大數據環境下專業技術人員數字存檔過程及對策研究

摘 要：在大數據環境下，信息技術的迅速發展和數據量的爆炸性增長給個人數字信息管理帶來了重大挑戰，從檔案學視角研究如何對個人數字信息實施存檔管理和利用成為新興研究領域。文章采用半結構式訪談法，圍繞PDA使用原因、使用設備或工具、具體操作步驟以及面臨的挑戰四個方面，對交通行業領域專業技術人員的PDA實踐展開了細致分析，在此基礎上構建了個人數字存檔過程模型，并針對以上挑戰提出了可行性對策建議，即加強PDA教育和培訓、應用PDA多元歸檔策略、注重PDA隱私安全保護，對于提升專業技術人員個人數字存檔素養、研發專門的個人存檔工具和平臺、改善個人數字存檔的社會整體環境具有重要的理論價值和實踐意義。

關鍵詞：個人數字存檔；專業技術人員；存檔過程模型；半結構式訪談；交通行業

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

傳統的檔案管理方法由于缺少統一的管理制度和方法而出現混亂、低效的現象，浪費了巨大的人力資源。數字技術在日常生活中的廣泛應用改變了文檔的性質以及人們與文檔互動的方式，對現代存檔實踐產生了深遠影響。然而，隨著數字文檔類型的不斷增加以及現代化技術的迅速發展，數字文檔的長期保存對個人、家庭、社區、組織和社會來說已經成為一項具有挑戰性的任務。本文以交通行業專業技術人員為研究對象，結合其個人存檔特點構建了PDA過程模型，并通過訪談考察其PDA實踐現狀，以了解交通行業專業技術人員對于PDA的習慣和行為。在PDA模型的指導下，針對PDA實踐面臨的問題提出可行性建議，以期提高整個交通行業專業技術人員的PDA工作水平。

一、交通行業數字存檔過程模型構建

1.交通行業數字存檔內容

以交通行業專業技術人員為樣本，分析其個人存檔信息主要內容。其個人存檔信息主要包括：學習和工作經歷；個人工作成果，如發表的論文、專利、期刊、書籍和榮譽獎勵等；設計或科研項目資料以及完成項目所搜集的各種信息等。其PDA主要用于職稱評聘、個人提升、技術需求等。對于從事設計還是科研的專業人員而言，個人存檔信息內容具有個人資料種類多、數量大、內容豐富的特點，由于大部分人忽視了PDA的重要性，導致資料收集、更新不及時，資料整理、歸檔混亂的現象，存檔工作效率低下。

2.交通行業數字存檔過程模型

通過分析交通行業專業技術人員個人檔案的特點以及數字存檔的內容、用途，結合檔案管理學相關專業知識、交通行業專業技術人員知識體系以及數字存檔對象選擇行為影響因素，對PDA過程開展主題識別與分類，確定了PDA的關鍵操作過程，在此基礎上構建了PDA的過程模型，如圖1所示。

二、訪談設計

1.訪談對象

采用半結構化訪談法，運用分層抽樣方式對交通行業的20名中級及以上職稱專業技術人員開展訪談。本次訪談受訪者均為本科以上學歷，其中男性15人，占比75%，女性5人，占比25%；年齡20～30歲4人，占比20%，30～40歲12人，占比60%，40～50歲4人，占比20%；中級職稱3人，占比15%，高級職稱11人，占比55%，優高職稱6人，占比30%；本科學歷5人，占比25%，碩士研究生13人，占比65%，博士研究生2人，占比10%。

2.訪談過程與提綱設計

采用半結構化訪談法，在訪談前與被調查者（受訪者）簽訂知情同意書，訪談時間不少于30分鐘。訪談內容主要從個人PDA的使用原因、使用設備、操作步驟以及面臨的挑戰等方面展開，隨后將搜集的訪談錄音轉化成文本形式，并通過內容分析法對其實施整理統計和分析。訪談提綱的主要內容為：（1）請您談一下對PDA的看法。（2）您在日常生活、工作中是否會使用PDA？使用PDA的目的是什么？（3）您一般使用PDA的設備是什么？手機自動備份或云同步？電腦儲存？（4）您使用PDA的步驟是怎樣的？（5）您覺得在使用PDA過程中會面臨怎樣的問題？

三、訪談結果分析

1.總體描述

根據訪談結果，個人一般會在情感、技術、替代獲取、易于檢索以及任務完成5個因素的驅使下使用個人數字存檔；用于個人數字存檔的設備主要包括Email、筆記本電腦/電腦、智能手機、云服務和其他移動存儲設備；用戶個人數字存檔的步驟包括復制備份、遷移傳輸、清理或移除重組、信息更新；在個人數字存檔的過程中，用戶一般會面臨技術制約、信息碎片和過載、缺少培訓和專業知識、心理約束四大問題。

2.個人數字存檔的原因分析

根據訪談結果，將個人信息存檔的原因分為以下類別：情感原因、技術原因、替代獲取、容易檢索和任務完成。（1）情感因素：包括歸檔個人信息，以梳理和總結個人經歷和所完成的項目及取得的成果，通過信息整理可以讓個人更容易地搜索信息，從而創造出成就感，并通過個人信息存檔確保信息安全，增強內心的安全感。（2）技術因素：包括個人信息歸檔后供日后更高效的提取和使用資料；將雜亂的個人信息整理后以釋放存儲空間；將個人信息轉移到新的或更為安全便捷的設備或軟件當中。（3）替代獲取：丟棄冗余或重復的文件。（4）容易檢索：重新組織文件和文件夾，以便于檢索文件。（5）任務完成：包括刪除不再使用的文件，清理已完成項目的過程文件等。

3.用于個人數字存檔的設備或工具分析

分析結果顯示，用戶個人數字存檔使用的設備或工具主要有Email、筆記本電腦/電腦、智能手機、云服務和其他移動存儲設備。大多數受訪者傾向多種方式的聯合使用，其中選擇最多的存檔設備或工具是個人筆記本電腦/電腦，其次是智能手機。電腦存儲量大且相對安全，智能手機傳輸文件則更為便捷，二者之間聯合使用相互傳送或分享文件成為個人數字存檔的主流趨勢。

4.個人數字存檔的具體操作過程分析

（1）復制備份。第一，備份內容包括獲得文件、視頻、照片、電子郵件和即時消息，占比最大的是文件和照片。文中調查的專業技術人員開展工程設計和科研工作涉及大量資料文件的存儲，在項目執行過程中需要反復應用，做好這些文件的備份工作是確保項目順利完成的前提；第二，隨著辦公室場所的多元化，調查者需要使用不同的設備備份個人信息以便及時調用，這些設備包括個人電腦和USB設備、云服務的使用和外部存儲設備等；第三，備份頻率包括持續備份。

（2）遷移傳輸。在遷移傳輸文件方面，絕大多數被訪者出于項目協作考慮，多采用網絡方式將部分文件遷移和傳輸。在遷移設備方面，受訪者將文件從舊媒體遷移到新媒體，或將文件在移動設備和電腦之間互傳。

（3）清理或移除重組。從刪除信息的內容來看，主要包括已完成項目的重復信息、可通過其他渠道復制的資料、涉及隱私的信息及網絡文件、已經失去相關性的信息等；從刪除信息的動機來看，主要原因是低存儲空間或已經實施備份處理；從刪除頻率來看，大多數調查者會定期清理不必要的信息片段，而少部分受訪者從不或很少刪除自己的信息，他們認為清理信息浪費時間，或是在刪除信息過程中容易導致個人重要文件資料的誤刪。

（4）信息更新。受訪者一般都會根據最近個人工作和學習情況，定期檢查重復資料，組織個人數字文件信息和資料的更新，并重新分類整理，以便后續工作的調用，并在一定程度上鍛煉提高自身的決斷能力。

5.個人數字存檔面臨的挑戰分析

（1）技術限制。調查結果表明，60%以上的受訪者PDA挑戰與技術性質有關，包括硬件和軟件過時、軟件兼容性差、文件格式不透明、隱私安全和版權等問題。由于交通行業技術人員所用數字文件資料體量巨大，網絡存儲空間以及傳輸速度均成為PDA應用的重要技術限制因素。當前，電子郵件系統的文件導入、保存、查詢、備份和遷移功能不完善，原數據和文件格式管理標準的兼容性差，由于技術資料涉及一些保密文件，惡意軟件和間諜軟件對于涉密文件構成的網絡安全威脅，都阻礙了PDA應用的進一步發展。

（2）信息碎片和過載。在交通行業，跨地域、跨專業的快速、準確、配合的分工與協作越來越頻繁，每個人的數據、信息、資料等都在存儲設備或網絡中的不同位置，不可避免地出現了知識共享、權限管理、圖檔版本控制等諸多問題，使得信息碎片化成為現實。另外，數字信息內容的快速更新和海量獲取渠道往往使專業技術人員陷入信息過載，數字資料的多樣性、復雜性和不確定性也對數字信息的捕捉、管理和處理造成困擾。

（3）缺乏培訓和專業知識。根據調查發現，交通行業技術人員缺乏PDA的專業意識或對其重視程度并不高，只有20%的受訪者是根據各自專業和業務需求主動使用PDA操作，還有30%的受訪者基本不了解PDA的基礎概念。由于缺乏信息組織能力以及信息評估能力、難以操作PDA任務、缺乏信息存檔意識，阻礙了數字資料在項目實施過程中的規范化管理，降低了項目完成的質量和效率，均顯現出技術人員需要加強這方面專業技能的指導和培訓。

（4）心理挑戰。調查結果表明，70%以上的受訪者操作大都依賴于領導指示及公司規章制度，缺乏主動使用PDA操作的意識和習慣，也不注重自身該項技能的提升，導致在個人數字信息存檔過程行為上猶豫不決，信息過載造成個人記憶負荷，信息分散又會增加搜集的難度，使得多數受訪者認為使用PDA是一件耗時的事情，采取一種得過且過的態度。因此，PDA的發展受到用戶心理負擔的影響。

五、PDA應用的對策建議

1.加強PDA的教育和培訓

檔案數字化發展進程中，相關機構應加強對個人數字存檔方面的教育、培訓和指導，具體方式有：企業內部定期培訓、開設在線課程、在日常學習資料中普及PDA重要性及有效策略、推薦可靠的存檔工具等。康奈爾大學圖書館已經啟動了一個名為“管理你”的數字研究文件專欄，詳細說明個人數字文件的類型、價值以及歸檔的具體步驟。iKive網站由伊利諾伊大學厄巴納—香檳分校圖書館創建，已經嘗試探索有用的工具，可以提供用戶可信的集中歸檔服務、集中歸檔桌面文件、社交媒體記錄、電子郵件和其他文件。還有許多類似的案例，如大英圖書館的數字生活項目和國會圖書館的NDIIPP。

2.重視PDA的多元存檔策略

在收集個人數字記錄方面，有必要在記錄形成后盡快開始收集工作，以避免因組織不善而遺忘或意外刪除記錄。同時，個人應該努力確保收集方法的完整性。除了收集數碼照片、數碼文件、影片及其他傳統的個人數碼記錄外，收集行動亦應包括電郵、社交媒體記錄及個人網頁等網上資料。在數字檔案鑒定方面，應以個人需求為主，考察個人數字檔案的證據價值、信息價值、記憶價值和社會價值。在鑒定方法上，要對數字記錄的內容鑒定，包括價值鑒定和去重鑒定，并開展技術鑒定，包括數字記錄的原創性、可讀性、完整性和格式兼容性等，去除損壞而無法恢復的記錄。在數字檔案分類方面，通過對個人數字檔案開展分類、添加元數據和編目，可以有效組織和管理個人數字檔案。首先，根據主題載體時間，對參與不同項目類型的專業技術人員所形成的數字信息展開多層次的分類。其次，在數字信息中添加元數據和標簽以避免數字信息的混淆和丟失，如對所完成項目的類型、地點和時間展開描述，可以為后續的搜索和檢查提供線索。最后，編譯文件目錄以幫助個人記憶。目錄字段可以包括數字文件類型、文件名、存儲位置、密級和相應的密碼、存儲在網絡上的用戶名和密碼等。

數字檔案檢查和維護也是保證數字檔案長期保存的重要手段。首先，應該定期檢查數字文件，找出問題并及時解決，包括存儲空間是否充足、系統是否安全耐用、數字信息是否可讀等。檢查的結果是遷移、恢復或刪除等操作決策的基礎；其次，有效備份需要一定的策略，包括多重備份、遠程備份和異構備份；最后，由于存檔設備的存儲空間不足，舊設備更換，在原系統升級案例中，遷移是保護數字記錄的重要手段，在實施過程中既要考慮不完整問題，也要考慮個人數字記錄格式的兼容性問題，定期或多次遷移、個人數字記錄標準化和兼容格式轉換是有效的策略。

3.加強PDA的隱私安全保護

對于個人來說，良好的安全意識是至關重要的。例如，選擇具有高安全系數的歸檔工具收集個人數字記錄，在存儲數字記錄的過程中，應注意敏感數據的加密。目前，個人數字檔案的加密主要通過密鑰實現，密鑰作為一種從“明文—密文—明文”的計算機算法轉換參數，更適合于海量數據模式下的個人數字檔案加密。此外，第三方歸檔服務平臺應在保護用戶隱私方面發揮更大作用。歸檔服務平臺不僅要提高技術門檻，采用加密機制和安全認證機制，實施訪問控制等個人隱私保護策略，還要利用數據挖掘、數據加密、數據中斷、數據恢復等技術加快創新，加強用戶在PDA處理過程中的隱私保護。

六、結語

PDA作為數字時代個人社會實踐的原始記錄，是當今信息社會的重要文化信息。PDA不僅具有證據參考價值，還包含著個人、家庭乃至整個社會的記憶。本研究對交通行業專業技術人員PDA實踐現狀展開了分析和探討，著重研究了存檔過程并構建了PDA過程模型，針對PDA中面臨的困難提出了建議，以期助力社會大眾及時、科學、有效地實施個人數字存檔，以提高整個社會信息數字化水平。

參考文獻：

[1]史 江，羅紫菡.“智能+”時代檔案管理方法創新探討[J].檔案學研究，2021（2）：54-59.

[2]周 瑛，劉 越，劉 茹.大學生個人數字存檔行為的影響因素探究[J].檔案學研究，2020（1）：52-58.

作者單位：山西省交通新技術發展有限公司