基于內控視角的YDYY醫院食堂零庫存管理

［摘 要］為全面推進公立醫院內部控制建設，規范公立醫院內部經濟及相關業務活動，建立健全科學高效的內部權力運行制約和監督體系，2020年12月31日國家衛生健康委和國家中醫藥管理局聯合發布了《關于印發公立醫院內部控制管理辦法的通知》（國衛財務發〔2020〕31號），2023年12月18日發布了關于印發《關于進一步加強公立醫院內部控制建設的指導意見》的通知。在這種環境下，做好醫院食堂庫存管理工作，減少不必要成本支出，保證醫院食堂穩定運行，勢在必行。YDYY醫院結合自身情況提出了“零庫存管理”，盡量實現按計劃生產。本文從內控視角對公立醫食堂零庫存管理進行研究，指出YDYY醫院食堂零庫存管理過程中存在的問題，并提出行之有效的改進策略。

［關鍵詞］公立醫院食堂；內控；零庫存管理；策略

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.19.008

［中圖分類號］F810.6；R197.32 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）19-0026-04

0 " " 引 言

隨著市場經濟的不斷發展和社會環境的變化，公立醫院食堂為提高效益，滿足職工日常就餐需求，多采用招標的方式，選擇承包制經營模式。盡管這種經營模式可以給公立醫院帶來一定的盈利，但公立醫院有其自身的特殊性，應堅持非營利性原則，將滿足醫院職工、病患及家屬的飲食需求，作為經營的主要目標。這使得醫院食堂的經營和管理面臨很大的挑戰。庫存管理是食堂管理工作中重要的一環，傳統的庫存管理模式往往會導致資源浪費、運營成本增加，而零庫存管理作為一種先進的庫存管理理念與方法，可以有效解決這些問題。

1 " " 零庫存管理的實現

1.1 " 零庫存概念簡述

零庫存與其他庫存概念相比，具有一定的特殊性。具體來講，零庫存并不是經營方不儲備或者不儲存物品。而是指經營方對物料進行加工、生產以及銷售時，不再選擇傳統的倉庫存儲形式，使物料儲備一直處于周轉的狀態[1]。此庫存模式可以將庫存最大化利用，促進產品的快速生產，并且要求企業在營銷系統上比較完善[2]，能夠與零存貨管理模式的要求相適應，最大化縮短生產和銷售周期，避免無效庫存的情況出現。

1.2 " YDYY公立醫院零庫存管理

醫院為供應商提供庫房，食材未入庫前所有權屬于供應商。餐廳負責人提前制定菜譜，食堂預留一天的食材儲備，提前一天列支采購計劃[3]，采購按照計劃采買，第二天供應商按照計劃清單送貨。形成“采購計劃=入庫=出庫”，當日庫存=0[4]。

2 " " 基于內部控制視角分析食堂庫存管理存在的問題

當前，YDYY醫院食堂庫存管理主要存在以下問題。

2.1 " 食堂進銷存管理系統不夠完善

目前餐廳進銷存基本實現線上管理，但由于各方面的原因，系統不能完全貼合實際的業務管理，各種需求修改起來進度比較緩慢。采購計劃報送及審批采用人工方式，未在系統中形成閉環管理，容易導致數據無法銜接，采購過量或不足。

2.2 " 采購合同條款不明確，采購執行過程中缺乏監督和規范

首要問題便是合同條款的不明確，這可能導致在合同履行過程中出現爭議和糾紛[5]。例如，質量問題、交付時間、付款方式等關鍵信息，需要在合同中明確標注，避免模糊不清的情況。另一個問題是缺乏嚴格的供應商評估和選擇程序。在選擇供應商時，僅僅以價格作為唯一標準是遠遠不夠的。我們需要對供應商的能力、資質、信譽等方面進行全面評估和審核，確保他們具備履約的能力，以保障采購的質量和效率。對采購過程的監督同樣不可忽視。如果沒有有效的監督機制，腐敗和利益輸送的問題就有可能滋生，這無疑是對醫院利益和聲譽的嚴重損害。另外，采購執行不規范也是一個需要關注的問題。我們必須嚴格按照采購計劃和合同約定執行采購任務，避免任何未經授權擅自更改采購計劃的行為，以確保采購的順利進行。

2.3 " 內部結構不合理，崗位職責劃分不明確

醫院食堂管理人員數量有限，未按需求設置采購、驗收、入庫、出庫等崗位，存在同一人負責不兼容的兩個崗位的現象。財務數據收集工作需要財務派駐人員完成，有些數據收集工作跟食堂管理人員工作內容混淆，未制定明確的崗位職責，導致一些工作人員推諉扯皮，延誤工作進度。

2.4 " 缺乏完善的流程管理

醫院食堂部門采購業務、招標業務未制定書面的流程，甚至有些新事物未設置業務流程[6]。制度和流程的不完善導致食堂管理主觀性、隨意性強，管理效率、效果低下，難以開展高效的成本控制。

2.5 " 領導重視度不夠，管理人員監督力度不夠

YDYY醫院以“提高患者滿意度，提升職工幸福感”為宗旨，但對于食堂的資源配置不足，疏于管理。設施設備陳舊、更新緩慢、維護不足等問題都嚴重影響食堂的正常運營。食品安全衛生問題也不容忽視。由于領導層不重視，食堂在采購、存儲、加工等環節可能存在漏洞，增加了食品安全事故的風險，對患者的健康造成潛在威脅。服務質量問題同樣突出。由于對食堂管理的不重視，菜品單一，口味不佳，服務態度不好等問題層出不窮，患者的就餐體驗大打折扣。管理規章制度不完善也是一大問題，相關規章制度的缺失或不健全使得食堂的管理缺乏規范和標準，進一步影響了食堂的管理水平和服務質量。

3 " " YDYY食堂零庫存管理需要采取的策略

正式施行“零庫存”后，與供應商改為按銷結賬，每月減少餐廳的倉儲成本占用近20萬元，也規避了單位庫存損失的風險。食堂庫存管理仍存在以上這些問題，導致食堂庫存管理無法實現真正的零庫存狀態。為了解決這些問題，本文提出以下策略。

3.1 " 加強信息化建設

食堂物資采購環節是食堂運行的重要環節，可將采購的各環節納入智慧食堂管理系統，各餐點報貨人根據每天的飯菜銷售量向系統下達生產任務，系統自動將其分解為各種物資的采購量。食堂采購和庫管審核后將該采購計劃發送給供應商，供應商根據采購計劃送貨，系統辦理入庫，所有流程在系統中操作完成。工作人員主要履行監督職責，實現無紙化辦公，采購數據與入庫數據緊密銜接。在大數據時代，食堂管理信息化是時代發展的必然要求，醫院一直在推進智慧醫院建設，應當緊密依托智慧醫院建設，投入資金設計一套貼合食堂業務管理的系統，使信息傳遞更加及時、全面、精準。

3.2 " 精準預測需求，實現銷售目標與生產計劃一致

公立醫院食堂想要充分發揮出零庫存管理的優勢，減少之前物料儲備供不應求或供大于求的情況，需要結合自身的經營需求展開生產活動。像食堂在生產工作開始前，可以應用先進的技術手段，構建生產理論模型，分析消費者購買行為。食堂可以根據醫院的銷售計劃表，科學制定銷售與生產計劃安排表。這有助于食堂減少成本開銷，盡可能合理運用物料資源[7]。以寶潔公司為例，該公司主要通過追蹤產品在沃爾瑪的庫存與銷售情況，預測當前市場中的需求量，然后以此為依據，制訂相應的生產計劃，可以做到自動補貨。不僅可以減少沃爾瑪的庫存，還可以節約自身生產成本。

3.3 " 訂單式生產，合理控制生產量

現在食堂實行零庫存管理，根據客戶的訂單，進行生產活動。無論是采購、配送，還是生產，倉庫的性質已經發生變化。食堂倉庫漸漸從儲存物資，轉變成物資流通的中轉站。食堂倉庫中的物品，基本是根據訂單信息流動。食堂長期處于這種經營狀態，不僅從根本上降低了物資積壓的概率，也消滅了“庫存”。以Dell公司為例。Dell公司是現在按訂單生產的典型企業，該企業對原材料以及零配件等，都做到了精準控制。企業每種貨物存儲量不會超過五到六個小時的出貨量，實現了準時制生產。這種模式具體來講，是以準時、經濟的生產資料采購、配售為基礎，滿足企業多樣化的生產需求。除此之外，生產車間還健全了退料制度，如果物料當前沒有使用完，工作人員需及時上報，方便管理人員及時掌握庫存信息，了解資金占用情況。

3.4 " 建立完整的供應商網絡體系

原材料供應是食堂日常生產的主要影響因素之一，想要完成零庫存、按需生產的目標，食堂管理人員需保證原材料供應的穩定性，建立完整的供應商網絡體系，保證生產活動有序進行。

3.5 " 加強采購價格控制，合理訂立采購合同，規范采購行為

成立專門的食堂采購小組，完善采購價格控制機制，規范食品采購流程。嚴格把關每個采購環節，制定科學的采購定價制度，按照采購制度簽訂采購合同。食堂也需要設定合理的損耗率，杜絕無序采購造成的浪費[8]。例如：山東省教育廳公布《關于加強高等學校食堂管理意見的通知》（征求意見稿），要求食堂建立完善的食堂飯菜價格機制，低價菜（2元以下）所占比例不得低于20%，學生食堂（基本大伙）的毛利率控制在35%以內。毛利=營業額-成本，毛利率=（營業收入-營業成本）/營業收入×100%。通過這個公式倒推營業成本。

3.6 " 完善內部機制，明確崗位職責

醫院食堂須按控制活動需求設置合理的內部控制結構，設置采購、驗收、入庫、領用、出庫等崗位，同時不相容崗位嚴格分離。從食堂日常經營細節入手，從物資采購、庫存管理、采購結算等方面，實施雙人采購管理機制，定期輪換崗位。明確每個崗位具體的職責和具體業務事項。

3.7 " 逐步完善業務流程

食堂制定具體的工作流程，形成相對規范、固定的制度，明確各業務人員的崗位、時限、內容等，加強內部控制，降低管理過程中出錯和舞弊的風險。

3.8 " 提高重視度，加大監督力度

隨著國家內控政策的逐步推進，醫院領導越來越重視內控管理。醫院領導及后勤領導在加大對內控管理關注的同時，應該更加關注食堂的庫存管理，發揮領導的監督職能，促使其完善內部機制，制定相關流程，不定期檢查，確保零庫存管理的順利實施[9]。

3.8.1 " 提高重視度：多管齊下

領導的力量不容忽視。醫院領導應將食堂視為醫院的“心臟”，定期召開相關會議，對食堂工作給予足夠的重視和指導。員工是執行的關鍵。我們需要加強員工的食品安全培訓，讓他們不僅具備專業知識，更有一顆對病患負責的心。宣傳也是重要的一環。利用醫院的各個角落，向患者及其家屬展示食堂的特色與用心，讓他們感受到家的溫暖。

3.8.2 " 加大監督力度：構建全方位的守護網

制度是行為的準繩。我們必須建立完善的食堂管理制度，確保每一種食材、每一個環節都得到嚴格的監控。日常監管是重中之重。從食材的采購到餐桌上的美食，每一個環節都不能有絲毫松懈。引入第三方監管機構，為食堂工作注入新的活力，提出寶貴的意見和建議。

3.8.3 " 建立反饋機制：傾聽每一個聲音

患者的意見是我們的寶貴財富。設立反饋箱，讓每一個建議和投訴都能得到回應。加強責任追究，讓違規者付出代價。食品安全無小事。一旦發現食品安全問題或其他違規行為，必須嚴肅追究相關人員的責任，以示警誡。

4 " " 結 論

醫院食堂的庫存管理是一項復雜而重要的工作，直接影響醫院后勤保障體系的有效運行。有效的內控機制使食堂管理更完善。因此，醫院都應充分認識到食堂庫存管理以及內控的重要性，采取科學有效的措施，全面提升食堂庫存管理水平。只有這樣，才能更好地服務于患者和職工，為醫院的穩定發展提供有力保障。

主要參考文獻

［1］陳萬方.淺析高校食堂低值易耗品管理現狀及對策［J］.會計師，2023（2）：131-133.

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［3］葉玉瓊，莊承平.基于內控視角的高校食堂成本管控研究［J］.上海商業，2022（2）：136-139.

［4］朱偉珍.公立醫院食堂財務管理及成本控制［J］.今日財富，

2021（11）：105-106.

［5］聶淑妹.基于財務會計角度探析高校食堂如何實現成本控制和物資采購管理［J］.國際公關，2019（12）：200.

［6］艾彩云.零存貨管理模式在制造企業財務管理中的應用［J］.經濟視野，2018（9）：19.

［7］陳良.基于內部控制視角的高校物資采購管理研究：以高校食堂物資采購為例［J］.商業會計，2018（9）：61-62.

［8］馮希勝.從財務會計角度談高校食堂物資采購、成本控制的管理［J］.財會學習，2017（7）：104.

［9］張春梅.如何加強中小學食堂的財務管理［J］.財經界，2015（18）：213，215.