事業單位數字化檔案管理現狀及優化策略探討

摘 要：如今，我國已步入數字化時代，現代信息技術、網絡技術及計算機科學的快速發展對社會的發展起重要推動作用。對于事業單位來說，檔案管理工作是一項十分重要的任務，直接影響單位的服務質量和效果。目前，越來越多的事業單位在檔案管理工作中引入數字化理念，旨在提高管理質量、水平和效率，并充分發揮檔案的應有價值?；诖?，將著眼于事業單位數字化檔案管理的重要意義，探討數字化檔案管理現狀，并提出優化策略，希望幫助事業單位推進檔案數字化的建設進程，切實提升檔案管理成效。

關鍵詞：事業單位；數字化；檔案管理

在大數據時代背景下，數字化檔案管理取得實質性的改進。事業單位檔案管理展現出新的發展趨勢，檔案作為寶貴的社會財富，事業單位同樣承擔“為黨管檔、為民守史”的重要責任。為滿足各方對數字化檔案信息的使用需求，事業單位應從公益屬性出發，全面加強專業領域檔案的建設工作，并依托數字化檔案推動檔案共享。因此，事業單位需要重視先進技術手段的應用，積極推進檔案數字化管理體系的建設，以提高檔案管理水平，為社會和經濟的發展提供優質的信息服務。

一、事業單位數字化檔案管理的重要意義

1.符合單位公益事業的要求

當前，社會對事業單位公益服務需求的不斷提高，數字化檔案管理成為與事業單位深化改革緊密相連的重要環節，在滿足社會對某一公共領域信息需求的同時，數字化檔案管理也能提高事業單位檔案管理的質量，為全社會提供信息服務。

具體而言，數字化檔案管理便捷了檔案資料的存儲、檢索程序，提高檔案管理效率，借助數字化技術構建檔案管理系統，事業單位能快速準確地獲取檔案信息，以此為公眾提供更優質的服務。同時，數字化檔案管理將歷史數據和重要信息轉化為電子文檔，使公眾能借助互聯網或其他數字媒體隨時隨地獲取所需檔案信息，尤其是對于需要深入掌握某一領域背景的研究者、學生等群體來說，數字化檔案管理無疑為其提供了可靠的信息資源。此外，公益事業的開展離不開歷史數據信息的支持，數字化檔案資源能推動公共事業的深化發展，如在環境保護領域，借助事業單位數字化檔案管理系統，相關人員能運用檔案信息準確了解并分析環境問題的歷史演變進程，為制定、調整環境政策提供科學依據；在教育領域，數字化檔案資源能幫助相關機構掌握學生的學習情況，為教育改革提供參考。

2.提高檔案管理工作效率

在辦公信息化、信息傳遞數字化的大背景下，事業單位逐漸具有數字化管理特點，為提高檔案管理效率、發揮檔案信息的實用價值，并簡化工作流程、降低管檔人員的工作壓力，實現檔案管理工作程序與方式的優化升級，推動檔案管理數字化已成為必然選擇。檔案管理數字化能幫助事業單位捕捉檔案管理中的問題、降低檔案信息化建設的風險、提高檔案信息的輸出水平、保持社會組織之間良好的信息傳遞關系、滿足各方面的檔案信息使用需求。因此，構建數字化檔案管理機制是應對數字化檔案管理環境的必然要求，也是發揮檔案資料作用的關鍵所在。一方面，借助數字化手段，管檔人員能快速獲取、整理和存儲檔案信息，大幅度減少人工操作需耗費的時間精力，且數字化檔案管理系統能自動進行檔案的索引、檢索和歸檔工作，提高公眾查閱、利用檔案信息的效率，有效減輕管檔人員的工作壓力。另一方面，運用數字化技術，能實現檔案數據的可視化呈現，以圖表、統計等形式展現檔案信息內涵，為決策者提供直觀、準確的依據，幫助事業單位提高工作效果。

3.推動事業單位的發展

大數據、云存儲和智能化技術的快速發展，數字化已成為事業單位檔案管理的主要趨勢。數字化檔案管理為事業單位提供全面的檔案信息，幫助管理層分析、對比檔案數據，認清行業發展趨勢，制定科學合理的戰略和政策。同時，傳統的紙質檔案管理需耗費大量的人力和空間資源，且管理流程煩瑣，數字化檔案管理的引入，使管檔人員能專注信息管理和服務，為管檔人員預留學習和進修的時間。此外，數字化檔案管理理念的引入推動事業單位將其與其他管理系統（如人力資源管理系統、財務管理系統等）集成，實現信息共享，為事業單位的發展奠定基礎。

二、事業單位數字化檔案管理現狀

1.缺乏先進的檔案管理設備

眾所周知，硬件設備是事業單位實現檔案數字化管理的前提，直接決定檔案管理工作能否高效科學地開展，然而，許多事業單位購置數字化管理設備，但是計算機、復印打印掃描一體化等設備的運行時間較長，得不到更新和維護，致使其性能逐漸下降，阻礙檔案數字化進。同時，個別事業單位的網絡化建設過于落后，特別是在數字化檔案機房建設方面與實際需求相差甚遠，機房沒有配置相應的網絡設備，無法實現檔案的遠程傳輸和共享，也限制了檔案管理工作的效率和質量。此外，在數字化檔案管理過程中，設備故障、電力中斷等意外時有發生，可有些事業單位沒有根據現實情況設置相應的應急預案或購置必要的應急裝備，一旦發生意外情況，將造成檔案數據的丟失或被損壞，增加檔案管理風險。

2.辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容

為推動數字化檔案管理進程，事業單位通常會委托專業的軟件開發企業來開發檔案管理系統，但是不同委托單位開發的系統功能各異，辦公自動化系統和檔案管理系統不兼容，無法實現無縫銜接。辦公自動化系統主要用于日常的辦公，用于文件處理、流程管理等，具有高度集成的特點，能顯著提高工作效率和內部協作能力，可由于檔案管理系統的特殊要求，有的檔案仍然以紙質形式存在，致使檔案管理系統與辦公自動化系統之間的數據傳輸非常困難，需耗費大量人力物力進行手工錄入。此外，由于檔案管理系統的定制性較強，不同單位會采用不同的系統，且功能和操作方式也各不相同，檔案管理系統與辦公自動化系統之間缺乏統一的數據格式和接口標準，即使兩個系統能借助一些簡單的手段展開連接，但由于數據格式的不一致，難以實現真正意義上的信息共享。

3.缺乏高素質高水平的專業技術人才

數字化時代帶來大量新興產業和職位，人力資源與社會保障部門于近年發布超過50個全新職業，其中有大約30個與數字化信息技術密切相關，而新興產業對數字化人才的需求不斷增加，讓引入、留存高素質高水平的專業技術人才成為事業單位實現持續發展的關鍵。可是，由于新興產業的起步時間較晚，經驗和實踐探索相對不足，數字化人才的供給遠遠落后于市場需求，致使事業單位檔案管理過程存在如下問題：有些工作人員年齡較大，無法快速掌握數字化管理的相關要點內容；有些工作人員過于年輕，缺乏足夠的工作經驗，甚至存在一人身兼數職的情況。因為缺乏高素質高水平的專業技術人才，數字化檔案管理的現狀不容樂觀，缺乏專業背景和知識、技術水平有限的人員不能熟練運用數字化工具和軟件開展檔案管理工作，影響檔案管理的工作效率。

4.檔案管理工作標準不夠科學合理

當前，絕大多數事業單位已意識到檔案數字化管理的重要性，并著手進行數字化建設工作，可已有的管理制度并沒有充分針對建設成效、數字化程度和管理業績進行規定，也沒有提出可量化的要求，致使事業單位數字化檔案管理工作的標準不夠科學合理，給檔案管理帶來諸多隱患：由于缺乏明確的操作指導和標準，管檔人員在處理檔案時會出現疏漏或錯誤，難以保證檔案資料完整準確；缺乏科學合理的管理標準，管檔人員會按照主觀意愿來管理檔案，致使檔案管理流程混亂，給后續的監督評估工作帶來困難；缺乏明確的制度讓有些管檔人員對檔案管理工作沒有足夠的重視，只關注有重要價值的檔案，對其他檔案隨意處置。

三、事業單位數字化檔案管理優化策略

1.更新檔案管理的硬件設備

為推動數字化檔案管理工作的開展，提高檔案管理的效率，事業單位應積極購置先進的硬件設備，并投入資金改善基礎環境和管理條件。第一，事業單位要充分認識硬件設備在數字化檔案管理中的重要性：硬件設備是支撐數字化檔案管理系統運行的基礎，能保障數字化檔案管理工作進程。因此，事業單位應選擇先進的設備，如高速服務器、大容量存儲設備等，同時向上爭取專項資金，滿足數字化檔案管理需求。第二，一旦啟用先進硬件，應第一時間完成數據的下載，并利用云儲存等方式及時備份，并定期開展硬件設備調試維護工作，并對計算機系統、檔案管理系統給予足夠重視，因為檔案數字化管理對信息的上傳、保存、瀏覽都有一定的要求，所以必須保證系統安全穩定。第三，事業單位需要合理放置硬件設備，在選擇位置時首要考慮安全因素，選擇離易燃物品較遠的地方，不要放置在通風不良的地方。對于檔案管理室，事業單位應配備防火、防盜和防蟲等設施，用以保證檔案資料的安全，并安排專人定時對檔案管理室進行除塵、擦拭等清潔工作。第四，事業單位需委托專業機構定期對檔案管理系統及管理室設施進行檢測分析，排查潛在的安全隱患，并及時處理。

2.實現辦公自動化系統與檔案管理系統的無縫銜接

數字技術的發展讓各事業單位紛紛引入數字化檔案管理系統和辦公自動化系統來提高工作效率和信息共享，針對兩個系統之間存在的兼容性問題，事業單位需采取如下措施來優化數字化檔案管理，實現辦公自動化系統與檔案管理系統的無縫銜接。第一，制定統一的數據格式和接口標準，實現順暢的數據傳輸和信息共享。具體可使用常見的文件格式，如PDF、XML等，以便與辦公自動化系統銜接，應明確接口標準，既數據傳輸方式、字段映射關系等，保證兩個系統能夠順利交換數據。第二，引入中間件或專門的集成平臺來轉換數據、簡化整合過程。采用統一的數據交換格式將辦公自動化系統的數據轉換為檔案管理系統所需的格式，讓數據傳輸實現同步。如果沒有可用的接口，事業單位可委托專業軟件開發企業定制，在選擇軟件開發企業時，事業單位應考慮其經驗和專業能力，并充分溝通和協商，保證接口能根據單位實際需求進行開發，實現辦公自動化系統與檔案管理系統的無縫銜接。

3.加大人才培養力度

為適應新時代的要求，提高檔案管理工作的效率和質量，事業單位必須加大人才培養力度，針對在職的管檔人員，可定期開展繼續教育，向其傳輸先進的檔案管理知識，促使在職人員與時俱進，在培訓中應添加數字化檔案管理的相關要求、標準，幫助其掌握最新的技術和方法。每位員工都有獨特優勢，發展方向各異。因此，在培養計劃中，事業單位應注重培訓內容和方式的個性化，真正提高管檔人員的工作能力。除了專業素質，還需要加強對管檔人員操作硬件設備能力的培養力度，因為數字化檔案管理工作的開展離不開先進的技術設備和軟件系統支持，所以事業單位應提供相關的培訓和實踐機會，幫助管檔人員熟練運用各種相關工具和管理系統。同時，事業單位可對外聘請計算機專業的優秀人才擔任檔案管理員，并在正式工作之前對其展開業務培訓，也可在條件允許的情況下直接對外聘請復合型的檔案管理優秀人才，保證其既具備計算機技能，又有檔案管理方面的知識和經驗，能全面了解檔案管理工作流程，并推動數字化檔案管理進程。此外，事業單位可借助“建章立制”的方式，提高管檔人員的技能水平及福利待遇，制訂詳細的培訓計劃與考核評價體系，幫助管檔人員持續提升專業素養和技能水平；優化晉升途徑、制定獎懲機制，將管檔人員的業務能力和綜合素質納入考核評價體系中，為檔案數字化管理提供高素質、高水平的人力資源基礎。

4.構建科學合理的檔案數字化管理制度

在檔案信息的數字化采集、分類、歸納、總結等環節，事業單位應制訂切實可行的實施方案與管理計劃。其中，數字化采集是檔案數字化管理的關鍵一環，具體可采用現代化的數字化設備和技術，高效開展檔案的掃描、錄入和存儲工作，同時利用數據庫及數據挖掘技術整理、分析檔案信息，使檔案管理工作科學便捷。在檔案查閱方面，事業單位應建立嚴格的制度來保證檔案信息安全，根據不同的管理部門和崗位人員的需求，設置差異化的查閱權限，并規范審批流程，保證檔案信息的獲取和使用符合相關法律法規及單位管理的要求。同時，事業單位應加強對檔案查閱過程中的監督和管理力度，建立查閱記錄和審計機制，以防止檔案信息被篡改或泄露。在檔案數字化管理中，事業單位應制定高效的問責、追責制度，將責任落實到個人，激發管檔人員工作的積極性和責任心，促進檔案數字化管理工作的順利進行。

結束語

綜上可知，數字化檔案管理符合單位公益事業的要求，能提高檔案管理工作效率，推動事業單位的發展進程。然而，事業單位數字化檔案管理現狀不容樂觀，面臨缺乏先進的檔案管理設備、辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容、缺乏高素質高水平的專業技術人才、檔案管理工作標準不夠科學合理的問題，亟須事業單位更新檔案管理的硬件設備，實現辦公自動化系統與檔案管理系統的無縫銜接，加大人才培養力度，構建科學合理的檔案數字化管理制度，并維護數字化檔案信息安全。希望上述策略的落實能推動事業單位的數字化檔案管理工作的開展，進而提升事業單位的運行效率和管理水平。

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作者單位：廣東省海洋發展規劃研究中心

作者簡介：徐春紅（1977—），女，漢族，廣東梅州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。