《檔案法實(shí)施條例》實(shí)施背景下美術(shù)館檔案信息化建設(shè)路徑

摘 要：2024年3月1日《檔案法實(shí)施條例》正式實(shí)施。這個(gè)條例的頒布實(shí)施使美術(shù)館檔案信息化建設(shè)有了明確的方向和工作重點(diǎn)，是檔案信息化建設(shè)的重要依據(jù)。本文以美術(shù)館檔案信息化建設(shè)為例，首先從資源為先、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、整體推進(jìn)和確保安全四個(gè)方面提出了檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則。其次，從檔案資源、檔案實(shí)體、檔案管理、信息傳遞和檔案利用等五個(gè)方面進(jìn)一步分析了檔案信息化建設(shè)特點(diǎn)。最后，從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊(duì)伍建設(shè)方面，提出了貫徹《檔案法實(shí)施條例》要求下的美術(shù)館檔案信息化建設(shè)路徑和策略，為進(jìn)一步提升新時(shí)代美術(shù)館檔案信息化建設(shè)提供有力指導(dǎo)，具有積極的現(xiàn)實(shí)參考借鑒意義。

關(guān)鍵詞：美術(shù)館；《檔案法實(shí)施條例》；檔案信息化建設(shè)

概述

新時(shí)代檔案事業(yè)進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用不斷提高檔案信息化水平，也深刻地影響和改變著檔案管理模式，使檔案信息存儲(chǔ)、傳遞、檢索和利用呈現(xiàn)出新的發(fā)展態(tài)勢(shì)，面臨著全新挑戰(zhàn)。崔子范美術(shù)館于1999年8月落成，館舍建筑1906平方米，現(xiàn)有六個(gè)展廳，珍藏陳列崔子范捐贈(zèng)的自己創(chuàng)作的300幅精品和珍藏的30件明清書(shū)畫(huà)珍品，館內(nèi)還建有中國(guó)現(xiàn)代美術(shù)史料和藝術(shù)檔案。根據(jù)《檔案法實(shí)施條例》的相關(guān)規(guī)定，崔子范美術(shù)館積極利用各類現(xiàn)代信息技術(shù)，全系統(tǒng)、全鏈條地開(kāi)展美術(shù)館檔案收集、管理、開(kāi)放和利用，切實(shí)加強(qiáng)軟件平臺(tái)應(yīng)用、硬件設(shè)施建設(shè)、安全管理保障和人才隊(duì)伍培育等，實(shí)現(xiàn)美術(shù)館檔案歸檔電子化、資源傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檢索利用智能化，檔案信息化建設(shè)取得良好成效。

1 美術(shù)館檔案信息化建設(shè)原則

在《檔案法實(shí)施條例》的要求下美術(shù)館檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體推進(jìn)，確保安全”的原則，結(jié)合美術(shù)館館藏檔案資源數(shù)量、規(guī)模、種類以及物力、財(cái)力和人力狀況，做好頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)，確保取得預(yù)期實(shí)效。

1.1 資源為先

《檔案法實(shí)施條例》第四十四條第一款規(guī)定，要促進(jìn)全國(guó)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨層級(jí)和跨部門共享利用。美術(shù)館檔案信息化建設(shè)首先是要堅(jiān)持“資源為先”原則，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”，統(tǒng)籌推動(dòng)館藏檔案資源信息化，利用技術(shù)手段和管理措施等，使電子檔案信息資源滿足“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求。總之，美術(shù)館檔案信息化建設(shè)的核心和內(nèi)容是要加快推進(jìn)館藏檔案資源信息化。始終秉持“資源為王”理念。美術(shù)館信息化軟硬件建設(shè)都要著眼于服務(wù)檔案信息資源的收集、整理和利用。一方面，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，著重于非數(shù)字檔案的數(shù)字化；另一方面，要利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理設(shè)備之間的連接，暢通辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系，使美術(shù)館新增的館藏檔案信息資源能夠全面、及時(shí)、有效和規(guī)范地完成歸檔，也有利于后期檔案信息資源的檢索、查詢和利用。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

《檔案法實(shí)施條例》第三十九條第三款提出，檔案信息化建設(shè)要使“內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過(guò)程信息等構(gòu)成要素符合規(guī)范要求”，第四十四條規(guī)定，“國(guó)家檔案主管部門應(yīng)當(dāng)制定數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)”。近年來(lái)，我國(guó)檔案領(lǐng)域陸續(xù)頒布出臺(tái)了一系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及法律、行政法規(guī)和規(guī)范性文件，如《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等。美術(shù)館檔案信息化建設(shè)要嚴(yán)格按照已經(jīng)頒布并實(shí)施的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的具體規(guī)定和要求，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地抓好貫徹落實(shí)，使檔案信息化符合美術(shù)館建設(shè)要求，也體現(xiàn)了檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)律，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息跨部門、跨層級(jí)的共享利用。

1.3 整體推進(jìn)

《檔案法實(shí)施條例》第三十八條明確要求“應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃”。美術(shù)館檔案信息化建設(shè)是美術(shù)館信息化建設(shè)的重要組成部分，要把檔案信息化納入美術(shù)館信息化整體中去謀劃，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，擬定檔案信息化工作方案，綜合美術(shù)館信息化建設(shè)各要素，堅(jiān)持整體推進(jìn)原則，既要做好長(zhǎng)中短期規(guī)劃設(shè)計(jì)，出臺(tái)美術(shù)館檔案信息化建設(shè)方案，從美術(shù)館建設(shè)、管理和發(fā)展等一體推進(jìn)信息化，并結(jié)合美術(shù)館的人財(cái)物，統(tǒng)籌做好人員配置、財(cái)力分配和物資保障等。

1.4 確保安全

《檔案法實(shí)施條例》第三十九條第一款提出，電子檔案要確保系統(tǒng)安全可靠、第四十條規(guī)定，電子檔案移交應(yīng)符合網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全及保密等的規(guī)定。檔案館應(yīng)當(dāng)在接收電子檔案時(shí)進(jìn)行“四性”檢測(cè)。并要采取技術(shù)手段和管理措施保證電子檔案長(zhǎng)期保存的“安全性”[1]?？梢?jiàn)，安全是美術(shù)館檔案信息化建設(shè)的重要原則，也是必須堅(jiān)守的一條底線。既要采取各種先進(jìn)的技術(shù)手段，如分級(jí)保護(hù)、數(shù)據(jù)備份、密鑰等，確保檔案信息安全；也要采取科學(xué)的管理措施，定期檢查、堅(jiān)持檔案開(kāi)放審核等，確保美術(shù)館檔案信息化建設(shè)及日常運(yùn)行檔案實(shí)體及信息安全。

2 美術(shù)館檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)

2.1 檔案資源“數(shù)字化”

《檔案法實(shí)施條例》第三十九條明確提出，電子檔案要做到“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”；第四十一條提出要確保“數(shù)據(jù)可讀性”；第四十三條則強(qiáng)調(diào)，鼓勵(lì)開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)，提升本單位的檔案信息化水平?？梢?jiàn)，美術(shù)館檔案信息化建設(shè)從資源的角度來(lái)看，就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化采集，建立起統(tǒng)一、安全的數(shù)據(jù)庫(kù)。美術(shù)館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)包括藝術(shù)品名稱、作者、創(chuàng)作年代等基礎(chǔ)信息，還包括高清圖像、展覽記錄和研究成果等深度信息。因此，美術(shù)館檔案信息化建設(shè)首要的特點(diǎn)便是檔案資源的“數(shù)字化”，美術(shù)館借助統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲(chǔ)各種館藏檔案信息，包括文本、圖像、聲音和視頻等，壓縮存儲(chǔ)空間，改進(jìn)組織形式。

2.2 檔案實(shí)體“虛擬化”

《檔案法實(shí)施條例》第四十二條明確提出，檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。《檔案法》中明確對(duì)檔案管理單套制的法律認(rèn)可，《檔案法實(shí)施條例》對(duì)該條做了進(jìn)一步的細(xì)化規(guī)定，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，在辦公系統(tǒng)、美術(shù)館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中直接產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的信息施行實(shí)時(shí)歸檔和存儲(chǔ)。但傳統(tǒng)的館藏實(shí)體檔案以及藝術(shù)品實(shí)物檔案則要求進(jìn)行數(shù)字化，利用數(shù)字技術(shù)、掃描技術(shù)等對(duì)美術(shù)館中館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，實(shí)體檔案進(jìn)一步“虛擬化”。

2.3 檔案管理“系統(tǒng)化”

《檔案法實(shí)施條例》第三十八條明確要求機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，“實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全過(guò)程管理”；第三十九條第一款提出要確?！跋到y(tǒng)安全可靠”。美術(shù)館檔案信息化是一個(gè)系統(tǒng)性工程，要把檔案管理、藝術(shù)展覽和群眾觀展有機(jī)結(jié)合起來(lái)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)、人工智能技術(shù)和虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)等，將館藏的藝術(shù)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理。山東美術(shù)館資源共享平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)包括管理平臺(tái)和共享查詢平臺(tái)兩個(gè)模塊，且模塊之間實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，使平臺(tái)具有館藏檔案資源能夠?qū)崟r(shí)查詢、借展、策展和場(chǎng)館預(yù)約等先進(jìn)功能。

2.4 信息傳遞“網(wǎng)絡(luò)化”

《檔案法實(shí)施條例》第四十四條提出，要“促進(jìn)全國(guó)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨層級(jí)和跨部門的共享利用工作，提升檔案信息共享服務(wù)水平”。美術(shù)館檔案信息化建設(shè)，就是要通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用[2]，使館藏的藝術(shù)檔案信息資源在館舍內(nèi)部各部門之間流通，也可以實(shí)現(xiàn)館際之間的跨系統(tǒng)傳遞與共享。美術(shù)館檔案信息化建設(shè)使館藏的藝術(shù)檔案信息依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，檔案查詢利用者可直接登錄檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)身份認(rèn)證就可以利用所需的信息。

2.5 檔案利用“知識(shí)化”

《檔案法實(shí)施條例》第四十二條提出，國(guó)家鼓勵(lì)加強(qiáng)檔案資源深度挖掘和開(kāi)發(fā)利用。檔案具有“存史資政育人”功能，美術(shù)館檔案信息化建設(shè)就是要利用現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)等，將館藏的藝術(shù)品、文書(shū)、照片和視音頻資料等，在知識(shí)單元的基礎(chǔ)上進(jìn)行有機(jī)組織，使其形成一個(gè)知識(shí)體系，為檔案的利用者提供檔案知識(shí)，從而發(fā)揮檔案利用的綜合效益。檔案信息化推動(dòng)了檔案利用的“知識(shí)化”，這也是符合新時(shí)代檔案開(kāi)放共享的發(fā)展理念。

3 美術(shù)館檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

3.1 完善信息標(biāo)準(zhǔn)體系[3]

美術(shù)館檔案信息化建設(shè)需要完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范做支撐和保證。美術(shù)館檔案信息來(lái)源渠道廣、數(shù)量大，且呈現(xiàn)出多元化的顯著特征。近年來(lái)，隨著美術(shù)事業(yè)的發(fā)展以及群眾對(duì)藝術(shù)品的喜歡，走進(jìn)美術(shù)館的人次呈現(xiàn)持續(xù)增長(zhǎng)之勢(shì)。查詢、觀展和在線預(yù)約等需求越來(lái)越大。美術(shù)館檔案管理部門利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將多元化的檔案信息資源有機(jī)組織起來(lái)，離不開(kāi)完善的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系做支撐。目前，檔案領(lǐng)域出臺(tái)了一系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《檔案數(shù)字資源備份實(shí)施規(guī)范》《檔案征集工作規(guī)范》《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》等，美術(shù)館檔案信息化建設(shè)要立足這些標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合美術(shù)館檔案管理實(shí)際，進(jìn)一步予以細(xì)化和具體化，形成美術(shù)館檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，指導(dǎo)并保障美術(shù)館檔案信息化建設(shè)順利實(shí)現(xiàn)。

3.2 豐富信息資源內(nèi)容

美術(shù)館檔案信息化建設(shè)的核心是信息資源建設(shè)，按照《檔案法實(shí)施條例》第三十九條中“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”等相關(guān)要求，堅(jiān)持“增量電子化、存量數(shù)字化”原則[4]。一方面，建立美術(shù)館日常辦公OA系統(tǒng)、美術(shù)館業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系，系統(tǒng)應(yīng)具有實(shí)時(shí)歸檔功能，實(shí)現(xiàn)增量檔案電子化，不斷豐富館藏檔案信息資源；另一方面，要進(jìn)一步加快推進(jìn)傳統(tǒng)館藏檔案資源數(shù)字化，通過(guò)招投標(biāo)等形式，委托第三方檔案數(shù)字化專業(yè)機(jī)構(gòu)，協(xié)助美術(shù)館將現(xiàn)有館藏的紙質(zhì)檔案、美術(shù)作品等實(shí)物檔案以及視音頻檔案等及館藏資料進(jìn)行數(shù)字化采集，構(gòu)建專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)存量數(shù)字化。

3.3 搭建信息應(yīng)用平臺(tái)

美術(shù)館檔案信息化建設(shè)要打造專門的信息應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源實(shí)時(shí)管理以及在線查詢利用等。平臺(tái)應(yīng)具有檔案在線收集與接收、登記與整理、保存與保管、檢索與利用、監(jiān)督與評(píng)估等功能，滿足美術(shù)館檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求。此外，美術(shù)館檔案應(yīng)用管理平臺(tái)建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)、可擴(kuò)展的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在整個(gè)檔案信息管理體系中發(fā)揮著承上啟下的關(guān)鍵性聯(lián)接作用[5]。一方面按照最新的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)日常辦公OA系統(tǒng)、美術(shù)館業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)整合，將獲取到的具有保存價(jià)值的信息資料實(shí)時(shí)地實(shí)現(xiàn)歸檔、收集和整理。另一方面，應(yīng)用平臺(tái)中的應(yīng)用層、服務(wù)層和管理層，能夠?yàn)闄n案查詢、檢索和利用提供技術(shù)支持。平臺(tái)中的統(tǒng)計(jì)功能還能及時(shí)統(tǒng)計(jì)美術(shù)館檔案信息查詢與利用數(shù)據(jù)，掌握檔案的使用情況，為檔案編研提供方向指引。

3.4 夯實(shí)信息基礎(chǔ)設(shè)施

《檔案法實(shí)施條例》第四十三條第二款規(guī)定，“國(guó)家鼓勵(lì)有條件的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)”。美術(shù)館館藏大量具有保存價(jià)值的藝術(shù)檔案，加快推進(jìn)美術(shù)館檔案信息化建設(shè)需要從基礎(chǔ)做起，夯實(shí)檔案信息化硬件設(shè)施基礎(chǔ)，切實(shí)加強(qiáng)數(shù)字檔案館（室）、購(gòu)置計(jì)算機(jī)和掃描儀等信息化硬件設(shè)施的建設(shè)。重點(diǎn)是要做好檔案信息化硬件配置。按照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的要求，選擇適宜的服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)及其他配套設(shè)備。要按照“盡力而為，適度超前”原則，選配系統(tǒng)性、安全性和高性能服務(wù)器，根據(jù)美術(shù)館館藏檔案數(shù)量和規(guī)模，配齊相應(yīng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)系統(tǒng)以及RFID系統(tǒng)和傳感系統(tǒng)等。選用光纖網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，包括交換機(jī)、路由器、傳輸介質(zhì)和集線器等。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)組網(wǎng)，經(jīng)路由器實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接，通過(guò)光電轉(zhuǎn)換設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案信息在不同傳輸介質(zhì)中的信號(hào)傳輸。此外，還要添置相應(yīng)的光盤、磁帶和磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備，以及掃描儀、非線性編輯系統(tǒng)和數(shù)碼照相機(jī)等數(shù)字化設(shè)備。

3.5 打造信息化人才隊(duì)伍

美術(shù)館檔案信息化建設(shè)以及《檔案法實(shí)施條例》的貫徹實(shí)施離不開(kāi)一支高素質(zhì)、復(fù)合型的人才隊(duì)伍。要把人才培育、隊(duì)伍建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，常態(tài)化地組織檔案管理人員開(kāi)展數(shù)字信息、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等領(lǐng)域知識(shí)的培訓(xùn)[6]，舉辦信息化檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用知識(shí)講座或論壇等，加強(qiáng)實(shí)踐鍛煉，著力打造一支優(yōu)秀的檔案人才隊(duì)伍，使信息技術(shù)不斷與美術(shù)館檔案信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合，提升綜合素養(yǎng)。此外，還要加強(qiáng)檔案人員職業(yè)道德培育，通過(guò)先進(jìn)典型事跡的學(xué)習(xí)，大力弘揚(yáng)“為國(guó)守史、為黨管檔、為民服務(wù)”的價(jià)值觀，增強(qiáng)做好檔案工作的職業(yè)榮譽(yù)感、責(zé)任感和使命感，為美術(shù)館檔案信息化建設(shè)提供又紅又專的人才支持和保障。

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