圖書館灰色文獻資源的建設現狀調查研究

摘 要：灰色文獻是圖書館文獻資源建設的重要部分，圖書館已成為灰色文獻搜集、保存、建設、服務的重要平臺。文章通過線上與線下相結合的方式，調研了18家高校圖書館及公共圖書館的灰色文獻收藏情況、管理方法、采訪來源、經費情況、修復加工、著錄規范及數字化情況等，發現了其中存在的問題，提出了灰色文獻資源建設的策略，以期為圖書館開展相關工作提供參考和借鑒。

關鍵詞：灰色文獻；文獻建設；非正式出版物；圖書館

中圖分類號：G253"" 文獻標識碼：A"" 文章編號：1003-1588（2024）08-0091-04

灰色文獻一直受到圖書館和情報機構的重視。早在1985年，有學者就認為，灰色文獻并不是一種具有明確定義的資料類屬，而是指那些無法從期刊、圖書得到且獲取難度較大的文獻資料[1]。隨著時間的推移，現在學者認為，灰色文獻是非公開出版發行，卻可以在一定范圍內傳播的文獻[2]。學者從文獻獲取的難度到是否公開出版、傳播等方面對灰色文獻內涵進行了界定。2018年12月，第一屆全國灰色文獻年會以“灰色文獻開發與利用”為主題在東莞圖書館召開，有200多名專家代表參加了會議，與會專家認為，灰色文獻具有較高的文獻價值、學術價值、商業價值和歷史價值[3]。2019年7月，第二屆全國灰色文獻年會在內蒙古赤峰市圖書館召開，以“灰色文獻與智庫服務”為主題，詳細探討了灰色文獻與智庫服務、灰色文獻開發利用方略、灰色文獻建設重點方向、灰色文獻開發利用實踐案例四個方面的問題[4]。兩次年會的召開充分展現了灰色文獻在圖書館文獻資源建設和文獻資源服務中的重要作用，圖書館已成為搜集保存灰色文獻的重要平臺。基于此，筆者通過線上和線下調研的方式，對18家高校圖書館及公共圖書館進行深入調研，了解并借鑒其他圖書館對灰色文獻的管理辦法，以探討灰色文獻的采集、建設與服務方式。

1 調研對象與調研方式

1.1 調研對象

為了全面了解我國各類圖書館對灰色文獻的建設與服務現狀，本次調研的對象包括海南省圖書館、海南大學圖書館、海南醫學院圖書館、國家圖書館、清華大學圖書館、北京大學圖書館、武漢大學圖書館、上海圖書館、寧波大學圖書館、嶺南師范大學圖書館、華南農業大學圖書館、廣東金融學院圖書館、廣東技術師范大學圖書館、佛山科學技術學院圖書館、四川音樂學院圖書館、廣西師范大學圖書館、天津圖書館、云南省圖書館等18家高校圖書館及國家級、省級公共圖書館。

1.2 調研方式

本次調研采用線下與線上相結合的方式，線下調研以調查問卷的形式獲取相關資料，線上調研通過查閱圖書館主頁、中國知網及采訪圖書館工作人員等方式搜集相關資料。由于一些圖書館對灰色文獻的收錄有嚴格的管理制度，本次調研僅進行口頭采訪。

2 調研結果分析

本次調研主要包括灰色文獻的收藏情況、管理方法、采訪來源、經費情況、灰色文獻的修復加工及著錄規范、灰色文獻的數字化情況等內容。

2.1 灰色文獻的收藏情況及文獻類型

調研結果顯示，在18家圖書館中僅有海南醫學院圖書館、寧波大學圖書館、佛山科學技術學院圖書館、廣東金融學院圖書館、廣東技術師范大學圖書館等5家圖書館沒有收藏灰色文獻，其他圖書館都收藏有灰色文獻。其他13家圖書館所收藏的灰色文獻類型主要有族譜家譜、輿圖、手稿、地方文獻、地方志、地方文史資料、少數民族文獻、民間作品集、會議文獻、研究報告、展演資料、音像資料、校內學位論文、講義教材、校內刊物、本校科研成果等。其中，高校圖書館的灰色文獻以本校畢業生學位論文為主，公共圖書館側重于收藏地方灰色文獻。

2.2 灰色文獻管理及服務情況

所調研的圖書館對館藏灰色文獻的管理方法大體相同，即采用設立專室、專柜，由專人負責管理的辦法。

在是否開放服務方面，各圖書館做法不一。武漢大學圖書館的灰色文獻僅有學位論文，根據學校政策開展相關服務；嶺南師范學院圖書館對讀者開放灰色文獻；海南省圖書館僅對讀者開放部分灰色文獻；四川音樂學院圖書館為讀者提供閱覽、復制、復錄灰色文獻服務，建立專題數據庫和地方文獻目錄，舉辦專題展覽；北京大學圖書館采取把學位論文裝訂成合訂本的方式為讀者提供開架集中閱覽服務；清華大學圖書館采取開架與閉架管理相結合的方式，設閉架專柜，為讀者提供灰色文獻的借閱服務，設置宣傳欄，舉辦專題展覽；廣西師范大學圖書館編制館藏灰色文獻專題目錄索引，為讀者提供開架閱覽服務；云南省圖書館將正式出版物與灰色文獻共同入藏，不進行單獨保存，但不提供外借和復制服務，編制有館藏目錄和專題文獻匯編，不定期舉辦相關展覽；上海圖書館一般不為讀者提供灰色文獻尤其是手稿的開放服務；華南農業大學圖書館的灰色文獻不對讀者開放。

2.3 灰色文獻的采訪方式及經費來源

從調研結果看，清華大學圖書館、北京大學圖書館等都制定了呈繳制度，采取呈繳的方式收集學位論文，采取征集、購買、捐贈和交換等方式采訪灰色文獻；上海圖書館除接受無償的捐贈外，還會立項申請政府特批，設置專項經費，采取購買的方式對一些民間收藏的珍貴手稿、家譜等文獻進行采集；海南大學圖書館一般會申請特批經費，采取委托書商采購的方式獲取灰色文獻；嶺南師范學院圖書館和華南農業大學圖書館僅接受捐贈，無采訪經費預算；海南省圖書館的灰色文獻采訪方式靈活多樣，有購買、征集、捐贈、交換、復制等方式；四川音樂學院圖書館一般會在學校和圖書館網站主頁發布征集啟示，由采訪部門、特藏部門、咨詢部門組建采訪團隊，與相關文獻來源機構長期合作，通過捐贈、認購、交換、復制等方式共享文獻資源；清華大學圖書館的灰色文獻以社會捐贈為主、以采購為輔，采取館際交換與網絡搜集的方式進行補充；廣西師范大學圖書館的灰色文獻采集方式為會議獲取、交換、訂購、委托代辦等；國家圖書館通過體系化征集、購買、捐贈和交換等方式采訪灰色文獻；云南省圖書館的采集方式有發布征集啟事、呈繳、交換、捐贈、委托書商訂購、以展征藏等；天津圖書館通過委托拍賣公司和服務公司的方式進行采購。

2.4 灰色文獻的編目數據加工規范

從調研情況看，有部分圖書館沒有或者未提供灰色文獻的編目數據加工規范，有部分圖書館參照正式出版物的編目規則加工灰色文獻。嶺南師范學院圖書館把部分灰色文獻與正式出版物放在一起進行編目，把部分灰色文獻直接放在贈書專架。海南省圖書館按照普通中文圖書的字段對灰色文獻進行編目，自編數據庫。四川音樂學院圖書館參照正式出版物規則著錄，靈活增加著錄點。北京大學圖書館的灰色文獻編目規則區別于正式出版物，編目適當簡化。廣西師范大學圖書館先將收集到的灰色文獻按內容分類，把內容相同的資料放入一個資料袋內統一編目，資料袋封面標明目錄，并編制目錄索引。

值得一提的是，在所調研的圖書館中，清華大學圖書館采取獨特的方法對灰色文獻進行編目、編號，在編目著錄時采用元數據方案，揭示灰色文獻的特點，即依據不同的資源類型，規定每種類型資源必須著錄的元數據項。該館在入藏實物資料時有資料號編纂規則，通過每個資料號反映捐贈者、捐贈箱、捐贈資料專題等信息，并為資料號的后續編纂留有余地，避免出現因資料內容增多導致資料號不夠用的情況。清華大學圖書館在收集“保釣、統運”資料時，把資料整批整箱裝放，在箱體設有箱號，在箱中分設多個文件夾。“保釣、統運”資料全部采用八位制資料號編纂法，前兩位表示箱號，中間三位表示文件夾，最后三位表示對應文件號，且中間用“-”隔開。若單篇文章或期刊沒有文件夾，則以-0-補位。在每一個文件夾中，單篇文章按照順序編號，每篇文章都有唯一的資料號[5]。這種編號方式便于查重、匯總等后續工作的開展。

此外，云南省圖書館的灰色文獻編目方法也獨具特色。云南省圖書館在一些字段中針對不同類型灰色文獻進行了標注，如：在對有“內部資料”標識的灰色文獻進行標引時，在300字段處標注“內部資料”，在330字段有簡單的內容提要；針對地方文獻，在606字段以“地方志”“作品集”等文獻類型添加主題標引，在出版社或出版者處標注“不詳”，空缺ISBN項，在價格處標“贈”字[6]。

2.5 灰色文獻的修復問題

有少數圖書館明確說明了灰色文獻的修復方式，如：嶺南師范學院圖書館自主對灰色文獻進行修補；華南農業大學圖書館交由專業修復公司對破損的灰色文獻進行修復；海南省圖書館有專業的古籍修復師，能滿足館內對破損灰色文獻的修復需求。

2.6 館藏灰色文獻數字化情況

從調研結果看，各圖書館針對灰色文獻的數字化情況不同。佛山科學技術學院圖書館、華南農業大學圖書館、廣東技術師范大學圖書館等未對館藏灰色文獻進行數字化處理；武漢大學圖書館、嶺南師范學院圖書館、海南省圖書館等對館藏灰色文獻進行了數字化處理，但未說明具體做法；四川音樂學院圖書館、清華大學圖書館、云南省圖書館、國家圖書館等以建立專題數據庫的方式對灰色文獻進行了數字化處理。

對于是否收集整理片段化或數字化的灰色文獻，僅有嶺南師范學院圖書館、海南省圖書館、四川音樂學院圖書館明確表示收集過片段化或數字化的灰色文獻，其他圖書館沒有開展此項工作，傾向體系化、系統化地征集灰色文獻，注重所征集灰色文獻的完整性。

3 圖書館灰色文獻建設存在的問題

3.1 灰色文獻的服務制度不完善

大部分圖書館收藏有灰色文獻，并設立專室、專柜收藏，由專人負責管理，但針對灰色文獻的服務制度不完善，有些圖書館為讀者提供灰色文獻查閱服務，有些圖書館不開放灰色文獻，有些圖書館開放部分灰色文獻，有些圖書館僅開放數字化的灰色文獻。

3.2 財務制度使采購灰色文獻經費受限

灰色文獻是非正式出版物，沒有明碼標價，不能通過中標公司采購，僅能通過征集、捐贈和交換等方式采集灰色文獻，只有部分珍貴的文獻才能通過立項，層層審批，用專項經費購買，但不是所有圖書館都有專項經費，在一定程度上制約了灰色文獻的收集工作。

3.3 沒有統一的灰色文獻著錄規范

文獻入庫收藏要經過編目著錄，但我國至今還沒有統一的灰色文獻著錄規范，在所調研的圖書館中，有少數圖書館制訂了簡單的灰色文獻著錄加工標準，大多數圖書館參照正式出版物的編目規則對灰色文獻進行編目，有些圖書館的灰色文獻沒有進行編目就直接上架入庫，增加了灰色文獻的管理儲存難度。

除上述問題外，灰色文獻數字化面臨的版權問題及破損灰色文獻的修復問題等，都是圖書館灰色文獻資源建設所需要解決的問題。

4 圖書館灰色文獻資源建設策略

首先，建立健全灰色文獻采集制度。灰色文獻的類型多，這些文獻分布較廣，沒有正式出版，沒有標價，傳播受到限制，因此，政府相關部門要支持圖書館灰色文獻資源建設，出臺政策促使企業將內部資料捐贈給圖書館，鼓勵個人將私藏的灰色文獻捐贈給圖書館；對圖書館收集灰色文獻給予經費支持，設立購買灰色文獻的專項資金，以便在現行的財務制度下合理采集珍貴的灰色文獻。圖書館要制定灰色文獻的常態化收集制度，組建專門負責灰色文獻征集的團隊，拓寬收集渠道，主動探訪相關企業、行業、研究會等，爭取無償獲取或購買灰色文獻資料。

其次，制定統一的灰色文獻著錄編目規范，提高灰色文獻的利用率。雖然大多數圖書館參照正式出版物的編目規范對灰色文獻進行編目，但由于灰色文獻具有一定的特殊性，很多字段不能被規范化著錄，為讀者提供的檢索點較少，各圖書館的編目格式不統一，增加了讀者檢索和共享灰色文獻的難度，導致灰色文獻的利用率較低[7]。基于此，圖書館界應制定統一的灰色文獻著錄編目規范，按照統一的規則進行編目，推動灰色文獻書目數據制作的標準化和規范化，為讀者快捷查閱相關文獻提供便利，以實現灰色文獻資源的共建共享。

再次，提供灰色文獻的開放服務，拓寬灰色文獻服務渠道。有學者認為，重視地方文獻、鄉土文獻中的灰色文獻搜集整理和開發利用，是圖書館保存歷史文化遺產職能的回歸[8]。因此，圖書館在收集灰色文獻、豐富館藏的同時，要加強灰色文獻的開發與利用，對灰色文獻進行數字化處理，建立專門的灰色文獻數據庫，為讀者提供網絡檢索服務；通過新媒體平臺宣傳推廣灰色文獻，讓更多讀者了解灰色文獻資源建設的動態；深化圖書館之間的合作，構建灰色文獻資源共享機制，充分發揮灰色文獻的資源價值。

參考文獻：

[1] 唐彤.灰色文獻：一個重要的情報源[J].成都醫藥，1985（4）：72-74.

[2][7] 張昕宇.圖書館灰色文獻資源建設問題研究[J].洛陽理工學院學報（社會科學版），2021（4）：84-87.

[3] 劉錦山.第一屆全國灰色文獻年會綜述[J].圖書館建設，2019（2）：29-31.

[4][8] 劉錦山.第二屆全國灰色文獻年會綜述[J].圖書館建設，2019（6）：79-81.

[5] 何玉，賈延霞，晏凌，等.高校圖書館非正式出版物的收集與整理[J].圖書館建設，2011（1）：28-31.

[6] 李蒙.公共圖書館地方特色非正式出版物資源建設與服務研究[D].昆明：云南大學，2017.

（編校：孫新梅）