數字化視域下檔案管理探究

進入數字化時代，厘清數字化視域下檔案管理的現狀，探討數字化技術對檔案管理的影響，對于提高檔案管理效率，保障檔案信息安全，促進檔案資源共享和推動檔案管理現代化具有現實意義。傳統檔案管理方式主要依賴于紙質文件和人工操作，不僅效率低下，且存在信息丟失、查找困難等問題。隨著數字化技術的不斷進步，檔案管理正逐步向數字化、信息化和智能化方向發展。[1]數字化視域下的檔案管理不僅僅是對紙質檔案的電子化轉換，更涉及檔案管理理念、模式和技術手段的全面革新。然而，當前檔案管理的數字化發展還面臨諸多挑戰，如數字化程度參差不齊、管理系統不完善、人員數字素養不足及信息安全風險增加等問題。這些問題嚴重制約了檔案管理的現代化進程，亟須深入研究和探討應對策略。

一、數字化視域下檔案管理概述

在信息化迅速發展的今天，檔案管理逐漸走上了數字化道路。數字化視域下的檔案管理不僅是傳統紙質檔案的電子化存儲，更是檔案管理模式、手段和理念的全方位變革。傳統檔案管理依賴人工操作和紙質文件，工作效率低下且易出現人為錯誤。而在數字化視域下，檔案管理通過先進的數字技術，實現了檔案的電子化存儲、智能化檢索和高效化利用。[2]數字化檔案管理系統能夠實現檔案信息的快速錄入、分類、存儲和檢索，提高了檔案管理的效率和準確性。同時，數字化技術還賦予檔案管理更高的安全性，通過加密技術、訪問控制和備份機制，有效保障了檔案信息的安全。此外，數字化視域下的檔案管理還促進了檔案資源的共享與利用，其通過互聯網平臺實現跨部門、跨地區的檔案信息共享，打破了信息孤島，極大地提升了檔案資源的利用效率。總之，數字化視域下的檔案管理是一場全面而深刻的變革，為檔案管理的現代化和智能化提供了堅實的技術支撐和廣闊的發展空間。

二、數字化技術對檔案管理的積極影響

（一）提升檔案管理效率

數字化技術的應用極大地提升了檔案管理的效率。通過數字化檔案管理系統，檔案的錄入、分類、存儲和檢索等操作實現了自動化和智能化，大幅縮短了工作時間，降低了人工操作的錯誤率。數字化系統可以實現批量處理，快速完成大量檔案的錄入和整理工作，顯著提高了工作效率。[3]此外，數字化技術還支持智能檢索和全文搜索，使檔案查詢更加便捷、準確，用戶可以在短時間內獲取所需信息，節省了大量的人力和時間成本。

（二）增強檔案安全性

數字化技術為檔案管理提供了更高的安全保障。通過加密技術、訪問控制和日志記錄等手段，數字化檔案管理系統能夠有效防止未經授權的訪問和數據篡改，確保檔案信息的機密性和完整性。加密技術可以為數據傳輸和存儲提供保護，防止信息泄露。訪問控制機制可以對不同用戶設置不同的權限，確保只有授權人員才能訪問敏感信息。

（三）促進檔案資源共享與利用

數字化技術極大地促進了檔案資源的共享與利用。數字化檔案通過互聯網平臺實現跨部門、跨地區的共享和交流，使檔案信息能夠在不同的用戶和系統之間無縫傳遞，用戶可以隨時隨地訪問和利用檔案資源，從而打破信息孤島，提升檔案資源的利用價值，方便信息的獲取和應用。此外，數字化檔案還支持多媒體形式的存儲和展示，使圖片、音視頻等多種類型的檔案信息可以得到充分利用，豐富檔案的內容和表現形式。

（四）推動檔案管理現代化和智能化

數字化技術的應用推動了檔案管理從傳統模式向現代化和智能化方向發展。隨著人工智能、大數據和區塊鏈等新興技術的融入，檔案管理正逐步實現自動化和智能化。人工智能技術可以用于檔案的自動分類和智能檢索，提高信息處理的效率和準確性。大數據技術則可以對海量檔案數據進行分析和挖掘，提供決策支持和趨勢預測，提升檔案管理的科學性和前瞻性。區塊鏈技術可以為檔案管理提供高度安全和透明的記錄機制，確保檔案信息的不可篡改和可追溯性。

三、數字化視域下檔案管理的現狀

（一）檔案數字化程度參差不齊

目前，檔案數字化進程在不同地區單位間存在明顯差異。一些經濟發達地區和大型企事業單位已經實現了較高程度的檔案數字化轉型，建立了完善的電子檔案管理系統，檔案數字化率達到80%以上，且在系統的使用和管理方面具備較高水平。然而，在其他地區和中小型單位，檔案數字化工作則相對滯后，檔案仍以紙質形式為主，數字化檔案數量較少，數字化設備和技術支持也相對匱乏。[4]這種現象導致檔案管理水平不平衡，限制了檔案資源的利用效率和共享能力。

（二）檔案管理系統不夠完善

現有的檔案管理系統在功能和穩定性方面仍存在諸多不足，難以完全滿足當前檔案管理的需求。首先，部分檔案管理系統功能單一，缺乏必要的智能化和自動化功能，如智能檢索、數據分析和遠程訪問等，無法支持復雜的檔案管理任務。其次，系統的兼容性和擴展性較差，難以與其他信息系統實現無縫對接，導致信息孤島現象嚴重，檔案數據難以共享和整合。最后，一些系統的用戶界面設計不夠友好，操作復雜，導致檔案管理人員在使用過程中效率低下，加重了工作負擔。

（三）檔案管理人員數字化能力不足

在數字化視域下，檔案管理人員的數字化能力顯得尤為重要。然而，當前許多檔案管理人員在數字化操作技能和知識儲備方面還存在明顯不足。首先，不少檔案管理人員習慣于傳統的紙質檔案管理方式，面對新興的數字化技術感到陌生和不適應，缺乏必要的數字化管理經驗和操作技能。其次，由于缺乏系統性的培訓和學習機會，檔案管理人員對數字化技術的掌握不夠全面，難以熟練運用各種數字化工具和系統進行高效管理。最后，部分檔案管理人員對于信息安全意識淡薄，對數字化環境下的安全防護措施了解不足，難以有效防范信息安全風險。

（四）檔案信息安全風險增加

隨著檔案管理的數字化進程不斷推進，檔案信息的安全風險也在增加。數字化檔案在存儲和傳輸過程中面臨著各種網絡安全威脅，容易受到網絡攻擊，如黑客攻擊、病毒感染和數據泄露等，給檔案信息的安全性帶來了巨大挑戰。檔案信息在存儲和傳輸過程中也可能因系統故障或操作失誤導致數據丟失或損壞，影響檔案的完整性和可用性。

四、數字化視域下檔案管理策略

（一）加強檔案數字化工作統籌規劃

數字化視域下，要想提升檔案管理的整體水平，必須加強檔案數字化工作的統籌規劃。

首先，制訂科學合理的發展規劃是關鍵。規劃應明確檔案數字化工作的目標、范圍、步驟和時間節點，合理配置人力、物力和財力資源，確保各項工作有條不紊地進行。[5]規劃中還應包含對數字化技術和設備的選擇標準、檔案數字化的技術規范以及數據存儲和安全保障措施，以確保數字化檔案的質量和安全。其次，要據此建立嚴格的工作流程和質量控制體系，對數字化檔案進行多次檢查，使統籌規劃得到具體落實，確保檔案信息的準確性和完整性。同時，要依據相關政策，結合自身實際情況，完善檔案數字化工作的相關規范，包括工作標準、操作規程、質量管理和安全保障措施，確保檔案數字化工作有章可循、有據可依。最后，應注重資源整合與共享，通過建立檔案數字化工作的協作機制，促進不同部門、不同地區之間的合作與交流，實現資源的優化配置和信息的共享利用。

（二）搭建數字化檔案管理系統

搭建數字化檔案管理系統是現代檔案管理發展的重要趨勢，其通過提供強大的功能支持和靈活的擴展性，能夠實現檔案的自動分類、快速檢索和智能推薦，還支持多種檔案格式的管理，從而滿足新時期檔案管理的多樣化需求。

首先，在前期規劃階段，應明確系統構建目標，進行需求調研，制訂詳細規劃，包括技術選型、資源籌備、標準制訂等，確保項目順利啟動。其次，進入系統實施階段，要重點進行系統設計與開發，其中涉及軟件編程、硬件部署、數據遷移及系統測試，此階段需要確保檔案得到數字化處理，系統功能完善且安全穩定運行。再次，運行維護階段，系統上線后，要持續進行日常運維、用戶支持、系統更新與效果評估，并根據反饋調整優化，保障系統長期高效服務。最后，系統的整體架構過程要緊跟數字技術的發展，確保檔案管理數字化、智能化水平不斷提升。通過以上措施，數字化檔案管理系統將能夠有效提升檔案管理的效率和質量，為檔案部門提供強有力的信息支持。以四川省瀘州市檔案館為例，近年來該館大力推進數字檔案館建設，對檔案資源實現了完全性的數字轉化，并在此基礎上搭建了瀘州市智慧（數字）檔案館綜合管理系統，依托館內局域網對檔案進行信息采集、數據管理和保存以及智能查詢等，使檔案館在檔案管理、檔案服務等方面得到了全方位提升。

（三）定期開展檔案管理人員培訓

定期開展檔案管理人員培訓是提升檔案管理水平的重要舉措。在數字化視域下，檔案管理人員要掌握先進的技術和工具，具備較強的數字化操作能力和信息安全意識。

首先，培訓內容應涵蓋檔案數字化的基本原理、操作技能、系統使用方法和安全管理措施等，并邀請數字化管理領域專家講授最新的數字技術和管理理念，確保檔案管理人員能夠全面掌握數字化管理的理論和實踐。[6]同時，結合實際工作需求，安排實操演練，使管理人員能夠在實踐中熟練掌握系統操作和檔案處理技能。培訓結束后，還要通過在線學習平臺提供持續的學習資源，方便員工隨時查閱和學習。其次，要建立培訓評估機制，通過考核和反饋不斷優化培訓內容和形式，確保培訓效果達到預期。定期培訓不僅有助于提升檔案管理人員的技術水平和專業素養，還能夠增強他們的工作信心和責任感，進而使檔案管理人員能夠更好地應對數字化環境下的各種挑戰，推動檔案管理的現代化進程。

（四）建立健全的檔案信息安全保障機制

建立健全的檔案信息安全保障機制是確保檔案數字化進程順利進行的重要環節。檔案信息安全涉及數據的存儲、傳輸和訪問等多個方面，需要完善的安全措施和管理機制對其進行保護。

首先，應完善檔案信息安全管理機制，明確各級人員的安全責任和操作規范，并要求所有檔案管理人員必須嚴格遵守，確保檔案信息在整個生命周期都受到嚴格保護。其次，采用先進的技術手段，如數據加密、身份驗證、訪問控制和日志記錄等，全面提升檔案信息的安全性和可追溯性。最后，為確保安全保障機制達到預期效果，要定期開展安全風險評估和應急演練，模擬檔案信息泄露或系統故障等緊急情況，檢驗和提高應急響應能力。可以每季度組織一次全面的安全風險評估，檢查各環節安全措施的落實情況，并針對發現的問題制訂整改方案。總之，通過建立健全的檔案信息安全保障機制，能夠有效提升檔案信息的安全性和可控性，為檔案數字化管理的順利開展提供堅實的安全保障。

五、結語

綜上所述，在數字化時代，檔案管理正經歷著深刻的變革。通過對數字化視域下檔案管理現狀的分析，我們可以看到，雖然數字化檔案管理面臨著諸多挑戰，但也為提升管理效率、保障信息安全、促進資源共享提供了新的機遇。通過科學規劃、技術應用、人才培養和體系保障，檔案管理將實現從傳統管理向現代化、智能化管理的全面轉型。希望本文的研究能為檔案管理實踐提供有價值的參考，推動檔案管理事業不斷進步和創新，從而更好地服務于社會。

參考文獻：

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[6]林雅娟.檔案管理工作數字化轉型的策略研究[J].參花，2024（03）：155-157.

★基金項目：本文系湖南省檔案局“局館分設背景下檔案館職能定位研究項目”（項目編號：2019-G-03）的研究成果。

（作者簡介：吳青霞，女，碩士研究生，湖南科技學院檔案館，研究館員，研究方向：檔案學）

（責任編輯 張云逸）