醫院數字檔案室建設策略研究

摘 要：在新時代背景下，以大數據、云計算為代表的各類現代科學技術飛速發展，各行各業應用系統平臺及現代化技術管理海量信息已較為普遍。醫院也是如此。“新醫改”之后，隨著醫療水平的提高及民生需求的不斷加大，檔案數據呈幾何級數遞增。這就需要醫院進一步提升信息化管理意識，在人員培養、體系構建、平臺研發和安全保密等方面將醫院檔案信息建設達到一體化水準，本文將深入分析數字檔案室建設面臨的困難及優化路徑，結合實際情況為相關部門領導者提供參考。

關鍵詞：醫院；信息化管理；數字檔案室

在新形勢下，整個社會信息化進程不斷加快，醫院的檔案工作也由傳統的紙質檔案人工手動管理轉變為以電子檔案為主的“單套制”管理模式。基于此背景，各級醫院要深入調研信息化技術的應用及數字檔案室建設方向，進一步優化檔案管理策略，改變整體發展格局，提升財務檔案、病歷檔案、人事檔案和科技檔案等信息資源的檢索效率及利用率，促進數據高度整合，真正做到將檔案工作與醫院工作相融合，從而實現經濟效益和社會效益的雙贏。

1 新時代醫院數字檔案室建設的要素分析

1.1 數字檔案室概念與建設優勢

國家檔案局2014年發布的《數字檔案室建設指南》指出，數字檔案室是機關單位在履行職能過程中，利用現代化技術搭建檔案信息集成管理平臺，實現電子檔案與傳統載體檔案文件數字化副本等信息進行采集整理、存儲管理與共享利用。數字檔案室的建設帶動檔案信息資源的信息化管理與智慧化應用，不僅節省人力物力，更是延長檔案原件的使用壽命，解決以往空間和時間的約束，最大程度地發揮社會工作對醫院檔案的個性化需求，實現對檔案的高效利用服務[1]。

在當前社會發展背景下，為醫院數字檔案室建設提供了良好的環境。在政策方面，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確要求，要進一步加速數字檔案室建設，推進各級機關、團體、企事業單位建設與業務系統相銜接的電子檔案管理信息系統。在《數字中國建設整體布局規劃》中也強調推動數字技術與實體經濟深度融合。在醫療重點領域加快數字技術創新的應用，無疑為醫院數字檔案室的建設有著較大政策推動作用。在技術方面，大數據、云計算、人工智能和區塊鏈等技術的應用較為成熟，使得醫院檔案的信息化管理已出現較多典型案例。在部分發達地區及三級醫院均已實現檔案的信息化與共享化管理，醫院新建數字檔案室可根據需求進行參考決策。

1.2 醫院建設數字檔案室的必要性

1.2.1順應時代發展。醫院檔案資源與民生息息相關，包含各類醫療活動信息、經營管理信息、社會保障信息、患者治療信息和醫療糾紛信息等，不僅為醫院的科研、教學水平提升，以及日常管理和對外服務等提供最為翔實的基礎信息源，還是反映醫院現代化發展水平及醫療質量高低的重要依據，由此加強數字檔案室的建設既是醫院現階段發展的需求，也是提高醫院管理水平與服務質量的客觀需要。

1.2.2保護檔案的完整性。醫院產生的檔案信息量龐大，存儲方式及介質載體形式多種多樣，加強醫院數字檔案室建設，可進一步將過去歷年產生的檔案進行分類歸檔，并保證工作人員突破時空限制，在線實現對檔案的立卷、編碼、保存及利用等各流程的準確性和完整性，使得數字檔案信息更加統一規范，滿足不同人群的利用需求。

1.2.3實現長遠發展。醫院數字檔案室的建設可有效對檔案信息進行全方位、深層次的管理，不僅提升了檔案資源的檢索效率及服務范圍，而且促進了其開發利用，為醫院發展及領導決策提供一定參考依據，通過深度挖掘檔案的利用價值，加快檔案服務內容由“單一利用”向“多元服務”轉變，必將提升醫院醫療水平，實現可持續發展[2]。

2 醫院數字檔案室建設現狀及困難

2.1 思想理念滯后，管理較為傳統

在醫院行業內，存在較多領導“重發展，輕檔案”的問題。對檔案工作的重視程度不夠，認為只是紙質文件的匯總保管，數字檔案室的建設無法為醫院帶來較大收益。對檔案行業的發展以及檔案資源產生的效益了解不夠全面，思想上仍停留在紙質檔案存儲及日常翻閱利用的層面，尚未意識到數字檔案室建設的意義，從而束縛了數字檔案室建設正常實施的進程。同時，各級醫院對于檔案管理及意義價值的宣傳力度不夠。醫院員工尚未了解檔案行業發展的方向及前景，以及檔案資源安全性、保密性工作開展的重要性，使得相關工作往往處于“用時管、不用不管”的低水平狀態，在數字檔案室建設中難以成為推動力量[3]。

2.2 檔案管理人員能力較弱，管理體系松散

在大數據時代，各類技術不斷發展，醫院數字檔案室的建設標準不斷提升，對于檔案管理人員的綜合素質要求也隨之提升。在我國醫療行業，現有的檔案管理人員大多非科班出身，專業能力較差，甚至部分醫院出現招聘公益崗、合同工等人員兼職檔案工作，數字管理技術素養不足，難以應對各類管理問題。同時，醫院對檔案管理人員的繼續教育工作開展力度較小，工作人員對新形勢下的新設備、新技術與新思路認識不足，相關工作無法正常進行，嚴重阻礙了數字檔案室的建設進程。

2.3 平臺建設緩慢，技術應用不足

推動數字檔案室的建設，離不開先進的軟硬件基礎設施的支撐，但是對于部分醫院而言，對檔案室建設的重視程度不夠，相關工作開展質量及水平較低，此現象在基層醫院尤為常見。一是資金問題。受檔案工作性質所限，沒有設置數字檔案室建設專項資金，使得服務器、存儲器、網絡設備、存儲設備和安全設備等硬件設施采購不完整，相關工作無法開展，導致數字檔案室的數字化機房無法按照標準建設。二是技術問題。醫院檔案涉及多部門、多單位，過去各自為政，使得系統建設、功能研發、模塊設計和平臺應用等極不規范，缺乏統一的檔案管理查詢利用平臺，導致醫院檔案數字化管理受到了限制。三是共享問題。在醫院建設初期，大部分辦公自動化系統設計階段未考慮未來與檔案系統的有效銜接，且由于開發語言、數據接口等技術問題，使得醫院內外數據交換受限，后期檔案系統開發者無法將其實現互聯互通，導致檔案利用受限，加大了數字檔案室建設的難度。

2.4 安全防護不強，保密強度不夠

雖然現代科學技術能夠為數字檔案室的建設及電子檔案的高效管理帶來較大便利，但是由于涉及互聯網絡，容易使數字檔案資源受到惡意入侵、黑客攻擊或惡意代碼等威脅。據統計，僅2023年，全國木馬入侵數量近一億一千多萬次，對醫院數字檔案信息系統建設構成嚴重威脅。在數字檔案室建設過程中，大多醫院忽視安全工作建設的重要性，相關安全設備、安全技術與防護手段配置不足，系統安全維護力度不夠，存在較大漏洞，為后期埋下安全隱患，從根本上阻礙了數字檔案室的建設。

3 推動醫院數字檔案室建設的優化路徑

3.1 轉變發展思想，加大檔案宣傳力度

對于醫院數字檔案室的建設，領導與管理人員認知與意識的轉變是第一位的。為此，醫院要定期召開檔案工作專題會議，傳達上級部門關于檔案工作的指示精神，集中學習先進地區醫療部門利用檔案提升社會效益與經濟效益的典型做法，引導全體人員重視檔案工作，正確認識信息化、數字化技術的應用，積極適應新時代檔案管理的改革。全面、準確把握檔案事業的發展方向，以管理規范化、利用智慧化為目標，科學編制數字檔案室的建設規劃。積極促進檔案管理工作服務醫院中心大局，著力提高管理水平，強化檔案管理的責任感與使命感，徹底根除傳統思維，進而營造良好的發展環境，全面保障檔案工作健康發展。同時要靈活應用某信公眾平臺、展覽、某音及視頻號等多種方式，線上線下開展檔案業務宣傳工作，多渠道地宣傳檔案數字化的政策環境與前沿技術，不斷優化和創新檔案理念，確保宣傳內容的可讀性，進而健全醫院內部檔案文化的建設[4]。

3.2 明確培養方案，建設干部人才隊伍

3.2.1引進高端人才。增加檔案管理崗位數量，提高崗位就業門檻，面向高校定向招聘檔案信息化專業人才，切實保證“干部專業化”“干部年輕化”，從而為數字檔案室的建設提供專業人才隊伍支撐。

3.2.2加強在職教育。各級醫院要制定科學合理的數字檔案管理培訓計劃，加強繼續教育，定期舉辦數字檔案室建設專題講座、案例分析、外出調研和業務研究等活動，提升檔案管理人員學習的積極性和主動性。引導全體檔案管理人員探索新時期數字檔案管理研究的焦點，解決基層單位在數字檔案室建設過程中遇到的問題，從而全面提升職業素養，促進工作理念更新，使干部隊伍能夠為醫院數字檔案室的建設與長遠發展做出更大的貢獻。

3.3 加強平臺建設，構建共建共享格局

3.3.1優化財力投入。就醫院的檔案體量而言，數字檔案室建設是一項投資大、見效慢的過程，非一朝一夕可完成，需要長期的資金投入。為此，醫院應設置數字檔案室建設專項資金，并將相關任務納入年度發展規劃，根據實際制定資金投入計劃，保證財政扶持的持續性與穩定性。要成立工作專班，對于硬件設備采購、系統平臺研發、基礎設施升級維護工作進行全面的資金需求研究及利用審計，最大限度地保證資金利用價值，從而為后期相關工作的開展提供便捷高效、系統智能的環境。

3.3.2打造數字化改革新模式。各級醫院可根據發展方向以及國家檔案局出臺的數字檔案室建設指南等相關文件，以“一庫、一平臺、多接口”為導向，全面開展數字檔案室建設工作。“一庫”是指醫院檔案數字資源庫，在建設數字檔案室的過程中，實現傳統紙質檔案向電子檔案的轉變是重中之重，為此，要切實貫徹“存量數字化、增量電子化”的原則，面向社會招標服務公司，扎實開展醫院檔案數字化加工工作，嚴格把關重點環節，嚴格執行數字化成果的檢查與核對，過程中用好人防、技防等手段加強監管，做到全過程可追蹤，從而完成檔案目錄和全文信息集成建庫工作。“一平臺”是檔案資源管理利用平臺，按照醫院檔案管理工作流程及工作實際，深度應用數據挖掘、機器學習、人工智能、物聯網及區塊鏈等先進技術，建立集數據接收、在線歸檔、檔案編目、分類處理、文件整理、檔案庫管理、開放鑒定、在線移交、統計分析、高速檢索和共享利用等功能于一體的檔案信息平臺，并且盡量確保技術應用符合信創要求。“多接口”主要在于醫院檔案文件的共建共享和利用服務上，通過設置數據傳輸接口，可將分散在醫院各部門與各業務系統的檔案文件實現統一整合，實現了醫院內部各業務部門的互聯互通，破除過去“信息孤島”的問題弊端，在一定程度上降低了管理人員工作的成本。與此同時，將檔案系統平臺通過數據接口與某信公眾平臺鏈接，可為用戶定制個性化、差異化的服務，讓廣大患者足不出戶便可查詢相關醫療信息，擴大檔案使用范圍，提高共享程度，做到醫院檔案數據有條件的公開共享，從而普惠醫務人員和廣大患者[5]。

3.4 應用多種手段，形成健康發展體系

數字檔案室的建設對于檔案文件的安全管理是重中之重，各級醫院要著力加強安全建設，筑牢安全防線。

3.4.1應用區塊鏈技術。對醫院檔案信息以數據區塊的方式相連接，形成分布式數據庫，區塊之間的節點自由連接，安全性較強。去中心化的數據區塊存儲可進一步擴大信息交流范圍形成區塊鏈，實現信息單獨控制，在龐大的醫療體系中可保證信息公正透明，也方便后期維護。同時利用區塊鏈不可篡改及溯源的性能，可對醫院涉及用戶個人信息或者單位的隱私數據進行鏈式鏈接保存，一旦成鏈則不可修改，全面保障檔案在管理利用、共享服務過程中不會因人工失誤或者黑客入侵被篡改，同時也可在共享過程中實現對用戶全流程的追蹤記錄，提升服務透明度。

3.4.2加強安全防護體系。在配置安全網關、漏洞掃描等安全設備的同時，深入利用防火墻、數字簽名、加密傳輸、身份驗證及權限控制等技術手段，切實保障醫院檔案在管理、利用、傳輸和共享等全生命周期數據的安全性與保密性，進而實現數字檔案管理安全性的提升。

結語

綜上所述，在醫藥衛生體系改革以及現代技術快速發展的背景下，實現數字檔案室建設、檔案信息化管理與醫院自身發展相融合已成為當下的必然趨勢，如何推動相關工作的開展、構建高效的數字化檔案管理是今后需要面對的重要課題。為此，各級醫院領導與管理人員要緊跟時代潮流，牢固樹立信息化發展理念，在資金、人員等方面給予充分支持，有效解決檔案數字化建設中的各項問題，保持檔案數字化管理建設工作的可行性，以實際行動推動數字檔案室建設高效開展。

參考文獻

[1]賀凱.數字時代醫院檔案室管理路徑研究[J].蘭臺世界，2024（04）：99-101.

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[3]張敏.大數據背景下的數字檔案室建設研究[J].蘭臺世界，2023（04）：108-110.

[4]肖偉玲.醫院數字檔案室建設現狀及優化路徑探討[J].蘭臺內外，2023（11）：25-27.

[5]馬新星，孫夢丹.醫院數字檔案室建設的現狀及優化路徑[J].辦公室業務，2018（20）：151+153.