數字化時代檔案管理信息化建設

一、引言

數字化時代，信息資源的重要性日益凸顯，掌握和管理信息資源將成為未來行業發展的關鍵，而這正是檔案管理的核心價值所在。隨著計算機網絡等技術的持續發展，各行各業都迎來了前所未有的機遇，檔案管理領域同樣可以借助信息化技術來提升工作效能。因此，采用先進的信息技術推動檔案管理的信息化進程，無疑是順應時代潮流的必然選擇。然而，從當前的實際情況看，盡管檔案管理信息化建設已取得初步成效，但仍存在諸多不足，需要采取更加科學有效的策略來進一步改進。

二、數字化時代檔案管理信息化的優勢

（一）提高檔案管理效率

就檔案材料而言，其通常涵蓋了日常各項工作內容、各類活動的詳細記錄，以及上下級部門間的工作協調溝通記錄等，由此可見，其數量龐大且信息體系錯綜復雜。這無疑對檔案管理人員提出了更高的要求，即需要從多個維度進行深入剖析，并對其進行全面而系統的整合處理。隨著數字化時代的到來，運用檔案信息化管理手段有望進一步提升檔案管理工作的精確性和高效性。例如，借助搜索引擎技術，可以實現檔案資料的便捷搜索、調用及利用，這不僅大大節省了工作時間，還有效提升了檔案資料的應用效能。隨著社會的不斷發展，檔案資料的數量在不斷攀升，這無疑給檔案管理工作的順利推進增加了難度。因此，加大力度推動檔案管理信息化建設，能夠極大地提高檔案管理效率，以更好地應對檔案資料處理與管理方面更高層次的需求。

（二）降低檔案安全風險

由于傳統的紙質檔案極易發生損壞或丟失等意外情況，這對檔案管理工作而言無疑構成了一種潛在的安全風險。然而，在數字化浪潮的推動下，實施檔案信息化管理能夠有效規避傳統紙質檔案所帶來的種種風險，進而提升檔案管理工作的整體質量。在此過程中，通過將檔案資料轉化為電子檔案并妥善保管，不僅增強了檔案管理的安全性，還為檔案管理工作的順利推進奠定了堅實的基礎。此外，檔案資料的數字化處理方式確保了海量檔案數據資源得以更加完整地保存，打破了時空的限制，為各項工作的順利開展創造了有利條件。

（三）方便檔案信息傳輸及共享

在檔案信息化管理中，其數據傳輸及資源共享的潛力得到了釋放。得益于先進的信息化管理模式和高效的運維技術，檔案信息資源實現了遠距離傳輸，從而減少了以往由于人為因素導致的檔案管理差錯，進一步提升了文檔資料的整體利用效率，為檔案庫的構建注入了大量豐富的信息資源，同時也為廣大用戶提供了更為全面、優質的檔案信息服務，確保每位用戶在查閱檔案資料時，都能夠快速、準確地獲取所需信息。

（四）有效降低管理成本

當前，借助數字化技術推進檔案管理向信息化轉變，能夠有效簡化檔案管理流程，科學合理地優化現有資源配置，從而大幅度降低人力成本和空間成本。首先，在傳統的檔案管理工作中，采集、整理以及分類等環節均需大量人工參與，耗時費力且人力資源投入大。而在檔案管理信息化的過程中，可以依靠計算機系統自動完成檔案資料的一系列操作，無須過多人力便能高效完成檔案管理工作。其次，傳統的紙質檔案占用空間較大，而經過信息化處理的檔案資料則可以存儲在計算機系統、硬盤等媒介中，極大地節省了存儲空間，這些都在一定程度上降低了管理成本。

三、檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）信息化意識有待增強

當前社會已經進入大數據時代，一些常規的信息技術手段已難以滿足廣大檔案工作者在檔案信息服務方面的需求。然而，部分檔案管理工作者尚未充分認識到這一現實，他們缺乏信息處理方面的敏銳洞察力，且在信息化管理方面的專業知識儲備不足，難以適應大數據時代所帶來的各種變化及新的需求。一些檔案工作者甚至秉持錯誤觀念，認為檔案信息化與自身工作無關，在日常工作中依然沿用傳統的檔案信息管理理念和工作模式。

（二）資金投入不足

在科技飛速發展的背景下，我國對信息化相關領域的投入力度逐年遞增，這無疑為解決檔案管理信息化建設中所面臨的資金短缺問題提供了有力保障。然而，檔案管理工作具有一定的特殊性，其在基礎設施方面仍面臨諸多挑戰。檔案信息化管理需要配備大型服務器與存儲設備、高效專業的檔案錄入管理軟件，檔案管理所需的資金投入不僅限于硬件設施的購置，還包括基礎設施的運行維護，這些設備價格及維護成本高。在目前資金明顯匱乏的影響下，基礎設施更新換代速度緩慢。

（三）人員素質有待提升

在檔案信息化建設過程中，亟須具備較高綜合素質的人才參與其中，他們不僅要熟練掌握信息技術的使用方法，還需具有一定的知識儲備、較高的信息素養。然而，現階段的檔案管理工作隊伍普遍存在人員年齡結構老化趨勢，這些經驗豐富的從業者雖然在實踐操作方面表現出色，但對信息技術的應用卻較為生疏；而年輕員工對新興技術和創新方法有著更為深刻的理解，但在檔案管理的理論基礎與實際操作層面仍存在明顯不足，從而導致人員綜合素質不高的狀況。

四、數字化時代檔案管理信息化建設策略

（一）積極轉變檔案管理理念

當前，部分檔案管理部門在實際工作中仍拘泥于傳統的工作模式與落后的管理理念，在數字化時代大背景下迫切需要檔案管理人員轉變管理理念。首先，管理層應率先垂范，充分發揮引領作用，帶動其他員工深化對信息化建設的認知與理解。其次，要鼓勵檔案管理人員積極投身于檔案管理信息化知識的學習之中，深入探究最新的理論成果，通過參與多樣化的培訓課程及國內外交流活動，以此拓寬檔案管理視野，全面把握信息化檔案管理的基本原理、技術手段及操作流程等，深刻領悟大數據在檔案管理工作中的重要價值，從而培育大數據思維，以更有效地應對檔案管理信息化進程中的各項任務。最后，應借助視頻、宣傳冊等多種媒介推廣檔案管理信息化的理念，使檔案管理人員認識到檔案管理信息化不僅是未來發展的必然趨勢，更是提升檔案管理工作效能的關鍵手段。

（二）多渠道獲取資源支持

當前，檔案管理工作的經費主要源自財政預算。為加速信息化建設的步伐，檔案管理部門須主動探索并拓寬資金籌措渠道。相關部門應當加大對專項預算的傾斜力度，以保障信息化建設獲得持續且充足的資金支持，用于檔案管理基礎設施的完善與升級。此外，檔案管理部門還應積極吸引各類社會機構參與檔案管理的信息化建設，例如，可以嘗試與網絡運營商開展深度合作，爭取免費或優惠的網絡資源及相關技術支持；同時，與計算機領域知名企業建立穩固的合作關系，以獲取包括資金、技術和服務在內的多方面優質資源支持。

（三）不斷完善人才培育機制

隨著檔案管理信息化建設步伐的加速，人才培養的重要性日益凸顯。檔案管理人員不僅要具備一定的專業知識儲備和嫻熟的操作技能，還應擁有一定的信息素養，以勝任檔案信息收集、鑒別、評估等一系列工作任務。因此，檔案管理部門亟須加大力度引進高素質的專業人才，以擴充和優化現有人才隊伍，從而提升整個團隊的綜合素質與業務水平。在此過程中，加強對現有員工的培訓同樣至關重要，要營造積極向上的學習氛圍，激發員工的學習積極性，助力他們不斷提升專業能力，實現個人職業生涯的成長，以更好地服務于檔案管理信息化建設。此外，檔案管理部門還應強化考核評價機制，制訂科學、合理的考核標準與方法，在重視績效考核的同時，實施有效的激勵機制，為檔案管理人員的職業發展提供堅實保障。

（四）積極構建檔案數字化管理平臺

首先，依據檔案管理規范要求，檔案管理部門應致力于構建功能完備、運行高效的數字化管理平臺，旨在實現檔案的高效管理。在實際操作中，檔案管理部門可積極探索與第三方機構的深度合作路徑，委托其承擔檔案數字化管理平臺的研發任務，從而為提升檔案管理工作的整體質量奠定堅實基礎。此外，檔案管理部門可考慮組建專業研發團隊，依據自身實際需求，自主研發檔案數字化管理系統。

其次，檔案管理部門要確保檔案數字化管理平臺能與其他各類信息系統實現資源共享。具體而言，在啟動檔案數字化系統建設之前，應深入調研其他相關系統的建設規范及數據處理標準，將其作為檔案數字化系統建設的重要參考，以確保各系統間的兼容性和一致性，為信息資源的共享共建提供先決條件。

再次，檔案管理部門應高度重視數字化管理平臺的后期維護與升級管理。在日常檔案管理工作中，檔案管理人員應主動承擔起檔案數字化管理系統的維護與升級職責，通過持續優化檔案管理系統的各項功能，提升檔案管理工作效率，確保檔案數字化管理系統的穩定性和可靠性。

最后，檔案管理部門應充分利用現代化信息技術的優勢，構建一個覆蓋互聯網、局域網的智慧檔案信息資源及安全管理平臺，實現檔案信息的實時在線備份或異地備份，為檔案信息資源的安全性提供有力保障。具體而言，檔案部門要緊密結合自身實際需求，制訂出具有較高可行性和針對性的檔案數字化管理方案，使管理工作方式更好地契合大數據時代的要求，可與軟件開發商建立長期穩定的合作關系，將檔案信息的收集、處理、存儲、應用等關鍵環節的具體需求傳達給軟件開發商，共同打造功能強大且全面的檔案數字化管理系統。通過采用集中式管理模式，切實提升檔案管理工作效率，確保檔案管理工作的科學化、規范化發展。

（五）積極構筑安全防護體系

大數據時代，海量信息的出現給檔案信息安全帶來了前所未有的挑戰，諸如信息泄露、損壞以及惡意篡改等風險事件時有發生，對此，必須采取一系列切實有效的措施來預防并堅決遏制此類風險事件的發生。首先，檔案管理部門應進一步加大網絡安全防護的力度，不僅要定期對防火墻進行升級，以有效阻止未經授權的訪問行為，還要部署先進的隔離網關，構建起一道堅實的防線，防止非法訪問的出現。同時，還應運用物理隔離手段，如設置專門的物理隔離區域，以抵御來自外網的各種惡意攻擊。其次，檔案管理部門應高度重視網絡環境的安全防護工作，建立健全系統漏洞監測機制，及時發現并修復系統中的潛在漏洞，從而有效防止木馬病毒等惡意軟件的入侵。在此基礎上，還可以基于可信計算技術實行嚴格場景白名單控制，受保護的主機只能做白名單規定的事情，只允許經過認證的程序在系統內運行，以確保內部系統的絕對安全性。最后，還應通過外圍加固的方式，如增加安全認證、數據加密等措施，使網絡應用更加安全可靠，全方位保障檔案信息的安全。

五、結語

數字化時代，為了進一步加速檔案管理信息化建設的進程，應當秉持可持續發展的戰略性思維，緊密圍繞檔案管理工作的實際需求，切實提升檔案的利用效率。為此，要積極應用先進的技術手段，驅動傳統的紙質檔案管理模式穩步向檔案信息化管理方式轉型。在此過程中，應優化人員配備、設備配置及體系構建等各個環節，逐步構建一套完備的、標準化、規范化以及精細化的管理體系，以專業且經驗豐富的檔案管理人才隊伍為支撐，全方位推動檔案信息化建設順利發展。

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（作者簡介：管文君，女，碩士研究生，長春市民辦學校黨建工作促進中心，助理館員，研究方向：檔案）

（責任編輯 劉冬楊）