信息化背景下高職院校干部人事檔案建設的研究

摘 要：檔案管理工作是高職院校綜合管理工作的重要組成部分，其中包含了歷史資料、發展現狀資料、發展戰略與規劃資料等，對高職院校管理與建設發展意義重大。干部人事檔案作為高職院校檔案中的一種類型，其主要記載了高職院校不同崗位干部的基礎信息、工作成效、考核結果、獎懲信息等，可以為高職院校調整干部隊伍結構、選拔任用人才、人力資源管理等工作提供數據支持。但是，從當前各大高職院校干部人事檔案管理情況來看，仍存在檔案案卷質量低、干部人事檔案開發利用率低、干部人事檔案信息化建設重視度不足的問題。在信息化背景下，加強干部人事檔案信息化建設可以很好地解決上述問題。文章對信息化背景下高職院校干部人事檔案信息化建設策略加以分析，以供相關高職院校參考借鑒。

關鍵詞：信息化背景；高職院校；干部人事檔案建設

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A

科學、規范化的開展干部人事檔案管理工作，對于高職院校干部隊伍建設與管理工作意義重大。近幾年，隨著我國各大高職院校現代化建設進程的加快，各院校紛紛尋求人事檔案創新管理路徑，旨在發揮干部人事檔案對干部隊伍建設與管理的積極作用。由此可見，在信息化背景下高職院校加強干部人事檔案信息化建設是十分必要且關鍵的。然而，當前各高職院校實際干部人事檔案管理中仍存在諸多問題尚未解決，嚴重影響著干部人事檔案參考與利用價值發揮。基于此，各高職院校及檔案管理部門應當充分利用信息技術創新干部人事檔案管理模式和手段，提高干部人事檔案管理水平與工作效率，為高職院校干部隊伍建設與管理工作創造良好條件，助力高職院校良性發展。

一、高職院校干部人事檔案管理信息化建設的必要性

1.高職院校發展對高質量人才隊伍建設的要求

近幾年來，隨著我國教育領域持續深化改革，高職教育逐步走入人們的視野，在專業技能型人才、基礎實干型人才培養與輸出上發揮著越來越重要的作用。隨著高職院校建設與高質量人才隊伍建設政策的落實，高職院校綜合管理水平、核心競爭力得到了明顯提高。其中，高職院校人才包含教師隊伍與管理干部隊伍，他們均具有干部身份。在信息化背景下，高職院校加強干部人事檔案信息化建設，對于干部晉升、崗位調任、優秀人才提拔等工作具有積極意義。事實上，高職院校的高質量發展在一定程度上受到干部隊伍質量的影響，而提高干部隊伍質量的基礎要素便是做好干部人事檔案管理工作。以往高職院校所使用的傳統檔案管理模式不僅浪費大量人力、物力、財力，還無法為干部隊伍建設工作提供意見指導。信息化背景下高職院校加強干部人事檔案信息化建設，可以優化人事資料收集全面性，提高開發利用率，為高校開展干部人事管理工作，加強人才隊伍建設提供有力支持，從而推動高職院校良性發展。

2.高職院校人事制度改革與發展的需求

現階段，國內各大高職院校快速發展與舊有管理制度之間的不契合矛盾日益深化，如管理制度刻板落后，無法發揮應有價值；干部人事檔案管理理念滯后，阻礙高職院校干部人事檔案管理工作的現代化發展；干部人事檔案儲存條件單一，內容更新不及時；檔案管理人員的現代化意識與信息化素養較低等。而信息化背景下高職院校加強干部人事檔案信息化建設，可以進一步改革創新干部人事檔案管理制度、流程以及管理手段，從而最大限度地提高院校干部人事檔案的工作效率與管理成效。

3.國家政策要求

科技領域持續創新發展，各類現代化信息技術被廣泛應用于社會生產生活的方方面面。當前，各大高職院校所采用紙質檔案為主的人工檔案管理模式已經無法適應學校現代化建設與發展需求。對此，國家政府部門制定并推行了《干部人事檔案工作條例》《關于深入開展干部人事檔案專項審核工作的通知》等政策文件，旨在加快干部人事檔案信息化建設進程。面對這一政策背景，各大高職院校應當積極作為，不斷加快干部人事檔案信息化建設進程，為本校干部人事檔案管理工作創造良好條件。

二、高職院校干部人事檔案管理中存在的問題

1.檔案案卷質量低

通過分析以往各大高職院校干部人事檔案管理工作中所采用的傳統管理模式，不難發現傳統干部人事檔案管理模式以紙質版檔案資料為管理對象，通過人工收集與整理管理的形式開發利用各類干部人事檔案，降低了高職院校干部人事檔案質量。

第一，在傳統干部人事檔案管理模式下，分散于各部門的干部人事檔案收集不全面。例如，領導干部任免審批表、個人工作履歷表、家庭情況信息表較容易出現信息填寫不完善、填寫格式不正確等情況；干部入黨、入團等相關資料出現缺失、損壞等情況。

第二，干部人事檔案內容存在更新不及時的問題。例如，干部年度工作考核表、干部職務任免表、個人工作獎懲表、評優評先表等，會受到人員較多、流程煩瑣等因素影響，最終出現歸檔不及時問題，影響整個干部人事檔案開發利用效果。

第三，對干部人事檔案的真實性鑒別不到位。部分高職院校檔案管理人員在對干部人事檔案歸集過程中存在未嚴格審核其真實性的情況，增加了干部人事檔案信息造假風險，降低了高職院校干部人事檔案管理質量。

2.干部人事檔案開發利用率低

高職院校組織開展干部人事檔案管理工作，主要目的是為了提高干部隊伍建設與管理質量。然而，從當前各大高職院校干部人事檔案管理情況來看，干部人事檔案開發利用率低下的問題尤為顯著。

第一，高職院校干部人事檔案查閱流程較為煩瑣，尚未健全使用管理制度，檔案案卷管理存在不規范等問題。這些情況極大程度上降低了高職院校干部人事檔案管理人員的工作積極性與主動性，影響著干部人事檔案的開發利用率；第二，高職院校干部人事檔案所記載的內容無法客觀、精準地反映干部實際情況。例如，部分考核、檢定、評價檔案內容千篇一律，最終導致干部人事檔案無法真實反映干部工作能力、職業素養、行政業績等；第三，紙質版干部人事檔案無法充分發揮對干部選拔任用工作的監督作用。并且，紙質版檔案在借閱過程中較為容易出現破損，開發利用率較低。

3.對干部人事檔案信息化建設重視度不足

現階段，各大高職院校在組織開展的干部人事檔案管理工作中，還存在對信息化建設重視度不足的問題。信息化背景下，加快信息化建設進程已經成為各大高職院校建設與現代化發展的必然趨勢，但當前仍存在對信息化建設認知片面的情況。

第一，高職院校現有干部人事檔案在干部選拔與任用上無法發揮最大化參考價值，最終導致與干部選拔任用配套的管理經費、管理制度、信息化建設等工作止步不前；第二，干部人事檔案管理人員的工作積極性與主動性較差。究其原因，各大高職院校將檔案管理重點放在了人力資源、組織、圖書館等部門，并且所采用的管理手段較為滯后，低工作效率、高人力成本、高工作量，降低了檔案管理人員的工作熱情；第三，高職院校各級干部的檔案管理意識不足，在提交個人工作總結、培訓及學習、政審等資料時，態度隨意，并未按照規范填寫內容，從而降低了干部人事檔案質量。

三、信息化背景下高職院校干部人事檔案建設策略

1.增強檔案管理信息化建設意識

正確的意識是實踐行動的科學指南。要想在信息化背景下順利推進干部人事檔案信息化建設工作，各大高職院校的首要任務就是對干部人事檔案、檔案信息化建設等形成正確認識。基于此，高職院校可以從校級、管理級、干部個人三個主體層面開展檔案信息化建設意識優化工作。

第一，高職院校學校層面，應當將干部人事檔案信息化建設工作與高校管理與現代化建設發展有機聯系起來。從高職院校整體發展角度出發，結合本校實際情況全面、科學地規劃干部人事檔案信息化建設方案。同時，高職院校還應當在年初運行資金配置中為干部人事檔案信息化建設預留充足資金，為信息化背景下高職院校干部人事檔案信息化建設工作奠定堅實基礎；第二，高校管理人員及檔案部門主要負責人在推進干部人事檔案信息化建設工作時，應當結合實際情況完善工作獎懲機制。同時，組織檔案管理人員定期參與專業化培訓活動，不斷提高檔案管理人員的工作能力與信息化素養，為高職院校干部人事檔案信息化建設提供人才支持；第三，對于高職院校各級領導干部而言，應當在日常管理工作中做好相關政策宣傳推廣工作，不斷增強干部自身的檔案管理意識，為干部人事檔案開發利用創造良好的環境。

2.構建信息化管理平臺

在信息化背景下，各大高職院校的干部人事檔案信息化建設工作應當從人事檔案資料收集歸檔、信息化建設、管理制度等方面著手推進。

第一，設置固定時間對高職院校干部人事檔案內容加以更新。例如，及時更新干部學歷、崗位晉升、年度工作考核與獎懲等信息。檔案管理人員在歸檔各類干部人事檔案過程中，需要重點核查信息，如干部入黨時間、就職時間、家庭成員信息等，確保檔案內容與實際情況一致。在干部人事檔案歸集與內容更新過程中，檔案管理人員可以參照《檔案著錄標準》、各院校所制定的干部人事檔案管理制度等，進一步做好干部人事檔案歸集匯總工作；第二，加快高職院校干部人事檔案數字化建設工作。例如，結合智慧校園建設要求構建干部人事檔案信息化管理系統，將現有紙質版檔案轉變為電子檔案，并在云端做好備份儲存。此外，可以利用物聯網、云計算等技術構建多元化管控平臺，以干部人事檔案基礎數據信息為對象，以提高干部人事檔案開發利用為目標，搭建數據庫。真正實現各類干部人事檔案相互融合，提高共享與利用率，確保高職院校干部人事檔案可以發揮應有價值；第三，建立健全干部人事檔案管理制度。例如，人員信息化管理工作規范、信息共享交流機制、數據庫訪問權限等，為信息化背景下高職院校干部人事檔案建設提供制度保障。

3.完善人事檔案信息化建設監管體系

在信息化背景下，各高職院校在推進干部人事檔案信息化建設工作時，應當深入貫徹落實“全面從嚴治黨”的工作要求，逐步完善干部人事檔案審核監督管理機制。對干部人事資料收集、鑒定、核查、共享、信息化建設等加強監管，避免出現信息不完善、信息造假、信息開發利用率低等問題。高職院校還應當充分利用監測技術對干部人事檔案管理平臺信息安全性與完整性加以管控。動態化保存訪問用戶的操作行為，及時發現篡改、竊取、損毀高職院校干部人事檔案的行為，并及時預警，最大程度地保障高職院校干部人事檔案的完整性與完全性，為有效開發利用創造良好條件，促使高職院校借助完善的干部人事檔案推進干部人才隊伍建設與管理工作。

4.全面提升檔案管理人員綜合素養

在信息化背景下，高職院校要想順利推進干部人事檔案信息化建設工作，應當充分認識到檔案管理人員在其中發揮的重要作用。事實上，檔案管理人員的專業能力與綜合素養的高低直接影響著高職院校干部檔案信息化建設水平及工作成效。基于此，各大高職院校應當結合干部人事檔案信息化建設要求、崗位能力要求等，加強檔案管理隊伍建設，全面提升檔案管理人員的綜合素養。一方面，高職院校應當加大人才培養力度，通過崗前培訓與在崗定期教育活動，不斷提升檔案管理人員的專業能力與信息技能，確保其可以熟練運用各類軟件技術開展干部檔案管理工作；另一方面，高職院校應當加大人才引進力度，擇優選擇政治素養高、工作責任心強、專業技能過硬的人才擔任干部檔案管理職務。

一方面，在實際工作中檔案管理人員要對干部人事檔案開展全程追蹤與動態化管理，及時錄入和更新干部職務變動信息、工作履歷信息、繼續教育信息、獎懲信息等，直觀反映高職院校干部的德、能、勤、績、廉等工作情況。利用干部人事檔案數據庫做好資源整合與管理，真正發揮干部人事檔案的參考與利用價值；另一方面，檔案管理人員應當把握檔案質量關口，優化信息采集程序，對一些信息造假行為秉持零容忍態度，以此強化高職院校干部人事檔案的權威性。

5.建立健全檔案管理制度

任何工作的順利開展都需要依托科學可行的管理制度為基礎保障。在信息化背景下，高職院校推進干部人事檔案信息化建設工作的主要目的是對傳統干部人事檔案管理模式加以改革創新。由此可以推斷，新型干部人事檔案管理模式勢必需要與之相契合的新型管理制度作為基礎保障。對此，高職院校應當對現行的傳統干部人事檔案管理制度加以改革創新，確保干部人事檔案管理各環節高度規范。例如，設置干部人事檔案查閱審理制度，明確規定所有查閱、借用干部人事檔案的人員應當經過主管部門審批簽字。對于不按照要求借閱檔案的人員，應當及時批評教育。此外，高職院校還應定期或者不定期維護干部人事檔案信息管理系統，制定身份訪問管理制度。一旦系統后臺發現違規訪問檔案系統的情況，應及時查清原因并開展責任追溯工作。

四、結束語

綜上所述，在信息化背景下高職院校加強干部人事檔案信息化建設，具有較為深遠的現實意義，不僅是各大高職院校順應國家政策要求、時代發展潮流的必然趨勢，還是進一步提高高職院校干部人事檔案管理水平與工作效率的有效路徑，對高職院校干部隊伍建設與管理具有較大幫助。基于此，各大高職院校領導者及檔案管理部門應當與時俱進，充分認識到傳統檔案管理模式的不足與加強干部人事檔案信息化建設的必要性。通過增強信息化建設意識、構建信息化管理平臺、完善信息化監管體系等措施，加快干部人事檔案信息化建設進程。以先進技術及信息化系統為基礎，不斷提高干部人事檔案管理水平與效率，為高職院校干部人才隊伍建設與管理提供有力支持。

參考文獻：

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[2]宋艷語.高職院校人事檔案管理信息化建設探究[J].船舶職業教育，2020，8（06）：67-69.

作者單位：臨沂科技職業學院作者簡介：鄒海霞（1971—），女，漢族，山東煙臺人，本科，館員，研究方向：會計學專業。