高質量發展下事業單位檔案管理工作實施路徑

摘 要：文章通過理論分析法，闡述了高質量發展背景下事業單位檔案管理工作現狀，總結當前事業單位檔案管理工作中出現的普遍問題，以問題為導向，制定高質量發展措施，在解決相關問題的同時，提高事業單位管理水平，滿足事業單位在不同時期的檔案管理根本需求，支持事業單位發展進程。在事業單位檔案管理工作中，應融入高質量發展理念，更新管理意識、引入管理新技術和實行管理團隊建設，讓事業單位檔案管理工作更上一層樓，促進事業單位長遠發展。

關鍵詞：高質量發展；事業單位；檔案管理；工作實施；路徑

黨的十八大提出“高質量發展”理念，并逐步發展為各行業的發展指南。事業單位是國家穩定發展的中流砥柱，亦是高質量發展落實的核心力量，基于此，在國家政策的鼓勵下，探索事業單位檔案管理新途徑，改變當下檔案管理模式，注入新思想、新理念、新技術和新設備設施等，展示檔案管理新面貌，提高抗風險能力，并在檔案數據信息應用過程中，降低事業單位發展壓力，提升服務效能。

一、高質量發展背景研究

高質量發展，即從簡單追求增速、數量的發展，轉向以效益、質量為首要目標的發展。基本要求包括資源環境成本低、資源配置效率高、生產要素投入少以及經濟效益好，從解決社會服務供給、各方面產品“足不足”“大不大”“有沒有”，轉向解決“美不美”“優不優”“好不好”的問題，以此帶來更大的收益。在事業單位檔案管理工作中滲透高質量發展理念，關鍵在于圍繞事業單位工作核心、服務大局，推進事業單位檔案管理創新、推動數字化轉型，提升檔案管理的數字化、智能化程度，以先進的科技替代傳統的人力，賦予檔案管理工作更多的責任，提升檔案管理效能，增強檔案管理成果的利用程度，以此來服務于事業單位各項管理工作，提高事業單位服務水平，為社會經濟發展提供良好的助力。

二、事業單位檔案管理工作現狀分析

一是取得成績。各地事業單位在國家相關政策、文件的激勵、提領下，開始關注單位檔案管理工作，并投入了支持資金、制定了發展措施，在一定程度上提高了單位檔案管理水平，讓檔案管理成果得到了更加廣泛的應用。例如，提供翔實的發展資料、支持人力資源管理進程、考核各單位服務效能等，讓事業單位在新時期重新煥發生機與活力，獲得服務對象一致好評。

二是現存問題。部分事業單位在檔案管理工作中仍遺留較多問題，阻礙了檔案管理工作的進一步深化，主要集中在：（1）管理意識薄弱。管理人員在長久的工作中形成了固化的管理理念，不愿意改變其管理方式，甚至是抗拒檔案管理改革工作，導致事業單位檔案管理工作出現滯后性問題；（2）數字化應用程度較低。數字化技術因其在有效性、便利性和精準性等方面的優勢而受到廣泛應用，但事業單位在引入該項技術時，仍停留在表面階段，簡單利用數字化技術輔助一些相對簡單的檔案管理工作，未能發揮其根本作用，對于檔案管理工作的改變程度有限；（3）檔案管理人員素養較差。在高質量的發展理念引導下的檔案管理工作已經出現了較大改變，對于檔案管理人員的管理技術、工作態度和職業素養等要求較高，依靠事業單位當前的管理隊伍難以應對各階段的管理任務。

三、高質量發展下事業單位檔案管理工作的實施路徑

1.深化檔案管理意識培養，更新傳統理念

（1）加大宣傳力度，增強檔案管理意識。高質量的發展背景下，需要事業單位全體人員投入檔案管理工作，改變“檔案管理工作只是檔案管理部門負責”的刻板印象。基于此，事業單位管理層應給予檔案管理工作足夠的重視，將其納入事業單位年度規劃、階段性工作要點和日常工作項目中，并通過官網網站、自媒體平臺等發布相關主題內容，如“緊抓檔案管理工作，明確年度工作要求與重點任務”“怎樣做好檔案精細化管理”“檔案管理對于單位發展的核心意義”等，鼓勵、引導各崗位人員瀏覽、學習，在潛移默化中影響其他相關崗位對于檔案管理工作的認知，從而能夠積極投入相關的檔案管理事務中，支持檔案管理部門完成各階段管理工作，具體如表1所示。

（2）規范檔案交接程序，更新傳統理念。部分事業單位在檔案管理工作中充滿隨意性，未按照相關規定要求推進檔案交接，更多的是結合其工作經驗、習慣完成各項工作，這種落后的工作意識、態度難免給檔案管理工作留下更多缺漏。基于此，規范檔案交接程序刻不容緩，應在實際工作中更新傳統理念。一是定期清理檔案。記錄相關數據，如清理時間、內容、方式和負責人等；二是記錄借出檔案，定期催還；三是分類存放未整理的檔案及時歸檔；四是認真檢查歸還檔案，保證檔案完整、無破損，記錄歸還時間、對交接中其他相關事務負責。

2.數字化檔案館建設，支持高質量發展進程

通過數字化檔案館建設，滿足事業單位檔案管理工作在各個方面的綜合需求，為高質量發展提供助力，可劃分為四個層次。

（1）基礎設備設施層

裝備各類基礎設備設施，支持數字化檔案館運行，如表2所示。

（2）資源層

資源層主要是為檔案管理提供各類資源支持，以此來保證檔案管理的持續性、精準性。其中包括三個部分內容，具體如表3所示。

1 館藏檔案資源 包括電子檔案、實體檔案兩部分，利用高速掃描儀將實體檔案轉換成視頻、圖像、文本等格式，保障資源格式高度匹配，形成若干個類型不同的數據庫，如履歷類檔案、考核鑒定類檔案、業務檔案、科技檔案、會計檔案及文書檔案等。

2 用戶服務數據 指用戶在登錄數字化檔案館平臺后產生的所有數據，包括但不限于注冊信息、用戶權限、查詢記錄、借閱記錄、申請信息、下載數據、違規操作等。檔案管理人員搜集用戶信息、相關行為，基于用戶偏好、需求等對其加以精準分析，構建用戶畫像，提供個性化檔案服務，解決其實際困難，促進高質量發展。

3 運行管理數據 統計、保存各類設備感知、運行數據，把握設備運行規律，從基礎設施層面增強檔案管理工作的數字化程度。此外，掌握檔案管理人員的工作業績、薪資水平、出勤時間和考核晉升等資料，為事業單位運行決策、人事管理等提供數據支持。

（3）技術處理層。

第一，檔案數字化收集。利用數字化手段擴大檔案收集渠道，發揮智能終端、搜索技術和智能感知設備設施等作用。檔案管理人員通過機器人學習、語音識別等實現單據與表格自動化填寫、紙質檔案電子化轉換、專題活動與會議建檔、口述信息實時記錄以及調研結果智能編輯等，提升檔案收集、著錄的智能化程度。

第二，檔案數字化整理。通過OCR（光學字符識別技術）、文本分析技術、智能語言等對各類紙質檔案加以分類處理、全文數字化轉換，并利用AI技術完成檔案自動上架、分析和存儲。此外，引入遞歸神經網絡、BP神經網絡和系列構造神經網絡等完成文本檔案、音頻檔案和圖片檔案等自動化分類，簡化分類工作，提升分類質量。

第三，檔案數字化鑒定。要求事業單位檔案管理人員重新梳理新時期電子檔案鑒定流程、方法、標準和原則等，進一步厘清事業單位內部公開的檔案范圍、區間，如可以引入檔案價值鑒定專家系統，重構事業單位檔案價值鑒定標準體系，實現對單位各類檔案價值的自動化鑒定，評估各類檔案對于事業單位高質量發展的促進程度，執行差異化的管理措施，靈活分配管理資源，獲取高質量、高價值的檔案資源。

第四，檔案數字化存儲。利用云計算技術實施檔案云備份，利用智能防護墻提供安全防護功能，但考慮到數字化檔案館的分布式云存儲模式，對存儲需求較大，故而應提供更可靠的防護服務，引入檔案分級管理方法，對各類檔案實施分級存儲、保護，降低系統壓力。

第五，檔案數字化檢索。利用人臉識別、自然語言處理等先進技術推進檔案資源結構化建設，豐富檢索方式。例如，圖找圖、文字搜圖和視頻分幀查詢等，形成一站式檢索機制，盤活檔案資源，為檔案利用、查找提供便利，并同步應用各類搜索方式，提高檢索效率，實現檔案充分利用。

（4）服務應用層。

一是服務方式智慧化。在事業單位內部平臺公開數字化檔案全文檢索機制，通過搭建遞進關系的檢索模型、相關關系檢索模型以及因果關系檢索模型等，提供智能化檢索服務。

二是服務空間虛擬化。利用大數據、云計算等先進技術促進檔案管理服務朝著虛擬化層面延伸，滿足不斷提升的檔案管理需求，降低檔案維護成本。具體開展方式：引入網絡信息智能化捕獲收割與自動索引服務，實現事業單位檔案數據在相關平臺的全面檢索，不受時間、空間等因素限制，形成“線上+線下”的泛在化檔案管理工作體系；利用智能交互、機器視覺和AR技術等搭建基于事業單位高質量發展背景的虛擬空間，展示虛擬化視頻、文字和圖像等檔案資料，實現對檔案信息的全方位、立體化的理解與利用；利用人工智能、互聯網技術推進檔案管理工作與其他相關業務的融合，促進事業單位各方面發展數據的整合、共享，解決事業單位在檔案信息、管理上的信息壁壘、信息孤島問題。

三是服務反饋智能化。利用人工智能提供反饋、學習功能，如通過人工智能算法關注不同用戶的反饋，并加以總結，調整檔案管理工作重心、優化管理流程，提高檔案管理人員的綜合學習能力，使其能夠切實完成各階段的工作任務。

3.優化檔案管理人員配置，奠定高質量發展的人力基礎

在事業單位功能逐漸豐富、結構逐漸復雜和服務項目逐步增多的發展背景下，事業單位開始產生更多的資料、信息和數據等，對檔案管理工作提出了更高的要求。基于此，應優化檔案管理人員配置，為下一階段事業單位的高質量發展奠定人力基礎。

（1）更新人員結構配置。事業單位包括復雜、紛亂的檔案信息，對于檔案管理人員有著不同的技能需求，如經驗豐富的“老”檔案人員、專業技術過硬的“新”檔案人員，只有實現“老”“新”的合理搭配，才能在任務艱巨的檔案管理工作中厘清思路，制定可行的管理方案。因此，應更新人員結構配置，結合事業單位的整體架構、檔案量和檔案類型等，引入“老+新”式檔案人員配置，起到以老帶新、以新促老的作用，通過“老”檔案人員普及事業單位的各類檔案管理要領、注意事項，通過“新”檔案人員傳遞先進的檔案管理思路、技術等。

（2）提高入行門檻。單一化的人才，已經難以滿足事業單位檔案管理需求。因此，在招聘檔案管理人員時，除了關注其在事業單位的對口程度外，還應關注其在檔案管理新技術方面的掌握程度，并將該點作為對新進人員考評的重要參考項，如此才能將新進人員盡快納入事業單位的檔案管理隊伍，補充后備力量，降低人員壓力。

（3）更新培訓機制。豐富培訓方法，如專門培訓、集體培訓和線上+線下培訓等，滿足不同人員的個性化需求，盡量保證更多人參與到定期培訓中，接觸、學習最新檔案管理技術。應開展全過程培訓，即將培訓工作覆蓋到檔案人員職業生涯，包括崗前培訓、在崗培訓等，鼓勵檔案管理人員通過自主研學、合作探究等方法完成檔案管理知識、技能更新，從而更好地迎接事業單位高質量發展中的挑戰。

四、結語

綜上，文章就高質量發展下事業單位檔案管理工作實施路徑展開了探索與討論，提出的深化檔案管理意識培養、數字化檔案館建設和優化檔案管理人員配置在落實過程中具備較大的可行性，能夠有效促進事業單位檔案管理提質增效。本文的創新之處在于結合事業單位面臨的普遍問題，以高質量發展為引領提出個性化措施，使得措施本身緊貼事業單位現狀，對于事業單位發展具備較大的參考價值，但不足之處在于本研究是基于資料搜集、整理和探索而開展的，相關措施在實際引入時仍有待商榷，需要結合事業單位實際加以調整，以此發揮其更大的效能。

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作者單位：臨沂市蘭山區人力資源和社會保障局

作者簡介：劉佩玉（1986—），女，漢族，山東臨沂人，碩士研究生，館員，研究方向：事業單位檔案管理。