檔案管理在數字化時代的文化價值與挑戰

一、引言

檔案管理在數字化時代面臨著新的機遇與挑戰。本文將探討檔案管理的重要性，分析數字化時代檔案管理的機遇與挑戰，并提出數字化時代加強檔案管理的策略，通過加強檔案數字化建設、筑牢數據安全防線、加強人才培養等措施，促使檔案在數字化時代更好地發揮自身重要作用，以促進文化傳承和社會發展。

二、檔案管理的重要價值

（一）傳承歷史文化

檔案是人類活動的真實記錄，凝結著不同時代的歷史文化信息。每一份檔案都見證了特定歷史時期的社會面貌、文化特征和發展脈絡。通過檔案管理，我們可以追溯歷史，了解先人的生活狀態和思想觀念，進而傳承和弘揚中華優秀傳統文化。[1]

（二）服務社會

檔案管理不僅要立足于傳承歷史文化，更要著眼于服務現實。

一方面，檔案記錄著社會生活的方方面面，涉及政治、經濟、文化、教育、科技等各個領域。充分利用、合理開發海量檔案信息資源，通過數據關聯、分析、挖掘，提升檔案管理的智能化水平，可以為社會發展提供重要參考和決策支持。[2]例如，土地檔案可為國土資源管理、城鄉規劃建設提供翔實的數據支撐；醫療檔案可為疾病預防控制、醫學研究提供寶貴的第一手資料；科技檔案可為科研攻關、成果轉化應用提供重要的信息支持。特別是在應對突發事件、保障社會穩定等重大任務中，檔案發揮著不可或缺的作用。

另一方面，檔案蘊含著豐富的信息資源，具有巨大的開發利用價值。在數字化時代，借助現代信息技術手段可以將檔案信息資源轉化為高質量的數字資產，推動檔案管理從單純的被動保管向主動服務轉變，從封閉走向開放，最大限度地發揮檔案的應用價值。[3]例如，利用大數據、人工智能等技術可以對檔案進行深度挖掘、關聯分析，提煉有價值的信息。同時，還可以將檔案信息資源與各行業領域相結合，開發檔案相關產品，為企業經營管理、市場分析、產品創新提供有力支持。例如，依托檔案信息資源優勢開發具有文化特色和時代感的創意產品；將檔案元素融入文創產業，推動文化產業和旅游產業融合發展。

三、數字化時代檔案管理的機遇

（一）檔案載體的變革

數字化技術的發展使檔案的載體形式發生了巨大變革。傳統的紙質檔案逐步向數字檔案轉變，電子文件、數據庫等新型載體不斷涌現。這種載體的變革帶來了檔案管理的一系列變化。數字檔案更易于存儲、備份和遷移，可以最大限度地節約檔案存儲空間，延長檔案的保存周期。數字檔案便于進行全文檢索、數據挖掘等操作，大大提高了檔案的檢索效率和利用率。[4]數字檔案還可以實現在線訪問和共享，打破了傳統檔案利用的時空限制。

（二）檔案利用方式的創新

數字化時代不僅改變了檔案的載體形式，也極大地拓展了檔案利用的廣度和深度。傳統的檔案管理工作多局限于檔案借閱、展覽等方式，數字化時代則為檔案利用開辟了全新的空間。借助信息化手段，檔案部門可以建設數字檔案館、虛擬展廳等，讓檔案信息資源“活”起來，產生新的價值；利用大數據、人工智能等先進技術還可以開發智能檢索、知識發現等功能，讓公眾足不出戶就能在線查閱檔案。此外，通過數字化手段，檔案部門還可以與社會各界廣泛合作，開發檔案相關文創作品，開展線上線下相結合的宣傳教育活動，不斷拓展檔案服務的外延。尤其在應對突發事件方面，數字檔案能發揮及時、高效、精準的優勢，為科學決策提供有力支撐。可以說，數字化時代使檔案信息資源釋放出巨大潛力，為創新檔案利用方式提供了廣闊的想象空間。

四、數字化時代檔案管理面臨的挑戰

（一）數字鴻溝與信息安全

數字化時代雖然為檔案管理帶來了諸多便利，但數字鴻溝問題卻不容忽視。當前我國檔案信息化建設發展不平衡，部分基層檔案部門受制于經費、技術等因素，其數字化水平相對滯后。這不僅影響了檔案信息資源的開發利用，也制約了檔案管理的現代化進程。此外，檔案信息資源進行數字化轉換后，原本封閉的信息變得開放，雖然使檔案利用更加便捷，但也意味著泄密風險加大，帶來一系列數據安全問題，如何在開放利用與隱私保護之間尋求平衡，是一個值得深思的問題。大數據時代，海量檔案信息被采集、利用，檔案工作者須恪守職業操守，增強安全意識，強化技術防護，筑牢檔案安全防線，在合法合規的基礎上開發利用檔案。

（二）資金不足與人才短缺

數字化時代，信息技術發展日新月異，硬件設施、軟件系統更新換代速度加快，給檔案管理帶來巨大挑戰。一些檔案部門因資金投入不足、規劃滯后，信息系統更新不及時，難以滿足檔案管理發展需求。與此同時，檔案數字化對從業人員提出了更高要求，既具有檔案專業背景、又精通信息技術的復合型人才十分緊缺。當前，部分檔案部門人員專業技能不足，數字化意識淡薄，難以適應檔案信息化發展需要。這就要求不斷加強檔案人才隊伍建設，完善人才培養使用機制，加強教育培訓，提升檔案人員綜合素養，為檔案事業長遠發展提供人才支撐。

五、數字化時代加強檔案管理的對策

（一）加強檔案數字化建設

在數字化環境下，傳統的檔案管理模式已難以適應新形勢的要求，亟須向現代化、精細化、智能化方向轉變。為此，檔案管理工作中，要想充分發揮檔案的價值，首要任務是加快檔案數字化進程，運用信息化手段構建一體化的檔案管理系統，用數字化手段盤活檔案信息資源、釋放檔案價值。

一方面，要加大資金投入，引入現代信息技術手段，完善檔案數字化建設中的基礎設施，建設功能完備、性能優良的檔案數字化管理系統，促使檔案信息資源采集、存儲、檢索、利用的規范化、自動化、網絡化；要遵循統一的標準規范，加強系統集成對接，實現數字檔案互聯互通；強化安全防護措施，提升數字檔案安全水平，保障用戶隱私安全；健全數字檔案管理體系，細化業務流程，完善績效考核，實現數字檔案工作的精細化、規范化管理。

另一方面，要消除信息孤島現象，整合各類數字檔案資源，推動檔案館、博物館、圖書館等文化機構的資源共建共享，深化跨地域、跨部門、跨行業的協同合作，構建上下聯動、內外互通的數字檔案體系，不斷拓展數字檔案信息資源的應用廣度和深度，更好地服務于社會發展，以促進我國檔案數字化建設平穩發展。

（二）筑牢數據安全防線

數字化時代，檔案管理工作面臨著檔案資源和用戶隱私非法利用的挑戰，檔案部門應予以高度重視，為檔案管理工作提供有力的數據安全保障。

一方面，要加快推進數據安全培訓工作，結合數字化環境下檔案管理的新特點、新需求，開設法律法規培訓課程，課程內容涵蓋數字檔案的法律地位、管理原則、權責邊界，以增強工作人員的數據安全意識，規范工作人員操作行為，加強系統運維和風險防控，維護數字檔案和用戶隱私安全。

另一方面，為確保數字檔案在采集、著錄、保管、鑒定、利用等各個環節的安全，亟須強化數字檔案標準體系建設。這要求檔案部門緊跟數字技術發展動態，積極借鑒國際上的先進經驗與具體實踐，從而制訂出一套涵蓋技術標準、工作規范及管理辦法的工作體系，詳細規范元數據標準、數據格式要求、接口參數設置等關鍵要素，以實現數字檔案管理的規范化與標準化。同時，建立健全標準的實施機制也至關重要，須加大標準的貫徹執行力度，強化執行過程中的監督與評估，確保這些標準能夠在實際操作中得到有效應用，真正發揮其指導與規范作用，確保數字檔案的真實性、完整性、可用性。[5]

（三）創新檔案服務模式

要想發揮檔案的價值，還要在檔案管理過程中轉變服務理念、豐富服務內容、優化服務方式，讓檔案走出深閨、服務大眾。

首先，要轉變服務理念，樹立以用戶為中心的服務意識，深入分析用戶需求，細分服務對象，提供個性化、差異化的精準服務。其次，要豐富服務內容，緊扣時代脈搏，聚焦社會經濟發展的重點領域、熱點問題，主動挖掘檔案信息資源，提煉有價值的信息，編制各類專題檔案，為決策咨詢、學術研究、商業活動等提供有力支持。[6]最后，還要優化服務方式，利用數字技術手段，拓展檔案服務的時空維度，搭建線上線下相結合的立體化服務平臺。線上方面，可以開設網上展廳、數字閱覽室，開發檔案數字資源庫、專題數據庫，為用戶提供便捷高效的網絡化、自助化服務；主動對接智慧城市、數字政府建設，嵌入大數據管理平臺，為城市治理和政務服務提供有力支撐。線下方面，要整合檔案專題資源，策劃講座、展覽、現場體驗等互動活動；加強檔案部門與媒體、企業、社會機構等的合作與交流，推動檔案信息資源的社會化利用。唯有如此，檔案的社會效益和經濟價值才能充分彰顯并發揮作用。[7]

（四）培養檔案專業人才

數字化時代對檔案人才的專業素質和業務能力提出了更高要求，加強檔案人才培養力度已成為檔案事業發展的當務之急。

一方面，要深化檔案學專業教育改革，優化人才培養模式。高校要順應大數據時代的發展趨勢，重構專業課程體系，創新教學內容和教學方式，加強新興技術與檔案專業知識的融合，加大實踐教學力度，培養學生的數字化思維和創新能力，造就一批理論基礎扎實、數字技能過硬、實踐經驗豐富的高素質檔案人才。

另一方面，檔案部門要完善在職人員教育培訓機制，采取線上線下相結合的多元化培訓方式，有針對性地提升檔案人員的職業素養、職業操守、管理能力、業務水平。同時，要完善人才激勵機制，建立科學的考核評價體系，暢通檔案人才發展通道，營造人盡其才、才盡其用的良好工作環境。此外，檔案部門還要加強與高校、科研院所、企業的交流與合作，引進和培養一批既懂檔案學、又精通數字技術的復合型人才，為檔案管理工作奠定堅實的人才基礎。總之，要重視發揮檔案領軍人才、青年拔尖人才的示范引領作用，打造一支理想堅定、業務精湛、結構合理、充滿活力的高素質檔案人才隊伍，為新時代檔案事業的創新發展提供堅實的人才支撐。[8]

六、結語

數字化時代給檔案管理工作帶來了前所未有的機遇與挑戰。檔案工作者要樹立創新意識，與時俱進，不斷提升檔案管理的科學化、規范化、法治化水平，充分利用現代信息技術手段，拓寬檔案服務領域，創新服務方式，提升服務質量，最大限度地發揮檔案價值。同時，還要筑牢數據安全防線，完善檔案管理標準，加快檔案人才培養，為檔案事業的可持續發展提供堅實保障。只有這樣，檔案部門才能在數字化浪潮中砥礪前行，為傳承歷史文化、服務社會發展做出更大貢獻。

參考文獻：

[1]陳磊.大數據視野下文書檔案數字化建設路徑探析[J].黑龍江檔案，2023（06）：84-86.

[2]曹迪凡，楊微，楊磊，等.海塘智慧建管系統電子檔案管理技術研究與應用[J].水利水電快報，2023，44（12）：117-122.

[3]陶德禹.信息技術發展給檔案工作帶來的機遇和挑戰[J].蘭臺內外，2023（36）：77-79.

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[5]周聰.電子招標系統下招標檔案管理的問題與建議——基于醫療設備采購領域[J].邯鄲職業技術學院學報，2023，36（04）：88-90+96.

[6]李丹.大數據時代下的檔案管理存儲分析與信息價值的挖掘[J].參花，2024（18）：110-112.

[7]張憲.檔案數字化背景下加強檔案管理工作的研究[J].參花，2024（01）：140-142.

[8]黃星，周林興.國家文化數字化戰略下檔案數字化傳播探析[J].浙江檔案，2024（03）：30-33.

★基金項目：本文系江蘇高校哲學社會科學研究一般項目課題“習近平文化思想視閾下高校文化育人的路徑研究”的研究成果。

（作者簡介：廖珊，女，本科，蘇州工業園區服務外包職業學院，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉月嬌）