行政事業單位合同管理流程優化及實施策略

[摘 要]在現代行政事業單位管理中，合同管理流程優化至關重要。針對事業單位合同管理制度不全、流程煩瑣、執行不力等問題，文章提出完善制度、簡化流程、強化培訓、推進信息化等策略，通過細化實施步驟、資源分配與技術支持，建立評估改進機制，旨在提升合同管理效率與合規性，防范法律風險。研究證實，這些策略可有效提高單位的合同管理水平，保障其合規運營。

[關鍵詞]行政事業單位；合同管理；流程優化；實施策略；風險防范

中圖分類號：F810 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）18-0037-03

一、合同管理基礎理論

（一）合同管理的定義與特點

合同管理是指對合同的策劃、簽訂、履行、變更和解除等進行全過程管理的活動。在行政事業單位中，合同管理具有獨特的重要性，主要體現在合同管理的規范性、嚴謹性和公共性上。

一是規范性。由于行政事業單位往往涉及公共資源的使用和分配，合同管理必須符合相關法律法規的要求，確保公共資源的合理利用和有效配置。這種規范性不僅體現在合同的簽訂過程中，更貫穿于合同履行的始終。

二是嚴謹性。這主要體現在合同文本的起草、審查和修改過程中。合同文本必須準確無誤地反映雙方的權利和義務，避免出現歧義或模糊不清的表述。還需對合同履行情況進行嚴密監控，及時發現并解決問題，以確保合同順利履行。

三是公共性。這是因為行政事業單位的職責是服務公眾，其合同管理必須充分考慮公眾的需求和利益，確保合同的簽訂和履行符合公眾期望。

（二）合同管理的法律基礎

合同管理作為行政事業單位運營的重要環節，其背后是一系列法律法規的規范和要求。這些法律法規不僅為合同管理提供了法律支撐，也為其操作實施劃定了明確的界限。

在探討合同管理的法律基礎時，首先需要關注《中華人民共和國合同法》。該法規定了合同的基本原則，合同的訂立、效力、履行、變更和轉讓、終止以及違約責任等內容，為行政事業單位進行合同管理提供了基本的法律框架。

除了合同法之外，《中華人民共和國政府采購法》也是行政事業單位合同管理的重要法律依據。該法針對政府采購行為如采購合同的訂立、履行、變更和解除等環節，都作出了明確的規定。特別是對于公開招標、邀請招標、競爭性談判和詢價等方式的運用，以及采購合同的簽訂、履行和驗收等程序，都提出了具體的法律要求。這些規定有助于規范行政事業單位的采購行為，為合同管理提供了有力的法律保障。行政事業單位在合同管理過程中還需注意遵守《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國反不正當競爭法》等。這些法律法規在各自的領域內對合同管理提出了相應的法律要求，共同構成了行政事業單位合同管理的法律基礎體系。

二、行政事業單位合同管理現狀

（一）合同管理制度與流程

在評估行政事業單位現有合同管理制度的完善程度和流程的高效性時，需要審視合同管理制度是否涵蓋了合同的全生命周期管理，包括但不限于合同的起草、審批、簽署、執行、變更和終止等環節，以確保合同管理的規范性和一致性。

從流程的高效性角度來看，要分析現有流程是否存在煩瑣、重復或不必要的環節。高效的流程應當簡潔明了，能夠快速響應業務需求，減少不必要的時間和資源浪費。此外，流程的透明度也是一個重要指標，各相關部門和人員應能夠據此清晰了解流程的進展和狀態，及時作出決策和調整。

在實際操作中，可以引入信息化管理系統，實現合同管理的電子化和自動化，提高管理效率[ 1 ]；也可通過簡化審批流程、明確各部門職責，減少合同管理過程中的扯皮和推諉現象，提升整體執行效率[ 2 ]。

在優化合同管理制度和流程時，還應注重風險防控。合同管理涉及法律、財務、業務等多個方面，任何一個環節的疏忽都可能導致風險的發生。因此，需要在制度和流程中嵌入風險防控措施，如設立風險預警機制、加強合同履行的監督等，確保合同管理的安全性和穩健性。

此外，可利用大數據和人工智能技術來分析和預測合同管理過程中的風險點，提高風險防范的精準度和有效性；通過區塊鏈技術來確保合同數據的真實性和不可篡改性，提升合同管理的信任度和透明度[ 3 ]。

（二）合同管理實踐中的問題

合同管理制度不完善。一些行政事業單位的合同管理制度存在漏洞，無法全面覆蓋合同管理的各個環節。有的單位在合同簽訂前缺乏充分的市場調研和風險評估，導致合同內容不合理或存在潛在風險[ 4 ]。此外，部分單位的合同管理制度未能明確各部門的職責和權限，導致在合同管理過程中出現推諉扯皮的現象[ 5 ]。

合同管理流程不高效。在一些行政事業單位中，合同管理流程煩瑣且缺乏靈活性，導致合同審批、簽署和執行過程中耗費大量時間和精力。例如，有的單位合同審批流程涉及多個部門和層級，每個環節都需要耗費較長時間，嚴重影響了合同管理的效率。

合同管理中的風險控制不足。行政事業單位在合同管理中往往忽視對潛在風險的識別和評估，導致在合同履行過程中出現糾紛和損失。例如，有的單位在合同簽訂前未對對方當事人的資信情況進行充分調查，導致在合同履行過程中遭受欺詐或違約的風險增加[ 6 ]。

合同管理人員素質有待提高。一些行政事業單位的合同管理人員缺乏專業知識和實踐經驗，導致在合同管理過程中無法有效識別和應對風險。例如，有的管理人員對合同條款的理解不夠深入，導致在合同履行過程中出現誤解和糾紛[ 7 ]。

（三）案例分析

案例一：Z企業合同管理漏洞引發的糾紛。

Z企業在一起合同管理案例中，由于合同審批流程的不規范，導致一份關鍵供應商合同在未經法務部門嚴格審核的情況下被簽署。該合同中存在多處模糊不清的條款，最終在執行過程中引發了嚴重的供需雙方糾紛。這一事件不僅影響了企業的正常運營，還造成了不小的經濟損失。分析原因，主要是Z企業的合同管理流程存在漏洞，審批環節未能有效發揮作用，導致風險未能及時識別和規避。

案例二：合同管理中的風險控制失當導致經濟損失。

某企業在與一家供應商簽訂合同時，未對供應商進行充分的資信調查，未能準確評估合同中的潛在風險。在合同履行過程中，供應商出現違約行為，導致該企業面臨重大經濟損失。這一案例揭示了合同管理中風險控制的重要性。企業應在合同簽訂前對合作方進行深入調查和評估，在合同中明確違約責任和賠償機制，以降低潛在風險。

三、行政事業單位合同管理優化策略

（一）制度與流程的完善

在行政事業單位合同管理的優化過程中，完善制度與優化流程是至關重要的環節。針對當前合同管理的現狀與問題，從以下幾個方面提出具體的完善策略。

第一，完善合同管理制度。為確保合同管理的有效性，應明確各部門及人員在合同管理中的職責與權限。這有助于避免責任不清、推諉扯皮的現象，提高工作效率。制定詳細的合同管理流程圖，明確各個環節的職責、操作規范及時間節點。確保合同的起草、審批、簽署、執行和歸檔等各個環節都有明確的制度依據。加強合同檔案管理，建立完善的合同檔案管理制度，確保合同資料的完整性、準確性和安全性。定期對合同檔案進行檢查和整理，及時發現并解決可能存在的問題。

第二，優化合同管理流程。針對當前審批程序煩瑣的問題，可以優化審批流程，減少不必要的審批環節。同時，采用信息化手段提高審批效率，如使用電子簽章、移動辦公等技術手段。建立合同履行跟蹤機制，定期對合同執行情況進行檢查和評估。對于出現的問題及時采取措施進行整改，確保合同按照約定履行。建立合同風險管理機制，識別和評估合同管理過程中可能出現的風險，制定相應的預防措施。定期對合同進行風險評估，及時發現并解決潛在問題。

第三，加強信息化建設。通過信息化手段實現合同的全生命周期管理，包括合同的起草、審批、簽署與執行等各個環節，有助于提高工作效率，降低人為錯誤的風險。利用信息系統實現各部門之間的信息共享與協同，確保合同管理的各個環節能夠順暢進行。同時，便于領導層對合同管理情況進行實時監控和決策支持。

（二）人員培訓與素質提升

在行政事業單位中，優化合同管理流程的同時，提升合同管理人員的專業素養和實操能力同樣至關重要。人員培訓與素質提升不僅關乎合同管理工作的專業性和高效性，更是保障合同管理流程順暢運行的關鍵環節。

為了有效提升合同管理人員的專業能力，定期的專業培訓是必不可少的。培訓內容應涵蓋合同管理的基礎知識、法律法規、風險控制及實際操作技能等多個方面，通過系統的培訓，使管理人員全面深入地理解合同管理工作，能夠在實踐中熟練運用相關知識，確保合同管理的規范性和合法性。

在實施培訓時，可以采取多種形式，如專題講座、案例分析與模擬演練等，以提高培訓的實效性和趣味性。同時，還可以引入外部專家和顧問，分享他們的實際經驗和行業前沿知識，為合同管理人員提供更廣闊的視野和思路。

培訓并非一蹴而就，而應是一個持續不斷的過程。隨著法律法規的更新和市場環境的變化，合同管理面臨的挑戰也在不斷變化。因此，需要定期更新培訓內容，確保合同管理人員始終掌握最新的知識和技能。

除了專業培訓，行政事業單位還應建立良好的激勵機制，鼓勵合同管理人員進行自我學習和提升。例如，可以建立獎勵制度，對在合同管理工作中表現優異的人員給予物質和精神上的獎勵，以此激發大家的學習熱情和工作積極性。

人員培訓與素質提升在行政事業單位合同管理中占據舉足輕重的地位。系統的培訓和激勵機制的建立，不僅可以提升合同管理人員的專業素養和綜合能力，還能確保合同管理流程的持續優化和高效運行，從而為行政事業單位的穩健發展提供有力保障。

（三）信息化建設的推進

在行政事業單位的合同管理中，信息化建設是提高管理效率和準確性的關鍵途徑。引入現代信息技術，可以實現合同信息的快速錄入、查詢、統計和分析，提升合同管理的整體水平。

第一，建立合同管理信息系統。應建立一個完善的合同管理信息系統。該系統應具備合同信息錄入、審核、查詢與統計等基本功能，同時能夠支持電子簽名、加密等技術手段，確保合同信息的安全性和真實性。此外，該系統還應提供數據導出功能，便于與其他管理系統進行數據交互。

第二，推廣電子化合同管理。在信息化建設過程中，應大力推廣電子化合同管理。通過將紙質合同轉化為電子合同，可以節省大量紙張和存儲空間，降低管理成本。同時，電子合同便于傳輸和共享，可以提高合同審批和簽署的效率。此外，電子化合同管理還有助于實現合同信息的實時監控和預警，及時發現和解決潛在問題。

第三，強化數據分析與挖掘。合同管理信息系統中積累了大量的合同數據，這些數據蘊含著豐富的信息價值。運用數據分析與挖掘技術，可以發現合同執行過程中的規律和問題，為管理決策提供支持。例如，可以對合同金額、合同期限及履約情況等進行統計分析，找出可能存在的風險點和改進方向。

四、結論與展望

在對行政事業單位合同管理流程進行深入分析和探討后，本研究提出了一系列針對性的優化策略及實施措施。通過完善合同管理制度、提升人員專業素養、推進信息化建設等多方面的努力，可以顯著提高合同管理的效率和風險控制能力，為行政事業單位的穩健運營提供有力保障。

隨著科技的不斷進步和管理理念的更新，行政事業單位的合同管理將面臨更多新的挑戰和機遇。未來研究可以進一步探討如何將人工智能、大數據等先進技術應用于合同管理領域，以實現更高效、智能化的合同管理。此外，對于合同管理中的法律風險、財務風險等方面的深入研究也具有重要意義，可以為行政事業單位提供更加全面、系統的合同管理解決方案。

參考文獻：

[1]黎翔.平涼供電公司項目合同管理系統的設計與實現[D].重慶大學，2014.

[2]李英濤.A市文化旅游區管理委員會合同業務內部控制研究[D].中國財政科學研究院，2019.

[3]徐響鈴.數字法治背景下W市O區行政合同管理優化研究[D].江西師范大學，2021.

[4]戚燕.高職院校合同管理內部控制優化研究——以常州劉國鈞高等職業技術學校為例[J].行政事業資產與財務，2019（22）：51-52.

[5]孟德慧.招投標工程的合同管理分析[J].建材與裝飾，2020（05）：165-166.

[6]董婧.X信托公司合同管理業務流程優化研究[D].廈門大學，2016.

[7]蔣俊波.Z企業合同管理信息系統研究[D].西安理工大學，2007.