公共資源交易項目電子檔案管理標準化探究

摘 要：標準化是電子檔案組織管理現代化的重要手段，也是實現項目電子檔案科學管理的重要舉措，積極推動公共資源交易項目電子檔案管理標準化，有利于檔案管理現代化、科學化和體系化。在《檔案法》頒布實施的背景下，公共資源交易項目電子檔案管理標準化有了根本的法律遵循。本文首先分析了檔案管理標準化的現實意義，提出了檔案管理標準化應堅持的原則以及檔案標準化的主要內容，在此基礎上，提出公共資源交易項目電子檔案管理標準化實現路徑，為檔案標準化管理提供指導，切實提升檔案管理科學化水平。

關鍵詞：公共資源交易；項目檔案；電子檔案標準化

根據《中國公共采購發展報告（2023）》公布的數據顯示，2023年，全國政府采購、土地使用權和礦業權出讓、工程招標、國有企業采購、藥品和醫療器械采購等總額達46萬億元。隨著國家統一公共資源交易平臺建設步伐加快，公共資源交易市場的交易集中、監管集中和數據集中力度不斷加大，在公共資源交易中心集中交易過程中形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像等各類公共資源交易項目電子檔案（以下簡稱“項目檔案”）的數量和規模也呈現出不斷增長態勢，加快推進項目檔案標準化管理是提升管理質效的重要舉措，助力公共資源交易活動的規范開展。

1 項目檔案管理標準化的意義

隨著全球化進程的不斷深入，標準競爭成為繼產品競爭、品牌競爭之后層次更深、水平更高、影響更大的國際競爭形式[1]。標準化是電子檔案組織管理現代化的重要手段，也是實現項目電子檔案科學管理的重要舉措，直接影響著項目電子檔案管理的質量和水平，是克“亂”求“治”、化“孤立”為“聯系”的銳利武器[2]。

1.1 利于檔案管理現代化

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確提出“到2035年，檔案管理現代化程度進入世界前列”。檔案管理現代化是建立在先進技術應用、實行科學分工和推動廣泛協作的基礎上，項目電子檔案收集、保管和利用的每個業務環節既分工明確，又密切合作，形成高效的管理運行系統。標準化則是通過擬訂標準，并作為統一管理準則和依據，將項目檔案管理建立統一有機的整體，保障各環節有條不紊地運行。項目檔案管理系統的技術標準、運行標準、利用標準和管理標準等的建立，既體現了檔案管理理念的革新，也是檔案管理現代化發展成果的現實表現。

1.2 利于檔案管理科學化

檔案管理科學化就是指遵循檔案管理形成的規律和特點，采用先進的技術和方法，利用科學的管理制度規范進行高效管理。標準化是實現檔案科學管理的重要手段。在項目檔案管理過程中，根據項目檔案歸檔范圍、內容及形成規律，確定工程建設招標投標、國有土地使用權和礦業權出讓項目、國有產權交易項目、政府采購、藥品和醫療機械采購項目檔案收集、保管制度，并制定電子檔案管理系統的技術標準和行業規范，包括名詞術語標準、電子檔案檢索、利用、整理和保管標準等等，標準的制定和實施，使項目檔案管理更加科學、規范。

1.3 利于檔案管理體系化

項目檔案管理包括接收、登記、鑒定、分類、整理、編目、保管、檢索、利用和銷毀等環節，通過各個管理環節和過程的標準制定與實施，最終形成項目檔案管理體系，提升整個項目檔案管理的質量和水平。例如，按照《河北省公共資源交易電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法（試行）》規定，電子檔案單套管理模式下“全流程電子化項目歸檔資料（政府采購類）”包括政府財政任務書、采購計劃受理、招標公告、招標資料、開標資料；轉變采購方式批準文件、評標資料、投標文件、合同及有關變更信息等，這些資料直接實現系統歸集。開、評標音、視頻等其他資料需要手動上傳。一系列標準的制定和實施，有利于項目檔案管理體系化。

2 項目檔案管理標準化要求

項目檔案標準化的實現，主要是通過國家、機關、企事業單位及檔案管理部門制定統一的標準、規定并付諸實施的過程[3]。因此，項目檔案標準化應嚴格遵循以下要求。

2.1 依法治檔

所謂項目檔案標準法治化，就是指項目檔案標準體系的制定和實施應嚴格遵守上位法，即標準必須符合法律、法規、部門規章和行業規范、政策措施規定。如項目電子檔案只有符合《檔案法》《檔案法實施條例》中的“來源可靠、程序規范、要素合規”標準，其才具有法律認可的效力。又如，項目電子檔案數據信息入庫之后，還需要按照《檔案法》規定，對其進行“真實性、完整性、可用性和安全性”“四性”的自動檢測[4]。除了法律法規，檔案管理領域的國家標準、行業標準以及地方性法規和規范性文件也是項目檔案標準制定和落實的現實依據，要始終堅持法治化，下位法不違反上位法要求，保證項目檔案標準始終合法、合規。

2.2 堅持原則

所謂項目檔案標準原則，就是指項目檔案標準體系的制定和實施應始終堅持原則要求，即標準內容和要求都要體現檔案管理的基本原則與行業原則。如“統一領導、分級管理”原則，項目檔案是中心業務開展過程中產生，也將服務于中心五大類型業務。因此，項目檔案要始終堅持中心黨組領導，檔案管理部門直接負責，其他業務部門積極做好項目檔案資料的移交。又如，堅持“單套制”原則。《檔案法》明確提出“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”。因此，項目電子檔案收集、整理、檢索和利用等均可直接采取單套制，無需同時保存電子檔案和傳統載體檔案，節約項目檔案的寶貴資源。還如“共享原則”，《檔案法》提出要推進檔案信息資源共享服務平臺建設，中心項目檔案內容多、數量大，要按照共享原則，統籌做好共享服務平臺建設，為中心業務開展提供檔案信息服務。

2.3 兼顧其他

所謂項目檔案標準兼顧其他，就是指項目檔案標準體系的制定和實施也要兼顧其他行業標準或其他系統要求等，使項目檔案標準內容、規定與中心業務管理的實際要求一致，增強標準的現實性與可執行性。中心項目檔案兼顧其他檔案標準，依據標準化的協調原理，在制定中心項目檔案管理技術標準與業務規范時要注意與其他有關標準相協調，而不能發生標準之間相互沖突，也不能出現標準要求與原則精神相悖。如中心項目電子檔案形成、移交及接收要遵守《電子檔案移交接收操作規程》《電子檔案單套管理一般要求》。此外，還要兼顧《保密法》《采購法》《招標投標法》等行業規定和要求，確保項目檔案標準有效。

3 項目檔案管理標準化內容

通常，標準化包括物質資料標準化、方法和程序標準化、概念標準化。就中心項目檔案而言，物質資料標準化是指項目檔案內容形式標準化；方法和程序標準化主要是指項目檔案管理標準化，而概念標準化則主要指管理制度體系標準化。項目檔案標準化的內容是執行的重點和核心，也是項目檔案管理能否實現標準化的關鍵。

3.1 檔案業務標準化

中心項目檔案主要包括政府采購、工程建設、土地礦產、產權交易、排污權交易、醫療設備采購等六大類業務電子檔案。每一類業務所包含的歸檔內容及形式要求都有其具體標準。如工程建設領域招投標項目檔案，包括進場登記表、專家抽取資料、開標資料、評標資料，開評標視音頻資料以及由招標人或其委托機構提供的歸檔資料，如招標公告、文件、代理合同和中標合同等，這些資料都以電子文件形式直接上傳至檔案管理系統。中心項目電子檔案的收集、整理、鑒定、著錄和標引等業務都要嚴格執行相應的標準。如招投標電子文件從文件形成、收集、整理和歸檔都要嚴格執行《招標投標電子文件歸檔規范》，包括招標投標策劃、招標、投標、開標、中標及其他各階段電子文件歸檔范圍，元數據編號及名稱以及歸檔信息包結構都要符合相應的標準要求。

3.2 檔案管理標準化

中心項目檔案管理標準化包括項目檔案組織標準化、人員標準化、保管標準化及數據庫建設和管理標準化等等。其中組織標準化是指項目檔案管理設有專門部門或成立領導小組，檔案管理部門有一定數量的檔案管理專兼職人員，制定檔案管理組織、崗位及人員職責。此外，還要出臺項目檔案借閱管理辦法、保密守則等管理標準。隨著計算機信息技術的發展以及檔案電子化、數字化的應用，還要制定具體檔案管理標準，項目電子檔案服務標準等，嚴格按照《電子檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子檔案單套管理一般要求》，實現項目檔案管理標準化。

3.3 檔案技術標準化

大數據、云計算等信息技術的發展及應用，為項目檔案管理提供了強有力的技術支持。因此，項目檔案標準化還包括技術標準化。如立卷標準化、分類編號標準化、數據庫設計標準化、縮微復制品規格標準化、磁帶等存儲介質標準化。如縮微影像采集中的日期格式統一為YYYYMMDD；錄音錄像檔號編制規則為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-件號或者全宗號-檔案門類代碼·保管期限代碼-年度-件號。

4 項目檔案管理標準化路徑

河北省石家莊公共資源交易中心建立“來源可溯、去向可查、監督留痕、數據共享、遠程利用”的公共資源交易電子檔案系統，發布全國首個省級公共資源交易電子檔案管理地方性標準——《河北省公共資源交易電子檔案管理規范》，制發了兩個規范性文件——《河北省公共資源交易電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法（試行）》《河北省公共資源交易歸檔文件整理規則（試行）》以及十余個嵌入電子檔案管理系統的技術標準與行業規范，逐步建立了完整的公共資源交易電子檔案管理標準制度體系，使項目檔案管理標準化水平越來越高。新時代，應從檔案治理、共享、服務和創新等方面推動項目檔案體系標準化，不斷提升檔案管理現代化的水平。

4.1 堅持數字化管理模式，完善檔案治理標準

檔案管理已從傳統的信息化階段邁入數字化管理階段，項目電子檔案管理模式轉向了以數據為核心的檔案治理模式[5]。要始終堅持數字化管理模式，完善檔案治理體系標準。一方面，從項目檔案數字化管理硬件要求來看，應建立完善的檔案信息平臺，建設標準化檔案庫房。以《檔案館建設標準》《電子檔案管理系統通用功能要求》為根本遵循，高標準地建立公共資源交易電子檔案管理平臺，完善電子檔案管理平臺系統，圍繞電子檔案數字化管理模式，進一步完善檔案治理體系標準。包括項目檔案數字格式標準、信息采集標準規范、紙質項目檔案數字化標準等。

4.2 打造數據庫管理平臺，完善檔案共享標準

建立健全檔案共享體系標準是發揮項目檔案價值的根本保障，要嚴格落實信息與文獻文件（檔案）管理體系實施指南與要求，基礎與術語、概念與原則等，積極打造項目檔案數據庫管理平臺。依托區塊鏈、云平臺技術搭建公共資源交易六大主要業務檔案專題數據庫，按照“增量電子化、存量數字化”原則，不斷豐富平臺數據庫資源。嚴格按照標準規范，持續推進檔案數據庫為基本單元的平臺系統建設，以數據庫為基本單元，從電子檔案案卷題名、頁碼、分類號及主題詞等，細化標準內容，完善數據庫的標準規范，實現檔案信息共享。

4.3 以檔案文化為新方向，完善檔案服務標準

檔案具有“存史資政育人”功能，以項目檔案文化價值挖掘為契入點，從項目檔案的特點、性質及其對公共資源交易作用為視角，挖掘檔案信息資源的文化價值底蘊，將其作為檔案服務的重要內容，增強項目檔案服務的思想自覺與行為自覺。一方面，圍繞公共資源交易電子檔案內容，挖掘內容背后的文化內涵，積極打造特色檔案文化，從檔案查詢、檢索和利用等全過程，健全檔案服務體系標準，為檔案服務提供根本制度保障和標準支持。另一方面，要加強檔案編研工作，圍繞檔案服務標準要求，挖掘館藏檔案的資源信息，發揮項目檔案存史、資政和育人功能。此外，還要持續健全檔案服務標準體系，根據公共資源交易行業發展的現實需要以及《檔案法》《檔案法實施條例》的新規定、新標準和新要求，積極打造行業性檔案服務文化品牌，切實發揮檔案服務的價值[6-7]。

4.4 以檔案宣傳為突破口，完善檔案創新標準

隨著信息技術的發展和應用，也要做好現有標準“立改廢”工作的常態化，按照“單套制”“以我為中心的歸檔模式”等新要求，持續完善檔案創新體系標準。要善于利用某信、某博、新聞客戶端或門戶網站等，持續加強檔案創新體系標準的宣傳教育，擴大新標準的社會知曉度與影響力，自覺落實新標準與新要求。此外，還要堅持走出去戰略，增強檔案管理的創新理念，將最新的前沿理論應用到項目檔案管理中，持續向創新要管理生產力。

參考文獻

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[2]王曉源，徐剛.檔案標準化工作的實踐意義[J].檔案與建設，2003（4）：11-12.

[3]黃偉，王喜芬.檔案工作標準化研究[J].標準化報道，1995（4）：15-16.

[4]李學廣，曹紅軍.公共資源交易電子文件歸檔單套管理的實證研究[J].中國檔案，2021（4）：66-68.

[5]靳吉.中學檔案管理標準化規范化建設研究[J].大眾標準化，2023（14）：16-18.

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[7]張峰.事業單位檔案管理標準化建設的必要性與路徑[J].黑龍江史志，2023（6）：106-108.