檔案管理在數字化時代的角色與轉變

摘 要：數字化時代，社會治理和管理模式發生革命性變化，為檔案管理工作的角色定位和功能轉型提供了契機。文章從檔案參與數字化時代動力機制出發，認為檔案管理工作在新形勢下是數據資源建設的采集者、數據資源開放的服務者和推動者、數據資源保管的守護者。面對新的角色定位，檔案管理應該堅持把制度建設作為首要任務、資源建設作為關鍵環節、共享利用作為主攻方向、安全建設作為底線任務，推動檔案數據治理要素轉型升級、高質量發展，更好地服務于數字社會建設。

關鍵詞：檔案管理；數字化；角色

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

數字浪潮撲面而來，檔案數據思維開始全方位滲透，檔案數據要素價值不斷釋放，成為新的檔案治理形態。《中華人民共和國檔案法實施條例》明確提出數據匯集、數據出境、數據共享等內容，指引檔案數據化管理走向依法治理。適應數字社會建設要求，檔案管理工作要按照《檔案法》《檔案法條例》規定，強化新形勢下檔案角色定位和功能轉型，推進檔案事業緊跟數據時代發展的大潮，為數字社會建設貢獻檔案智慧。

一、檔案參與數字化時代建設的動力機制

檔案作為社會的真實記錄，是實現數字化時代治理轉型的重要來源，明晰二者的關系，有利于厘清契合點，提高檔案數據治理效能。

1.數字政府建設的需要

伴隨大數據、人工智能、互聯網+等技術不斷發展，人類社會的形態正從IT時代邁向DT時代，數據在社會治理和經濟發展中的作用日益突出。政府治理模式必須緊跟時代發展與人民群眾需求，數字政府理念應運而生。2022年6月，國務院印發《關于加強數字政府建設的指導意見》中明確指出，數字政府需要堅持數據賦能的基本原則，實現數據的有序流動。在實踐中，數字政府的建設依托數據的開放與共享，推動數據在社會各領域治理主體之間有序流動，挖掘數據資源的潛在價值，提升社會治理效果。檔案數據是社會治理的重要基礎，檔案部門參與數字政府建設必不可少。檔案數據是政府工作形成的具有重要價值的經驗集合，利用好檔案數據能夠為政府治理提供好經驗、好做法，推動善治目標的實現。檔案參與數字政府平臺建設，一方面，要推動各類檔案標準化、智能化管理，形成來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件，推行電子文件單套制歸檔，著力推進數字檔案館（室）建設，加快傳統載體檔案數字化，規范電子文件和電子檔案管理，構建數字檔案資源體系；另一方面，要拓展檔案服務廣度，切實簡化利用手續，實現線上、線下功能互補，不斷提升服務效能，促進檔案數據多跑腿。

2.人民群眾對檔案利用的需要

隨著物聯網、大數據分析、人工智能、云計算等現代信息技術的廣泛普及，人民群眾對政府信息的需求和要求發生了巨大變化。從需求上來看，簡單被動的應答式服務已經無法滿足民眾的綜合需求，建立個性化、精細化服務模式迫在眉睫；從時空上來看，人民群眾對全天候式的服務要求逐步上升，需要實現讓數字多跑路、群眾少跑腿。在數字政府建設過程中，數字技術的運用是手段而不是目標，群眾滿意不滿意才是衡量工作的標尺。應當秉承用戶思維和應用導向，通過數字化、大數據的廣泛應用，努力提升人民群眾和市場主體的便利度和獲得感。檔案的管理形態正從模擬態、數字態向數據態的方向轉變，各地開展了一系列有益嘗試。一方面，持續提高檔案數據化管理水平，堅持以人為本，堅持問題導向、需求導向和效果導向，用數字化理念、技術和手段破解群眾“急難愁盼”問題；另一方面，全面提高檔案運行數字化智能化水平，實現服務不受區域限制，無差別受理、同標準辦理，夯實數字政府公共服務基礎。

3.檔案價值發揮的自身需要

檔案作為重要的信息資源和戰略資源，既是歷史的真實記錄，也是歷史經驗的聚寶盆和富礦，在推動國家治理體系現代化發揮著至關重要的作用。大數據時代為檔案價值發揮拓展了新的空間，有利于數據資源成果更多、更公平地惠及全體人民。從檔案數據形式上看，針對多源異構、數據存疑等問題，檔案部門著力建設檔案數字化應用場景，構建全生命周期檔案管理體系，實現檔案收集、整理、歸檔、移交、統計和利用等全方位功能覆蓋、全流程在線流轉、全覆蓋智能服務；從檔案服務上來看，檔案部門積累豐富的數據管理治理經驗，通過模塊化節點設置、自動四性檢查、統一身份認證、動態數字水印、多重文件備份等技術，對檔案數據的采集、加工、存儲和管理等節點關聯風險控制，促使檔案從數據“管理者”“守護者”向“參與者”轉變。比如在“十四五”規劃中，各地重點推進以檔案數字資源為核心的檔案信息化建設，加快推進檔案資源共享平臺建設，體現了檔案參與數字時代建設的自覺性和主動性。

二、檔案管理在數字化時代的角色定位

檔案部門需要深入研究數字化時代檔案工作使命任務，特別是數據管理工作的作用和價值，找好坐標定位，為發揮好職能奠定基礎。

1.數據資源建設的采集者

檔案作為社會數據資源的基礎，采集好、保管好檔案資源對于推動建立資源豐富、結構合理的政務數據庫具有重要作用。檔案部門作為政府數據的采集者，提供了大量社會治理資源，成為服務社會治理和人民群眾生活的關鍵部門。大數據時代，傳統檔案面臨收集難、整理難、管理難以及利用難的問題，各地相繼開展互聯網電子文件采集，強化專題建設，推動互聯網電子文件采集工作量質齊升。數據作為電子檔案歸集的核心，數據的質量直接影響電子檔案的質量和應用賦能水平。在電子檔案的收集基礎上，有的部門相繼探索云儲存等形式，提高數據資源保管力度。同時，建立完善的數據匯聚渠道和機制，統籌推動各類數據依托統一渠道匯聚落地。在數據采集過程中，針對數據結構不完整、異質、冗余等問題，檔案部門要采取數據清洗、擴大收集面等形式優化采集手段，提升采集質量。

2.數據資源開放的服務者

數據只有經過開放、共享才能充分釋放數據價值。因此，數據的開放共享是數據全生命周期中發揮價值的關鍵基礎一環。檔案部門作為數據保管者，在服務數據開放上具有義不容辭的重任。服務與利用作為檔案部門的基本職責，《檔案法》《檔案法實施條例》都給予明確規定。近年來，檔案部門數據利用率顯著提升，在傳統服務方式的基礎上，檔案管理機構逐步探索OCR技術、語音識別技術、人工智能技術等在檔案信息深層加工和利用中的應用，為深化檢索、查詢提供更大便利，全面實現檔案的信息化管理。作為服務者，檔案部門具有自身獨特的優勢。一是完備的軟硬件條件。檔案信息化建設扎實推進，檔案查詢利用條件顯著改善，檔案數據多跑路、群眾少跑腿基本實現，檔案數據積極參與政府數據中心建設成效明顯；二是具有豐富的數據管理經驗。檔案數據化管理轉型較為順暢，檔案部門積累了豐富的數據治理經驗和能力，實現從數據“管理者”向主動“服務者”的轉變，為政府數據治理體系打造奠定堅實基礎。

3.數據資源開放的推動者

數據資源只有共享利用才能發揮最大價值。近年來，檔案部門以數字化改革為牽引，深化技術賦能，提高檔案數據資源歸集共享的科學化、智能化水平，加大檔案數據資源共享與開放力度，檔案數據價值得到充分釋放。數字化時代，檔案部門需要做數據共享利用的推動者，一方面，積極參與政府數據平臺建設，推動政務電子檔案在線歸檔和數據流動；另一方面，加強宣傳引導，提升人民群眾的數據素養。

4.數據資源管理的守護者

數據安全管理是檔案部門的底線，是檔案管理工作的重中之重。檔案部門需要不斷筑牢夯實檔案安全防線，將數字化檔案安全與實體檔案安全放到同等重要的位置，營造了良好的數字檔案安全環境。具體而言，一是加強開放數據審核。對于數據中可能存在的涉密、涉敏問題，可以利用專用保密涉密檢測軟件工具，對檔案數據開展全量檢測，確保上傳報送的檔案資源和數據準確、可靠；二是加強共享數據安全保護。做好共享數據的防篡改工作，建立局域網共享文件夾保護功能，利用區塊鏈技術優勢，做好數據的安全防護，確保數據真實、有效。

三、檔案管理在數字化時代的轉變策略

檔案部門要把握數字化時代特征和發展趨勢，緊緊抓住數字化建設這一中心任務，優化轉型路徑，提升檔案數據質量，在新時代展示檔案工作的新擔當。

1.堅持把制度建設作為首要任務

面對新的技術環境，要加強組織領導，轉變檔案管理模式，優化檔案治理體系。一是制定檔案參與數據化治理的有關標準。2020年，《信息技術大數據政務數據開放共享》（GB／T38664—2020）頒布實施，為我國政府數據開放共享提供了行動指南和執行標準，提高檔案信息共享服務水平，實現跨層級、跨部門的共享力度。但是，檔案部門參與大數據治理的標準和規范尚未真正出臺，檔案領域缺乏有針對性的實施細則，需要明確檔案準入條件、數據標準、共享質量、開放標準、安全防護等方面，避免形成檔案數據孤島；二是明確責任邊界。把大數據理念融入檔案管理全過程。一方面，要利用新一代信息技術實現檔案數據的多維歸類、智能檢索、深度挖掘和智慧編研等活動，充分發揮檔案大數據在經濟社會發展的支撐作用；另一方面，打通電子檔案服務社會治理“最后一公里”，完善電子檔案歸檔系統和應用場景，為服務社會經濟發展提供技術保障。比如，上海市檔案館開展基于多智能技術的電子文件智能化歸檔研究，通過AI數據智能捕獲技術打造無感式、靜默型在線歸檔新模式，有效緩解了系統接口異構，歸檔數據無法及時、完整、準確和系統收集的問題；三是重視數字化轉型升級。將數字化管理納入檔案工作重點，推動信息化向數字化、智能化轉型，深化和逐步推廣電子檔案“單套制”管理，完善技術規范和標準體系，提升數字化利用質效。

2.堅持把資源建設作為關鍵環節

把強化檔案數據歸集作為數據生態治理的重要內容，夯實數據資源體系基礎。突出抓好科技等各門類檔案收集、管理，積極將數字檔案室應用系統建設納入數字機關建設總體規劃，推進數字資源建設。開展檔案標準化業務梳理，規范統一檔案事項的網辦入口，不斷簡化辦事材料、強化業務協同。比如有的地區探索各類政務、服務業務系統與檔案管理系統對接融合，發揮平臺的公共入口、公共通道、公共支撐的樞紐作用，全面支撐各類政務、服務事項檔案線上運行和線上線下融合服務，提升收集質量。探索建設統一的數字檔案資源庫，完善歸集各級檔案管理機構已經數字化的檔案，逐步推進檔案核心歸集線上“無紙化”運行。建設分類檔案基礎數據庫，對重大項目、重大活動建設特色數據庫，加強定向重點數據歸集，形成專題檔案電子資源。還要規范檔案管理服務機構深化數據治理工作，著力完善檔案信息，切實提高入庫檔案數據質量。

3.堅持把共享利用作為主攻方向

一是加強檔案部門數據共享平臺建設。《檔案法實施條例》指出，縣級以上地方檔案主管部門應當推進本行政區域檔案數字資源共享利用工作，為數據共享平臺建設提供制度保障。檔案部門借助大數據、云計算技術，構建集約化的檔案信息統一共享利用平臺，突破傳統的“一館一地”利用模式，實現館與館之間的跨館查檔、檔案信息資源的集中管理和共享，為利用者提供方便、快捷的查檔服務，提高檔案利用效率；二是積極參與政務共享平臺建設。政務服務數據共享平臺是支撐互聯網政務服務門戶、政務服務管理平臺、業務辦理系統運行的載體，一般包括資源目錄、共享網站、共享管理端、基礎數據庫、數據開放網站、數據開放管理端、信息資源共享交換、運行管理平臺。檔案部門要積極融入平臺建設，將檔案數據作為政務共享平臺建設的基礎性工作，發揮在“一網通辦”中的作用。比如將館藏民生、婚姻、入學等檔案數據融入平臺，提高數據開放率，實現便民利民。檔案部門要注重數據更新，制訂更新計劃和頻率，保持檔案數據的持續、穩定共享。

4.堅持把安全建設作為底線任務

數字化時代，檔案管理面臨著更為復雜的安全保管環境，要在安全管理上狠下功夫，提高安全防護能力。一是增強安全管理意識。充分利用“6·9國際檔案日”、應急預案演練專題活動開展檔案工作人員安全知識培訓，進一步增強干部職工政治意識，強化底線思維，促使從理論知識到實踐的提升，真正將安全責任意識入眼、入腦、入心，切實筑牢檔案安全防線；二是抓好數字化成果安全管理。扎實做好電子檔案“四性”監測，推動電子檔案符合國家要求，加大電子檔案“單套制”建設，讓檔案數據真正成為檔案管理主體，并扎實落實各項安全措施，對計算機、數據光盤、網絡載體加強管理，做好數據庫安全保障，堵住檔案泄密漏洞；三是做好數據分級管理。按照《關于構建數據基礎制度更好發揮數據要素作用的意見》規定，加強檔案數據的分級管理，針對一般數據、重要數據和核心數據采取不同的保護措施。比如對重要數據需要共享的，要經管理者、專家多輪審核，并嚴格數據共享范圍；對于一般數據要加強劃控解密審查，降低數據被泄露的風險，優化治理要素管理；四是加強安全防護網絡建設。人工智能、區塊鏈技術在檔案安全保管領域的優勢，為檔案數據資源長期安全保管提供堅實的保障。檔案部門要結合實際，推動新技術融入網絡防護體系，提高抵御網絡風險的能力。

四、結語

在數字中國戰略背景下，檔案部門應探索運用新技術、新理念創新檔案數據管理應用模式，推動檔案事業可持續發展。還要加快推進數字化轉型，積極運用互聯網、云計算、大數據、人工智能、區塊鏈等技術與檔案工作深度融合，加強檔案數據資源建設、打造共享平臺，把安全建設擺在突出位置，積極探索檔案事業融入大數據的發展路徑，加快推進資源布局，助推檔案事業轉型升級。

參考文獻：

[1]易 濤.政府數據開放的“檔案參與”：歷程、角色與路徑[J].《浙江師范大學學報（社會科學版）》，2023（03）：14-15.

[2]左 晨.新《檔案法》背景下電子檔案創新性管理研究[J].《蘭臺內外》，2023（12）：25-26.

[3]何 振.數字時代檔案公共服務的理念革新與實現路徑[J].《山西檔案》，2022（07）：11-12.

作者單位：濟南職業學院

作者簡介：盧紅（1970—），女，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。