煤炭建設工程檔案“四個體系”建設探討

摘 要：隨著檔案治理體系研究和實踐的逐步推行，煤炭建設工程檔案要著力加強“四個體系”建設，針對治理結構不合理、資源體系建設有待加強、利用體系不夠完善、檔案安全體系較為滯后等問題，要從強化責任落實、資源建設、開發利用、安全建設等方面予以強化。

關鍵詞：建設工程檔案；四個體系；路徑

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出，全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設，將原來的“三個體系”拓展至“四個體系”，這是適應新時代發展需要做出的正確判斷。煤炭建設工程檔案是施工過程的真實記錄，是歷史查考的第一手資料，需要按照上級要求，加強“四個體系”建設，打造更加優化的治理體系和高效的治理能力，推動檔案工作高質量發展。

1 煤炭建設工程檔案管理的時代要求

1.1 治理結構更加完善

新時代，檔案治理結構趨于優化，以新《檔案法》為統領，以相關制度規章為體系的制度規范已經形成。在建設工程管理中，檔案管理對象不斷豐富、檔案業務生態持續演進、檔案利用訴求更加多元，在一定程度上增加了檔案治理的難度和復雜性，迫切需要在制度層面對檔案治理的新情況和新問題作出規范和引導。在此基礎上，構筑符合時代需要的煤炭工程管理制度體系，建立現代治理結構成為新的時代課題。

1.2 資源體系更加優化

做好檔案的全面收集工作，對促進煤炭事業全面發展、提高工作質量和水平具有重要意義。根據《煤炭工業企業檔案分類規則》（NB/T51065-2016），煤炭建設工程檔案分為生產技術、地質勘測、設備儀器等11個門類，管理部門需要認真研討檔案法律、法規及規范性文件。同時，要按照《煤炭建設工程資料歸檔及檔案管理規范》（NB/T10223-2019）《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）《煤炭建設工程資料管理標準》（NB/T-51051-2016）和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）整理歸檔要求，構建覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、結構更加優化的檔案資源體系，維護檔案資源完整與安全，促進煤炭行業持續健康發展。

1.3 利用體系更加多元

一是服務多樣化。數據多跑路成為檔案服務的“標配”，云服務、App查檔、異地查詢在工程利用行業已蔚然成風，極大地縮短了檔案查詢時間，提高工程建設的速度。二是開發多樣化。檔案開發的形式已不再局限于傳統輔助參考模式，檔案資源活了起來，從后臺走向前臺，檔案賦能企業發展的作用凸顯。比如透過對工程勘探的研究，可以總結勘察方式、地容地貌結構、施工方向等，這些好經驗好做法用于工程決策，能夠提升決策的科學化水平。三是利用主體多樣化。隨著檔案價值的挖掘，檔案利用不再局限于管理人員和決策者，檔案利用者的范圍越來越廣，價值發揮的空間得以拓展，檔案潛能被激發出來。

1.4 安全建設更加重要

隨著互聯網、大數據、云計算等技術的普及，電子檔案的規模和復雜性不斷增加，與此同時，針對數據的攻擊和竊取行為也日益增多。檔案數據關乎企業發展的核心利益，安全建設成為共享利用的基本底線，體系化的檔案安全治理能力成為煤炭企業應對各類數據風險的必要條件。在新技術環境下，管理部門應著眼于科技發展前沿，構筑主流的技術防護體系、完善的安全規章制度和安全保管意識，確保檔案資源的絕對安全。

2 煤炭建設工程檔案“四個體系”建設存在的問題

2.1 企業檔案治理結構不合理

煤炭建筑工程企業大多成立時間不長，初創期由于組織規模小、檔案類型單一、檔案組織架構一般都會設計的比較簡單，但是隨著企業步入成長期，組織規模、管理水平、經營范圍逐步增加，原有檔案治理模式下職能交叉、缺失或權責過于分散，治理結構和檔案管理結構失衡的現象較為突出。比如工程規模的擴大造成了檔案管理關聯單位多、工程周期長、組織層級復雜等問題出現，紙質檔案遺失、歸檔不齊全的現象突出，同時，由于治理結構未能及時優化，檔案治理邊界模糊、權責不明，工作執行力大打折扣。

2.2 資源體系建設有待加強

煤炭工程檔案具有成套性和長期性特點。一個項目往往包含勘察、立項、招標、施工、驗收、經營等諸多環節，因檔案資料數量龐大，文件遺露或重復等增加了人員工作量，造成了收集上的困難。檔案鑒定機制缺乏，有的重要文件因未作出明確的歸檔要求，造成未能及時收集，重要資料遺失。同時，有的部門片面強調工作效率，對文件資料不加區分地進行收集，資源浪費嚴重。電子檔案收集不齊全的問題較為突出，部分工程論證材料、地質結構材料缺乏監督和約束，未能歸檔而留存在個人手中，資源建設力度不夠、效果較差。

2.3 檔案利用體系不夠完善

重管輕用現象較為普遍，檔案賦能作用未能及時發揮，主要表現在：一是共享機制不健全。跨類型信息比對和共享存在一定壁壘，不同類型和介質的檔案數據共享交換較為困難，即使建立數據跨類型對接機制的，也多采取一事一議、臨時拷貝的手工導入模式，存在較大安全隱患，可持續性不強。二是開發手段較為滯后。對檔案資源的潛在價值認識不清晰，對檔案賦能工程建設、產業經驗、政策制定等方面的作用認識不深刻，大多處于查詢利用階段，對檔案解讀不夠，難以結合行業背景和市場規律為企業發展賦能。三是應用場景較為落后。人工智能技術拓展了檔案利用的空間，云存儲、指尖查檔已成為現實，但是煤炭工程行業檔案應用場域依然為傳統模式，未能實現數據多跑路，利用者不跑腿。

2.4 檔案安全體系較為滯后

工程檔案管理普遍存在著安全意識不全、管理制度不健全、安全監管不到位的問題，出現較大的安全隱患。比如檔案庫房管理不達標，有的工程檔案隨意被放置在閑置空間中，沒有符合標準的檔案室，保管環境漏洞較多；電子檔案安全防護能力較弱，傳輸和利用過程中未有加密設置，檔案管理系統未配備較為完善的防火墻技術，易受病毒或黑客攻擊。安全制度缺失，有的檔案資料未進行等級劃控，共享范圍過大，檔案失泄密風險較高。

3 煤炭建設工程檔案“四個體系”建設的路徑

3.1 強化責任落實，治理結構“強”起來

要按照檔案事業“十四五”規劃要求，適應煤炭事業發展需要，推進工程檔案管理結構更加成熟、更加定型。

3.1.1推進管理機構責任法定化。提高工程檔案管理水平，不能只憑老思維老傳統，必須加強制度建設、法規建設。要依法依規設置檔案管理機構、配置工程檔案職能、明確權限和責任、規范移交和利用程序。根據煤炭工程特點、科學合理編制好檔案“三合一”制度，全面收集好工程實施全過程的檔案資料，尤其是對煤炭事業和社會有查考、利用、保存價值的各種形式、各種載體的文件材料，重點收集做好科技、勘察施工、工程驗收文件材料，切實做到應收盡收，應歸盡歸，并根據檔案價值確定相應的保管期限。

3.1.2構筑高效的組織體系。要針對煤炭系統檔案管理的層級多、組織功能發揮差的短板，進一步減少檔案管理層次，精干設置機構，實行扁平化管理，構建上下貫通、運行順暢的檔案組織體系。要適應信息時代和工程任務發展要求，強化剛性約束，嚴格檔案管理權限和程序，構建簡約高效的檔案管理體制，可探索施行對職能相近、聯系緊密的機構加大統籌設置和綜合力度，推進檔案收集與服務便捷化，最大限度滿足工程建設的需求。

3.2 強化資源建設，讓檔案底色“亮”起來

豐富、完整的檔案資源是開發利用的前提，做好檔案資源建設是為煤炭事業中心、為人民群眾服務的需要。要進一步豐富館藏資源，改善檔案結構，從源頭上做好檔案資源建設。

3.2.1做好電子檔案資源的全覆蓋與高質量。電子檔案是資源體系的關鍵要素和核心基礎。要根據業務需求，編制重點檔案數據資源目錄，比如工程論證材料、地質勘察記錄、工程驗收等，統籌規劃文書檔案、會計檔案、科技檔案的一體化管理。建立目錄動態更新機制，對新介質、新流程產生的檔案及時予以補充，實現目錄清單化管理。加快數據資源匯聚。構建檔案管理一體化平臺，建設完善重要領域數據資源庫。深化數據資源調查，全面摸清電子檔案資源底數，探索通過企業內網的共享交換平臺和標準統一的檔案管理系統，形成布局合理、管理協同、安全可靠的一體化電子檔案資源體系。

3.2.2建立共享協調機制。加強信息化前端控制，厘清企業綜合檔案部門和其他業務部門的職責分工，形成檔案數據跨部門、跨層級共享的高效匯聚、有效回流機制。推動建立專業檔案數據、市場數據共享機制，打通共享使用通道，在將檔案資源與市場運行有效結合，為企業決策提供資源基礎。

3.2.3優化資源結構。加強對煤炭科技創新、項目建設、調整產業結構等方面工作的檔案收集，記錄好煤炭工程行業實現高水平自立自強的生動實踐。加強檔案資源質量管控，推進“存量數字化，增量電子化”，構筑覆蓋范圍廣、門類齊全、質量高校的檔案資源結構。

3.3強化開發利用，破解難題“實”起來。檔案資源價值無法真正發揮出來，是煤炭工程檔案管理亟待解決的問題。

3.3.1創新開發利用機制。結合檔案數據高效共享機制，針對工程利用數據融合和大數據分析應用需求，推進開發利用環境的建設，形成檔案數據、專業數據和市場數據整合應用的機制與流程，開展跨部門、跨時空、基于應用場景的檔案開發利用。

3.3.2拓展應用場景。在檔案利用重點環節、重要領域打造場景化應用。如驗收環節，可探索建立健全大數據輔助科學決策機制，充分匯聚整合設計、施工、監理多源數據，拓展檔案動態監測、統計分析、風險研判、效果評估等應用場景，提升輔助決策的科學化水平。結合人工智能、大數據等應用基礎，選取需求迫切的典型應用場景，引入重點環節，打造智能化檔案服務體系。

3.3.3加強檔案研究闡釋。煤炭工程從側面反映了國家經濟發展和生態環保政策，是重要的歷史教科書。要將煤炭人的“忠厚吃苦、敬業奉獻、開拓創新、卓越至上”的職業精神作為闡釋對象，利用新媒體、編研出版等形式，將檔案資料多維度呈現和展示，展示中國煤炭工程事業篳路藍縷的艱辛歷程，傳承煤炭工程人的政治覺悟、精神境界、道德情操和意志品質。

3.4 強化安全建設，保障服務“足”起來

3.4.1制定檔案安全管理辦法。建立檔案資源分類分級管理制度，明確涉及不同類別、不同級別、不同體量的檔案資源應滿足的安全管理要求。探索建立檔案安全管理認證制度，通過認證提高數據安全管理水平。

3.4.2構建全流程開發利用安全機制。在檔案資源收集、存儲、查詢、利用、分析和共享" " "（下接56頁）

（上接47頁）等方面建立安全內控機制。搭建檔案資源開發利用安全環境，提高遠程訪問、流向控制、檔案溯源和銷毀鑒定等關鍵環節技術的管控能力，確保檔案利用來源可溯、去向可查、行為留痕與責任可究。

3.4.3加強電子檔案安全管理。數據管理系統增設區塊鏈審計日志調取模塊，全面、準確地記錄檔案利用過程。做好數據加密、安全通道等管控措施，對電子檔案流轉過程中可能出現的泄露、非法使用等問題追根溯源和實時監控、實時阻斷，將損失和影響維持在可控范圍。

3.4.4夯實實體檔案安全基礎。專門開展檔案安全隱患自評和檢查工作，重點檢查防火、防盜、防水與防泄密等方面存在的安全隱患以及檔案未實現集中統一管理、檔案庫房堆放雜物和消防應急體系不完善等問題，確保檔案保管萬無一失。要加強智能庫房建設，配備先進的設備和技術，如空氣調節系統、消防系統、網絡系統及智能化存儲管理系統等，以保證檔案的長期保存和及時查詢。

3.5 加強組織領導，要素建設“富”起來

3.5.1加強資金要素建設。加大統籌資金、精準發力，平衡投入壓力，足額安排資金在檔案數據服務、平臺建設上，當好轉型升級的“壓艙石”。要建立健全保障機制，常態化圍繞信息技術應用、數字化利用場景等分類制定投入政策，持續賦能工程建設。

3.5.2釋放人才動能。圍繞檔案管理轉型戰略，立足新時期檔案管理人才需求，深入開展專業化研學、常態化培訓、定期技能提升等活動，堅持把人才隊伍建在檔案治理結構和治理能力建設上，旨在培養適應新時代檔案事業發展模式、具有良好創新精神的專業化人才，為煤炭工程事業發展提供有力支撐。

結語

煤炭建設工程檔案管理部門要持續優化工作流程，推進檔案信息化建設，積極探索檔案信息資源共享利用，不斷提升為企業服務的水平，更好地發揮建設項目工程檔案在經濟社會發展和煤炭行業管理方面的支撐和服務作用。

參考文獻

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作者簡介：何棟霞（1996—），大學學歷，陜西延長石油巴拉素煤業有限公司助理館員，研究方向：檔案管理。