數字員工賦能財務共享中心提質增效研究

【摘要】當前，房地產市場已進入質量競爭的時代，對企業財務管理智能化水平提出了更高的要求。文章以J房地產公司為例，探究財務共享中心數字員工建設路徑及應用效果。J公司把握數字化發展趨勢，在行業內率先開展數字化轉型，建立起先發優勢，并通過財務共享中心建設持續提升管控能力，為業務穩健運行提供了可靠保障。文章從數字員工設計原則、建設路徑、應用實踐及效果四方面全面闡述了數字員工建設的探索之路，論證了數字員工可針對財務共享中心存在的高重復性、附加值低的基礎財務工作進行效率提升，對高風險、高判斷、高保密性財務工作進行風險防控，對業務系統與財務系統之間存在的數據孤島進行互聯互通。以期能為其他企業財務共享中心數字員工建設提供參考或借鑒，實現提質增效。

【關鍵詞】數字員工；財務共享；效率提升；風險防控；數據互聯

【中圖分類號】F275

一、建設背景

（一）穩健發展的必然選擇

“十四五”規劃中，明確提出實施“上云用數賦智”行動，以數字化轉型驅動生產方式、生活方式及治理方式變革，這標志著數智時代已經來臨。數智化是指在信息化和數字化基礎上，結合人工智能（AI）、RPA、ChatGPT技術后形成的技術手段和工作系統。本質上，數智化是將強大的數字化能力與人工智能技術結合起來，從而大大提升運作效率。

在公司戰略背景下，J公司規模在較短時間內得到了迅速擴張，導致原有信息系統及財務組織模式難以承載和駕馭如此大的數據量及運營體量，容易出現總部對下屬經營單位管理跟不上的情形，加之外部針對國企央企的監管環境日益嚴格，J公司自身背負的“敏感”標簽（央企、豪宅、納稅大戶、上市公司），更是受到外部監管機構的持續關注和審視。

鑒于此，J公司提出了財務組織變革，構建“戰略財務、業務財務、共享財務”為一體的價值創造型財務管理體系，并于2022年籌建財務共享中心，通過引入數字員工大力推動數字技術與財務管理的深度融合，兼顧守正創新，加快構建世界一流財務管理體系。

（二）提質增效的內生需求

1.效率提升

財務共享中心需要處理重復性的賬務處理、數據錄入及報表編制工作，很多業務流程的處理需要大量的人工介入調整才能完成，這就造成了財務人員在高負荷下完成復雜賬務處理工作，人為錯誤時有發生，對工作效率產生了負面影響。數字員工的數字化技術和自動化工具可實現財務數據的自動導入、處理，解決公司財務管理過程中效率較低、重復性較高的各類問題，實現財務管理職能的標準化、系統化、去重化，有利于財務共享中心提供更專業的服務，提升財務共享中心的戰略價值。

2.風險防控

財務共享中心在業務執行過程中不可避免的涉及諸多高判斷、高風險、高保密性財務工作，需加強內部控制以減少人為錯誤和操作失誤的發生，同時還需要加強財務數據的安全性和保護措施。引入數字員工可以降低手工操作的風險，減少數據錄入錯誤或處理漏洞的可能性；減少人為判斷和理解偏差，強化剛性約束，提升公司整體對法律法規、財經紀律的遵從度；提高對財務流程的監控和控制能力，防止串通舞弊和不當行為的發生。通過數字員工的應用，公司能有效識別、預測和應對風險，從而提高整體業務的穩健性和可持續發展能力。

3.數據互聯

隨著數字經濟和AI等前沿技術的快速發展，企業對先進技術應用的追求已經從流程優化轉向更加豐富的數據應用，“業財融合”成為企業切實追求。數字員工通過與銷售系統、成本系統、資金系統、稅務管理系統、檔案系統的全面集成和無縫對接，將各業務系統有機鏈接起來，使原有的“信息孤島”串聯成為完整的“業務信息流”，實現了數據共享、管理互動，對業務數據、財務數據全過程源頭化集中管理，實現公司以財務為驅動、以業務為支撐、業財融合的良性循環，打造了以共享平臺為核心的業財數字生態圈。

二、相關概念及技術理論

（一）財務共享

財務共享將集團下分（子）公司中的財務核算、資金管理、財務審核等重復化、簡單化的業務集中起來，是一種創新的管理模式。財務共享中心依托信息技術，以財務業務流程處理為基礎，以優化組織結構、規范流程、提升流程效率、降低運營成本或創造價值為目的。財務共享的普及，提升了集團公司的財務管理能力，有利于財務業務一體化。采用財務共享的集團公司，能夠兼顧業務和財務，提升效率，對業務進行支持。

（二）數字員工

數字員工是打破人與機器邊界，充分激活勞動力潛能的第四種企業用工模式。數字員工主要依托新型技術來完成企業的服務優化、以及中后臺運營協同作業等任務。其不易受物理條件的影響，通過學習員工的常規流程化工作，可實現標準業務功能的自動化，進而大大提高生產效率。數字員工應用場景十分廣泛，目前主要運用于智能客服、智能票稅、智能審核、智能審查、風險稽核等方面，為企業探索組織發展、創新增效提供了全新的視角。

（三）相關技術

RPA（Robotic Process Automation）是一種利用軟件機器人自動執行高度規范化、重復性的業務流程的技術，在財務共享中心可應用于大量重復、無序的基礎業務，提升財務管理工作效率，為公司節約大量的人工、時間成本。

OCR（Optical Character Recognition）是最為常見光學字符識別技術。財務共享中心可通過智能識別技術對發票、合同等各類紙質原始憑據的圖像進行識別，對其中文字數據進行提取，并儲存在公司財務信息系統中。

VBA（Visual Basic for Applications）是一種編程語言，允許用戶根據具體需求創建特定的功能，并進行自定義開發。

AI大模型是指具有大規模參數和復雜結構的人工智能模型，如ChatGPT（生成對抗網絡中的語言模型）和BERT（基于Transformer的語言表示模型）。AI大模型的應用范圍非常廣泛，涉及自然語言處理、語音識別、計算機視覺、機器翻譯等多個領域，而對于財務共享，AI大模型的應用主要集中在財務數據處理、風險評估、智能客戶服務等方面，從而提高財務數據處理的效率和準確性，支持財務決策和風險管理，為財務共享帶來更多價值創造。

三、頂層設計及應用實踐

（一）路徑設計

1.建設原則

數字員工規劃和設計需要具有前瞻性、靈活性，并充分考慮公司的未來發展和變化，需要符合以下幾點原則：

（1）集成性。一是公司內外部平臺功能的集成，從跨部門的業財信息采集、整合到跨公司間的交易信息獲取。二是財務共享管理平臺數據資產化管理功能的集成并與公司實際應用場景匹配。

（2）可擴展性和移植性。當外部市場環境變化驅使平臺的更新與擴建時，數字員工需支持移植到新的移動設備中，能夠快速配置，擴充平臺功能范圍，支持業務開展。

（3）適用性與靈活性。公司的業務流程和組織架構改變時，數字員工作為支持業務開展的重要平臺需靈活調整平臺部署。

（4）安全性。數字員工作為公司業財數據的“集散地”，在設計中要引入先進數據管理技術、標準、過程和政策，結合公司自身特點建設，充分保證數據、應用的安全。

（4）技術創新原則。數字員工需以智能化技術為抓手，推動財務共享從財務集中處理中心向企業大數據中心加速演進，提供“數據驅動”的決策支持、深入價值鏈的業務支持，以及更有效的風險防控。

（5）成本優先原則。數字員工的建設需要投入大量成本，在進行優化的時候，需要同時兼顧效率和效益，實現投產比最大化。

2.架構設計

J公司數字員工架構設計秉持“大數據中心”的定位，始終堅持系統思維、問題導向，通過與外部標桿房企以及頭部咨詢機構的持續對標，搭建了以OCR、RPA、VBA、ChatGPT等新興工具為技術底座、串聯“業務提單→財務審核→……→自動歸檔”全流程、布局業財稅資生態圈的數字員工規劃圖，著力推動核算會計向管理會計轉變、反映價值向創造價值轉變、傳統財務向智慧財務轉變，依托數字員工實現流程自動審核、風險前置預警、報表一鍵出具、業績實時監控，從而為決策提供支持（見圖1）。

（二）應用實踐

1.客服專家—員工身邊的“貼心人”

數字員工標準化的客服流程，改善客戶體驗。數字員工客服專家是共享中心智能生態的前端服務模塊，致力于為用戶提供高效、準確的財務業務答疑。該技術運行模式如下：接收用戶問題→解析語句、提取關鍵實體→判斷問題意圖→數據庫查詢語句→精準匹配答案并反饋（見圖2）。

數字員工打破時間空間限制，提供端到端服務。目前，J公司數字員工“金小蓓”具備報銷標準查詢、報銷流程查詢、財務系統操作指引、社交媒體管理等多項功能，并以獨特的IP形象深化品牌傳播。在服務時效方面，“金小蓓”可提供全天候無間斷、高效準確的多端服務（茂信、中臺、單多啦等），極大地提升了服務及時性與廣域性（見圖3）。

數字員工以技術為基礎，助力生態協同。在服務質量方面，“金小蓓”采用統一的標準化流程，通過模型升級、算法迭代和系統耦合等方式，實現跨平臺聯動查詢，有效提升了答案反饋的精確性與多端一致性；在功能拓展方面，“金小蓓”在提供服務的同時，通過對合規有效的客戶數據收集分析，協助構建更加全面的用戶畫像，實現服務智能化與個性化發展。在成本控制方面，智能客服能夠替代大部分人工客服，降低人力成本，為企業節省開支。總的來說，J公司智能客服始終聚焦用戶體驗，通過對效率的不斷優化，打造更具“五心”服務意識的報銷體驗，進一步釋放財務創造力，助力公司實現更高效靈活的財務管理。

2.核算專家——財務同事的“好幫手”

（1）數字員工智能票稅管控實現合規閉環管理

合規為本，發票閉環管理。在“以票管稅”的稅務監管體系下，發票是稅務稽查的重點，“查稅必查票、查案必查票，查賬必查票”，因此發票的全過程管理是財稅合規的必要要求。

數字員工重構業務流程，實現票稅一體化。數字員工利用百望發票云平臺，以發票為核心載體，智能綜合收票服務，融合最新的人工智能、大數據、區塊鏈和OCR圖像識別技術，全面重構了費用報銷和應付管理流程。在員工報銷方面，員工在工作軟件茂信中通過拍照或掃描二維碼等方式實現發票信息的全采集，系統實時通過OCR技術自動識別票種、提取發票文字信息，直連國家稅務平臺對發票真偽查驗、抬頭稅號校驗、紅沖作廢預警。發票云共享模式下查驗以上過程僅花費不到1分鐘，且發票所有信息全部傳入云端。在稅務申報方面，發票云系統可將發票信息與算稅工作底稿關聯，實現共享中心模式下的“票稅一體化”，推動J公司稅務數字化管理將向共享化、數字化、合規化方向發展。

（2）數字員工智能審核筑牢內控防火墻

純人工審核模式下，共享審核人員人腦記憶各區域公司的審核規則，根據規則比對單據信息，人工判斷后進行審核操作。低效的工作模式、高昂的人工成本、不穩定的審核質量、潛在的合規風險成為純人工審核模式下最明顯的弊端（見圖4）。

數字員工智能審核方案，借助人工智能技術，將可標準化、可數據化、重復性高的審核工作嵌入數字員工，在人工復核環節前設立智能初審，在檢查類型中內嵌“管理制度、四風八規、廉潔風險防控”等豐富的稽核規則，實現前端提單環節、過程中審批環節的自動提示和預警，通過多維信息自動展示當前單據智能審核通過項、異常項數量、風險等級等信息。例如當一張單據存在風險發票或超出費用標準時，數字員工會對風險發票進行標黃并在提醒頁面進行風險發票或超標費用提示；復核人員復核數字員工已識別出的風險項，根據制度要求結合已提供的附件判斷審核通過或不通過，實現傳統人工審核向智能審核轉變，實現風險可把控、可追溯，進一步提高審核效率及審核質量（見圖5）。

J公司財務共享中心上線數字員工智能初審后，大幅減少因人為因素而造成的審核失誤。系統可實現企業單據7×24小時自動智能審核，業務處理質量得到了大幅提升，進一步以數據驅動企業業務、經營管理創新，為財務共享數字化轉型奠定堅實的數據基礎。

（3）數字員工智能資金結算集支付與監控為一體

共享的資金結算業務常需要辦理明細查詢、余額查詢、回單查詢、網銀付款、銀行對賬等繁多且重復的網銀業務。如果采用人工操作，每天登錄各個銀行賬號進行以上操作，不但工作量繁瑣，而且還易出錯，時間和人力成本也會增加。尤其針對地產行業而言，因為大多數項目均涉及到外部合作方，需要涉及到網銀的交易環節和交易頻次均大幅提升，如何在這一方面提效也是亟待解決的問題。

目前數字員工已經打通前端的業務系統和財務系統，通過費控、明源成本等系統的業務申請單經審批生成財務系統的付款申請單，數字員工通過讀取付款申請單中賬戶信息、單位信息、銀行賬號等數據，通過企業U盾集成柜或其他方式登錄需操作的網銀盾，自動將付款申請單或者業務申請單的數據填報在網銀系統中，同時數字員工還將同步判斷信息的完整性和準確性，確保后續支付環節的準確率。數字員工網銀制單在完成預設的審批流后，數字員工還可以將付款的結果反寫到財務系統和業務系統，形成支付業務的閉環。

通過實體的U盾保存柜和線上的U盾管控平臺，可以對各類銀行U盾進行封閉保管、線上授權、安全認證、遠程調用、實時監控、追蹤及統計，實現了共享U盾“存放-使用-簽退”全鏈路線上閉環管理，提升U盾保管及使用的安全性，保障J公司資金管理安全。

通過數字員工可以調用財務系統、業務系統、U盾管控平臺的數據，可以將業務數據與銀行付款兩個相對割裂的系統有機結合起來，實現付款業務可管、可控，同時降低付款風險。對此，處理重復性、工作量大、流程性強的支付業務時，可以充分發揮數字員工的優勢，更高效、更低成本地完成相關工作。

（4）數字員工智能結賬助力核算標準化

目前財務共享中心每月需處理超過數萬筆憑證并形成相關月報、年報和久其財務報表。然而，流程及相關配套系統和制度不完善，導致很多業務流程需要大量人工調整才能完成，不斷出現員工加班時間長、人為錯誤率高、客戶滿意度低、跨賬期調整的情況。

數字員工內設規則引擎，實現全天候賬務處理。在引入自動化技術及協同完善系統、制度后，超80%的憑證可由數字員工根據預設的規則和邏輯建立統一的會計引擎，實現業務語言向財務語言轉換，經過相對標準化的人工復核流程，生成最終財務憑證。憑證自動化減少了人工介入，并改善流程和相關系統，從而提高財務憑證處理的準確性和效率。截至2023年12月，已上線共享單位憑證自動化率最高可達91%，大大減少財務業務處理時間，更減輕員工壓力、促進業財融合、提升客戶滿意度（見圖6）。

數字員工智能結賬監控，實現賬務變動可視化。在財務人員最忙碌的結賬期，智能結賬監控通過可視化界面和圖表展示各科目可比期間的變動的情況，一目了然地展示賬目的歷史變化和趨勢，使財務人員能夠直觀地查看和比對賬目，更準確地發現當期賬務處理缺漏與異常，并及時采取措施進行調整和處理。

數字員工內嵌結賬清單，實現關賬智能審查。此外，針對結賬前需完成的科目現金流匹配、發生額與統計表單信息核對、往來掛賬、余額準確性、風險字樣預警等事項，通過智能審查功能實現一鍵檢查，進一步提高財務核算準確性、釋放人效，平均節約15分鐘/月/賬套。

數字員工運用VBA工具，替代低價值耗時工作。在報表環節，可通過數字員工實現自動導入財務數據并一鍵導出久其報表，平均節約30分鐘/月/賬套，進一步壓縮常規工作時長，將更多的時間用于分析和決策，進一步提升財務共享中心價值創造能力。

總賬人員結賬期工作量占整月工作量的較高比重，而結賬期間又極短，月均僅2～3天。實現智能結賬監控、智能審查等將直接改善結賬期間工作量激增的問題，緩解財務人員工作壓力、加快結賬工作節奏、提高財務報表質量、提升客戶滿意度。

（5）數字員工智能歸檔實現云檔無憂

傳統紙質會計檔案管理模式下存在采集難度大、整理耗時長、管理效率低、調閱困難等諸多痛點。且紙質檔案容易受到自然災害、人為破壞和盜竊的影響，數據的保密性和安全性無法得到充分保障。此外傳統紙質檔案的準確性和一致性難以確保，增加了違規風險和管理難度（見圖7）。

數字員工檔案閉環管理，助力財務智能化。數字員工通過數字化技術，會計憑證、報表和相關文件以電子形式進行自動歸檔、系統存儲和統一管理。將實體檔案虛擬化、檔案管理規范化、流程線上自動化，實現檔案無紙化、自動化、可追溯性、高效性、安全性和持久性，是助力財務工作智能化的一大突破。

數字員工精簡歸檔流程，助力提質增效。數字員工聯通電子檔案系統，檔案管理鏈條從10步減少到5步，單個法人公司消耗工時從10小時30分鐘大幅縮減至3小時20分鐘，效率提升至原來的3.15倍，單次調閱檔案檢索時長壓縮至2分鐘以內。實施數字員工智能歸檔，大大提高了管理效率，將一線財務人員從會計檔案的收集、分揀、管理的繁復工作中解脫出來，轉向價值創造工作。此外，在數據安全性、保密性方面，通過加密、權限管理和備份措施，能夠有效避免數據受到災害和風險的影響，降低違規風險。

3.數據專家—系統運行的“偵察兵”

（1）數字員工打通業務系統，實現業財互聯互通

J公司自2019年開始攻研業財一體化，通過統一基礎數據、明確各系統間的數據關聯關系，打通明源業務系統與財務系統，實現數據充分互動，重新梳理現有業務流程，借助信息化平臺優化流程結構，財務審核動作前置，避免財務風險后知后覺。目前業財融合已經進入2.0時代，共享也在其中發揮主動推導的作用，通過完善系統審批流，優化保理、票據、拆分記錄單等業務流程，助推業財一體化邁向新的臺階（見圖8）。

（2）數字員工打造“數據+信息協同”的大數據中心

數據提取。數字員工加載智慧收銀、業財融合、收單機器人三項技術，圍繞收入、費用、成本構建三大業財觸點，助力業務管理創新的同時暢通業財數據交互渠道，推動財務數字化轉型朝著“財務部門的職能+業務部門的工具+數據管理的科學”三能合一的方向前進。

數據處理。數字員工搭載共享中臺，形成財務信息專業“集散地”；借助“U盾智能管家+RPA機器人”強化資金管控力度、提升資金結算效率；利用電子會計檔案匯集全量財務數據，打造J公司的財經數據中心，實現數據的多緯度、多場景和交叉性展現。J公司共享中心數據處理不只停留在自動化上，在智能化運用上也取得了一定成效，目前已實現“智能客服→智能審單→智能記賬→智能報表”全鏈條財務智能化應用，進一步提升了客戶體驗、突破了效率提升瓶頸（見圖9）。

四、結論、建議與展望

（一）數字員工應用結論

數字員工不僅是技術創新，更是重構了財務職能與分工，傳統意義上財務工作的重心正在持續發生改變。通過財務共享中心頂層設計與實踐結果綜合評價的得分來看，數字員工與財務共享中心建設結合，可得出以下結論：

可針對財務業務內容和流程特點，以自動化代替人工手動操作，輔助財務人員完成大量重復、枯燥、跨系統和跨平臺的業務，從而優化財務流程，提高業務處理效率和質量。

可將發票合規管理、超標報銷、往來雙邊掛賬等財經紀律常見風控措施內嵌于系統中，前置風險管控措施，有效防止風險事件的發生；強化內部監督，運用PDCA質量循環建立長效的風險控制機制；配備完備的應急預案，提高風險應對能力，從“事前、事中、事后”全流程確保財紀合規100%。

可加速財務數字化全方位升級，從而改變共享中心的運營模式，使財務可以搭建大數據分析模型，對大量的財務數據進行存儲、分析、管理及應用，更多向服務業務、決策支持、風險預測分析等專業活動傾斜，推動財務職能發揮更加靈活、深度的管理與增值作用，同時反哺人力資源、經營管理、成本管控等數據中心，以財務推動業務的創新發展，幫助企業成功實現利潤增長，提高企業核心競爭力。

（二）數字員工應用建議

數字員工在財務領域的廣泛應用可以嵌入到流程審核、發票審核、報表生成、財務審計、預算編制、系統對賬、財務質詢等一系列財務流程中。通過數字員工的應用可以大大提高財務工作的效率，減輕財務人員的工作壓力，讓他們有更多的時間和精力從事更高價值的工作。

同理業財融合也是企業發展進程中一個恒久的話題，隨著系統應用的深入及業務需要，各自為政的系統對業務協同的阻礙也逐漸凸顯，于是出現了通過數據匹配、系統對接等方式形式達成數據“統一”的模式，而這種并未帶來管理效率的快速提升，反而增加了不少運維成本。數字員工的出現可以加強各業務系統之間的對接，從而減少企業的運維成本。

企業業務快速發展導致企業內部流程紛繁復雜，導致工作效率的提升跟不上業務的發展速度。尤其在后疫情時代，企業業務快速變革與負重前行的企業運營之間的矛盾越發突出，開源節流、降本增效成為企業普遍訴求，“多快好省”已不再是口號，而是目標。財務人員需要轉變自身思維模式、不斷學習，既能管理業務也要支持業務發展，成為具有全局視野、熟悉各類業務的復合型人才。數字員工的出現可以助力企業優化調整業務流程，重塑原有的業務運營模式，讓企業可以實現業務流程的數字化，在瞬息萬變的商業環境中獲得競爭優勢，從而為長期成功奠定扎實的基礎。

（三）數字員工未來展望

截至目前，數字員工已助力共享中心實現基礎交易型業務自動化和智能化處理，替代了部分流程中需要人工介入的節點，且基本實現全業務、業財稅一體化的系統集群。

未來共享財務將重點轉向運營管理，同時共享中心內部職能將進一步拓展，逐步將一些更具有價值的工作納入共享中心，如智能風控、稅金管理、預算管理、投測分析、報表分析、員工培訓、協同司庫完成資金預測及往來分析預警等工作。共享中心組織形態也將發生巨大變化，由于大部分交易處理無需人工干預，共享中心不再需要通過人員的物理化集中及職能化分工實現集約化，共享中心將從實體化、中心化逐步向虛擬化、“無人”化演進。

責編：吳迪