淺析數(shù)字時(shí)代檔案職業(yè)技能的提升與創(chuàng)新

摘 要：在當(dāng)前各行各業(yè)按下數(shù)字化轉(zhuǎn)型“快進(jìn)鍵”的新趨勢(shì)下，傳統(tǒng)的職業(yè)和工種面臨著顛覆性的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案作為歷史的傳承、信息的延續(xù)、時(shí)代的責(zé)任，如何搭上“信息化”的快車，是我們每一位檔案從業(yè)人員無(wú)法回避且必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。本文以筆者的檔案工作經(jīng)歷，對(duì)信息化背景下檔案從業(yè)人員職業(yè)技能的提升與創(chuàng)新進(jìn)行了一些思考與實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代；檔案工作；職業(yè)技能；提升創(chuàng)新

當(dāng)今社會(huì)，數(shù)字時(shí)代已經(jīng)悄然來(lái)臨，大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、AI人工智能等新科技的發(fā)展日新月異，給檔案從業(yè)人員綜合能力、專業(yè)技能、創(chuàng)新意識(shí)和思維模式提出了更高的要求。隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)對(duì)檔案資源的需求越來(lái)越迫切，檔案職業(yè)的社會(huì)認(rèn)知度和認(rèn)可度也大幅度提升。檔案，這一古老的職業(yè)正在煥發(fā)新的生命活力。但在迎接前所未有的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著巨大挑戰(zhàn)。本文從一名檔案從業(yè)者的角度，就數(shù)字時(shí)代中檔案工作人員如何不斷以開(kāi)拓進(jìn)取精神和與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新意識(shí)，將信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案有機(jī)融合，使檔案工作逐步向信息化、智能化轉(zhuǎn)型，進(jìn)行一些有益的思考和嘗試。

1 數(shù)字時(shí)代檔案管理工作的差異分析

1.1 生成方式不同，存在形式上的差異

2004年，因工作需要，筆者協(xié)助單位的檔案員開(kāi)展過(guò)檔案整理及達(dá)標(biāo)創(chuàng)建工作，也與檔案有了第一次接觸。那時(shí)檔案生成的途徑比較單一，且還停留在檔案工作人員被動(dòng)收集階段，多是部門(mén)交什么，檔案人員整理什么，檔案工作存在一定的被動(dòng)性。2016年，筆者正式接手單位的檔案管理工作。當(dāng)時(shí)給我最大的感受就是那個(gè)階段產(chǎn)生的檔案已經(jīng)與12年前的情況大不一樣了，除了傳統(tǒng)檔案以外，新興的檔案類型也越來(lái)越多，產(chǎn)生的途徑不再是本單位單一產(chǎn)生的，業(yè)務(wù)協(xié)作單位、招投標(biāo)事項(xiàng)、重大活動(dòng)、重大歷史事件、審計(jì)督查等等工作中都開(kāi)始產(chǎn)生各式各樣的數(shù)字檔案，極大地豐富了檔案資源的種類和利用形式。

1.2 產(chǎn)生順序不同，存在時(shí)間上的差異

除了生成方式上的差異，傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案在產(chǎn)生順序上也有很大的差別。“在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案工作量大，檔案管理呈現(xiàn)粗放的方式，這也給檔案服務(wù)工作質(zhì)量的提升帶來(lái)了較大的阻礙。”[1]傳統(tǒng)檔案產(chǎn)生的順序往往還是隨著文件流轉(zhuǎn)或業(yè)務(wù)進(jìn)程的結(jié)束才開(kāi)始進(jìn)入歸檔及掃描階段。而數(shù)字檔案從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到歸檔全生命周期已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全部以數(shù)字化的形式進(jìn)行，打破了以往傳統(tǒng)檔案的形成順序，極大地縮短了歸檔周期，提高了工作效率。

1.3 形成媒介不同，存在介質(zhì)上的差異

傳統(tǒng)檔案和數(shù)字檔案在存儲(chǔ)介質(zhì)上的差異也隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展產(chǎn)生很大的不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存已經(jīng)隨著更多的高科技媒介的加入，使存儲(chǔ)利用變得更加簡(jiǎn)單、安全、高效、便捷。檔案保存的硬件環(huán)境也越來(lái)越智能化、集成化和便捷化。而針對(duì)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)量巨大、數(shù)據(jù)類型繁多、數(shù)據(jù)產(chǎn)生速度快等特點(diǎn)，也誕生了大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)、藍(lán)光存儲(chǔ)等多種多樣的存儲(chǔ)介質(zhì)與存儲(chǔ)手段進(jìn)行支撐，使得我們可以更加方便地對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行檢索和利用，拓展了檔案開(kāi)發(fā)利用的新模式。

1.4 面對(duì)受眾不同，存在服務(wù)上的差異

傳統(tǒng)的檔案管理因?yàn)槭苤朴跈n案種類單一、數(shù)量缺少、歸檔周期長(zhǎng)等因素，在提供的檢索服務(wù)和開(kāi)發(fā)效果方面一直是短板，很難發(fā)揮出檔案資源應(yīng)有的效用。新的歷史時(shí)期，隨著人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)不斷提升，檔案工作的制度體系不斷規(guī)范，我們也有了越來(lái)越多的技術(shù)手段可以不斷挖掘檔案資源所蘊(yùn)藏的價(jià)值，更好地服務(wù)單位事業(yè)的發(fā)展。

2 數(shù)字時(shí)代檔案工作開(kāi)展的主要特點(diǎn)

2.1 傳統(tǒng)檔案數(shù)字化

以往管理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時(shí)需要占用大量密集架和檔案盒的時(shí)代已經(jīng)一去不復(fù)返。“在信息技術(shù)影響下，數(shù)字記錄逐漸取代傳統(tǒng)以紙質(zhì)載體為主的記錄形式與記錄方式。”[2]通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在節(jié)省檔案管理人員整理時(shí)間、歸檔周期和存儲(chǔ)所需空間的同時(shí)，最終將實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案實(shí)時(shí)在線歸檔。不僅大大提高工作的時(shí)效性和便捷性，減少整理等環(huán)節(jié)的工作量，還會(huì)節(jié)約大量實(shí)體檔案的存儲(chǔ)空間。

2.2 檔案形式多樣化

通過(guò)對(duì)各種門(mén)類的檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)換，使得檔案也煥發(fā)新生。檔案的數(shù)字化也不只停留于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描，還可以利用全息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物檔案的復(fù)制和應(yīng)用；也可以借助數(shù)字孿生技術(shù)打造全場(chǎng)景的智慧檔案庫(kù)房等。原本普通的一件檔案因?yàn)閿?shù)據(jù)技術(shù)的加持會(huì)變得更加生動(dòng)、更加貼近實(shí)際。

2.3 數(shù)據(jù)管理一體化

從數(shù)據(jù)管理的角度來(lái)看，傳統(tǒng)檔案和數(shù)字檔案也將逐漸融合為一個(gè)整體。單一的檔案管理軟件和OA辦公軟件將很快淘汰，取而代之的是一整套集成有辦公OA、檔案管理、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、知識(shí)地圖、智能數(shù)據(jù)庫(kù)及深度開(kāi)發(fā)利用等功能完善的綜合辦公信息系統(tǒng)。

2.4 利用開(kāi)發(fā)分布化

隨著數(shù)字檔案的普及，檔案資源的開(kāi)發(fā)利用也不再受到空間和時(shí)間的限制，借助于互聯(lián)網(wǎng)終端，只要有合規(guī)權(quán)限的用戶都可以立即查找和檢索任何文件，可以訪問(wèn)桌面或移動(dòng)設(shè)備以及每個(gè)不同公司辦公地點(diǎn)的檔案資源。隨著信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)及人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，智慧檔案服務(wù)很快將走進(jìn)我們的工作與生活。

3 數(shù)字時(shí)代檔案職業(yè)技能提升的主要途徑

在數(shù)字時(shí)代背景下，檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出多元化、動(dòng)態(tài)化以及開(kāi)放化的發(fā)展趨勢(shì)，這就對(duì)檔案工作人員提出了更高的職業(yè)技能要求。檔案工作者在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)，要想獲得更加穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，就必須要不斷提升自身的專業(yè)技能，以滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案工作者提出的新要求。但是從現(xiàn)階段的實(shí)際情況來(lái)看，檔案工作者在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)依然存在一些問(wèn)題。例如，對(duì)職業(yè)技能認(rèn)識(shí)不到位、缺乏創(chuàng)新意識(shí)等。在這樣的情況下，主要可以從以下幾個(gè)方面提高業(yè)務(wù)水平。

3.1 以人為本，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

在數(shù)字時(shí)代的檔案管理工作中，既需要掌握專業(yè)知識(shí)和技術(shù)的人才，也需要掌握檔案信息管理、檔案利用開(kāi)發(fā)等專業(yè)知識(shí)的人才，還需要既掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又具有較高科學(xué)文化素質(zhì)的復(fù)合型人才。因此，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人才的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能是一個(gè)非常重要的問(wèn)題。“因?yàn)椋瑥囊欢ń嵌葋?lái)說(shuō)，檔案管理工作人員的素質(zhì)決定著檔案管理工作的質(zhì)量與效率。”[3]首先，要制定相應(yīng)的人才引進(jìn)計(jì)劃。在具體操作過(guò)程中，可以通過(guò)引進(jìn)優(yōu)秀專業(yè)人才、鼓勵(lì)現(xiàn)有人才繼續(xù)深造等方式來(lái)提升檔案人員的專業(yè)水平和整體素質(zhì)。其次，要加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度。可以通過(guò)定期舉辦培訓(xùn)班、專題講座等方式對(duì)檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)。同時(shí)還可以通過(guò)與高校等機(jī)構(gòu)合作、購(gòu)買(mǎi)專業(yè)書(shū)籍等方式來(lái)提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。最后，要積極推進(jìn)專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘制度改革。對(duì)不同層次、不同崗位的人員實(shí)行不同的職稱評(píng)聘制度，讓他們都能有一個(gè)展示自己才華的平臺(tái)。總之，數(shù)字時(shí)代是一個(gè)變革的時(shí)代。在這一時(shí)期，檔案工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維模式、改變傳統(tǒng)工作方法、創(chuàng)新工作方式和服務(wù)手段。

3.2 以制度為基礎(chǔ)，強(qiáng)化管理規(guī)范化建設(shè)

檔案管理工作涵蓋單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和方方面面。因此，在管理過(guò)程中，檔案工作者應(yīng)該明確自身在檔案管理工作中的職責(zé)和作用，借助合理、科學(xué)的管理制度，有效助力提升工作效率。首先，檔案工作者要對(duì)單位的整體工作有充分的認(rèn)識(shí)和了解，同時(shí)對(duì)各部門(mén)的職能和職責(zé)了然于心，這樣在實(shí)際工作中才能做到有的放矢。其次，檔案工作者還要不斷提高自身的職業(yè)技能水平，加強(qiáng)檔案工作新技術(shù)、新動(dòng)態(tài)、新趨勢(shì)的了解和學(xué)習(xí)，要有基本計(jì)算機(jī)的硬件知識(shí)儲(chǔ)備，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)操作等方面知識(shí)的汲取和實(shí)踐，以系統(tǒng)的思維考慮檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

3.3 以實(shí)操為抓手，提升專業(yè)業(yè)務(wù)能力

有了人才支撐和制度保證，檔案工作人員除了加強(qiáng)基本的理論知識(shí)學(xué)習(xí)以外，還應(yīng)多思考、多動(dòng)手、多實(shí)踐。在實(shí)際工作中不應(yīng)過(guò)度依賴第三方協(xié)作單位進(jìn)行整理工作。應(yīng)該倡導(dǎo)從最基本的整理工作入手，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都親身參與進(jìn)來(lái)，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化軟件、硬件的操作培訓(xùn)和練習(xí)，必須能熟練進(jìn)行操作且達(dá)到規(guī)范要求。同時(shí)，在檔案管理工作中，檔案工作者還應(yīng)該具有創(chuàng)新意識(shí)，能夠根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況來(lái)不斷提高自身的創(chuàng)新能力并應(yīng)用到日常工作中，積極發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，不斷促進(jìn)工作的智能化水平和工作效率的顯著提升。

4 數(shù)字時(shí)代檔案職業(yè)技能的創(chuàng)新與創(chuàng)效

4.1 創(chuàng)新方面

4.1.1轉(zhuǎn)變觀念。檔案工作者要以新時(shí)代的思想觀念為指引，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，從傳統(tǒng)檔案管理模式中走出來(lái)，樹(shù)立數(shù)字化思維，并積極向數(shù)字檔案管理模式轉(zhuǎn)變。檔案工作者要努力成為全社會(huì)檔案信息化的倡導(dǎo)者、推動(dòng)者和實(shí)踐者，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)和特長(zhǎng)，與社會(huì)各界合作，為社會(huì)提供更多的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4.1.2加強(qiáng)創(chuàng)新。在數(shù)字時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，檔案工作者要緊跟時(shí)代步伐，敢于創(chuàng)新。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行變革與創(chuàng)新，要不斷嘗試新的服務(wù)方式、服務(wù)手段、服務(wù)方法和服務(wù)內(nèi)容等，如將線上線下相結(jié)合的方式融入檔案工作中去。通過(guò)某信公眾號(hào)、某博等新媒體平臺(tái)擴(kuò)大影響力。通過(guò)網(wǎng)站、App等現(xiàn)代化設(shè)備加強(qiáng)宣傳。利用人工智能技術(shù)為檔案提供智能化服務(wù)。運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的加密、存儲(chǔ)與傳輸?shù)取?/p>

4.1.3提高效益。數(shù)字時(shí)代的到來(lái)為檔案工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在這個(gè)過(guò)程中，檔案工作者要把握機(jī)遇，積極探索新形勢(shì)下檔案工作的新思路、新方法和新舉措。同時(shí)，在這一過(guò)程中提高效益也是其中一個(gè)重要方面。

4.2 創(chuàng)效方面

4.2.1要做好檔案資源的管理與利用。檔案工作的任務(wù)是收集、整理、保管、提供利用好各種檔案資料，為單位建設(shè)、改革、發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定服務(wù)。在這個(gè)過(guò)程中，檔案工作不僅要有專業(yè)的知識(shí)，還需要有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。因此，檔案工作者要不斷地提升自身素質(zhì)，了解各種檔案知識(shí)和信息技術(shù)，成為檔案工作的專家和行家。尤其是在數(shù)字時(shí)代，要主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)，善于運(yùn)用信息技術(shù)手段和先進(jìn)的信息設(shè)備進(jìn)行檔案信息的收集、整理和存儲(chǔ)。檔案工作者還需要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)與社會(huì)各界合作，做好社會(huì)服務(wù)工作。

4.2.2要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展檔案工作。不僅可以使檔案管理更加規(guī)范，而且還能（下接33頁(yè)）

（上接27頁(yè)）使檔案管理更加便捷、高效與安全。尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，隨著人們信息安全意識(shí)的不斷增強(qiáng)，越來(lái)越多的單位將信息化建設(shè)作為重點(diǎn)工作，以保障信息安全。在這樣的形勢(shì)下，檔案工作者要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開(kāi)展檔案工作。一是要充分利用檔案管理軟件提高工作效率，如 OA辦公系統(tǒng)、某信公眾號(hào)等；二是要利用信息技術(shù)開(kāi)展數(shù)據(jù)分析工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。如利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)可視化等；三是要利用人工智能技術(shù)開(kāi)展檔案檢索工作。如利用OCR識(shí)別技術(shù)進(jìn)行文件識(shí)別；四是要利用區(qū)塊鏈技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的加密、存儲(chǔ)與傳輸。如采用數(shù)字簽名、數(shù)字證書(shū)等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)加密；五是要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展檔案編研工作。通過(guò)分析用戶需求，選擇合適的信息檢索方式和編研主題，從而更好地服務(wù)于社會(huì)和公眾。

4.2.3要拓寬服務(wù)領(lǐng)域，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案服務(wù)工作是檔案事業(yè)的核心，也是檔案工作者的職責(zé)所在。在數(shù)字時(shí)代，檔案工作要積極拓展服務(wù)領(lǐng)域，不斷滿足人們對(duì)檔案信息的需求。在這個(gè)過(guò)程中，檔案工作者要加強(qiáng)與社會(huì)各界的合作，將檔案部門(mén)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)延伸到社會(huì)中去。例如，國(guó)家檔案館可以在數(shù)字化處理后，提供給用戶“一鍵查檔”服務(wù)；一些檔案館可以為用戶提供“一鍵檢索”服務(wù)；一些檔案館還可以利用某博、某信、App等新媒體平臺(tái)為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。除此之外，還可以主動(dòng)與高校、企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)等單位合作，加強(qiáng)雙方的溝通與交流，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在實(shí)際工作中，數(shù)字時(shí)代檔案工作者的任務(wù)任重而道遠(yuǎn)。只有以全體檔案工作者的通力合作和默默奉獻(xiàn)為依托，結(jié)合不斷提升自身信息化業(yè)務(wù)水平、不斷拓展檔案資源的開(kāi)發(fā)利用渠道和維度，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)者提供高質(zhì)量的決策依據(jù)、更好地提升檔案管理工作水平。新時(shí)代，檔案所蘊(yùn)藏的重要價(jià)值越來(lái)越顯現(xiàn)。針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題和新困難，檔案工作者必須予以高度重視、細(xì)致剖析、積極應(yīng)對(duì)、認(rèn)真總結(jié)，要立足于檔案專業(yè)的角度，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，切實(shí)采取有效措施實(shí)現(xiàn)檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新，不斷提高檔案管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：毛沅（1981—），大專學(xué)歷，江蘇交通控股有限公司所屬江蘇省高速公路經(jīng)營(yíng)管理中心助理館員，工作及研究方向：檔案管理。