基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的國有出版企業(yè)內(nèi)控管理

［摘 要］隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，國有出版企業(yè)對各部門管理人員的要求越來越高，ERP系統(tǒng)的廣泛應用及時為國有企業(yè)的管理人員提供了一個專業(yè)的、系統(tǒng)的內(nèi)部管理平臺，既能不斷提升企業(yè)市場競爭力，又能提高企業(yè)風險防范能力。本文從ERP系統(tǒng)在國有出版企業(yè)管理中的重要意義、ERP系統(tǒng)與國有出版企業(yè)內(nèi)部控制的關系、ERP系統(tǒng)在國有出版企業(yè)中的具體應用、ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)存在的問題及解決對策、ERP系統(tǒng)完善內(nèi)部探索的策略五方面進行論述，闡述使用ERP系統(tǒng)是今后國有出版企業(yè)的必然選擇。

［關鍵詞］ERP系統(tǒng)；內(nèi)部控制；國有出版企業(yè)；策略

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.15.026

［中圖分類號］F275 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）15-0083-04

0" " "引 言

國有出版企業(yè)應用ERP系統(tǒng)可將單品種圖書資料、編輯、印刷、發(fā)行和財務結算進行有效集成，通過ERP系統(tǒng)的使用可以規(guī)范國有出版企業(yè)的管理，提升管理效率，為高層管理者提供準確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)對單品種圖書從編、印、發(fā)到財務結算的整個流程的全面管理。

1" " "ERP系統(tǒng)在國有出版企業(yè)管理中的重要意義

在ERP系統(tǒng)被廣泛應用于出版系統(tǒng)前，出版企業(yè)的管理模式比較落后，編輯、印刷、發(fā)行、財務等各部門處于各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，無法確保為高層管理者提供及時準確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。隨著市場競爭的日益激烈，出版企業(yè)必須與時俱進，不斷提高市場響應速度和核心競爭力。

1.1" "從出版企業(yè)的發(fā)展看

ERP系統(tǒng)的實施是企業(yè)生存發(fā)展的必然要求，能將出版企業(yè)的各項業(yè)務統(tǒng)一整合為一個經(jīng)營體系，減少管理環(huán)節(jié)，提高企業(yè)辦公效率，降低企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營成本[1]。

1.2" "從出版企業(yè)的管理看

ERP系統(tǒng)實施后，可以提供穩(wěn)定可靠的數(shù)據(jù)信息，確保企業(yè)的日常運營正常進行，錄入數(shù)據(jù)及時準確。各部門可以共享數(shù)據(jù)信息，減少很多重復工作，降低管理成本，優(yōu)化出版工作流程。

1.3" "從出版企業(yè)的領導決策看

ERP軟件能實現(xiàn)銷售財務一體化、生產(chǎn)庫存一體化、生產(chǎn)財務一體化。領導可以隨時登錄ERP系統(tǒng)進行審批、查詢、統(tǒng)計，得到及時準確的信息并做出決策，能有效避免決策失誤。

1.4" "從出版企業(yè)的實操看

ERP系統(tǒng)具有靈活性，可根據(jù)出版企業(yè)的自身特點和需求定制相關統(tǒng)計功能。不同企業(yè)有不同的需求和流程，ERP系統(tǒng)可以靈活調(diào)整，最大程度滿足出版企業(yè)的具體業(yè)務要求，并實現(xiàn)更好的效益。

通過引用ERP系統(tǒng)，可以更好地幫助企業(yè)擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，加快企業(yè)前進的步伐，避免人為操作的失誤，提高企業(yè)工作效率。ERP系統(tǒng)能通過分析數(shù)據(jù)變動，形成對未來的預測趨勢，提高工作靈活性，還能監(jiān)測運營情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提供解決辦法，幫助領導做出正確決策。ERP系統(tǒng)已成為企業(yè)在市場競爭中強有力的支撐，是現(xiàn)代企業(yè)信息化管理的必備工具。

2" " "ERP系統(tǒng)與出版企業(yè)內(nèi)部控制的關系

內(nèi)部控制是指出版企業(yè)為了保證國有資產(chǎn)的安全和完整，保證財務報告的準確性和可靠性，通過協(xié)調(diào)單位內(nèi)部分工，使各部門既相互制約又相互聯(lián)系，在遵守法律法規(guī)的前提下形成較為嚴密、完整的工作體系，對工作流程、方法、措施進行規(guī)范化、系統(tǒng)化管理。

2.1" "ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)進行內(nèi)部控制的手段

引入ERP系統(tǒng)是將出版流程通過信息技術進行合理設計，增強業(yè)務流程的規(guī)范性和執(zhí)行力。數(shù)據(jù)集中處理能固化操作流程，使內(nèi)部控制程序化，流程化，管理者和執(zhí)行者能快速溝通，擴大了內(nèi)部控制范圍，控制層級明顯減少，控制責任更加明確，改變了內(nèi)部與外部環(huán)境，改變了控制重點，不只是人員之間的相互牽制，還改變了信息溝通的模式，提高了溝通效率，提高了業(yè)務控制的實時性和準確性，形成新的控制理念。

2.2" "ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)進行內(nèi)部控制的客體

出版企業(yè)的很多業(yè)務都是由人來控制的，具有一定的主觀性。應用ERP系統(tǒng)可以將業(yè)務前期的原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧栈A數(shù)據(jù)，完善了操作流程。通過自動控制來實現(xiàn)控制活動，能減少可能出現(xiàn)的問題和錯誤，既保證了數(shù)據(jù)信息的及時性和準確性，又促進財務和業(yè)務部門之間的高效溝通，有利于加強內(nèi)部監(jiān)督。

2.3" "ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)進行內(nèi)部控制的工具

ERP系統(tǒng)在具體工作中不會創(chuàng)造內(nèi)部控制方法，但內(nèi)部控制能通過使用ERP來提高風險管理水平，規(guī)避和弱化經(jīng)營管理中遇到的各類風險。ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生深遠影響，是企業(yè)進一步完善的標志，從預算開始到編輯、印刷、發(fā)行、財務，整個業(yè)務流程中的關鍵數(shù)據(jù)得到及時監(jiān)控和跟蹤，保證了采購、倉儲、發(fā)貨、收款工作的順利進行，為管理人員跟蹤整個業(yè)務流程，提高業(yè)務效率提供保障。

3" " "ERP系統(tǒng)在國有出版企業(yè)中的具體應用

ERP系統(tǒng)可將出版企業(yè)中沒有管理起來的地方管理起來，將管理混亂的地方理順，將管理粗放的地方管細，是集物流、資金流、信息流全面一體化管理的軟件。

3.1" "編輯部門對選題策劃的管理與應用

選題策劃是對圖書內(nèi)容和形式的整體設計，要具備科學性和藝術性，是一本圖書能否受到市場歡迎的關鍵。首先編輯部門做好市場定位，根據(jù)出版方向、讀者喜好做好市場調(diào)研，然后通過ERP系統(tǒng)錄入圖書的開本、用紙型號、裝幀風格、定價、印數(shù)等基礎信息，也是實現(xiàn)財務模塊單品種圖書核算的基礎。ERP系統(tǒng)可以協(xié)助編輯人員按照不同的權限對申報的選題進行立項、審批、發(fā)稿，并對每個選題所發(fā)生的稿費、質(zhì)檢費進行錄入管理。編輯部門通過ERP系統(tǒng)隨時進行統(tǒng)計、查詢選題進展，在下印廠前嚴格把關，力爭把一切問題消滅在付印前。

3.2" "印制部門對采購成本的管理與應用

印制部根據(jù)編輯部門提供的出版計劃開具印刷委托書，委托紙廠采購紙張、印刷廠印制圖書，這一步標志著出版企業(yè)對一本書的投資正式開始，這部分成本在一本書中所占比重較大，所以必須嚴格控制。印制部門在ERP系統(tǒng)中可以實時查詢單冊圖書成本構成、采購時間、采購價格，找到影響單冊成本的問題原因，對圖書的生產(chǎn)過程進行實時監(jiān)控，能有效提高印制工作效率和成本計算的準確度，達到降低采購成本的目的。

3.3" "發(fā)行部門對銷售庫存的管理與應用

印制好的圖書交儲運部門通過ERP系統(tǒng)入庫，發(fā)行部門做好營銷策劃，按照出版單位的出版特色通過市場渠道和網(wǎng)絡渠道進行圖書宣傳，保證圖書以最快的速度、最廣的范圍在適合的書店銷售，引導目標讀者購買圖書。然后發(fā)行部門根據(jù)市場訂貨需求在ERP系統(tǒng)中制作圖書訂單、發(fā)貨單、開具銷售發(fā)票，統(tǒng)計圖書發(fā)貨、退貨、回款和庫存情況，并進行同期對比分析，為領導進行市場決策和營銷戰(zhàn)略的制定提供可靠依據(jù)。ERP系統(tǒng)可以查詢客戶檔案資料，及時提醒發(fā)行人員為客戶提供售后服務，通過ERP系統(tǒng)不僅可以掌控銷售的全過程，還能提高銷售的工作效率。

3.4" "財務部門對統(tǒng)計監(jiān)督的管理及應用

首先，財務部門通過使用ERP系統(tǒng)，可以有效改變傳統(tǒng)的管理模式，適應國際規(guī)范化管理，提升國有出版企業(yè)在市場的競爭力。其次，財務部門可以提取編輯模塊、印制模塊、發(fā)行模塊中的數(shù)據(jù)，快速獲取單品種圖書生產(chǎn)、印制、庫存、發(fā)行，開票、回款等信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，基本實現(xiàn)自動生成圖書銷售憑證、成本核算憑證、應收憑證和回款憑證，減少財務人員的手動操作，降低了財務管理過程中人為因素對企業(yè)決策的影響。最后，ERP系統(tǒng)能全面、及時地反饋信息，確保財務信息的及時和準確，大大節(jié)省財務管理的時間，提高財務管理的效率，為財務預測、財務分析、財務決策做好準備，真正實現(xiàn)加大財務管理的深度和廣度。

4" " "ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)中應用存在的問題及解決對策

通過ERP系統(tǒng)來加強企業(yè)的內(nèi)部控制，可以快速實現(xiàn)經(jīng)營目標，保護國有資產(chǎn)的安全完整，保證會計信息的真實可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，實現(xiàn)國有出版企業(yè)高效管理的目標[2]。但ERP系統(tǒng)是信息系統(tǒng)，是工具軟件，是按人的思想設計由人操作的，所以也存在以下一些問題。

4.1" "對ERP系統(tǒng)認識不足

ERP系統(tǒng)是一個涵蓋編印發(fā)全流程的軟件，操作較為復雜，要求員工在每個環(huán)節(jié)嚴格按照操作步驟操作，不能隨意變更，有些員工誤以為會增加工作量，產(chǎn)生抵觸情緒[3]。企業(yè)應加強對ERP系統(tǒng)操作流程和內(nèi)控的培訓，使員工充分認識到現(xiàn)代化軟件的便利，提高員工業(yè)務素質(zhì)，改變過去手工不規(guī)范的操作流程，建立能實時監(jiān)測的預警機制，創(chuàng)造一種漏洞檢測和實時監(jiān)測相結合的安全模式。

4.2" "缺乏全面的技術人員

國有出版企業(yè)中既懂出版流程，又懂財務專業(yè)知識，還具備相關的信息技術知識的人才極度缺乏，大多數(shù)會計人員只能操作會計軟件，無法做到通過ERP系統(tǒng)進行內(nèi)控監(jiān)督，這必將影響ERP系統(tǒng)的安全性。出版企業(yè)面臨著新時代的嚴峻考驗，應加強對財務人員專業(yè)技能和職業(yè)道德的培訓，完善財務人員結構，提升財務人員職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，使其了解企業(yè)運行流程，熟練掌握ERP系統(tǒng)及財務內(nèi)控制度。出版企業(yè)應不斷激發(fā)員工積極性，培養(yǎng)員工的團隊意識，提高個人素質(zhì)，發(fā)揮個人潛能，努力培養(yǎng)全面的技術人員為企業(yè)快速發(fā)展服務。

4.3" "信息安全方面存在風險

信息安全與企業(yè)的發(fā)展密不可分，ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)在日常工作中會被各部門使用，在帶來自由和便利的同時也面臨著數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)，如果操作人員錄入錯誤信息、使用數(shù)據(jù)人員密碼泄露、ERP系統(tǒng)故障導致數(shù)據(jù)丟失都會增加企業(yè)的內(nèi)控風險。為了保證ERP系統(tǒng)安全有效地運行，工作中應加強審批制度，減少錄入錯誤現(xiàn)象的發(fā)生。企業(yè)需要對操作人員進行嚴格、合理的分工，保障數(shù)據(jù)錄入工作有條不紊地進行，根據(jù)工作職責設置各自的權限，授權后才能使用。出版企業(yè)還應設置專業(yè)人員對ERP系統(tǒng)進行維護，對里面的數(shù)據(jù)做好日志并定期進行備份，方便日后追蹤和恢復，保護企業(yè)的重要數(shù)據(jù)，確保ERP系統(tǒng)的運行質(zhì)量和效率。

5" " "基于ERP系統(tǒng)完善內(nèi)控的策略

ERP系統(tǒng)貫穿整個出版業(yè)務過程，財務管理模塊是連接編輯模塊、出版模塊、發(fā)行模塊的重要模塊，所以從財務角度加強內(nèi)控管理效果會更加明顯。緊密圍繞財務模塊將過去傳統(tǒng)的記賬、核算轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧疹A測、分析，領導可快速、準確查詢統(tǒng)計信息，將大幅度提高企業(yè)的競爭力，為了提高企業(yè)的財務管理能力，必須大力完善內(nèi)部控制。可從以下幾方面做起。

5.1" "建立風險預警機制

ERP系統(tǒng)的應用在帶來方便、快捷的基礎上實現(xiàn)了資源共享，但企業(yè)應加強領導者和員工的風險意識，對風險進行分級管理，提高風險預警的準確性和科學性，進行風險防控，做到事前預測，識別潛在風險，提前做出風險應對方案，消除重大安全隱患。

5.2" "加強內(nèi)控環(huán)境建設

首先，要加強企業(yè)的文化建設，樹立正確的職業(yè)道德觀念，形成積極向上、健康發(fā)展的工作環(huán)境。其次，為每位員工設置自己的權限和密碼，讓員工在自己的工作范圍內(nèi)操作ERP軟件，做到不相容職務相分離，保證數(shù)據(jù)信息的安全、準確。最后，職責相關聯(lián)的員工也可以相互監(jiān)督、制約，在企業(yè)內(nèi)部形成良好的內(nèi)控環(huán)境。

5.3" "加強內(nèi)審監(jiān)管機制

對ERP系統(tǒng)進行內(nèi)審，首先，可以及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)是否有不合規(guī)現(xiàn)象。其次，可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)在運行過程中設計流程是否有不合理現(xiàn)象。最后，可以監(jiān)督財務數(shù)據(jù)是否真實。企業(yè)可以針對面臨的風險進行識別、應對，采取有效措施進行解決，提高國有企業(yè)應對風險的能力，因此加強內(nèi)審監(jiān)管勢在必行。

5.4" "加強網(wǎng)絡系統(tǒng)安全

網(wǎng)絡是一個龐大且復雜的系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)會受到惡意破壞、病毒入侵等各方面的安全威脅，對其進行控制不是一朝一夕的事情。首先，國家為ERP系統(tǒng)的安全運行提供一個健全的法律環(huán)境，是出版企業(yè)健康發(fā)展的后盾。其次，加強技術升級，不斷更新ERP系統(tǒng)，使其更加完善，減少風險的發(fā)生。最后，對操作人員和技術人員進行網(wǎng)絡知識培訓，加強安全意識，使ERP系統(tǒng)更加安全。

在數(shù)字化時代，ERP系統(tǒng)的使用已經(jīng)成為一個必然趨勢，出版企業(yè)應積極探索，抓住機遇，無論是財務管理的創(chuàng)新升級，還是日常業(yè)務管理的持續(xù)發(fā)展，都將有助于企業(yè)在新時代形成強有力的競爭力。良好的內(nèi)控管理是ERP系統(tǒng)正常運行的必要條件，也是國有出版企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的基礎，建立健全內(nèi)控制度，不斷地對內(nèi)控制度進行改進和完善是防范企業(yè)風險的有力保障。

主要參考文獻

［1］劉朋朋.基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究［J］.中國集體經(jīng)濟，2018（9）：37-38.

［2］肖莉.淺議實施ERP系統(tǒng)對財務內(nèi)部控制的影響［J］.中國國際財經(jīng)（中英文），2017（14）：100-101.

［3］陳鵬宇. ERP系統(tǒng)下完善企業(yè)財務內(nèi)部控制管理的相關探討［J］.財會學習，2017（21）：56，58.