基于信息化視角的檔案記載重要性及其管理策略

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，信息化已成為推動現代社會進步的關鍵動力。在此背景下，檔案記載的管理和利用尤顯重要，特別是對于涉及廣泛的社會管理和服務機構而言，檔案信息化不僅能夠確保政策執行的準確性，提高公共服務的透明度，促進知識的積累與傳承，還能夠為決策提供可靠的數據支持。然而，當前的檔案記載管理存在信息化建設滯后、安全保障不足、標準化程度低以及人員專業能力不足等問題。針對這些問題，本文提出了加快信息化建設、加強數據安全管理、制定統一標準、提高人員專業能力等策略，旨在推動檔案管理工作的現代化，提升管理效率和質量。

關鍵詞：信息化視角；檔案記載；管理

在信息化帶來高效管理和服務能力的背景下，深化檔案記載的信息化管理，不僅是推動政府透明化和服務效率的需要，也是構建現代化國家治理體系的重要組成部分。因此，針對當前檔案管理面臨的問題，探索有效的管理策略，對于實現檔案資料的高效利用和保護具有重要意義。

1 基于信息化視角的檔案記載的重要性

1.1 保障政策執行的準確性

在信息化時代背景下，檔案記載的信息化管理對于保障政策執行的準確性至關重要。一方面，信息化管理能夠實現檔案的數字化，這意味著所有的檔案資料都可以被轉化為電子格式，并通過網絡平臺進行存儲和共享。這種數字化的檔案不僅便于快速檢索和訪問，還能夠大幅減少傳統紙質檔案因損壞或遺失帶來的風險。因此，在制定或執行政策時，能夠依靠這些及時、完整、準確的檔案資料，確保制定的政策更加符合實際情況，在執行過程中也能夠根據檔案資料進行及時調整和優化。另一方面，信息化的檔案記載通過高效的數據處理和分析技術，能夠對大量檔案資料進行深入挖掘和分析，為政策制定提供科學的數據支撐。例如，通過數據挖掘技術分析歷史檔案中的政策實施效果，決策者可以了解哪些政策措施取得了成功，哪些措施存在不足，從而在新的政策制定過程中吸取經驗教訓，避免重復錯誤，確保新政策的執行準確性。

1.2 提高公共服務透明度

信息化的檔案記載對于提高公共服務的透明度起到了關鍵作用。通過建立電子檔案系統，公共機構可以將政策文件、執行進度、服務成果等相關檔案資料數字化、系統化，并通過互聯網向社會公開。這種做法不僅使得政府工作更加透明，還便于公眾監督和參與。公眾可以通過簡單的網絡查詢獲取他們關心的政策信息和服務進展，有效增強了政府的透明度和公信力[1]。此外，信息化的檔案記載還促進了政府服務的個性化和精準化。通過對大量檔案數據的分析，公共服務機構能夠更準確地識別公眾的需求和偏好，從而提供更加貼合公眾需求的服務。同時，公眾也可以根據自己的實際情況，通過電子檔案系統直接查詢到最相關的政策和服務信息，大大提高服務的有效性和滿意度。再者，信息化管理還促進了跨部門信息的共享與協作，使得不同部門之間的數據和信息能夠實現無縫對接，有效避免了信息孤島的現象，加強了政策協同和服務整合，進一步提升了公共服務的透明度和效率。

1.3 促進知識積累與傳承

在信息化視角下，檔案記載的管理對于促進知識的積累與傳承具有重要意義。通過將檔案數字化，并采用先進的信息技術進行管理，可以確保這些寶貴的知識資源得到有效保存和系統化組織，便于長期保存和后續利用。信息化的檔案管理系統支持高效的數據存儲、檢索和分析功能，這不僅使得歷史檔案的查詢更為便捷，而且支持對檔案內容的深度挖掘，為研究和教育提供豐富的資源。信息化還極大地促進了跨時代、跨地域的知識傳承。數字化的檔案可以通過網絡平臺輕松共享，使得全球的研究者和公眾能夠訪問到這些檔案資料，從而促進了不同文化和地區之間知識的交流和融合。這種廣泛的知識共享對于促進全球知識的累積和創新具有重要作用，也為后世提供了學習和研究的寶貴資源。

2 信息化視角下檔案記載管理中存在的問題

2.1 信息化建設滯后

首先，眾多機構面臨的硬件設施不符合現代信息化的要求。這些機構的計算機硬件和存儲設施，尤其是那些用于支撐大規模數據存儲和處理的關鍵技術設備，往往落后于當前的技術標準。他們的處理能力和存儲容量無法滿足日益增長的數據量需求。同時，網絡基礎設施的不足導致數據傳輸效率低下，影響信息共享和遠程訪問的實現。其次，軟件系統的陳舊也是信息化建設滯后的一個重要表現。現有的檔案管理軟件往往缺乏更新，無法兼容新的文件格式或支持先進的數據分析和處理功能。這導致檔案數字化和管理過程中的效率低下，無法滿足快速檢索、智能分類和安全訪問等現代檔案管理的需求[2]。最后，信息化戰略和規劃的缺失或者落后同樣是一個顯著問題。許多機構沒有明確的信息化發展規劃或者現有規劃未能與時俱進，無法指導機構有效應對數字化時代的挑戰。這種缺乏前瞻性的規劃導致信息化建設無法系統地進行，難以形成有效的信息化管理體系，影響了檔案管理工作的整體效能。

2.2 安全保障不足

首先，數據安全措施的缺失或不充分是一個突出問題。在數字化檔案管理過程中，對于數據加密、訪問控制、備份及災難恢復等安全措施的投入不足，使得檔案數據面臨被未經授權訪問、篡改或丟失的風險。其次，安全意識的不足也是一個重要問題。機構內部員工對于信息安全的認識不足，缺乏必要的安全操作培訓和意識，導致在日常管理和使用檔案數據時因操作不當而引發安全風險。再次，網絡安全防護的薄弱也是信息化安全保障不足的體現。隨著檔案管理系統的開放和互聯網的廣泛使用，系統面臨的外部攻擊和威脅日益增多。但是，許多機構的網絡安全防護措施不足，缺乏有效的防火墻、入侵檢測和防病毒軟件等安全設施，無法有效防御外部的安全威脅。最后，應對安全事件的能力不足也是安全保障中的一大問題。在遭遇數據泄露、系統入侵等安全事件時，許多機構缺乏快速反應和有效應對的機制和能力，導致安全事件的影響擴大，難以在短時間內恢復正常的檔案管理和服務。

2.3 標準化程度低

首先，檔案的分類、編目和索引方式各不相同，每個機構或部門會依據自身的需求和習慣制定一套檔案管理方法。這種多樣化的管理模式雖然在一定程度上滿足了個別部門的特定需求，但在整個組織或跨組織層面卻造成了信息孤島，嚴重阻礙了檔案信息的共享和流通。由于缺乏統一的檔案分類和編目標準，不同系統間的檔案數據難以進行匹配和融合，造成了大量的重復工作和資源浪費。其次，數據格式和交換協議的不統一也是一個突出問題。檔案資料在數字化過程中，由于缺少統一的數據格式標準，同一份檔案在不同系統中的表現形式完全不同，這不僅增加了數據轉換和處理的難度，還降低了數據準確性和可靠性[3]。最后，檔案保管和利用的標準化程度低，影響了檔案的長期保存和有效利用。沒有統一遵循的保管標準，導致了檔案的物理條件、環境要求以及數字化保存格式等方面的管理不規范，這不僅影響檔案的安全和完整性，也限制了檔案的有效檢索和廣泛利用。

2.4 人員專業能力不足

在信息化視角下的檔案記載管理中，人員專業能力不足的問題較為常見。檔案管理人員對信息技術的掌握不足是這一問題的核心表現。隨著信息化技術的迅速發展，檔案管理工作越來越依賴于電子信息處理、數據分析和網絡技術。然而，大量檔案管理人員的專業培訓側重于傳統的檔案管理知識，對于最新的信息技術如云計算、大數據分析、人工智能等缺乏足夠的理解和操作能力。這種技能差距使得他們難以有效地利用現代信息技術對檔案進行高效的管理和利用。其次，檔案數字化和信息化管理流程的操作能力不足是另一方面的具體表現。隨著檔案管理工作向數字化轉型，對檔案管理人員提出了更高的操作技能要求。然而，不少人員對于檔案數字化處理的軟件工具不熟悉，無法高效地完成檔案的掃描、編輯和索引工作。同時，對于信息化管理流程的不熟悉，使得他們在檔案歸檔、檢索和共享等工作中效率低下，難以滿足快速響應的需求。最后，持續學習和自我提升能力的不足也是人員專業能力問題的一部分。信息化技術的更新換代速度極快，要求檔案管理人員具有持續學習新知識、新技能的能力。然而，部分檔案管理人員缺乏主動學習的意識和習慣，對于新興的信息化管理工具和技術缺乏足夠的關注和掌握，使得他們在實際工作中難以應對新的挑戰和需求。

3 信息化視角下檔案記載管理的策略

3.1 加快信息化建設

加快信息化建設的策略需從構建強大的數字基礎設施、優化檔案管理軟件系統以及制定和執行前瞻性的信息化戰略三個方面著手。首先，強化數字基礎設施。這涉及升級網絡硬件設施，包括服務器、存儲設備和網絡連接，確保它們能夠支持大數據處理和快速信息傳輸。機構需要投資于最新的技術，如云計算平臺和5G網絡，以支持遠程訪問和高速數據交換。其次，優化檔案管理軟件系統是提升信息化建設速度的關鍵。這要求開發或采購能夠支持自動化檔案處理、智能檢索和高級數據分析功能的軟件系統。軟件應支持多種數據格式，兼容性強，并能夠適應未來技術的發展。同時，實現系統之間的互聯互通，確保數據可以在不同平臺和系統之間無縫共享。最后，制定和執行一個全面的信息化戰略，明確指出如何利用信息技術來支持檔案管理的各個方面。這包括對現有技術基礎設施的評估，確定技術升級的優先順序以及制定長期和短期的目標。戰略還應包括培訓計劃，以提高員工對新系統和工具的熟練度，確保他們能夠充分利用信息化帶來的優勢。

3.2 加強數據安全管理

在檔案記載管理的信息化視角下，加強數據安全管理的策略涵蓋了綜合性的技術和管理措施。一方面，實施多層次的數據保護措施，包括物理安全、網絡安全和應用層面的安全。物理安全涉及保護數據中心和服務器房間免受未授權訪問和物理損害。網絡安全則需要部署防火墻、入侵檢測系統和加密技術，以防止數據被攔截或篡改。應用層面的安全措施包括對用戶進行身份驗證和權限控制，確保只有授權用戶才能訪問敏感數據[4]。另一方面，建立一個全面的數據備份和災難恢復計劃，以應對數據丟失或系統故障的情況。這要求定期備份關鍵數據，并在多個地理位置存儲備份副本。災難恢復計劃應詳細描述在各種不同情況下恢復操作的步驟，包括自然災害、技術故障或網絡攻擊等。

3.3 制定統一標準

在信息化視角下，對檔案記載管理制定統一標準是提高檔案管理效率和質量的重要策略。這一策略的實施旨在統一檔案記錄、分類、存儲和檢索等各個環節的標準，確保檔案管理工作在全國范圍內的一致性和互操作性。首先，進行全面評估，了解不同機構在檔案管理中所遵循的現行標準，識別存在的差異和不足。同時，調研檔案管理的實際需求，確定制定統一標準的主要目標和方向。其次，在制定統一標準的過程中，參考ISO等國際標準組織以及其他國家在檔案管理領域的成功經驗和最佳實踐，確保所制定的標準既具有國際視野，又符合國內實際情況。再次，在標準制定過程中，廣泛征求政府機構、企業、學術界和行業協會等各方面的意見和建議。通過這種方式，確保新標準能夠全面反映不同用戶的需求和期望，增強標準的普遍適用性和接受度。另外，制定詳細的實施指南和操作流程，為各級機構和個人提供清晰的指導。這包括如何將現有檔案資料轉換為符合新標準的格式以及如何在日常工作中應用這些標準。最后，建立一套完善的監督和評估機制，定期檢查新標準的執行情況，評估其效果，并根據反饋和技術發展進行適時調整。這有助于確保標準始終保持最新，滿足檔案管理工作的發展需求。

3.4 提高人員專業能力

首先，提高專業能力的基石是實施針對檔案管理人員需求的詳細培訓計劃。該計劃應涵蓋廣泛的主題，包括信息技術的最新趨勢、數字記錄保存原則、數據安全和隱私法以及軟件工具在檔案管理中的應用。培訓單元的設計應考慮到從初學者到高級用戶的不同技能水平，確保所有工作人員都能進步并從中受益。其次，鼓勵員工持續學習和專業發展的文化至關重要。這可以通過提供對在線課程、網絡研討會和對研討會的訪問來促進，這些課程、網絡研討會和研討會涵蓋了數字歸檔領域的新興技術和最佳實踐。訂閱相關專業期刊以及成為檔案和信息管理協會的成員也可以使人員了解該領域的最新發展[5]。再次，建立一個指導計劃，讓經驗豐富的檔案管理員和信息管理專業人員可以與經驗不足的員工分享他們的專業知識是另一種有效的策略。這種一對一的指導可以幫助解決特定的學習需求，解決復雜的問題，并促進對信息管理挑戰和解決方案的更深入理解。最后，認可和獎勵員工在專業發展方面所做的努力以及他們對改進組織檔案管理實踐的貢獻，可以大幅提高士氣和積極性。無論是通過正式的獎勵、內部溝通中的認可，還是職業發展的機會，承認專業發展工作的重要性都強調了組織對卓越檔案管理的承諾。

結束語

綜上所述，在信息化時代背景下，通過加快信息化建設、加強數據安全管理、制定統一標準以及提高人員專業能力，可以顯著提升檔案記載管理的質量，從而為檔案記載的未來發展奠定堅實基礎，確保信息的安全、準確和高效傳承。

參考文獻

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[2]趙姣云.大數據下的事業單位人力資源檔案管理創新探究[J].現代商貿工業，2024，45（07）：119-121.

[3]支雪梅.電子檔案管理工作面臨的問題及對策[J].蘭臺世界，2024（03）：63-65.

[4]王犍.移動互聯網視域下的參與式檔案管理[J].蘭臺內外，2024（07）：1-3.

[5]馬小麗，杜佳.事業單位檔案信息化管理分析及對策研究[J].蘭臺內外，2024（07）：22-24.

作者簡介：李玲（1981.01.07—），大學學歷；山西省陽泉市盂縣秀水鎮人社局館員；研究方向：檔案管理。