基層單位檔案信息化建設存在的問題及策略

一、引言

在檔案管理工作中，搜集、整理、儲存以及查閱檔案資料等都屬于檔案管理系統有效運行和檔案信息充分利用的重要環節，這也是確保檔案管理工作規范性、準確性的關鍵所在。傳統的檔案管理方式主要以紙質形式來保存檔案資料，然而長此以往紙質檔案資料的數量勢必日益增多，隨之而來的空間占用過大、紙質資源浪費以及查詢難度增加等問題越發嚴重。隨著信息技術逐步融入檔案管理工作之中，這一局面得以改變，檔案管理的效率和質量得到了極大的提升。如今，在日常工作中，無須再頻繁地翻閱厚重的紙質檔案資料，便可以根據實際需求迅速定位并獲取所需的相關材料。毫無疑問，通過合理運用信息化技術手段，為檔案管理工作的高效開展提供了強大的助力。

二、檔案信息化建設的意義

（一）保障檔案資料安全

傳統的檔案管理方式只能夠滿足一定時期內的資料儲存需求，檔案資料長期以來受到外部環境或時間變遷的影響，難以保證其完整性和可用性。未來需要對這些資料進行查閱時，諸如紙張上的文字模糊難辨、頁碼缺失等問題將會一一凸顯。然而，通過運用先進的信息化技術來存儲檔案資料則可以有效解決上述問題。經過數字化處理的檔案資料可以被保存在硬盤、網絡云端等存儲設備之中，同時對于一些重要的檔案資料也可以進行備份，最大程度上降低了檔案資料遺失或損毀的風險，從而顯著提高了檔案資料的保存質量，為未來檔案資料的查閱、使用及管理等各項工作的開展打下了堅實基礎。

（二）提高檔案管理效能

長期以來，在傳統檔案管理工作中，運行效率低下始終是一個無法回避的問題。在日常紛繁復雜的檔案管理事務中，管理人員工作繁重、人力資源緊張以及管理手段滯后等諸多因素，使檔案管理工作效能始終無法得到實質性提高。然而，將信息化技術融入檔案管理之后，其工作效能得到顯著的提高。在傳統的檔案管理模式下，諸如檔案的分類整理、檢索及裝訂等工作環節均可借助計算機代為執行，大大減輕了管理人員的工作壓力，許多重復性勞動也無須再由人工完成。若能將現代化檔案管理系統的強大功能盡數發揮，檔案管理工作效率將實現質的飛躍。

（三）提升檔案資料利用率

傳統的檔案管理手段主要致力于檔案資料的采集整理與歸檔保管，其核心功能在于妥善保存重要工作歷程，然而在深入剖析檔案信息、充分利用其潛在價值等方面卻未得到足夠重視。但隨著檔案管理工作逐步實現信息化轉型，檔案資料得到了廣泛的利用。例如，檔案資料管理部門充分利用檔案管理系統，對過往同類工作中的檔案資料進行深入剖析，汲取寶貴的實踐經驗，從而促進了工作流程的優化以及工作效率的提升。另外，在檔案實現信息化后，檔案管理工作者無須頻繁進出檔案室耗費大量時間尋找所需資料，只需在檔案管理系統中輸入關鍵詞等信息進行檢索即可獲取所需信息，這使檔案資料的利用率得到了顯著提升。

三、基層單位檔案信息化建設中存在的問題

（一）檔案信息化建設工作流程不規范

目前，部分基層單位對檔案信息化建設認識不足，未能根據本單位的具體情況來執行檔案信息化建設的相關事宜，以致實際工作開展中產生諸多問題。例如，部分基層單位的檔案管理人員在處理檔案文件時，往往隨意存放，對文件格式以及內容質量不夠重視，給檔案檢索帶來不便。因此，基層單位要盡快制訂出符合實際需求的工作規范，從而進一步提升檔案管理信息化建設的整體效果。

（二）數字檔案管理平臺尚不完善

新時代，數字化技術已然變成推動基層單位檔案管理高效開展的有效助力。然而，就目前情況看，部分基層單位缺乏運用先進技術搭建檔案管理平臺的前瞻性思維，從而使檔案管理信息化建設水平大打折扣。換言之，由于缺乏高效的數字檔案管理平臺，基層單位不得不在多個系統之間進行檔案管理操作，從而使檔案管理效率嚴重下降。

（三）硬件設備相對陳舊

隨著社會的不斷發展，各基層單位承擔的任務日益繁重，由此產生的各種檔案材料亦隨之持續增長，這無疑對負責檔案管理的相關人員提出了更高的要求。為了確保基層單位檔案信息化管理及建設得以深入開展，就要有先進的硬件設備作為有力的支撐。然而，當前部分基層單位在檔案管理信息化建設方面并未投入過多的資金，未能對硬件設備及時進行升級換代，從而難以滿足檔案管理信息化建設快速發展的實際需求。

（四）檔案管理人員綜合素養不高

在檔案信息化管理體系中，檔案管理人員扮演著重要角色，他們的綜合素養直接影響檔案管理信息化建設的整體成效。然而，現階段部分基層單位普遍存在專業檔案管理人才短缺的現象，一些檔案管理人員雖具備一定專業知識，但缺少工作經驗，無法適應檔案管理信息化建設步伐。另外，還有部分基層單位尚未建立有效的長期人才培養方案，無法推動檔案管理人員實現全面發展。

（五）檔案管理存在一定安全隱患

目前，在檔案管理信息化建設的進程中，確實存在著一定程度上的潛在風險。具體而言，基層單位檔案信息面臨黑客攻擊、病毒傳播等數據泄露風險，一定程度上威脅了基層單位檔案管理工作的穩步發展。另外，信息案例設備故障、內部人員操作不當等也導致部分檔案信息受到損壞，致使檔案管理系統無法正常完成各項檔案管理任務。因此，確保檔案信息的安全性刻不容緩。

四、基層單位檔案信息化建設的優化策略

（一）建立健全檔案管理體系

在檔案管理信息化建設過程中，基層單位應制訂出詳細且完備的管理體系，使檔案管理信息化建設能夠井然有序地推進。在完善管理體系的過程中，相關工作人員不僅要參考其他單位的成功案例，同時也要結合本單位的具體檔案管理情況，使管理體系更具針對性，以便檔案管理人員的工作行為更加規范，為檔案管理信息化建設的順利開展貢獻力量。以檔案的歸檔、保管、借閱、保密等為例，必須明確詳盡的操作規范流程，具體而言，須明確電子檔案的存儲規范和操作流程，并嚴格規定電子檔案存儲過程中的安全管理模式。而在管理體系的落實過程中，須采取切實可行的手段，確保這些制度得到有效的貫徹和執行，以免淪為空談。

（二）打造數字化檔案管理平臺

隨著數字化時代的到來，基層單位管理層應深刻認識到數字化檔案管理平臺的重要性，并采取一系列措施來推進其建設與應用。其一，在構建數字化檔案管理平臺之前，檔案管理人員須做好充分的準備工作，包括收集整理各類檔案資料，以確保數字化檔案管理平臺能夠擁有豐富且完整的信息資源。同時，檔案管理人員還應對各類檔案信息做好科學分類，如文書、財務、業務等檔案類型，以便日后的查找和利用。其二，應加大人力、物力資源的投入力度，全力推進數字化檔案管理平臺的建設進程。這一舉措旨在通過技術手段提升檔案管理人員的工作效率，為檔案管理工作注入新的活力。其三，在構建數字化檔案管理平臺時，檔案管理人員應重點設置采集管理、檔案管理、業務管理、檔案統計查詢等模塊。這些模塊的設置將使檔案管理工作更加規范、高效，提升檔案管理的實效性。其四，可以借助大數據及云計算技術的強大功能，采取云端檔案信息存儲以及大數據信息存儲等多元化信息存儲手段。這些手段能夠有效降低檔案資料的遺失風險，提升檔案管理的安全性和可靠性，使檔案管理信息化建設成效更加顯著。其五，檔案管理人員應時刻關注數字化檔案管理平臺的運行情況，對系統功能定期進行優化升級。這有助于確保數字化檔案管理平臺能夠持續為單位的檔案管理工作提供有力支持。通過以上措施的實行，基層單位可以逐步構建起一個高效、安全、可靠的數字化檔案管理平臺，為單位的檔案管理工作注入新的動力。

（三）加強硬件設施建設

當前，基層單位應當順應科技進步與社會發展的趨勢，全力推進檔案管理信息化建設的進程，以期有效提升自身的核心競爭力。為了實現這一目標，管理者要創新發展思路，加大對檔案管理信息化建設的財力、物力、人力投入，為引入先進的信息化技術創造有利條件，同時提供必要的技術手段和硬件設備支持。在采購硬件設備前，必須做好充分的市場調研，指派專人對硬件設備供應商進行全面了解，并優先選擇那些實力強、信譽好的制造商，確保所采購的信息化硬件設備能夠滿足工作需求，達到預期效果。此外，采購人員要與檔案管理人員及各部門負責人保持緊密聯系，依據本單位的實際需求確定采購方向，從而切實提升采購效率。

（四）組建高水平檔案管理團隊

為了確保檔案管理信息化建設能夠穩步推進，須將發掘和培養優秀檔案管理人才置于重要位置，著力培養大量具備相關專業背景的專業化人才，并充分發揮他們的專業才能，為本單位的檔案信息化建設提供有效助力。首先，須優化人才選拔標準，積極引進那些具備扎實專業知識、較強信息素養以及良好職業道德的檔案管理人才。其次，要充分考慮檔案管理信息化建設的實際需求，為檔案管理人員制訂一套完整系統的培訓方案，并指定專人負責培訓事宜，以增強培訓效果，進而提升檔案管理人員的綜合素質。例如，可以邀請相關領域的專家學者舉辦知識講座，開展實踐操作教學活動，或者利用智慧化教育平臺定期向檔案管理人員推送相關課程視頻，幫助他們熟練掌握硬件設備操作技巧。再次，要加強檔案管理人員之間的溝通互動，組織各類活動促進各部門之間的交流合作，確保各項工作能夠協調順利推進。最后，還應采取切實可行的激勵機制，以調動檔案管理人員的工作積極性。對于在工作中表現突出的檔案管理人員，應給予精神或物質獎勵，激發他們的工作動力，并發揮他們的引領示范作用，確保各項工作落到實處。

（五）加強檔案信息化建設風險防范

對于基層單位而言，重視檔案信息的安全性問題對推動檔案管理信息化建設具有重要意義。若未能妥善應對檔案信息所處網絡環境的潛在風險，基層單位的檔案管理工作將遭受嚴重阻礙。因此，基層單位須全力以赴，切實做好檔案信息的安全防護工作，并采取有針對性的措施穩步推進檔案管理信息化建設。首先，應聘請具備專業技能和豐富經驗的技術人員來承擔檔案信息的安全防護職責。信息技術的廣泛應用無疑會給檔案管理帶來一系列安全問題，而這些專業技術人員能夠提供強有力的安全技術支撐。在他們開發的信息安全軟件的嚴密保護下，可以有效防范病毒或黑客對檔案管理系統的惡意攻擊，最大限度地減少網絡安全問題對檔案管理工作造成的負面沖擊。其次，還須對檔案管理系統的殺毒軟件及防火墻進行定期升級，并適時更新安全密鑰，以增強檔案管理的安全性。最后，應建立健全的檔案安全管理規范，以有效約束和規范檔案管理人員及其內部其他員工的日常工作行為。確保所有相關人員都能嚴格遵守保密條款與保密協議的各項規定，從而推動檔案管理信息化建設在安全、規范的軌道上順利進行。

五、結語

總之，檔案信息化建設已經成為當今時代發展的必然趨勢。因此，檔案管理部門須緊跟時代步伐，深刻理解并認識到檔案工作不僅是一種記錄歷史、傳承文明的方式，同時也是為社會提供檔案資源服務的重要途徑。檔案工作者應積極履行自身職責，以開闊的視野、開放包容的心態以及富有創新精神的工作理念，積極推動檔案信息化建設向更深層次、更高水平邁進。

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（作者簡介：王勇，女，本科，淄博市淄川區綜合行政執法大隊，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）