養老機構檔案管理工作現狀及對策

摘 要：隨著我國人口老齡化程度的加深，養老機構作為養老服務的重要組成部分，其服務質量和管理水平日益受到關注。檔案工作作為養老機構管理的重要環節，不僅關系到老年人的合法權益，還影響著養老機構的規范運行。本文將分析養老機構檔案工作存在的問題，并提出相應的改進措施。希望通過本文的研究，能夠推動養老機構檔案的工作規范化與高效化。

關鍵詞：養老機構；檔案工作；服務質量

引言

2021年，國家統計局公布了第七次全國人口普查的主要數據情況：全國人口總量為144349萬人，60歲及以上人口為26402萬人，較2010年上升了5.44個百分點，人口老齡化程度進一步加深。隨著我國人口老齡化的加速，養老機構在老年人的生活服務、健康管理、精神慰藉等方面扮演著越來越重要的角色。截至2023年末，我國共有養老機構4.1萬個。為進一步加強對養老機構建設的指導，規范養老機構發展。2023年出臺了《關于推進基本養老服務體系建設的意見》，其中首次發布《國家基本養老服務清單》，以列清單的方式明確基本養老的物質幫助、照護服務和關愛服務三大類、16個服務項目。養老機構作為提供養老服務的載體，其服務質量直接關系到老年人的生活質量[1]。

隨著養老機構規模的快速發展與壯大，為進一步規范與監管養老機構的發展，檔案工作作為養老機構管理的重要組成部分，對于保障養老機構服務質量、提高養老機構的管理水平具有重要的現實意義。然而，當前我國養老機構檔案工作還存在部分問題，如檔案基礎內容不夠全面、檔案資源管理不夠完善、檔案設施建設較為落后等，此類問題在一定程度上影響了養老機構的服務質量和管理水平。迫切需要加強養老機構檔案的管理，規范養老機構檔案管理、推進養老機構高質量發展、更好地服務民生也是檔案管理者的職責所在。基于此，本文將對我國養老機構檔案工作存在的問題進行分析，并提出相應的改進措施，以期為推動我國養老機構檔案工作的發展提供參考，從而加強養老機構檔案的管理，提升養老機構服務質量，為老年人提供更好的養老服務。

1 養老機構檔案管理工作現狀

養老機構檔案是民生工程的歷史見證，與老年人的切身利益息息相關，要做好相關檔案的收集、整理和完善，為老年人開展看護照顧提供有力支撐。根據《養老機構管理辦法》第十九條、第三十二條之規定，“養老機構應當為老年人建立健康檔案”“養老機構應當建立老年人信息檔案”。但從養老機構檔案工作現狀來看，主要存在三方面問題：

1.1 檔案基礎內容不夠全面

目前，我國養老機構檔案基礎內容不夠全面，檔案內容較為單一，部分養老機構只注重老年人基本信息的收集，而對于老年人的個性化信息涉獵較少。在此基礎上，部分養老機構對于老年人檔案的更新也存在滯后，導致檔案內容與老年人的實際情況不相符合。

1.2 檔案資源管理不夠完善

檔案資源管理是養老機構檔案工作的重要組成部分，當前我國養老機構檔案資源管理存在以下問題：一是檔案分類不規范，部分養老機構在檔案管理過程中未能嚴格按照規定的分類標準進行整理，導致檔案查找困難；二是檔案信息安全存在隱患，由于養老機構檔案涉及老年人隱私，若在管理過程中未能做好信息安全防護措施，容易導致隱私被泄露。

1.3 檔案設施建設較為落后

我國養老機構檔案設施建設存在的問題：一是檔案存儲設施不足。部分養老機構由于場地限制，未能配備足夠的檔案存儲空間，導致檔案堆放混亂，影響查找；二是檔案信息化建設滯后。在我國養老機構中，檔案信息化建設尚處于起步階段，部分養老機構甚至尚未建立檔案信息系統；三是檔案查閱設施不完善。部分養老機構缺乏便捷的檔案查閱設施，導致老年人查閱檔案困難，影響了檔案的利用。

2 養老機構檔案管理工作對策

2.1 規范立卷工作

養老機構檔案作為養老機構的重要組成部分，不僅關系到老年人的生活質量，還關系到養老機構的服務質量和聲譽。而養老機構檔案管理的目標是確保檔案的真實性、完整性、及時性和安全性，為養老機構提供有效、可靠的信息支持。

2.1.1養老機構制定檔案歸檔立卷工作規范。這意味著養老機構需要制定明確的檔案歸檔時間表，規定各類檔案的收集、整理和歸檔的時間節點[2]。對于入住老人的基本信息、健康記錄和費用清單等應分別規定不同的歸檔時間點，以確保檔案信息的時效性和準確性。同時，養老機構還應制定統一的記錄標準，包括文字表述規范、數據格式、照片和影像資料的規格等，以確保所有檔案資料的一致性和標準化。記錄應確保真實、準確、及時、完整且符合規范，字跡要求工整且清晰。書寫時應使用藍黑墨水或碳素墨筆。另外，養老機構應根據《養老機構等級劃分與評定》（GB/T 37276-2018）、《〈養老機構等級劃分與評定〉國家標準實施指南（2023版）》的標準，結合自身實際情況，制定一套科學、合理、實用的養老檔案分類和編碼體系。其中，分類體系應邏輯清晰，易于理解和操作，以便于檔案的檢索和管理。編碼體系則應具有唯一性和穩定性，確保每一份檔案都能被快速準確地識別和定位。

2.1.2切實做好養老機構檔案的立卷分類工作。在養老機構的檔案分類體系中，頂層類別可以包括行政檔案、醫療檔案、財務檔案和個人事務檔案等。在頂層類別下，進一步細分為二級類別。醫療檔案可以分為診斷記錄、治療記錄、藥物處方及檢查報告等二級類別。在二級類別下，進一步細分為三級類別。以診斷記錄為例，可以進一步細分為病歷、初步診斷和詳細診斷等三級類別。四級類別可以包括特定的醫療程序、疾病和治療措施等。對于藥物處方，可以進一步細分為抗生素類、止痛藥類或維生素類等。養老機構對于每一級類別都需要制定明確的定義，并明確各級類別之間的相互關系。一個三級類別可以是多個二級類別的一部分，一個四級類別可以屬于多個三級類別。相應地，養老機構可以采用字母數字組合、條形碼、二維碼等方式為檔案建立唯一的識別碼。此外，養老機構應明確檔案收集的范圍、內容和責任人，確保各類檔案能夠及時、完整、準確地收集和整理。在此過程中，更要加強對檔案立卷歸檔工作的指導，確保檔案資料的歸檔順序、格式和裝訂等符合規定要求，提高檔案的查閱效率。

2.2 完善保管工作

2.2.1優化檔案管理流程。養老機構在提供高質量養老服務的同時，也面臨著檔案管理流程不完善、效率低下的問題。優化養老機構檔案管理流程，既是提高養老服務質量的需要，也是適應社會發展的必然要求[3]。首先，養老機構應當樹立先進的檔案管理觀念，充分認識到檔案管理在養老服務中的重要性。為此，養老機構應根據實際情況，制定具有可操作性和針對性的檔案管理制度，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環節，明確各部門和人員的職責分工，確保檔案管理工作的有序開展。其次，養老機構可以簡化檔案查閱或借閱手續，提高檔案利用的效率。目前，部分養老機構檔案的查閱或借閱手續煩瑣，導致檔案利用效率低下。為了改變這一狀況，養老機構可以采用現代化手段，如建立檔案數據庫，提供電子查閱或借閱服務，方便快捷地滿足老年人及其家屬的需求。同時，養老機構還應定期對檔案進行整理和歸檔，確保檔案的完整性和準確性。同時，養老機構應當加強檔案信息化建設，利用現代信息技術，提高檔案管理的效率和質量，實現檔案的電子化、數字化和網絡化[4]。為了實現這一目標，養老機構可以采取以下措施：一是購置先進的檔案管理軟件，實現檔案的電子化與數字化；二是建立檔案信息數據庫，實現檔案信息的快速查詢、統計和分析；三是加強網絡安全防護，確保檔案信息的安全保密。總之，優化養老機構檔案管理流程是一項系統工程，需要養老機構從觀念更新、制度完善、流程優化和信息化建設等方面進行深入改革。

2.2.2改善檔案存儲環境。為了加強養老機構的檔案工作，提高檔案管理質量，確保檔案的安全、完整和可用性，改善檔案存儲環境是其中一項重要措施。為此，養老機構應當根據檔案的數量、種類和存儲需求，合理規劃檔案庫房的空間布局。庫房應設置足夠的檔案架、柜、桌、椅等存儲設施，以滿足檔案存放、查閱和保護的需要。還要確保檔案庫房的面積與養老機構的規模和檔案數量相匹配，為檔案的有序管理提供充足的空間。

養老機構應為檔案庫房提供良好的通風、散熱和采光條件。其中，通風可以有效防止檔案受潮與發霉，散熱可以避免檔案因高溫而受損，采光則有助于提高檔案的查閱效率。養老機構可以通過設置合適的窗簾或遮陽設施，避免強光直射檔案，以防止檔案褪色或老化。養老機構應加強檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全、保密和防火。首先，庫房應配備防盜、防潮、防蟲、防鼠、防煙和防塵等防護設施，以防止檔案遭受外部侵害。其次，養老機構要建立嚴格的庫房出入管理制度，實行定時、定人與定崗制度，確保檔案的安全。此外，養老機構還要配置消防器材，定期進行消防安全培訓和演練，提高應對火災等突發事件的能力。從而為檔案的妥善保管、有效利用和可持續發展提供良好的條件。

2.2.3實施定期審查制度。為了確保養老機構檔案的真實性、準確性和完整性，實施定期審查制度是必要的，其主要包括以下五個方面的內容：其一，養老機構應建立健全檔案審查組織。成立專門的檔案審查小組，明確審查人員的職責和權限。審查人員應具備一定的檔案管理知識和經驗，確保審查工作的專業性和有效性。其二，養老機構應對所有歸檔文件進行審查，確保檔案內容的完整性。審查范圍包括檔案的格式、內容、分類及編號等，確保每一份檔案都能真實、準確地反映養老機構的運營情況和老人的個人信息[5]。其三，養老機構應根據國家檔案管理的相關規定，結合實際情況，制定審查標準。審查標準應包括檔案的格式、內容、分類及編號等方面的要求。同時，養老機構應明確審查程序，包括審查的時間、地點和流程等，確保審查工作的有序進行。其四，養老機構應定期對歸檔檔案進行審查，確保檔案的真實性、準確性和完整性。在審查過程中，審查人員應認真查閱檔案，對不符合要求的檔案進行標注，并提出整改意見。養老機構應根據審查結果，及時整改，確保檔案質量。其五，養老機構應充分發揮審查結果的作用，對存在的問題進行整改，對優秀做法進行推廣。同時，將審查結果作為對養老機構檔案管理工作評價的重要依據，對檔案管理優秀的人員進行獎勵，對管理不善的人員進行問責。

2.3 加強檔案工作人員的培訓

在現代社會，老年人作為人口結構中的重要組成部分，其生活質量與權益保障日益受到廣泛關注。完善的檔案管理對于保障老年人權益、提升養老服務質量以及促進養老機構高效運營具有深遠影響。為此，加強養老機構檔案工作人員的專業培訓，提升其業務素質和職業能力顯得尤為迫切和重要。

為此，養老機構可以組織檔案工作人員參加實際操作演練，熟悉檔案管理的各個環節，掌握檔案整理、裝訂、掃描和復印等實際操作技能，并鼓勵檔案工作人員參加外部舉辦的檔案業務培訓班，拓寬視野，學習先進的管理理念和經驗。而隨著信息技術的快速發展，檔案管理逐漸實現了數字化與信息化。養老機構也應加大對檔案工作人員在數據庫等方面的培訓力度，提高檔案工作人員的信息化操作能力，為養老機構檔案工作的現代化奠定基礎。職業道德教育是養老機構檔案工作人員培訓的重要組成部分。檔案工作人員應當具備嚴謹、細致、誠實與保密的職業道德，這是確保檔案真實性、完整性和安全性的基礎。養老機構應當定期開展職業道德教育培訓，引導工作人員樹立正確的價值觀，增強其職業責任感和使命感。通過這樣的培訓，可以培養工作人員對檔案工作的熱愛和敬業精神，提高其職業素養，從而為老年人提供更高質量的服務。

總之，加強養老機構檔案工作人員培訓是提高檔案工作質量的重要途徑。通過以上措施，養老機構可以培養一支專業、高效、忠誠的檔案工作人員隊伍，為養老機構的發展提供有力保障。同時，檔案工作人員也應不斷提升自身素質，積極參與培訓，為推動我國養老機構檔案工作的發展貢獻自己的力量。

結束語

隨著我國人口老齡化程度的加深，養老機構在社會保障體系中的地位日益顯著，其檔案工作的重要性不言而喻。只有從源頭上解決現存問題，才能使養老機構的檔案工作更加規范與高效，更好地為社會和廣大老年人服務。而養老機構檔案工作的改進需要一個長期的過程，需要政府、社會和養老機構三方面的共同努力。期待在未來，我國的養老機構檔案工作能夠不斷發展，為我國老年人的晚年生活提供更加優質、便捷的服務。

參考文獻

[1]房元紅.養老機構檔案工作存在的問題與對策[J].中國社會工作，2023（05）：44-45.

[2]馬靜瑜.推動養老檔案管理工作融合創新——以濟南市槐蔭區西市場街道辦事處醫養結合服務試點工作為例[J].中國檔案，2021（11）：40-41.

[3]劉涵.城鄉居民社會養老保險檔案的規范化管理[J].四川勞動保障，2023（10）：10-11.

[4]林偉宏.城鄉居民養老保險檔案管理信息化工作的實踐與思考[J].就業與保障，2022（01）：20-21.

[5]蔡新亮.基于物聯網技術的養老檔案智能化發展探索[J].黑龍江檔案，2021（03）：144-145.