管理視角下的公立醫(yī)院檔案工作優(yōu)化策略分析

摘 要：檔案工作涉及公立醫(yī)院工作的各個環(huán)節(jié)，其體系更是包括業(yè)務主管部門、檔案行業(yè)組織、基層檔案從業(yè)機構等各個方面。各個階段的工作水平和工作效率將對檔案工作的實際效果產(chǎn)生嚴重影響。為此，相關部門應積極轉變檔案管理理念，推進學術組織工作的創(chuàng)新和優(yōu)化，建立目標導向、壓力傳導和考核評估三者合一的管理工作體系，使之能適應新形勢下公立醫(yī)院檔案工作需求。基于此，文章從管理視角出發(fā)，對我國公立醫(yī)院的檔案工作優(yōu)化策略展開探討和研究。

關鍵詞：管理視角；公立醫(yī)院；檔案管理工作；優(yōu)化策略

在公立醫(yī)院管理中，檔案工作占有十分重要的位置。檔案是醫(yī)院所有部門、各級信息的集合體，在這些信息中，醫(yī)學資料占有很大的比例，其為醫(yī)務人員的日常工作起著指導作用。在新時代背景下，隨著醫(yī)改的推進，公立醫(yī)院應積極轉變檔案管理方式，根據(jù)醫(yī)院的實際情況，制定有針對性的方案，不斷對檔案管理工作實施改進，打破現(xiàn)有工作模式的限制，并采用切實的對策，為推動我國公立醫(yī)院的發(fā)展奠定良好基礎。

一、做好公立醫(yī)院檔案工作的重要意義

1.有助于信息資源的保存

在數(shù)字化時代，公立醫(yī)院的檔案管理首要任務是確保相關信息的精確和完整保存。隨著大數(shù)據(jù)技術的快速發(fā)展，其影響力日益增強，公立醫(yī)院也應適應信息化發(fā)展趨勢，構建以大數(shù)據(jù)為中心的戰(zhàn)略，推動自身向智慧醫(yī)療轉型。檔案管理工作作為基石，支撐著這一變革過程，其超越了簡單的信息匯集和歸檔，而是依托完善的管理體系，由專業(yè)人員有針對性地甄選和收集信息，并高質(zhì)量地核查、整理和分析，以保障信息資源的全面保護和高效利用。

2.推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展

隨著我國公立醫(yī)院正式邁入新的發(fā)展階段，其檔案工作也越來越重視“高品質(zhì)發(fā)展”，全方位推動我國檔案資源體系的優(yōu)化構建。檔案工作涉及公立醫(yī)院預防、醫(yī)療、保健以及康復等各個環(huán)節(jié)，是醫(yī)療衛(wèi)生工作的核心內(nèi)容，也是醫(yī)院管理核心內(nèi)容之一。因此，要加強醫(yī)院檔案工作科學化、規(guī)范化、精細化以及制度化開展，充分提升檔案管理工作的質(zhì)量，促進醫(yī)療、教學和科研工作的順利實施，構建權責明確、管理科學的現(xiàn)代醫(yī)院管理體系，促進我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

3.優(yōu)化公立醫(yī)院社會服務質(zhì)量

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，要堅持新的發(fā)展思想，促進檔案工作和社會各領域的深度結合，完善檔案管理制度，為事業(yè)發(fā)展注入強大的動能。在實踐中，公立醫(yī)院已經(jīng)形成了醫(yī)政管理、醫(yī)療服務、教學科研、人力資源、質(zhì)量管理和信息化建設等多個領域的檔案資源，通過深入挖掘和匯總醫(yī)院發(fā)展歷程中的關鍵檔案，形成有史實、有思考以及有深度的檔案資料，并將其作為編研資政的“檔案聲音”，促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展與社會事業(yè)的融合發(fā)展。

4.有助于信息資源的利用

公立醫(yī)院對信息的處理與使用是檔案管理工作最大的價值所在。過去因受信息技術的限制，未能充分挖掘其中蘊含的重要信息，對醫(yī)學規(guī)律、醫(yī)院建設等方面的研究多采用昂貴、耗時的科研實驗與實地調(diào)研相結合的方法。在信息化環(huán)境下，利用大數(shù)據(jù)及其相關軟件，能夠對檔案資料實施快速、專業(yè)地分析與處理，得出具有科學性與準確性的原則與結論，進而促進醫(yī)療科研與管理的科學化。此外，還可以實現(xiàn)院內(nèi)信息共享，建立個人健康檔案，為患者提供個性化醫(yī)療服務。

二、新時代公立醫(yī)院檔案管理工作的特點

1.具有高效性

新時期，借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術和信息化工具，檔案信息數(shù)據(jù)得以更加高效的采集、組織、存儲和檢索。同時，還構建了專門的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。通過采用新型的輸入和儲存方法，檔案管理人員將大多數(shù)的檔案信息資源轉變成電子數(shù)據(jù)，為用戶提供及時、準確的查詢服務，并將其所需背景材料和相關關聯(lián)內(nèi)容推送出去，讓公立醫(yī)院的檔案服務更加全面和方便。

2.具有主動性

公立醫(yī)院檔案管理工作應積極探索并采納人工智能技術，深度挖掘檔案資源，發(fā)揮其應有價值。通過運用AI技術解析龐大的診療數(shù)據(jù)，可以構建智能模型，為疾病預防、診斷、咨詢和病理研究提供詳盡、精準的信息支持。此外，通過對管理類檔案的統(tǒng)計分析，可以洞察醫(yī)院運營管理的現(xiàn)狀和未來趨勢，有助于優(yōu)化資源配置，推動人才隊伍建設，具有一定的參考價值。

三、公立醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問題

1.現(xiàn)代化檔案管理意識不充分

部分醫(yī)院管理人員對現(xiàn)代檔案的管理觀念還很薄弱，忽略其重要性，將檔案管理僅視作為數(shù)據(jù)搜集、整理、保管工作，沒有充分了解其價值。以人力資源檔案為例，由于醫(yī)院將重點工作放在醫(yī)學研究方面，人事、行政、后勤等工作要求服務于臨床一線，而忽略了多個部門的互補作用。因此，在人力資源檔案的管理上，出現(xiàn)很多不足，如缺少部分醫(yī)生的進修證書、工作業(yè)績等需要存檔的資料，檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容不夠完善或是沒有得到及時更新，嚴重影響檔案的完整性和準確性。

隨著科學技術的快速發(fā)展，檔案管理模式也順應變革，逐漸融入了線上線下雙重管理模式。然而，當前公立醫(yī)院的檔案管理體系中，創(chuàng)新元素的缺失是一個關鍵問題，檔案信息管理系統(tǒng)未能充分利用其挖掘和利用潛力，使得大量數(shù)字化資源處于閑置或浪費的狀態(tài)，無法實現(xiàn)檔案管理的全面、高效整合。

2.檔案資源體系不健全

首先，檔案管理的界限模糊不清。尤其在公立醫(yī)院的服務職能日益多元化，在檔案管理工作趨于精細且社會責任不斷增強的背景下，檔案管理工作的需求并未同步跟進并展開動態(tài)優(yōu)化，導致應當存檔的檔案無法得到及時保存。

其次，歸檔觀念淡薄。有些部門的檔案存在著“用時重要，不用則不要”等問題，一些部門或個人缺少大局意識和系統(tǒng)意識，為了省事，將應當存檔的檔案分散在各個部門和個人手里，甚至導致部分檔案丟失。

再次，“重成果、輕流程”。檔案管理部門常常在年末實施一次集中收集或者是一件事情完成后實施一次性存檔，檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性、動態(tài)性和全周期保存機制不足是一大癥結，尤其在人事檔案領域顯得尤為突出。

最后，檔案資源收集存在不合理之處。醫(yī)療記錄、官方文件和財務文檔的存檔相對完備，但人事檔案、科研檔案和儀器設備檔案則常常缺少。

3.管理人員綜合素質(zhì)有待提升

因為對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識，許多醫(yī)院都未設置專業(yè)的檔案管理人員，而兼職人員在檔案管理工作上難以騰出更多的時間和精力，導致檔案數(shù)據(jù)的采集往往滯后，整理流程也常有不規(guī)范之處。加上兼職人員并未經(jīng)過正規(guī)的培訓和專業(yè)能力培養(yǎng)，導致公立醫(yī)院檔案管理質(zhì)量有待提高。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作的復雜性日益增加，公立醫(yī)療機構對于兼具信息技術、醫(yī)學背景和檔案管理技能的專業(yè)人才需求急劇上升。此外，檔案管理人員常常得不到應有的關注，其晉升空間有限。因此，檔案管理團隊并不穩(wěn)定，經(jīng)常發(fā)生人事變動或是團隊平均年齡較大，很難提高自身專業(yè)能力。

4.信息化程度不高

首先，在國內(nèi)科技日新月異的大背景下，作為融合尖端科技與專業(yè)知識的機構，公立醫(yī)院在信息科技的應用上始終保持著前沿姿態(tài)，如電子健康記錄系統(tǒng)（EHR）、實驗室信息系統(tǒng)（LIS）和醫(yī)學影像存檔通信系統(tǒng)（PACS）的廣泛應用以及對這些系統(tǒng)的精細管理和性能評估，已經(jīng)成為衡量醫(yī)院等級與運營效能的核心指標；其次，隨著新興技術的迭代，檔案管理逐漸向“數(shù)據(jù)驅動”轉型，公眾對于檔案的智能化處理和便捷訪問需求日益增強，推動了檔案服務的革新與升級。

然而，與此形成鮮明對比的是，公立醫(yī)院的檔案管理、資源開發(fā)利用以及服務方式等方面卻存在著嚴重的滯后現(xiàn)象，主要還是以紙質(zhì)檔案為主要管理模式，還有不少醫(yī)院只是實現(xiàn)了目錄的數(shù)字化，仍然停留在“手工時代”，無法對其實施高效運用，導致檔案管理率和利用率低下，無法適應現(xiàn)代化醫(yī)院管理需要和用戶個性化需要，在醫(yī)療事業(yè)中的作用無法得到充分發(fā)揮。

四、管理視角下的公立醫(yī)院檔案工作優(yōu)化策略

1.加強相關人員的檔案管理理念

加強對公立醫(yī)院的檔案管理，需要樹立現(xiàn)代化、科學化以及標準化的管理思想。為此，提升醫(yī)院管理層和檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是推動醫(yī)院運營的關鍵。在日常操作中，應積極強調(diào)檔案管理在各部門間的普遍價值，提升所有相關人員對這一任務的認知深度，促使各部門積極主動地參與并支持醫(yī)院檔案管理工作，促進醫(yī)院的整體進步。

檔案管理不僅是構建一個存儲資源庫，還是人力資源優(yōu)化配置和有效利用的基石。在宣傳活動中，務必讓醫(yī)療人員明白個人檔案與職業(yè)發(fā)展息息相關，直接影響其職業(yè)發(fā)展路徑，使醫(yī)院管理者及普通員工都能全力支持檔案管理的革新進程，邁向現(xiàn)代化、科學化和規(guī)范化的道路。還要善于捕捉每一個教育契機，如組織專業(yè)研討會、新穎的主題討論會，甚至鼓勵撰寫關于檔案管理的學術文章，以此深化全院對檔案管理的理解，從而為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學化和規(guī)范化打下堅實的基礎。

2.優(yōu)化檔案管理機制

在管理視角下，檔案管理的重要地位日益凸顯，一個先進的管理策略能夠顯著提高醫(yī)療機構的運作效率。構建出一套嚴密且高效的管理體系，對于保障檔案管理工作的順暢開展至關重要。在標準化的管理體制下對檔案實施管理，可以降低工作差錯，也可以更好地規(guī)避傳統(tǒng)管理方式所帶來的負面影響。公立醫(yī)院需加大檔案管理工作力度，制定行之有效的制度，以管理人員為中心，分析工作內(nèi)容，并利用互聯(lián)網(wǎng)平臺實施監(jiān)管，如果在工作中出現(xiàn)遺漏，要立即對相關責任人實施問責，提升管理人員的工作責任心。在這種方式下，檔案管理工作分工明確，各管理人員負責的事項和板塊之間沒有重疊，遇到問題可以找相應責任人，防止“踢皮球”，共同尋求問題的答案，從而有效提高問題的處理效率。

另外，公立醫(yī)院也要不斷細化管理內(nèi)容。由于醫(yī)院的科室較多，應根據(jù)各科室的檔案數(shù)據(jù)，實施嚴格的管理制度是必不可少的，能夠有效避免因錯誤導致的后續(xù)工作受阻。在設計檔案框架時，應以科室為基礎，精細劃分各個欄目，既能明確檔案類別，又能強化信息識別的精確性，使醫(yī)務人員在查詢檔案時，可以在科室檔案中查詢到相關數(shù)據(jù)，從而確保醫(yī)院的日常工作順利開展。

3.提升管理人員素養(yǎng)

隨著醫(yī)改的推進，在公立醫(yī)院的檔案管理領域，變革的腳步從未停止。在創(chuàng)新過程中，醫(yī)院應當將檔案管理人員的能力提升至核心位置，認識到個人素質(zhì)與檔案管理質(zhì)量的緊密關聯(lián)。提高檔案管理人員的專業(yè)技能和知識水平，直接推動檔案管理向標準化、規(guī)范化邁進。因此，人員素質(zhì)的提升是推動檔案管理改革的關鍵驅動力。只有這樣，才能在信息時代的競爭中確保醫(yī)院優(yōu)勢。在此階段，醫(yī)院應從人力資源策略出發(fā)，提高招聘標準，吸引并引入擁有專業(yè)技術和高能力素質(zhì)的人才。在選拔過程中，可以設置實際操作環(huán)節(jié)，確保選用的人才具備扎實的才能，以驅動檔案管理改革的進程。

除了外部引入，醫(yī)院也需關注現(xiàn)有員工的培養(yǎng)，結合理論與實踐，推行“學以致用”的培養(yǎng)模式，以此評估并提高員工的現(xiàn)有能力，強化他們的信息素養(yǎng)，使其能夠獨立開展數(shù)字化檔案建設，并不斷學習新的知識和技術，為檔案管理的創(chuàng)新注入活力。

此外，醫(yī)院應強調(diào)員工的專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，特別是在檔案管理領域。通過舉辦培訓課程，讓員工深刻理解檔案管理的重要性，明確自身的職責，增強責任感。在執(zhí)行日常任務的同時，鼓勵其分析檔案管理制度中的不足，為改進制度和創(chuàng)新管理方式提出建設性意見。

4.構建檔案管理工作平臺

利用信息技術實施檔案管理工作的優(yōu)化，可以有效促進公立醫(yī)院檔案管理工作模式的創(chuàng)新，也能進一步提高檔案管理工作的效率。在這一過程中，公立醫(yī)院應積極落實信息化建設，構建資源集成平臺，創(chuàng)新管理模式，借助科技力量，不再局限于人的管理。在此基礎上，與專家團隊合作開發(fā)高效的檔案管理系統(tǒng)，讓管理者能夠通過數(shù)字化手段提高決策效率。定期維護硬件設備設施，確保其穩(wěn)定運行，為海量醫(yī)療檔案的存儲和檢索提供強大的技術和設備設施保障。同時，根據(jù)醫(yī)務人員的實際情況，參考醫(yī)務人員的意見，不斷改進管理平臺，挖掘其潛在功能。

由于各類型的公立醫(yī)院有著不同的檔案資料，醫(yī)院應避免盲目復制其他醫(yī)院的檔案管理策略，而應根據(jù)自身實際需求配置管理設備設施，挑選合適的管理軟件，并采取創(chuàng)新且高效的管理方法，以確保日常管理工作的高效運行。檔案管理人員需定期維護管理軟件，預防硬件故障可能對醫(yī)院運營帶來的干擾。在專家指導下的維修和保養(yǎng)可以提升檔案管理系統(tǒng)的容量，醫(yī)療人員在使用時能夠更便捷地獲取檔案。軟件和硬件設備設施的支撐推動了檔案管理的創(chuàng)新，與醫(yī)療改革對公立醫(yī)院的期望相吻合，提升了公立醫(yī)院檔案工作的質(zhì)量。

五、結語

綜上所述，隨著時間的飛速發(fā)展和社會的不斷進步，人們的生活水平和生活要求也在不斷提高，對醫(yī)院的要求也越來越高。因此，公立醫(yī)院要想跟上時代的發(fā)展，就要不斷開展創(chuàng)新。公立醫(yī)院應從管理視角出發(fā)，立足于公立醫(yī)院主管部門、行業(yè)組織的全過程，要讓檔案管理工作意識更加深入，使檔案工作更加完善、有效，不斷支持公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展。

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作者單位：淄博市第一醫(yī)院

作者簡介：亓寶貴（1973—）男，漢族，山東淄博人，本科，副研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。