淺析企業會計電算化下的內部控制問題與建議

摘"要：在企業管理中內部控制是其常用的方式，內部控制的質量直接反映企業的經營和管理質量。隨著我國電算化技術的不斷提高，很多企業都將其應用到會計工作中，以此來提高會計工作效率和質量，并且將會計電算化結果作為經營管理的參考依據。會計電算化的應用不僅完善了企業的內部控制制度、拓展了內部控制范圍，還改變了內部控制的形式。然而，受一些因素的影響，會計電算化的內部控制還存在著很多問題，如財務監管制度不完善出現的違規操作、未充分意識到會計電算化下內部控制的重要性、會計檔案管理落實不到位、財務人員自身素質有待提高等，影響著內部控制的質量，也影響著內部控制工作的開展。因此，文章基于此來對企業會計電算化下的內部控制進行研究，分析其目前存在的問題，并結合自己多年的工作經驗，就如何做好企業會計電算化的內部控制提出見解，為企業提供參考。

關鍵詞：會計電算化；風險控制；管理研究

中圖分類號：F275文獻標識碼：A文章編號：1005-6432（2024）23-0171-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.23.043

1"引言

市場經濟的發展，給企業的內部經營和管理帶來了機遇和挑戰，同時也加劇了企業之間的競爭。會計電算化的應用豐富了企業內部控制管理體系，并且降低了企業經營風險的概率、提高了企業的經營效率，同時也讓內部控制的重要性越發明顯。然而，受一些因素的影響，很多企業會計電算化下的內部控制還存在著很多問題，如會計監督機制不完善、財務人員綜合素質有待提高、未充分意識到內控的重要性、未做好會計檔案管理工作等，既不利于企業內部控制水平的提高，也影響著企業的經營與發展。因此，要想在競爭激烈的市場環境中站穩腳跟，企業需要做好會計電算化背景下的內部控制，以此來確保企業的可持續發展。

2"會計電算化下企業內部控制的基本概述

2.1"會計電算化下企業內部控制的含義

內部控制的主要內容包括內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通以及監督。其中內部環境包括治理結構、組織機構設置、企業文化、內部審計政策、反舞弊機制等；風險評估包括目標設定、風險識別與分析、風險應對；控制活動就是實施內部控制的主要方式，包括預算控制、會計系統控制、績效考核控制、授權控制等；信息與溝通包括企業經營管理過程中各種信息收集和溝通；監督主要是指企業內部控制自我評估。

會計電算化就是指在會計工作中，應用信息技術包括應用信息技術進行會計科目的設置、會計憑證的填制、財務報表的編制、成本核算、會計賬簿的登記等。而會計電算化背景下的內部控制，包括兩種方式，即一般控制和應用控制。一般控制主要是指全過程的控制，應用控制則是對某一局部的控制，如會計核算的空盒子。這兩種控制方式在會計電算化背景下都會引發一些風險，如黑客對企業信息的篡改和盜取、會計信息失真、由于交易權限問題引發的貪污腐敗等行為。因此，為了保證會計信息質量必須要加強內部控制，如開發監督軟件、約束會計人員行為、制定會計電算化機制等，以此來保證企業會計信息質量，保證企業的資產運作安全，提高企業的經營效率。

2.2"會計電算化下加強內部控制的意義

會計電算化加強內部控制不僅完善了內部控制制度、拓展了內部控制范圍，還改變了內部控制形式。

2.2.1"有利于完善內部控制制度

會計電算化背景改變了傳統的會計機制，該機制讓內部控制制度更加的完善。在該機制下，企業會計工作的組織機構得到了優化，內部風險控制體系也得到了健全，而且該機制下會計人員的職責更加明確，各個部門之間的溝通更加便捷，這種便捷也間接地起到了監督的作用。

2.2.2"有利于拓展內部控制范圍

會計電算化背景下，加強內部控制有利于拓展其控制范圍。各大企業都開始應用會計信息系統，該系統的開發、運行和維護等是一項專業性要求極高、工作比較復雜的工作，因此，就需要有相應的保密機制、安全機制、軟件和硬件環境控制等，由此可以看出，其拓展了內部控制的范圍。

2.2.3"有利于改變內部控制形式

傳統的會計工作是通過人工控制的方式來完成的，會計電算化通過信息技術來完成，不僅提高了會計信息的可靠性和精確度，還改變了內部控制的形式，提高了內部控制的水平。會計電算化通過信息技術來對會計信息進行讀取、分析、傳遞等，為了保證會計信息讀取質量及傳遞中的安全性，必須要加強企業內部控制，以此來降低發生會計風險的概率。

3"會計電算化環境下企業內部控制存在的主要問題

在會計電算化背景下很多企業強化了內部控制的建設，并且取得了顯著的效果。但是，依然有部分企業受某種因素的影響，其內部控制還存在著如下問題，影響著企業的經營和發展。

3.1"財務監管制度不完善，容易出現違規操作

財務工作是一份非常嚴謹的工作，其工作質量影響著企業的經營和發展，因此，在財務工作中既需要做好財務工作，也要做好對財務工作的監控，以此來保證財務工作質量。雖然很多企業都開展了會計電算化，也都實施了內部控制制度，但是由于財務監管制度的不完善，導致財務工作缺乏嚴謹性、隨意性比較大的現象，甚至有的企業還出現了違規操作的行為。如企業會通過網上銀行來進行對公轉賬、對內工資發放等，但是網上銀行并未設置相應的權限，僅僅是由出納人員來獨立完成網上銀行業務，這不僅加大了企業資金使用風險，也會引發財務人員貪污的行為，進而給企業帶來極大的財務損失。

3.2"未充分認識到會計電算化環境下內部控制的重要性

隨著我國信息技術的發展，會計電算化的應用范圍也越發的廣泛，通過會計電算化有效地提高了會計的工作效率。但是在應用過程中，由于企業管理人員未充分認識到內部控制的重要性，導致會計工作的效率未得到有效的改善。如企業為財務部門僅僅配備了一臺電腦，讓會計電算化形式化，不僅未發揮會計電算化的作用，也降低了內部控制的水平。并且，會計電算化背景下，企業并未對財務部門的職位、權責進行更新和細分，也沒有將財務部門跟其他部門進行融合，導致企業出現了一人兼任多崗位的現象，也使內部沒有形成一個有效的監督、制衡機制，進而引發財務舞弊的風險。此外，由于沒有充分意識到財務數據的重要性，導致一些機密數據被瀏覽、修改、刪除等，進而引發系統風險。

3.3"財務人員的自身素質不高

會計電算化背景下，財務人員既需要具備財務專業的知識和技能，還需要掌握信息技能、英語技能等，然而，很多企業的財務人員的自身素質都有待提高。首先，會計電算化背景下，加大了內部控制的難度，也讓內控工作環境變得更加的復雜，很多財務人員都由于自身素質有待提高而無法承擔會計電算化背景下的財務工作。如缺乏會計電算化的意識、未了解會計電算化的基本操作和要求、未完全掌握會計電算化軟件的功能和使用等，進而影響著財務工作，也不利于企業內部控制工作的開展。

3.4"會計檔案管理落實不到位

會計電算化背景下，會計檔案呈現多樣化的特點，加大了會計檔案管理的難度，很多企業也因此出現了會計檔案管理落實不到位的問題。

首先，未意識到會計檔案管理的重要性，導致會計工作與會計檔案管理工作相脫節。如企業沒有專門的會計檔案管理人員、個別人員缺乏檔案管理經驗，或者不懂得信息技術的深度操作等，這都是未充分意識到會計檔案重要性而引發的。

其次，會計檔案資料收集不齊全。有的企業僅僅用信息系統收集和歸檔會計憑證、賬本、報表等這些專業的會計資料，忽視了會計相關的文件資料的收集和歸檔，進而影響著會計檔案的完整性。

最后，會計檔案管理不規范。目前有的企業都沒有設置專門的會計檔案管理部門，也沒有安排專門的人員來進行操作，更沒有相關制度來約束會計檔案管理的工作，進而導致會計檔案出現偽造、丟失、篡改等現象，影響著會計信息失真，也影響著內控工作的進展。

4"會計電算化環境下企業加強內部控制對策

鑒于目前有的企業會計電算化背景下企業內部控制還存在著些許問題，文章建議從如下五個方面來加強內部控制。

4.1"完善會計監督制度，避免違規操作行為

電算化背景下，為了做好內控的工作還需要完善會計監督制度，以此來提高企業的工作質量。

首先，要充分發揮會計人員的監督職能，讓其對會計信息系統進行仔細的檢查和監督，以此來保證企業的各項資金都落到了實處，進而促進企業的各項建設，提高管理水平，因為，會計信息系統包含了企業資金運轉的全過程。

其次，安排專門的監督人員，讓其對會計制度的執行、各項資金的運轉、預算的執行等情況進行監督，若發現有不良行為，及時進行糾正和制止，并將其以書面報告的方式向上級領導匯報。

此外，監督機制要涵蓋企業會計的全過程，包括企業的采購、報批、收入、報銷等，除了接受專門人員監督，還要接受企業主管部門的監督，更要接受我國財政部門、稅務部門、設計部門等監督，以此來完善財務監督機制，保證內控工作的開展。而且為了保證監管效果，在監督機制的基礎上還可以制定科學的崗位輪換制。企業在實施會計電算化的進程中可以根據內部控制制度的要求，對一些敏感的崗位進行崗位輪換，讓每一位員工在意識到崗位重要性的基礎上，杜絕一切不道德、不合法行為的發生。

4.2"強化會計電算化環境下內部控制的重要性

首先，要發揮領導的模范帶頭作用，企業可以通過對管理人員進行內控知識的信念教育，讓其樹立正確的人生觀、價值觀以及世界觀，并且將管理跟教育有效地結合起來，以此來加強管理人員的自我約束能力，以及其干部責任意識。讓其意識到內控的重要性，有內控意識，進而在企業各項管理工作中，尤其是會計工作管理中切實地履行其內部控制的職責。

其次，提高干部職工的整體素質。要在企業開展內控知識的普及教育，讓每一位員工都意識到內控的重要性，進而讓其在具體的工作中可以自覺地按照內控制度來開展工作，杜絕財務工作中一切貪污腐敗的行為。

此外，利用信息技術設置各項權限，以此來保證內控質量，讓員工在實踐中意識到內控的重要性。如明確操作人員的工作職責和權限，企業要制定《內部控制的基本規范》，并根據規范來讓會計工作的各項職務進行分離，并且明確操作人員的職責和操作權限。會計主管負責原始憑證和記賬憑證等會計數據填制和錄入的審核工作，任何會計數據都需要主管審核通過后才能錄入會計信息系統。出納負責付款、報稅等工作，會計檔案管理人員負責檔案管理的工作，系統維護人員負責會計信息系統的檢修工作等，每項工作都通過設置密碼的方式來設定權限操作，避免一些越權的操作，以此來讓員工在實踐中意識到內部控制的重要性。

4.3"提高會計人員的綜合素質

會計電算化下需要提高會計人員的綜合素質，以此來做好內部控制工作。

首先，企業要高度重視高素質人才的引進，就是會計人才要懂會計相關的知識和技能、懂內控相關的知識和技能、懂電算化相關的知識和技能，還要有風險意識等，以此來為會計電算化內控工作的開展打好基礎。

其次，可以通過培訓的方式，或者鼓勵會計人員通過教育的方式來提高會計人員的綜合素質。如培訓其電算化操作技能、管理知識、計算機系統和維護、電算化理論知識的培訓、會計職業素養、正義感、法制觀念等，以此來提高會計人員的綜合素質，避免其在工作中做出財務舞弊等違背職業道德的事情。

此外，還需要加強對員工培訓的考核，并設置獎懲制度，在保證培訓效率的同時，激發其工作的積極性，有效地促進電算化工作的開展，為內控工作的開展營造良好的環境。

4.4"提高會計檔案管理水平

會計電算化背景下，企業的檔案管理具備特殊性，其既需要一些紙質的存儲，也需要信息技術下的存儲。紙質的存儲中需要做好防潮、防火、防水等工作，而信息技術的存儲，需要有存儲會計資料的光盤，或者其他可以存儲的介質，因此，為了保證存儲質量，就需要提高會計檔案管理水平。

首先，要強化電算化下會計檔案的工作，如會計檔案的收集、儲存、分析、歸檔等，并對這些資料進行備份。如果需要做紙質的檔案，還需要做好防塵、防火、防潮等措施。如果是電子檔案，就需要對系統進行定期的病毒檢修和維護，避免檔案信息丟失、被盜等問題。

其次，完善會計檔案資料。檔案資料要包含紙質檔案、電子檔案以及財務會計檔案，需要多渠道的收集，如從報銷系統收集會計報銷的相關資料、從核算系統收集記賬憑證、從影像系統收集原始憑證、從支付系統收集銀行的回單、從HR系統收集會計組織機構、從各個業務系統收集相關會計信息等，以此來保證會計檔案資料的完整性。

此外，還可實施以下各項制度來規范檔案管理的工作，如檔案收集制度、儲存制度、借閱制度等，在保證檔案安全性的同時，提高了會計信息的利用率。而且，在檔案管理中存檔的手續需要有相關人員的簽章，如會計人員的簽章、會計主管的簽章等；還要采取安全保證措施，不管是紙質的檔案還是信息技術的檔案，都需要貼上保護標簽，將其存放在防潮、防火等地方，電子檔案需要做好防磁，還要定期對檔案進行檢查和復制，任何檔案都需要經過主管領導的審批后才可以借閱，借閱前須做好登記。

4.5"建立和完善企業會計信息管理系統

會計電算化背景下，企業需要建立一個完善的會計信息管理系統。該系統要包括發票管理、報銷管理、預算費控、電子會計檔案等模塊。

其中，發票管理模塊包括發票的智能采集、發票的智能合規以及發票的自動填單，這樣即使是紙質的票據也可以通過拍照的方式進行錄入，"并且通過發票驗真、去重、連號以及發票敏感字等設置，靈活地滿足企業內控的要求。

報銷管理包括移動報銷、智能審批、支付直聯、憑證記賬等，可以通過手機端來進行便捷的報銷、審批、支付、記賬等。

預算控制包括預算編制、預算管控、預算變更以及預算決算分析等，以此來多維度預算編制審批、動態的對預算進行管控、靈活的對預算進行變更以及智能化預決算分析和決策。

而電子會計檔案包括會計元數據、報銷歸檔、記賬憑證等，以此來對報銷入賬歸檔進行全流程管理，以及統一對費用報銷單轉記賬憑證，避免信息被篡改。

5"結論

綜上所述，會計電算化加強內部控制的意義在于豐富內部控制制度、拓展內部控制范圍以及改變內部控制方式。然而，受一些因素的影響，很多企業的內部控制還存在著財務監管制度不完善、未充分認識內部控制的重要性、財務人員綜合素質有待提高以及會計檔案管理落實不到位的現象，既影響著會計信息質量，也不利于內控工作的開展。

因此，需要企業完善會計監督制度、強化內部控制重要性的認知、提高會計人員的綜合素質、提高會計檔案管理水平以及建立和完善企業會計信息管理系統等，以此來提高企業電算化水平，完善內控環境，保證企業的效益，促進企業可持續發展。

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