信息化背景下高校基建檔案數字化建設研究

［摘 要］隨著信息技術的深入發展，高校基建檔案數字化建設已成為提升檔案管理效率、保護檔案原件及方便查詢利用的關鍵舉措。文章通過對高校基建檔案數字化建設的現狀進行分析，探討數字化建設的必要性與可行性，并提出具體的數字化建設策略，旨在為高校基建檔案數字化建設提供科學的理論指導和實踐參考，以推動高校檔案管理水平的整體提升。

［關鍵詞］信息化；高校基建檔案；數字化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.18.069

［中圖分類號］G647.24 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）18-0-03

0 引 言

隨著信息技術的迅猛發展，數字化轉型已經成為各行各業不可避免的趨勢。高校基建檔案作為記錄學校基礎設施建設和發展的重要歷史資料，其管理方式也亟須與時俱進。傳統的紙質檔案管理模式已無法滿足高效、便捷、安全的需求，因此，基建檔案數字化建設顯得尤為重要。

在信息化背景下，高校基建檔案數字化不僅可以顯著提高檔案管理的效率和準確性，還能有效保護珍貴的檔案原件，防止因頻繁翻閱而造成損壞。同時，數字化檔案能夠方便用戶的查詢和利用，為高校的教學、科研和管理工作提供極大的便利。

本文旨在深入探討信息化背景下高校基建檔案數字化建設的必要性、可行性及實施策略，旨在為高校基建檔案的現代化管理提供有益的參考和指導。這不僅有助于提升高校檔案管理的專業水平，也對促進高校信息化建設具有重要的實踐意義。

1 高校基建檔案數字化建設概況

1.1 高校基建檔案數字化建設現狀

在當今信息技術日益發展的時代背景下，高校基建檔案管理有著深刻的變革需求。目前，許多高校仍然采用傳統的紙質檔案管理模式，這種模式存在諸多問題和不足［1］。紙質檔案存儲不僅需要大量的物理空間，而且隨著時間的推移，紙張會老化、褪色，字跡可能變得模糊不清，甚至發生物理損壞，嚴重影響檔案的長期保存和利用。此外，傳統檔案管理模式在檔案查詢和檢索方面也存在效率低下的問題，用戶往往需要花費大量時間查找所需的檔案資料。與此同時，隨著高校基礎設施建設的不斷推進，基建檔案的數量也在迅速增加，傳統的管理模式已經難以應對數據量快速增長的局面。這就迫切需要將現代信息技術引入基建檔案管理工作，實現檔案管理的數字化轉型。然而，當前許多高校在基建檔案數字化建設方面還存在一定的滯后性，缺乏統一的數字化建設標準和規范，數字化設備和技術手段也相對落后。這些問題都制約了高校基建檔案數字化建設的進程。因此，高校基建檔案數字化建設的迫切性日益凸顯。只有通過數字化建設，才能有效解決傳統檔案管理模式中存在的問題，提高檔案管理的效率和準確性，確保基建檔案的長期保存和有效利用。

1.2 高校基建檔案數字化建設的必要性與可行性分析

1.2.1 必要性分析

傳統紙質檔案管理模式需要人工進行檔案的分類、整理、歸檔和檢索，這些過程不僅耗時，而且容易出錯。高校通過數字化建設，可以實現檔案信息的自動化管理和智能化檢索，極大提高檔案管理的效率。同時，數字化檔案可以輕松進行備份和遷移，降低因物理損壞或災難性事件導致檔案丟失的風險［2］。紙質檔案在頻繁的查閱和使用過程中容易受損，特別是年代久遠的珍貴檔案。數字化檔案可以有效保護這些原件，減少物理接觸和磨損，從而延長檔案的使用壽命。此外，數字化檔案可以作為災難恢復的重要備份，確保檔案信息的永續保存。數字化檔案還支持關鍵詞搜索、全文檢索等高級查詢功能，用戶可以快速準確地找到所需信息，大大提高檔案的利用率。另外，數字化檔案還可以實現遠程訪問和共享，為異地用戶或研究人員提供極大的便利，促進學術交流和知識傳播。

1.2.2 可行性分析

隨著信息技術的不斷發展，數字化技術已經非常成熟。高速掃描儀、光學字符識別（Optical Character Recognition， OCR）等先進設備和技術手段為基建檔案數字化建設提供了有力支持。同時，數據庫技術、存儲技術和網絡安全技術的不斷進步也保障了數字化檔案的安全性和穩定性。這些成熟的技術為高校基建檔案數字化建設奠定了堅實的技術基礎。雖然基建檔案數字化建設初期需要一定的投資用于購買設備、開發系統和培訓人員，但是從長遠來看，數字化管理將大大降低檔案管理的成本。數字化檔案能夠減少物理存儲空間，節省租金和管理費用，還能提高檔案管理效率，避免人力資源的浪費。因此，從經濟角度來看，基建檔案數字化建設是可行的。

2 高校基建檔案數字化建設的策略

2.1 數字化建設規劃

首先，高校需要明確數字化建設的目標。該目標應該與高校的整體發展戰略和信息化規劃保持一致。例如，目標可以包括提高檔案管理效率、保障檔案信息安全、優化檔案查詢體驗等。明確的目標有助于指導后續制定計劃和時間表。其次，制定數字化建設計劃是至關重要的。計劃應該詳細列出檔案數字化建設范圍，這可以根據檔案的重要性、使用頻率和保存狀況來確定。同時，高校要選擇合適的數字化技術和工具，重點考慮技術的成熟度、穩定性和成本效益。此外，計劃還應設定數字化處理的完整流程，包括檔案預處理（如清潔、整理、分類等）、掃描或拍攝、圖像處理、OCR、數據存儲和備份等環節。再次，確保流程的順暢和高效十分關鍵。在制定計劃時，高校需要考慮人員配置和培訓。檔案數字化建設工作需要專業的技術人員進行操作和管理，因此，高校需要評估現有人員的能力，并根據需要進行培訓和招聘。同時，高校也要考慮與外部專業機構的合作，以獲取技術支持和咨詢服務。最后，制定一個切實可行的時間表確保數字化建設按計劃進行。時間表應該明確列出各個階段的開始和結束時間，以及里程碑的達成日期。這有助于監控項目進度并及時調整計劃，以應對可能出現的問題和挑戰。

2.2 數字化技術標準與規范

在高校基建檔案數字化建設中，制定統一的技術標準和操作規范是不可或缺的環節。這不僅關乎檔案數字化建設的質量和效率，還直接影響數字化檔案的長期保存、利用以及與其他系統的數據交換和共享。首先，技術標準方面，高校需要考慮文件格式的選擇。為了保證檔案的廣泛兼容性和長期可讀性，高校應該優先選擇開放、非專有的文件格式。比如，對于圖像文件，TIFF和JPEG等格式因其穩定性與兼容性被廣泛采用；而對于文本文件，txt和XML等格式則因其結構清晰、易于解析而受到青睞。同時，分辨率的設定也是技術標準制定中的重要一環。它需要根據檔案的具體內容和用途來精準確定，既要保證檔案的清晰度，又要避免資源浪費。此外，色彩模式和壓縮方式的選擇同樣重要，其直接影響數字化檔案的色彩還原度和存儲空間占用。其次，操作規范方面，檔案整理是檔案數字化建設前的必要準備。這一步驟包括核實檔案數量，剔除無關和重復的文件，以及對破損檔案的修復等，確保進入數字化流程的檔案是完整、有序的。再次，掃描操作是數字化的核心環節，管理人員需要確保檔案平整放置，避免掃描過程中出現扭曲或變形，同時定期檢查掃描設備，保證掃描質量。圖像處理則是對掃描結果的進一步優化，包括去污、裁邊、調整亮度和對比度等，旨在提升圖像質量并合理控制文件大小。數據存儲和備份也是操作規范中的關鍵環節，其能夠保證數字化檔案的安全性和可追溯性。最后，質量控制貫穿于整個檔案數字化建設過程中，高校通過建立嚴格的質量檢查機制，能夠確保每一份檔案的數字化結果都符合預期標準。

2.3 數字化實施步驟

高校基建檔案數字化建設的數字化流程是確保將紙質檔案轉化為電子檔案的關鍵環節［3］。第一，檔案整理。檔案整理包括對基建檔案的分類、排序和編目，確保檔案的完整性和系統性。在整理過程中，管理人員需要仔細檢查檔案的保存狀況，對破損或污染的檔案進行必要的修復和清潔，為后續掃描和圖像處理打下良好基礎。第二，掃描。掃描環節是將紙質檔案轉換為電子檔案的核心步驟，在掃描過程中，管理人員應選擇合適的掃描設備和參數，以確保掃描的圖像清晰、完整，并能夠準確反映紙質檔案的原貌。同時，為了提高掃描效率，可以采用自動送紙器或批量掃描設備。第三，圖像處理。掃描完成后，進入圖像處理環節。這一步驟旨在對掃描后的圖像進行優化處理，如去污、增強對比度、調整色彩等，以提高圖像的質量和可讀性。圖像處理過程中，管理人員需要保持圖像的真實性和完整性，避免過度處理導致信息失真。第四，數據錄入。數據錄入環節是將圖像處理后的電子檔案信息進行錄入和標注，包括檔案標題、日期、關鍵詞等元數據信息。這些數據將用于后續的檢索和管理，因此數據錄入的準確性和完整性至關重要。第五，數據存儲和備份。為了確保電子檔案的安全性和長期保存性，管理人員需要選擇合適的數據存儲設備和介質，并制定定期備份策略。同時，為了防止數據丟失或損壞，管理人員可以采用磁盤陣列（Redundant Arrays of Independent Disks， RAID）技術或遠程備份等方式提高數據的安全性。在整個數字化流程中，管理人員還需要注意制定詳細的工作計劃和時間表，確保數字化工作的有序進行，同時要加強質量控制和監督檢查，確保每個環節都符合操作規范和質量標準。

2.4 數字化質量保障措施

在高校基建檔案數字化過程中，確保數字化質量是至關重要的。為了實現這一目標，高校采取了一系列方法和手段來保障每個環節的準確性。第一，質量檢查是貫穿整個數字化建設過程的核心措施。在檔案整理階段，管理人員要對每份檔案進行細致檢查，確保其完整性和可讀性，從而為后續的掃描和圖像處理打下堅實基礎［4］。第二，在掃描環節，管理人員不僅要對掃描設備進行定期校準和維護，以確保掃描質量的穩定性，還要對掃描后的圖像進行逐一檢查，防止出現模糊、失真或缺失等問題。第三，數據校驗是另一項關鍵措施。管理人員要采用先進的數據校驗技術，如循環冗余校驗（Cyclic Redundancy Check， CRC）、奇偶校驗等，對數字化后的數據進行完整性和準確性驗證。這些校驗方法能夠及時發現并糾正數據傳輸或存儲過程中可能出現的錯誤，從而確保數字化檔案的可靠性。除了上述措施，高校還應建立嚴格的質量控制體系。這一體系包括明確的質量標準、專業的質量檢查人員以及定期的質量評估活動。質量標準可以為高校提供衡量數字化質量的明確尺度，質量檢查人員則負責按照這些標準對數字化成果進行逐一核查，而質量評估活動則能夠幫助管理人員及時發現問題、持續改進并提升數字化質量。同時，高校還應注重人員培訓和技能提升。通過定期的培訓活動，確保每一位參與數字化建設工作的人員都具備足夠的專業知識和實踐技能，從而在各自的崗位上為保障數字化質量作出積極貢獻。

2.5 數字化安全保障措施

在高校基建檔案數字化建設中，安全問題不容忽視。數字化檔案存儲在電子系統中，這就意味著它們可能面臨各種網絡安全威脅，如黑客攻擊、惡意軟件侵入等。這些威脅可能導致檔案數據的丟失、損壞或被竄改。為了防范這些風險，高校需要構建一個穩固的安全防護體系。這包括加強網絡基礎設施的安全配置，使用高效的防火墻和病毒防護軟件來抵御外部威脅［5］。第一，定期更新系統和應用的安全補丁是至關重要的，能夠確保系統的漏洞得到及時修復。除了系統安全，數據本身的安全性也是值得關注的重點。在數據傳輸和存儲過程中，高校必須確保數據的完整性和真實性。這可以通過采用數據加密技術來實現，即使數據在傳輸過程中被截獲，也難以被解密和濫用。第二，為了防止數據丟失，高校還需要建立可靠的數據備份機制，確保在發生意外情況時能夠迅速恢復數據。在保密方面，基建檔案中往往包含高校的核心信息和敏感數據。這些信息一旦泄露，可能會對高校造成嚴重的損失。因此，高校需要實施嚴格的訪問控制策略，確保只有經過授權的人員才能訪問敏感檔案。這包括構建多層次的身份驗證機制，以及根據用戶的角色和權限來限制其對檔案的訪問范圍。第三，為了防止內部人員泄露數據，高校還需要加強對操作人員的培訓和管理。通過增強員工的安全意識和保密意識，讓他們了解遵守安全和保密規定的重要性。同時，建立有效的監督機制，定期對員工進行安全審計和保密檢查，以確保規定得到嚴格執行。

3 結束語

隨著信息技術的迅猛發展，高校基建檔案數字化建設已成為提升檔案管理效率和服務水平的關鍵舉措。通過本文的詳細闡述，可以深入了解高校基建檔案數字化建設的策略，包括明確的數字化建設規劃、統一的技術標準與操作規范、詳細的數字化實施步驟以及全面的數字化質量保障措施。這些環節的緊密結合，不僅能夠確保檔案數字化建設的高質量完成，還為高校基建檔案的長期保存和有效利用提供堅實保障。

主要參考文獻

［1］楊迎春.高校基建檔案數字化發展分析［J］.城建檔案，2019（6）：24-25.

［2］張紅梅.高校基建檔案數字化的必要性和緊迫性研究［J］.城建檔案，2020（7）：27-28.

［3］程靖.高校基建檔案數字化流程與探索［J］.檔案管理，2019（2）：91-92.

［4］冼玉華.“互聯網+”背景下高校基建檔案管理水平提升策略［J］.城建檔案，2021（4）：78-79.

［5］范彬彬.高校基建檔案信息化和數字化建設探索［J］.城建檔案，2018（8）：40-41.

［收稿日期］2024-03-15