及時的決策支持。按要求及時收集、整理和分析相關數據和信息，向上級領導提供報告、匯報材料，幫助其做出明智決策。

三、行政事務人員的日常事務處理策略

（一）注重工作流程的明確與簡化

為進一步提升日常事務處理的有效性，需以工作流程的優化設定為前提。鑒于此，可依據行政事務崗位要求，結合以下內容進行流程優化。

一是了解現有流程。要求人員全面了解與分析現有日常事務處理流程，明確掌握各環節具體步驟、涉及的人員和部門，并深度剖析可能存在的瓶頸和問題。

二是確定流程目標。結合對交通運輸局運營需求和目標的分析，明確日常事務處理流程的目標，如提高工作效率、減少錯誤和延誤、提高服務質量等[ 4 ]。

三是簡化流程步驟。基于對現有流程的分析，識別與簡化以往煩瑣、重復或不必要的步驟，盡可能縮減流程中的冗余環節，促進日常事務處理效率的顯著提升。

四是明確責任和權限。明確界定各步驟的責任人和權限，減少溝通誤解、扯皮推諉等情況出現，提高流程的執行效率。

五是制定標準操作規程。針對各步驟，科學制定標準操作規程，規定具體操作步驟、要求和標準，確保各流程都能按照相同標準進行，減少錯誤、延誤等問題的出現，優化工作流程，為日常事務的高效處理提供保障[ 5 ]。

（二）信息化管理系統的應用

現階段的日常事務處理離不開信息化系統的有效應用，為促進日常事務的高效、準確處理，可結合以下系統或工具提升處理成效。

一是電子文檔管理系統。以往的文件管理工作因手段滯后、陳舊，增大了文件遺失、存檔不規范等問題的出現概率。而應用電子文檔管理系統，可將文件進行電子化存儲，實現文件的快速檢索與共享。行政事務人員可結合實際工作要求，隨時查閱、處理相關文件，顯著提高工作效率和質量。

二是任務管理工具。有效應用任務管理工具，可對各項工作任務的截止日期進行有效管理、跟蹤。行政事務人員可創建任務清單，設置提醒與優先級，督促任務按時完成，并做到對緊急事務的及時、有效處理[ 6 ]。

三是會議管理軟件。在工作期間重視會議管理軟件的應用，可為相關會議時間、地點的合理安排提供便利，并支持在線發送邀請函，記錄會議議程和紀要，有效跟進會議計劃的執行情況，有助于減少會議安排與跟進的時間消耗。

四是工作流程自動化。可視情況對日常事務流程進行自動化處理，顯著提高工作效率。如建立自動化審批流程，有效縮減人工審批時間和工作量；支持報表的自動化生成與分發，節省大量時間和精力，幫助行政事務人員將更多精力投入到高價值工作中。

五是數據分析工具。合理構建信息化系統，可為行政事務人員提供數據分析功能。借助數據分析工具，行政事務人員可監控和分析行政事務處理過程，深度發掘潛在問題和優化空間，有助于及時調整工作策略，高質量處理日常事務[ 7 ]。

（三）促進內部溝通交流

日常事務的處理離不開內部溝通協作機制的有效構建，鑒于此，可結合以下幾點來優化日常事務處理工作。

首先，定期召開團隊會議，促進內部有效溝通。通過會議為行政事務人員提供集體討論與交流的平臺，引導團隊成員了解彼此的工作進展、遇到的問題和需要的支持。同時，可依托會議來傳達重要信息或安排工作任務，促進日常事務處理效率的提升。

其次，重視溝通工具的選擇與使用。結合對日常事務處理要求的分析，借助電子郵件、通信軟件、內部社交平臺等工具，實現高效傳遞信息，為人員的在線溝通與討論提供載體。行政事務人員可結合工作需要選擇合適的工具，確保團隊成員熟練使用。

再次，建立跨部門溝通機制。在交通運輸局的運營管理期間，不同部門之間的協作和溝通至關重要。為提高日常事務處理的效率，需視情況建立跨部門的溝通機制。應重視召開跨部門的會議，通過成立跨部門工作小組等方式，促進不同部門的信息共享和協作[ 8 ]。

最后，營造開放、透明的溝通氛圍，增強團隊成員之間的合作意識。鼓勵員工分享意見與建議，提供正面的反饋和支持。及時溝通和解決潛在的沖突問題，避免信息滯留和傳遞錯誤等情況的出現影響日常事務處理的有效性。

（四）掌握時間管理技巧

1.優先級設定與計劃制定

要想實現日常事務的高效處理，需以優先級的合理設定為前提，并制訂契合實際工作情況的計劃，有效避免時間浪費問題的出現。

首先，行政事務人員應做到對工作任務優先級的有效識別與確定。結合對任務緊急程度和重要性的分析，合理進行分類和排序。緊急、重要任務應該優先處理，而對于不緊急但重要的任務，則需提前進行規劃和安排[ 9 ]。

其次，行政事務人員可借助日歷、待辦事項清單或項目管理工具對任務進行跟蹤與記錄。在制訂計劃時將任務拆分成子任務，并為各子任務設定明確的截止日期和目標，以幫助人員加強對進度的掌控，在任務完成前有充足時間加以調整，確保潛在問題得到有效處理。

最后，可采用時間塊方法管理時間。將工作日劃分為不同時間塊，各時間塊專注于處理特定類型或優先級的任務。如將早上時間用于處理緊急事務，下午則對較為瑣碎但重要的事務進行有效處理，以期通過集中注意力來提高工作效率。需要注意的是，在設定優先級和制訂計劃時，行政事務人員需要綜合考慮可能出現的變動和意外，并視情況預留一定的彈性時間，以應對突發事件和緊急任務的出現[ 1 0 ]。

2.優化時間與資源安排

日常事務處理成效受到時間、資源安排的直接影響，鑒于此，需以高效處理事務為目標，在日常工作期間做到以下幾點。

一是借助時間矩陣實現對時間和資源的合理安排。視情況將任務分為四個象限，分別為緊急且重要、緊急但不重要、重要但不緊急、不重要且不緊急。行政事務人員可按要求根據任務的緊急程度、重要性將其放入對應象限中，并做到優先處理緊急且重要的任務，適當安排時間處理重要但不緊急的任務，盡量減少對不重要且不緊急的任務的投入。

二是可合理制定工作時間和休息時間規劃，維持工作與生活的平衡。在確定固定工作時間段的基礎上，盡可能避免在非工作時間進行工作，保證休息與放松時間。若情況允許，可適當拒絕不必要的會議或任務，避免時間和精力的過多浪費。

（五）增強問題分析與評估能力

日常事務的高質高效處理與行政事務人員的問題分析與評估能力存在密切關聯。鑒于此，行政事務人員需在工作期間不斷提升問題分析與評估能力。

首先，要求人員全面分析問題。通過全面收集相關信息和數據，深入了解問題的背景和原因，把握問題本質，找到解決問題的關鍵點。如在處理運輸安全問題時，行政事務人員需要全面分析事故發生的具體情況、可能原因及潛在影響。

其次，需具備較強的評估問題能力。可結合實際情況分析，通過邏輯思維或分析工具，對問題進行綜合評估。如使用SWOT分析法來評估問題的優勢與劣勢、機會與威脅，或依托魚骨圖來分析問題的根本原因。問題評估可幫助行政事務人員了解問題的各方面情況，為解決問題提供有力支持。

再次，在分析與評估問題時，需要團隊合作和多方參與。可組織相關人員進行探討交流，以獲取不同的觀點和意見，讓行政事務人員獲得全面的信息與思路，實現對相關問題的有效分析和評估。

最后，需重視對問題長遠影響的考慮。視情況對各解決方案的可行性加以評估，并預估實施后的具體效果和影響。如制定交通規劃時，行政事務人員需要充分考慮交通流量的增長趨勢、環境保護的要求等因素，評估不同方案的長遠效益。

四、結語

日常事務處理水平是行政事務崗位職能的具體體現，并與行政事業單位的高質量發展存在密切關聯。鑒于此，需要明確界定行政事務人員的職責，使其明確認知日常事務處理的重要性，從注重工作流程的明確與優化、信息化管理系統的應用、促進內部溝通交流、掌握時間管理技巧、增強問題分析與評估能力等方面入手，采取科學對策，提升日常事務處理的有效性，繼而為單位的穩定、長遠運行與發展保駕護航。

參考文獻：

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