淺談事業單位的檔案管理工作

摘 要：隨著信息化時代的到來，事業單位的檔案保護與管理工作面臨著前所未有的挑戰和機遇。文章旨在探討當前事業單位在檔案管理方面存在的問題，如管理體系不健全、檔案安全風險高、電子檔案管理滯后以及跨部門協作不暢等，并提出相應的改進策略，以期為事業單位檔案工作的科學化、規范化開展提供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案保護；管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在知識經濟和數字化時代背景下，事業單位作為公共服務的重要載體，其檔案管理工作不僅關系到信息資源的有效利用，還關系到單位形象和合法權益的保護。然而，伴隨技術進步和社會發展，傳統的檔案管理方式已經難以滿足現代化管理的需求。因此，探討如何在新環境下開展有效的檔案管理工作，成為一個亟待解決的問題。

一、事業單位檔案的分類

1.文書檔案

文書檔案主要指事業單位在日常工作中形成的各類文件和資料，包括但不限于會議記錄、決定、通告、報告、請示、批復、函件以及對外交流的相關文件，文書檔案是事業單位運行和管理的重要依據，反映了單位的決策過程、管理活動和工作成果。

2.人事檔案

人事檔案是指記錄員工個人基本信息、工作崗位、工作表現、薪酬福利、培訓經歷以及職稱評定等方面信息的文件和資料。這類檔案對于人力資源管理具有極其重要的作用，是人員招聘、配置、考核、激勵和培養的基礎。人事檔案管理要求高度的保密性和安全性，因為涉及個人隱私和單位機密。

3.法規政策類檔案

法規政策類檔案包括法律法規、行政規章、政策文件以及相關的解釋、指南等，是事業單位開展工作的法律依據和政策指導。這類檔案的有效期通常較長，且具有很高的權威性和規范性。管理好法規政策類檔案對于規避法律風險、提升決策質量和確保業務活動合規性具有重要意義。

4.業務活動類檔案

業務活動類檔案是事業單位在開展具體業務活動中產生的檔案，如項目文件、研究報告、工作總結、審計報告以及財務報表等。這類檔案直接反映了事業單位的業務流程、工作成果和財務狀況，對于提高工作效率、分析業務趨勢、制定戰略規劃和內外審計都至關重要。

二、事業單位檔案管理工作中面臨的主要問題

1.管理體系不健全

事業單位在檔案管理體系構建方面存在缺陷和不足，導致檔案管理工作無法規范運行。一方面，部分單位缺乏專業的檔案管理人員或部門，使得檔案工作難以專業化、系統化開展；另一方面，即使有負責檔案管理的人員，也常因為缺少明確的管理流程和操作規范，導致工作效率低下。檔案整理、存儲和使用均存在混亂的問題，對于檔案管理的重要性認識不足，缺乏有效的監督和評價機制，使得管理體系難以發揮應有的作用。

2.檔案安全風險高

截至2021年底，我國現行有效的檔案政策標準共128部，其中法律1部，行政法規3部，部門規章32部，規范性文件60部，標準32部，現行的政策規范中涉及檔案安全的共有41件，其中法律1件、部門規章4件、規范性文件36件。隨著信息化時代的到來，檔案資料的數字化成為大趨勢，但同時也帶來了較高的安全風險。許多事業單位在檔案信息安全管理上投入不足，缺乏有效的技術防護措施，如數據加密、訪問控制等。此外，對于檔案管理人員的安全意識培養不夠，容易導致操作失誤，增加檔案被泄露的風險。一旦檔案信息被非法獲取或破壞，將對事業單位的運營和聲譽造成嚴重影響。

3.電子檔案管理滯后

盡管電子檔案具有存儲方便、檢索快捷等優點，但許多事業單位在電子檔案管理方面仍然滯后。從技術層面來看，許多單位缺乏高效的電子檔案管理系統，現有的系統無法滿足快速檢索、高效存儲和安全保護的需求。隨著信息技術的快速發展，新的文件格式和存儲方式不斷涌現，而事業單位在技術更新方面存在滯后問題，導致無法有效處理和長期保存這些新型的電子檔案。在制度方面，電子檔案管理缺乏統一的標準和規范。不同單位或部門采用不同的電子檔案管理流程和標準，導致在檔案的收集、整理、保存和利用等環節出現不協調。這種缺乏統一規范的情況，使得電子檔案的整合和共享變得困難，影響了事業單位檔案管理的整體效率和效果。

4.跨部門協作不暢

在多部門共同參與的檔案管理活動中，由于缺乏有效的溝通和協調機制，跨部門協作經常出現障礙。不同部門對檔案的分類標準、管理流程存在差異，缺少統一的規范來指導工作，資源分享和信息交流不暢，導致工作中重復辦理或相互推諉現象頻發，影響檔案管理的整體效率。

三、事業單位檔案管理的策略與措施

1.完善檔案管理標準體系

為了確保檔案管理工作在規范化、標準化的軌道上穩步開展，需要針對不同類型的檔案資料，如文書檔案、電子檔案、音視頻檔案等，制定詳盡的分類和歸檔標準，明確不同檔案的整理規則、存儲條件和保管期限。例如，對于電子檔案，應詳細規定文件格式、命名規則、存儲方式和備份頻率等。從檔案的生成、收集、整理、保存到銷毀的全過程，都要有明確的操作指引和流程圖，確保每個環節都有標準可依，減少人為失誤和疏漏。同時，對于檔案的借閱和利用，也應建立一套完善的規章制度，確保檔案的安全性和保密性。在這個過程中，還應強化檔案管理人員的專業知識和技能培訓，通過定期培訓和考核，提升檔案管理人員對標準的熟悉度和執行力。同時，引入先進的檔案管理軟件、技術和設備設施，如智能密集架、電子標簽（RFID）等，提高檔案管理的自動化和智能化水平，減少人工操作的錯誤，提高工作效率。

2.監督與指導文件材料的歸檔工作

監督與指導文件材料的歸檔工作尤其重要，涉及從文件的生成或接收到最終處置的整個檔案生命周期。事業單位應當明確制定和傳達歸檔政策，包括哪些文件需要保存、保存期限、保存格式以及存儲位置等細節。這些政策要符合國家和地方的法律法規，并針對單位特有的需求制定。同時，還要保證足夠的靈活性以適應不斷變化的管理環境。建立專門的檔案管理部門或指定專職人員來負責檔案的歸檔、整理和保護工作。這些專職人員需要定期接受培訓，以便掌握最新的檔案管理知識和技能，能夠有效應對技術進步和法規變化帶來的挑戰。為了加強監督與指導，事業單位應開展定期的歸檔工作審核，包含對個別部門隨機抽查或是全面審計。在審計過程中，除了檢查文件是否按照既定的政策和程序正確歸檔外，還應評估分類的準確性、描述得詳細程度以及存儲的合規性。審計結果要反饋給相關部門和人員，并據此進行針對性的改進。

3.加強檔案安全保護

檔案安全保護是一項非常重要的工作。2004年，印尼班達亞齊省檔案館在印度洋海嘯中損失了80%的照片檔案，Ace文獻信息中心更是失去了全部文件；巴西國家博物館在2018年9月2日的大火中失去了2000萬件考古學和人類學文物瑰寶。在檔案安全保護中，物理安全措施是基礎，包括加強對檔案存放區域的安全防范，如安裝防火防盜系統、監控攝像頭和門禁控制系統，確保無關人員無法隨意進入檔案室。同時，應定期檢查檔案室的環境條件，如溫濕度、燈光和通風，以防止檔案因保存環境不佳而損壞。在電子檔案保護方面，需要采取多層次的技術措施，包括數據加密、訪問控制、網絡安全防護和定期備份。電子檔案應存儲在安全的服務器中，并由專業的IT人員維護，確保不會泄露敏感信息。另外，制定應急預案，以應對可能發生的檔案安全事故，如火災、水災、地震等自然災害以及人為破壞、網絡攻擊等事件。預案中應包含具體的應急響應流程、責任分配、緊急聯系人和備份檔案的恢復程序。

4.推行電子檔案管理

傳統的紙質檔案管理方式逐漸被電子檔案管理系統（EDMS）所取代，這主要得益于信息技術的飛速發展和無紙化辦公的逐漸普及。電子檔案管理不僅能夠提高檔案管理的效率和安全性，還能夠節約大量的物理空間，也更便于檔案的檢索和共享。因此，事業單位推行電子檔案管理是順應時代發展的必然選擇，對于提高管理水平、保護歷史資料和促進信息資源的利用具有重要意義。通過對現有的紙質檔案數字化處理，包括使用高質量的掃描設備將檔案轉換為電子格式，如PDF/A或TIFF，以確保文件的長期保存和可讀性。在轉換過程中，應嚴格遵守文件格式和質量標準，并對敏感信息加密處理，以防止數據被泄露。建立一個全面的電子檔案管理系統（EDMS），該系統應具備強大的文檔管理功能，如自動分類、索引、全文搜索以及版本控制等。系統的設計應考慮到用戶的操作習慣，提供直觀友好的用戶界面，簡化文件上傳、審核、發布和查詢等操作流程。同時，系統后端需要支持靈活的數據庫配置，以適應不斷變化的檔案管理需求。為了確保電子檔案的長期保存和有效利用，還應制定合理的備份策略，定期對電子檔案備份，并將備份數據存放在不同的地理位置，防止自然災害或人為因素導致的數據丟失。此外，數字檔案還需要明確的是法律效力問題。2021年正式施行的《中華人民共和國檔案法》第37條就對數字檔案的法律效力進行了明文規定。目前，中國共有地方性的檔案法規66部，其中省級31部、州市級35部；檔案部門規章37部，其中由國家檔案局單獨或牽頭發布的有20部；擁有地方政府檔案規章135部，其中省級58部，州市級77部。

5.加強跨部門合作

建立一個統一的檔案管理平臺是加強跨部門合作的基礎，該平臺應能夠覆蓋各個部門的工作范圍，實現數據的集中存儲和管理。通過該平臺，各部門可以方便地上傳、下載和共享檔案資料，并能夠對檔案的借閱、歸還、復制等操作實施跟蹤和記錄。該平臺還應該具備強大的搜索功能，支持關鍵詞檢索、分類篩選等多種查詢方式，以幫助員工快速找到所需的檔案資料。為了促進跨部門之間的溝通和協作，應定期召開跨部門會議，各部門可以就檔案管理的相關問題展開討論和交流，分享各自的經驗和做法，提出改進建議。同時，會議也可以作為一個平臺，讓各部門之間建立聯系和了解彼此的需求，從而更好地協調工作。除了會議之外，建立跨部門工作小組也是一種常見的合作方式。工作小組由來自不同部門的成員組成，負責處理一些涉及多個部門的檔案管理任務。例如，在檔案數字化工作時，可以成立一個由信息技術部門、檔案管理部門和其他相關部門成員組成的工作小組，共同制定數字化方案、協調資源分配以及監督項目進展等。

四、事業單位開展檔案管理工作的方向和目標

1.智能化管理

2021年6月9日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確提到，“十四五”時期檔案事業發展目標之一為“檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型”。智能化管理的核心在于利用現代信息技術，如人工智能、大數據、物聯網和云計算等優化檔案管理流程。這意味著事業單位需要對現有的檔案管理系統升級改造，引入智能識別、自動分類以及語義理解等技術，以實現對電子檔案的高效處理和準確檢索。例如，通過應用機器學習算法，系統可以自動識別檔案內容并生成元數據，極大地減少了人工著錄的工作量，提高了檔案檢索的準確性。智能化管理還體現在對檔案利用的智能化服務上，可以通過建立智能問答系統、在線客服機器人等方式，提供24小時不間斷的檔案查詢服務，滿足用戶隨時隨地獲取檔案信息的需求。通過對用戶行為的分析和學習，智能系統還能夠主動推薦相關檔案資料，提升用戶體驗。

2.云存儲與備份

隨著云計算技術的成熟和普及，其可擴展性、靈活性和成本效益等特點使得越來越多的機構開始考慮將其應用于檔案管理領域。云存儲不僅提供了一種高效、可靠的數據保存方式，還為檔案的持久化保存、災難恢復和遠程訪問提供了新的可能。未來的檔案管理工作將更加依賴于云服務提供商的存儲和計算能力。這些服務能夠提供幾乎無限的存儲空間，足以應對事業單位不斷增長的檔案數據量。同時，通過彈性計算資源，可以快速處理大量數據，提高檢索和分析的效率。云服務通常具備多地點的數據冗余存儲能力，即使發生自然災害或設備設施故障，也能夠保證數據的完整性和可用性。

3.遠程訪問與協作平臺

隨著互聯網技術的飛速發展和全球化辦公趨勢的加強，事業單位檔案管理的工作趨勢之一是構建遠程訪問與協作平臺。該平臺能夠支持不同地點的員工方便、安全地訪問和處理檔案資料，提高工作的靈活性和效率。要實現這一目標，需要確保檔案管理系統具備強大的遠程訪問功能。這意味著系統應當支持多種終端設備，如個人電腦、平板電腦和智能手機等，使員工能夠在任何時間、任何地點訪問檔案系統。在協作方面，遠程訪問與協作平臺提供豐富的協作工具，如實時通信、文檔共享、協同編輯和版本控制等。這些工具能夠幫助團隊成員高效地協作處理檔案，無論他們身處何地。例如，通過文檔共享功能，團隊成員可以共同查看和編輯同一份文件；而版本控制則能確保每個人在最新的文件版本上工作，避免信息不一致的問題，平臺還具備良好的兼容性，能夠與其他業務系統，如OA辦公自動化系統、ERP企業資源規劃系統等無縫集成，形成統一的解決方案。

五、結語

總之，事業單位的檔案管理工作是一項系統性、綜合性極強的工作，要求管理者具備專業的知識和技能，需要得到全員的重視和支持。面對新時代的挑戰和機遇，事業單位必須不斷加強檔案管理制度建設，利用先進的信息技術手段，提高檔案工作的科學化、規范化水平。同時，應當注重人才培養，增強全體員工的檔案意識，確保每一項工作都能得到有效記錄和妥善保存。未來，隨著技術的發展和管理理念的更新，事業單位的檔案管理工作必將更加專業化、智能化，更好地服務于單位的可持續發展和社會的全面進步。

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作者單位：府谷縣農業綜合執法大隊