國有企業人事檔案數字化建設探究

［摘 要］人事檔案管理是國有企業人力資源管理工作的重點內容之一，數字化檔案管理模式的推進，不僅能提升檔案管理的效率，還能加強對國有企業決策的支持。基于此，文章首先闡述國有企業人事檔案數字化建設的意義，其次分析當前國有企業人事檔案數字化建設面臨的問題，最后提出國有企業人事檔案數字化建設的策略，希望能為國有企業人事檔案數字化管理提供一些思路。

［關鍵詞］人事檔案；檔案管理；數字化建設；國有企業

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.18.066

［中圖分類號］G270.7；F276.1 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）18-0-03

0 引 言

人事檔案數字化是指釆用掃描儀等設備將紙質人事檔案轉化為可儲存于電子設備的數字圖像或文本，并按照檔案材料的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像的關聯關系的處理過程，以便檔案資料得以利用、開發與共享［1-2］。在科技高速發展的今天，數字化建設深刻影響著國有企業的人力資源管理工作。人事檔案資料對國有企業人才選拔任用、考核考察、管理監督、教育培養等工作有著十分重要的參考價值，數字化轉型已成為人事檔案管理的必然趨勢［3-4］。

1 國有企業人事檔案數字化建設的意義

1.1 提升人事檔案管理效率

人事檔案記錄的內容十分廣泛，包含履歷材料、考核鑒定材料、學歷材料、學位材料、職稱材料、獎勵材料、處分材料、任免材料等一系列重要信息。隨著經濟的快速發展和市場競爭的加劇，國有企業人員流動日益頻繁，涉及的人事檔案信息越來越多。對人員數量龐大的國有企業而言，傳統紙質檔案信息登記較慢，信息承載力小，移動、取送檔案需要耗費許多時間和精力。而數字化建設改變了人事檔案的載體，打破了傳統紙質檔案在數據收集、傳輸等方面的局限性，全面提升了管理效率，有效解決了人事檔案管理存在的信息滯后問題。

1.2 提高人事檔案利用價值

伴隨著三項制度改革的浪潮，國有企業紛紛建立起“外部市場化選聘+內部公開競聘”的競爭上崗機制，人事檔案越來越多。人事檔案中記載著員工大量的基礎信息，但由于傳統紙質檔案信息檢索困難，統計分析耗時長，難以高效支持管理層決策。但通過數字化建設，人事檔案內容的搜索更便捷，審查更精準，信息更規范，能幫助企業全面了解職工情況，建立人才庫，強化人才選拔審核把關，全面提高人事檔案利用價值，同時幫助企業更好地開展人力資源管理工作。

1.3 增強人事檔案的安全性

在國有企業管理工作中，干部考核、退休審批等均需要查閱人事檔案。人事檔案數字化建設有效避免了借閱人事檔案過程中對紙質文件造成的影響，如磨損甚至因保管不力導致的資料竄改或遺失等問題，延長了檔案的使用壽命。人事檔案信息管理系統可以實現對檔案借閱人員權限的有效控制，通過線上審批流程進行臨時性人事檔案查閱授權，在方便檔案借閱者的同時保障了人事檔案相關資料的安全性。

2 國有企業人事檔案數字化建設面臨的問題

2.1 企業對人事檔案數字化轉型重視度不夠

目前，大多數國有企業人事檔案管理尚未實現規范化、系統化的操作，人事檔案數字化轉型停留在表面化的階段，沒有當作重點工作推進。國有企業管理者對人事檔案數字化建設的認識不足，僅把電子檔案當作職工信息的載體，忽視了人事檔案數字化對人才隊伍建設的重要作用。因此，國有企業在數字化發展的背景下仍然沿用傳統的檔案管理方式，對數字化設備投入不足，對掌握數字化技術的檔案管理專員配置不夠，且給予的薪資水平較低，對檔案管理人員缺乏針對性的培訓，導致人事檔案管理人員身兼多職，人事檔案數字化建設得不到重視。

2.2 人事檔案數字化標準體系不夠完善

當前正處于國有企業人事檔案數字化轉型的起步階段，多數企業尚未建立完善的電子檔案管理制度，在實操中缺少與電子檔案特征相符的管理體系與管理細則，導致管理方式和方法與數字化管理要求不匹配，影響了數字化人事檔案的利用價值［2］。例如，人事檔案數字化管理方式尚不規范，缺少數字化保管、掃描、錄入、歸檔等標準，不利于檔案數字化管理過程中各部門的參與和配合，不利于各部門人事檔案相關工作的開展，不利于完成電子人事檔案資源的整合。

2.3 人事檔案數字化管理硬件和軟件不完善

硬件設備在人事檔案數字化建設過程中必不可少，采購高效穩定的硬件設備有利于國有企業實現辦公自動化與提升人事檔案利用率［2］。但是，由于國有企業目前數字化建設缺乏足夠的經費，硬件設備和基礎設施不夠完善，面對頻繁的人員流動帶來的人事檔案流動，檔案管理人員難以及時將紙質檔案進行數字化處理，面對復雜且龐大的人員信息庫，企業也缺乏實現數據高峰期應用的基礎設施，這些都阻礙了人事檔案數字化建設工作的推進，延緩了檔案數字化進程。

除了硬件設備，各類人事檔案管理軟件被廣泛地應用到國有企業人事檔案管理工作中，不僅增強了檔案管理工作的專業性，還促進了人事檔案信息的高效使用和共享［3］。但由于不同供應商之間的競爭激烈，研發的軟件互不兼容。為不斷完善軟件系統，國有企業則需要頻繁進行系統升級，在升級的過程中有可能對數據的存儲產生影響或導致系統原有功能缺失，這些都影響著國有企業人事檔案數字化管理工作的開展，增加了人事檔案管理的安全隱患。

2.4 人事檔案數字化存在信息安全風險

信息技術是一把“雙刃劍”，它是實現人事檔案數字化建設的關鍵，但也會引發一定的安全風險。人事檔案中記載著大量的職工信息，在數字化建設推進的過程中，數據安全與隱私保護等問題不容忽視。這些問題也是國有企業管理者對大力開展人事檔案數字化仍有所顧慮的原因。

一方面，國有企業的檔案信息管理系統存在安全漏洞，可能會面臨黑客攻擊或惡意軟件感染的風險。另一方面，人事檔案的儲存介質可能會出現運行故障或損壞的問題，從而導致信息泄露或數據丟失。一旦出現人事檔案信息泄露的問題，勢必嚴重影響企業職工的工作與生活，甚至可能破壞企業的聲譽和公信力，引起法律糾紛等［4］。隨著數字技術更新迭代速度的加快，國有企業面臨著內外部不斷變化帶來的安全威脅。現階段，國有企業大部分人事檔案專員信息化水平不夠，且沒有做到與時俱進，導致人事檔案數字化管理面臨的安全風險隨之增加。

3 國有企業人事檔案數字化建設的策略

3.1 提高企業上下對人事檔案數字化的認識

國有企業人事檔案數字化建設是一項長期的系統性工作，數字化進程順利推進的第一步是提高企業全員對檔案數字化的認識。人事檔案管理數字化轉型后，能大大增強檔案管理的科學性和服務性，因此，國有企業應將人事檔案作為一種資源進行有效利用，并不斷拓展其用途。各部門都應該重視人事檔案信息，加強部門之間的溝通交流，提高檔案相關工作配合的流暢度，這樣有助于推動企業人事檔案數字化建設［5］。國有企業還可以結合線上線下宣傳方式，通過企業內網、微信公眾號、留言板等宣傳國務院國資委關于檔案數字化的相關要求，使檔案數字化管理模式深入

人心［2］。

3.2 規范人事檔案數字化管理標準

國有企業在人事檔案數字化建設過程中要做好頂層設計，落實管理規定。例如，在系統管理方面要明確硬件使用周期、軟件升級頻率、數據備份機制等；在人員管理方面要制定數字化檔案管理工作細則、人事檔案數字化應急管理預案等，實現數字化檔案管理工作有章可循，照章辦事，有據可查。

在充分理解國家和地方頒布的相關技術標準與規范后，國有企業應結合內部管理現狀，明確人事檔案數字化管理標準，建立起檔案數字化管理制度。例如，根據實際需要完善人事檔案資料格式，形成檔案管理工作規范，基于檔案數字化流程制定詳細的管理標準，確保標準的可操作性，保證人事檔案數字化處理和檔案數據庫建設嚴格按照標準執行，從而保障數字化檔案在業務流程中安全運用，可查可驗。另外，人事檔案數字化管理要想高效開展，還需要建立檔案庫房管理等的管理規范和標準，確保管理者和職工規范化操作，并實現各部門管理人員職權明確、責任清晰。

3.3 強化人事檔案數字化管理隊伍建設

人事檔案數字化管理離不開先進技術的應用，而先進技術的應用需要配置專業的人才。一方面，要加強對現有檔案管理專員的培訓，激勵管理人員不斷加強對數字化管理理念與技能方面的學習；另一方面，要不斷吸收具備數字化檔案管理能力的人才，確保人事檔案管理人員能夠掌握先進的數字化管理技術，以提高企業人事檔案管理專業化水平。

3.4 完善硬件設備和軟件系統

人事檔案數字化建設的高效推進需要企業做好計算機軟件和硬件設備的融合。國有企業要加大資金投入力度，完善硬件設備和軟件系統。一是要配置完善的硬件設備。完善的硬件設備有助于企業在人事檔案數字化建設初期將傳統紙質人事檔案轉化為高質量的數字化檔案，以便人事檔案資料得以長期有效保存和利用。對于人事檔案信息量龐大的國有企業來說，必須擁有高性能的硬件設備，能高效處理復雜計算任務的能力，能高速處理用戶請求，以及進行數字化人事檔案的讀取和分析，減少數據延遲的時間，提供良好的服務體驗。購買可擴展儲存、附加處理單元和網絡功能的硬件，滿足企業不斷增長的人事檔案數據管理需求，以及適應不斷變化的工作，保障人事檔案信息管理系統在不同時段正常運行。二是要選擇能夠與企業人力資源管理系統兼容的檔案管理系統，挑選合適的軟件。國有企業在選擇一款成熟的檔案管理應用軟件時既要考慮到軟件的運行效率和流暢度，也要確保軟件與人力資源管理系統兼容，這樣才能真正實現人事檔案管理工作的專業化和便捷化，為員工提供高效的辦公資源服務。

3.5 加強信息安全管理，保障數字化人事檔案信息安全

信息安全管理是人事檔案數字化建設的重要內容。做好數據安全管理與隱私保護，是國有企業獲得良好經濟效益、實現可持續發展的基石。如何從技術和管理上保證數字化人事檔案的信息安全，是國有企業推進人事檔案數字化建設必須攻克的一道難題。一是提升系統防火墻的安全防護水平，定期檢查和升級殺毒軟件。國有企業必須根據自身的網絡環境，在保證數據穩定的前提下不斷優化管理軟件的功能，定期修復軟件漏洞，配置安全策略，定期更新防火墻規則庫，以達到最好的防護效果。二是做好數字化人事檔案的備份工作，定期備份數據并進行數據恢復［6］。可將軟件系統設置為一旦進行軟件更新必須先完成檔案備份的程序。國有企業可選擇云端服務進行數據備份或定制更適合企業現狀的自動備份應用軟件，確保企業人事檔案信息安全得到保障。三是對檔案信息管理系統的使用權限進行確定，做好安全控制。網絡傳輸安全控制、信息存儲安全控制、操作系統安全控制、應用系統安全控制等是實現人事檔案信息安全的關鍵措施［7］。員工登錄檔案信息管理系統調取檔案信息時必須經過嚴格的審批，可以按日期、時間等完成檔案閱讀，登錄后員工無法對檔案內容進行修改，授權閱覽過程中有詳細的日志記錄。通過以上措施，國有企業能夠保證檔案信息安全可靠。

4 結束語

人事檔案數字化管理是國有企業人力資源管理發展的必然趨勢之一，也是提高人事檔案管理效率的有效手段。開展人事檔案數字化建設工作，能夠增強企業員工科學管理檔案的意識，使其逐步摒棄傳統的管理理念，采用更加科學和現代化的管理模式進行檔案管理和應用。基于此，國有企業需要根據管理現狀并結合各地政策，制定適合本企業的人事檔案數字化建設策略，高度重視人事檔案數字化建設，不斷健全檔案數字化管理機制和工作機制，加大數字化管理人才培養和引進力度，完善硬件設備和軟件系統，以此全面提高人事檔案管理效能。

主要參考文獻

［1］肖鳳英.關于干部人事檔案管理的幾點思考［J］.文教資料，2010（21）：197-198.

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［3］王麗娜，阿麗瑪，魏偉，等.人事檔案數字化管理面臨的現狀與對策探析［J］.蘭臺內外，2024（2）：16-18.

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［5］王宇寧，張嵐.人事檔案數字化與人才服務信息化建設探討［J］.黑龍江檔案，2022（6）：58-60.

［6］劉春澤.新時代干部人事檔案數字化管理探析［J］.黑龍江檔案，2022（5）：62-64.

［7］龐成瑞.國有企業人事檔案數字化管理現狀以及優化策略［J］.現代企業文化，2024（4）：22-24.

［收稿日期］2024-03-02

［作者簡介］周劉璇（1993— ），女，福建漳州人，經濟師，

主要研究方向：人力資源管理員工關系與薪酬福利。