綜合檔案館資源建設的內涵、困境與路徑

摘 要：檔案資源不僅是社會發(fā)展的憑證參考，還是國家決策的重要依據。本文從新時代綜合檔案館資源建設的內涵及必要性出發(fā)，系統(tǒng)分析其存在的館藏結構較為單一、檔案征集效果甚微、數據資源共建不足、資金投入力度較弱、支撐體系建設不夠等方面的困境。為更好地服務于中國式現代化的偉大實踐，本文認為綜合檔案館需要打造更為合理的檔案收集體系、更為寬廣的檔案征集體系、更為豐富的檔案數據體系、更為系統(tǒng)的治理保障體系和支撐體系，實現檔案資源建設的跨越性發(fā)展，為中國式現代化建設貢獻智慧和能量。

關鍵詞：綜合檔案館；資源建設；路徑

2024年，全國檔案局（館）長會議提出，要緊跟經濟社會的發(fā)展步伐，對接融入國家重大發(fā)展戰(zhàn)略和重大任務，推動檔案工作跨區(qū)域、跨行業(yè)協(xié)作，做好重特大事件、重大活動、重大項目和重大工程等檔案的收集管理[1]。檔案資源是綜合檔案館的基礎和“家底”，在服務推進中國式現代化過程中發(fā)揮著關鍵性作用。對綜合檔案館資源建設面臨的問題和轉型路徑進行分析，有利于提供可復制可推廣的資源建設路徑，為綜合檔案館高質量發(fā)展蓄勢賦能。

1 新時代綜合檔案館資源建設的內涵及必要性

1.1 檔案資源建設的內涵和特點

檔案資源體系建設是綜合檔案館工作的基礎，是一項需要長期堅持并順應時代發(fā)展而不斷調整的系統(tǒng)性工程，深入推進檔案資源體系建設，對推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展至關重要[2]。根據《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，檔案資源建設有三個特點：一是涵蓋范圍廣泛。綜合檔案館要收集、整理、保管好分管范圍內的檔案資源，確保檔案資源應收盡收。二是內容豐富。資源建設涵蓋經濟社會發(fā)展和人民群眾生活的各方面，綜合檔案館保管著重要的國家記憶，是傳承歷史、服務現實的重要陣地。三是形式多樣。檔案館藏按內容性質可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、專門檔案和圖書資料；按載體分為紙質檔案、聲像檔案、實物檔案和電子檔案；按時間可分為明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案和新中國成立后檔案；按來源分為機關企事業(yè)單位檔案、破產企業(yè)檔案、人物檔案、重大活動檔案等。

1.2 新時代綜合檔案館資源建設的必要性

一是落實“四個好”“兩服務”目標的客觀要求。貫徹落實黨中央的重要批示，需要聚焦中心大局、突出重點任務，做到中心大局部署到哪里，檔案資源建設就延伸到哪里。綜合檔案館要精準記錄好社會發(fā)展歷程，始終做到與黨委政府的工作同頻共振，記錄和保存好黨領導全國人民奮進新時代的偉大歷程。二是踐行“三個走向”的時代要求?！叭齻€走向”重要論述貫穿著強烈的問題意識與鮮明的實踐導向，為檔案館業(yè)務建設提供根本遵循。在推進檔案治理體系現代化的過程中，沒有檔案資源建設的現代化就沒有檔案工作的現代化。因此，綜合檔案館需要著力提高檔案信息化水平，以檔案數字化賦能信息化，以信息化助力檔案工作現代化，推動檔案事業(yè)不斷深化改革、擴大開放。三是落實《檔案法》等制度法規(guī)的內在要求。從《檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》到《檔案法實施條例》，檔案資源建設都是論述的重點。綜合檔案館要明確歸檔責任與移交責任，統(tǒng)一歸檔和檔案移交接收進館的有關要求，確?！皯獨w盡歸、應收盡收”有效落實。適應數字時代要求，進一步細化電子檔案進館標準，提升檔案進館質效。

2 新時代綜合檔案館資源建設的困境

2.1 館藏結構較為單一

目前，綜合檔案館面臨的最大問題是館藏檔案結構不夠合理，大多以紙質檔案為主，聲像檔案和實物檔案等占比較低。以筆者單位為例，紙質檔案占到館藏總量的94%，其他類型檔案的館藏不到6%，實物檔案僅占到館藏總量的0.23%，其主要原因是檔案資源分散，多頭保管，不利于實現資源的共享和社會效益的最大化[3]。前端謀劃不足，重點檔案和特殊載體檔案未能開展全方位的收集進館，檔案不齊全、不完整現象突出。

2.2 檔案征集效果甚微

近年來，綜合檔案館通過多種途徑進行檔案征集，一定數量的珍貴檔案被陸續(xù)征集進館，緩解了資源建設不足的困境，但也面臨不少問題。經費缺乏、專門征集人員少、專家鑒定團隊缺乏、重視程度不夠、工作不夠主動及信息來源少等，成為制約征集工作開展的瓶頸。面向新時代，綜合檔案館需要在摒棄等靠思想、爭取領導和經費支持、拓展征集渠道等方面下功夫。

2.3 數據資源共建不足

進館單位檔案信息化水平不一，難以積極融入共享平臺，造成數據資源互聯互通水平不夠，制約著數據要素的自由流動。同時，歸檔部門在數據資源匯聚過程中，存在部門意見不統(tǒng)一、對數據安全性不信任等問題。加之檔案數據口徑不一致，缺乏標準化的管理，較難實現部門數據資源的集中收集、分級存儲、本地備份及災備存儲，無法進一步深挖數據資源的潛力與活力。

2.4 資金投入力度較弱

資源建設配套資金落實不夠有力，工作推進后勁不足。據筆者統(tǒng)計，江西、山東等地在資源保護費方面有明確規(guī)定。山東每卷保護費為3元，并列入財政預算。但受財政收入等因素制約，大多基層檔案館保護費用無法兌現，影響資源建設成效。同時，檔案信息化資金建設不到位，縣級數字檔案館建設進展緩慢，不利于數據資源共享共建，影響檔案資源建設的質量。

2.5 支撐體系建設不夠

檔案監(jiān)督服務、宣傳教育和開發(fā)利用對資源建設的推動力不足，未能形成有效的整體。重大征集活動、檔案進館等工作宣傳力度較弱，檔案事業(yè)社會影響力不足，難以激發(fā)公眾關注檔案的熱情，征集氛圍不夠濃厚，把重要史料捐贈到檔案館未能形成“新風尚”。檔案監(jiān)督指導不到位，對重點檔案資源未能靠前服務，進館檔案標準化程度較低，影響檔案服務效能。開發(fā)利用意識薄弱，多數檔案資源處于“沉睡”狀態(tài)，檔案價值發(fā)揮空間有限，無法引導公眾積極參與資源建設。

3 新時代綜合檔案館資源建設的路徑分析

3.1 圍繞中心工作，打造更為合理的檔案收集體系

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出要加強檔案資源質量管控，提升與人民群眾生產生活密切相關事項檔案的質量，為檔案收集指明方向。一是做好重特大事件和重大活動檔案的收集。要按照《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法（國家檔案局令第16號）》要求，圍繞中心工作和重大項目與重點工程，制定重特大事件和重大活動檔案收集明細表，明確接收檔案范圍和內容、接收檔案門類和載體以及保管期限、移交接收時間和流程等內容，及時與各相關單位取得聯系，做好檔案收集的跟進指導。要堅持線上與線下相融合，將此類檔案收集與年度工作結合起來，通過專題調研、日常指導或發(fā)布工作提示等形式提高歸集質量，確?！罢l形成，誰歸集”。二是注重民生檔案收集。民生檔案是綜合檔案館資源建設的基礎。綜合檔案館一方面要對年度利用結構進行分析，對利用率較高的民生檔案明確類別，摸清底數，按照“應歸盡歸、應收盡收”的原則，制定接收計劃表，要求有關單位加快民生檔案的整理力度，按時移交進館；另一方面要關注民生需求，提前謀劃，重點加強對學籍、婚姻、土地確權和勞動仲裁檔案的接收進館力度，增強檔案收集的前瞻性和精準度。三是加強對紅色檔案資源的搶救性保護。摸清紅色檔案家底，對破損檔案開展裝裱、修復，保護好國家珍貴史料檔案。

3.2 圍繞群眾需求，建立更為寬廣的檔案征集體系

人民群眾對優(yōu)秀檔案資源的期待是做好檔案資源征集的出發(fā)點和落腳點。一是暢通征集渠道。明確征集重點，采取重要線索電話溝通、登門拜訪等方式主動聯系有捐贈檔案資料意向的人士，充分尊重征集對象的意見建議[4]。圍繞館藏“缺點”“特點”和“重點”，系統(tǒng)征集有地方特色、有歷史價值和研究價值的檔案資料。扎實開展常態(tài)化征集，改變傳統(tǒng)的等、靠、要等被動征集方式，創(chuàng)新方式方法，建立聯動合作機制，采用定期接收、收購征購、免費捐贈、寄存代管等形式征集檔案資源。梅州市檔案館與市客家山歌傳承保護中心、市電視臺、梅州日報、嘉應學院客家學院、市僑批博物館等單位和民間收藏家個人建立合作機制，征集到大批地方特色檔案，填補館藏空白。二是強化規(guī)范管理。對征集來的檔案資料進行系統(tǒng)、規(guī)范的整理，及時登記造冊，做好入庫臺賬，確保檔案資料安全完整，讓捐贈者放心，讓社會滿意。三是加大社會宣傳。通過網站、公眾號、新媒體等平臺，宣傳征集工作知識和意義，提高社會各界對檔案征集工作的知曉度、認可度和參與度，增強社會檔案意識，營造良好的社會意識，促進征集工作的有效開展。

3.3 圍繞數據賦能，建立更為豐富的檔案數據體系

一是深化數字檔案館建設。加強館藏資源數字化轉型，按照館藏檔案“存量數字化”的思路，穩(wěn)步高質量地開展紙質檔案的掃描工作。以《數字檔案館建設指南》為基本依據，在基礎設施、應用系統(tǒng)、檔案數字資源、安全保障體系和利用服務5個方面加大建設和實施力度，大力推進“增量電子化”，推動實現電子文件“應歸盡歸”、電子檔案“應收盡收”[5]。二是深化共享平臺建設。以數字中國建設為契機，搭建檔案信息資源共享平臺，實現區(qū)域內和區(qū)域間的檔案信息資源共建共享。綜合檔案館要與利用頻率高、檔案數據相對完整的部門建立聯動機制，通過共建共享平臺等形式，周密協(xié)同推進，共建共享檔案數據資源，構建“一體化”利用服務平臺，推動檔案服務“供給側”改革。三是建立專題檔案數據庫。數據庫能夠快速、準確地提供檔案數據，避免海量數據帶來的負面效應。檔案館要著力推進歷史檔案、民生檔案、重大活動和突發(fā)事件等利用率較高檔案的專題數據庫建設，將專題檔案數據庫導入一體化平臺，利用館際共享機制，更好地實現檔案查詢“一網通辦”，提升檔案公共服務能力。

3.4 圍繞制度建設，搭建更為系統(tǒng)的治理保障體系

一是完善專項政策制度。從國家層面來看，《檔案法》《檔案法實施條例》對檔案館藏建設做出規(guī)定，但需要在政策規(guī)劃、標準規(guī)范和問責機制上進一步細化。從地方上來看，行政部門需要對進館檔案的有關事項進行督導問責，保障進館檔案的準確和完整。二是建立動態(tài)資金扶持機制。檔案征集、數字化建設離不開財政資金的保駕護航，政府要適當加大資金扶持力度，設立檔案資源建設專項資金，并保證專款專用，確保工作順利開展。要拓寬資金來源渠道，填充經費開支。申請國家重點檔案保護扶持項目，爭取上級資金填補缺口等。三是打造具有開闊視野的專業(yè)隊伍。資源建設離不開具有開拓精神的檔案隊伍。檔案館要加強前沿理論和技術的教育培訓，著力提升數字化管理能力，規(guī)范電子檔案管理水平，積極借鑒外地工作經驗，拓寬工作思路，走出一條符合實際的資源建設之路。

3.5 圍繞協(xié)同推進，構建資源建設的治理支撐體系

資源建設工作不是單一的獨立體系，它離不開檔案宣傳和開發(fā)利用的有力支撐。一是發(fā)揮好宣傳工作基礎性作用。如何保障征集工作的實效，這是資源建設需要回答的時代之問。從實踐來看，這需要檔案館創(chuàng)新宣傳方式，用好新媒體平臺，以線上與線下相結合的方式實現有質有量的宣傳，讓公眾了解檔案資源建設在國家治理中的獨特作用。舉辦重大捐贈活動，邀請媒體參與報道，既實現對捐贈人的尊重，也宣傳檔案工作和文化，提升檔案工作的影響力。開展檔案館開放日活動，讓公眾近距離參觀查閱利用、保管庫房和檔案修裱中心等場所，了解館藏檔案情況，有助于加深對檔案資源的認識，營造良好的社會氛圍。二是著力深化館藏資源研究與闡釋。檔案資源建設的落腳點在于利用。要通過出版書籍、舉辦展覽、拍攝專題片等形式，讓檔案資源活起來、動起來、熱起來，綻放檔案資源建設的時代價值。有的綜合檔案館將征集的珍貴檔案編研出版，贏得較好的社會響應，激發(fā)民眾參與熱情，凝聚資源建設的強大合力。

結語

檔案作為信息資源的寶庫，是實現中國式現代化的見證者和助推器，在文化強國建設中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著信息化與智能化的加速發(fā)展，檔案資源建設面臨的環(huán)境發(fā)生較大變化，綜合檔案館要充分認識做好資源建設的重要性，積極適應檔案事業(yè)發(fā)展的新常態(tài)，著力完善資源建設工作的體制建設，進一步規(guī)范檔案的收集管理，注重源頭治理、加強資源管控，多措并舉地拓展征集渠道，持續(xù)優(yōu)化檔案館藏結構，加強資源建設投入力度和人才隊伍建設，深入探索資源建設新路徑和模式，以高質量的資源建設推動檔案事業(yè)現代化，更好地服務中心大局、服務人民群眾。

參考文獻

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