工會檔案管理數(shù)字化路徑探索

一、引言

信息化時代，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)得到了廣泛推廣和應(yīng)用。檔案管理作為工會不可或缺的一部分，也要適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展的潮流，以更高效、更便捷的方式管理和利用檔案信息，加強數(shù)字化管理的研究和實踐，以提升檔案管理水平。

二、數(shù)字化管理對工會檔案管理的意義

（一）提高管理效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在文件檢索困難、存儲空間有限、信息更新不及時等問題，而通過數(shù)字化方式進(jìn)行檔案數(shù)字化管理可以實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和管理，使查找和利用檔案信息更快速，提高了檔案管理工作效率。

（二）增強信息安全性

數(shù)字化檔案可以進(jìn)行數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制等多重保護(hù)措施，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更加安全可靠、易管理，避免了自然原因和人為原因造成的檔案資料殘缺、損毀等問題，能夠更好地保護(hù)檔案信息安全性和完整性。

（三）促進(jìn)信息共享

檔案管理數(shù)字化使檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行共享和傳遞。單位部門之間以及不同地區(qū)單位之間可以更加便捷地共享檔案信息，促進(jìn)信息的互通互聯(lián)，從而更好地支持單位工作的日常決策和工作開展。

（四）節(jié)約資源成本

檔案數(shù)字化管理大大減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所需的存儲空間和維護(hù)成本，同時減少了印刷、復(fù)印等消耗性資源的使用，降低了管理成本，有助于更加合理地利用資源，促進(jìn)了檔案管理工作的綠色、可持續(xù)發(fā)展。

（五）支持跨區(qū)域協(xié)作

檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問檔案信息，從而有效支持跨區(qū)域協(xié)作和遠(yuǎn)程辦公的需求。尤其是在面對突發(fā)狀況、極端天氣時，檔案管理數(shù)字化能夠確保檔案管理工作正常運轉(zhuǎn)不受影響，切實保障工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。

三、工會檔案管理數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）管理體系不完善

當(dāng)前，工會檔案在管理體系方面存在一些不足之處。其中，最顯著的問題是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致不同地區(qū)、不同部門之間存在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況。這種情況會導(dǎo)致檔案信息管理混亂、數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，甚至影響到工會整體運行。另外，數(shù)字化檔案管理中常見的問題還包括信息孤島現(xiàn)象，即不同部門或地區(qū)的檔案管理系統(tǒng)之間缺乏有效的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同，導(dǎo)致信息流通不暢、數(shù)據(jù)重復(fù)錄入以及信息利用效率低。

（二）工作流程待優(yōu)化

工會檔案數(shù)字化管理的工作流程往往過于煩瑣，缺乏靈活性。由于工作流程沒有得到合理簡化和優(yōu)化，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理工作流程存在一些不必要的環(huán)節(jié)，增加了工作負(fù)擔(dān)和時間成本，降低了工作效率。另外，未能充分利用信息技術(shù)和數(shù)字化工具如文檔管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等，導(dǎo)致具體檔案管理工作中仍然主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

（三）責(zé)任分工不夠合理

數(shù)字化檔案管理工作的責(zé)任分工缺乏合理性與靈活性，導(dǎo)致部門間責(zé)任分工不清晰，出現(xiàn)工作重復(fù)、責(zé)任不明、任務(wù)滯留等問題，影響了數(shù)字化管理工作的推進(jìn)和協(xié)調(diào)。一方面，一些檔案管理部門存在人力資源不足的問題，缺乏專業(yè)的檔案管理人員或技術(shù)人才，導(dǎo)致數(shù)字化管理工作過于集中，個別人員負(fù)擔(dān)過重，難以有效推進(jìn)工作，影響了工作效率。另一方面，由于固守傳統(tǒng)的部門結(jié)構(gòu)和職責(zé)范圍，檔案數(shù)字化管理工作的責(zé)任分工缺乏一定的靈活性，使檔案管理工作難以與現(xiàn)有工作流程切實結(jié)合，也影響著檔案管理工作效率。

（四）檔案安全性待提升

隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，工會檔案的數(shù)字化存儲增加了信息泄露和安全風(fēng)險的可能性，數(shù)字化檔案可能面臨網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)丟失等安全威脅，給檔案信息帶來潛在的損失和風(fēng)險。在檔案數(shù)字化管理過程中，一些檔案管理人員由于缺乏足夠的安全意識和專業(yè)的技術(shù)水平，在檔案數(shù)字化管理過程中存在數(shù)據(jù)加密不足、訪問控制不嚴(yán)格、備份和恢復(fù)機制不完善等安全漏洞。另外，檔案數(shù)字化管理中存在人為因素導(dǎo)致的安全風(fēng)險，如數(shù)據(jù)泄露、信息篡改等，對檔案安全造成一定威脅。

（五）資金投入不足

數(shù)字化檔案管理需要大量的資金投入，包括硬件設(shè)備的購置、軟件系統(tǒng)的建設(shè)、人員培訓(xùn)和運營維護(hù)等方面的費用。然而，一些工會面臨資金投入不足的情況，限制了數(shù)字化檔案管理的推進(jìn)。數(shù)字化檔案管理需要購置先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備和軟件系統(tǒng)，這些設(shè)備和系統(tǒng)往往需要較高的投資成本。數(shù)字化檔案管理還需要投入人力資源進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)更新等工作。但是，由于一些工會人員編制不足或人力分配不合理，導(dǎo)致數(shù)字化管理工作缺乏必要的人力支持，影響了工作的進(jìn)展和質(zhì)量。另外，數(shù)字化檔案管理還需要投入資金進(jìn)行人員培訓(xùn)和技術(shù)支持。由于數(shù)字化技術(shù)的不斷更新和變化，工作人員需要不斷提升自己的技術(shù)水平，才能適應(yīng)數(shù)字化管理工作的需求。然而，一些工會未能及時投入資金進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致人員技能水平滯后，影響了數(shù)字化管理工作的質(zhì)量。

（六）技術(shù)應(yīng)用不足

隨著科技的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)不斷涌現(xiàn)和升級，這也意味著工會必須不斷更新其技術(shù)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，以緊跟數(shù)字化時代步伐。然而由于經(jīng)費有限，一些檔案管理部門無法及時進(jìn)行系統(tǒng)更新，導(dǎo)致現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)逐漸過時，這種技術(shù)的滯后性也影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

四、工會檔案管理數(shù)字化優(yōu)化路徑的相關(guān)探索

（一）制訂檔案數(shù)字化管理體系

制訂檔案數(shù)字化管理體系能夠提高檔案管理的效率。在制訂檔案數(shù)字化管理體系的過程中，要全面評估當(dāng)前的檔案管理情況和需求，考慮各種因素，包括了解現(xiàn)有檔案的種類、數(shù)量和格式，現(xiàn)有管理系統(tǒng)的優(yōu)缺點，以及技術(shù)運行情況、人員配置等。[1]在此基礎(chǔ)上，還要確定數(shù)字化管理的目標(biāo)和重點，包括提高檔案檢索速度、降低管理成本、加強檔案安全性等方面，根據(jù)不同的目標(biāo)，細(xì)化相應(yīng)的數(shù)字化管理策略。

（二）明確工作流程

明確工作流程能夠幫助工會建立高效、規(guī)范的檔案管理體系，提升檔案管理的效率。檔案管理部門要考慮實際工作中的各個環(huán)節(jié)和流程，并確保其能夠順利銜接，實現(xiàn)信息的有序流轉(zhuǎn)和管理。首先，在檔案的收集與整理方面，工會檔案來源廣泛，包括會員信息、活動記錄、財務(wù)數(shù)據(jù)等多種類型，因此需要建立起規(guī)范的收集機制，并對所收集的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。其次，在檔案數(shù)字化處理方面，應(yīng)遵循掃描紙質(zhì)文件、轉(zhuǎn)換電子文檔格式、建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫等步驟。在這一過程中，要明確數(shù)字化處理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化處理后的檔案能夠方便檢索和利用。再次，在數(shù)字化檔案存儲和管理方面，可以選擇建立自己的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，也可以借助云端存儲等技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理。無論采用何種方式，都需要建立起完善的檔案存儲結(jié)構(gòu)和權(quán)限管理機制，確保檔案的安全性和可訪問性。最后是檔案的檢索利用，應(yīng)構(gòu)建高效的檢索系統(tǒng)，幫助檔案管理人員快速準(zhǔn)確地找到所需的檔案信息，提高工作效率，同時明確檔案利用的規(guī)范流程，確保檔案得到合理利用。

（三）明確責(zé)任分工

在檔案管理數(shù)字化實踐中，明確責(zé)任分工是確保工作高效完成的重要保障，通過明確每個成員的責(zé)任和職責(zé)，能夠使檔案數(shù)字化管理過程更加有序、協(xié)調(diào)。首先，要指定負(fù)責(zé)人，由該負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整個數(shù)字化管理項目的規(guī)劃、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作，確保檔案數(shù)字化工作能夠順利進(jìn)行，與其他部門或團(tuán)隊進(jìn)行有效溝通，制訂解決方案。其次，要分配具體的技術(shù)團(tuán)隊負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作，這個團(tuán)隊?wèi)?yīng)包括具有相關(guān)技能和經(jīng)驗的技術(shù)人員，由他們負(fù)責(zé)掃描紙質(zhì)文件、轉(zhuǎn)換電子文檔格式、建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫等具體工作。再次，還要指定專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的存儲和管理工作，負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作，明確檔案存儲結(jié)構(gòu)和權(quán)限管理機制，確保檔案的安全性和可訪問性，負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理數(shù)字化檔案的日常運行。最后，要指定專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的檢索與利用工作，維護(hù)檢索系統(tǒng)，幫助其他工作人員快速準(zhǔn)確地找到所需的檔案信息，并協(xié)助他們利用檔案進(jìn)行工作。

（四）確保檔案信息安全

為了保證檔案信息的機密性、完整性和可用性，應(yīng)建立嚴(yán)格的權(quán)限管理體系，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改檔案信息，根據(jù)不同人員的職責(zé)和需要設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限級別，以防止未經(jīng)授權(quán)的信息被訪問和篡改。首先，應(yīng)加強數(shù)據(jù)加密和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采用加密技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，使用安全的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議傳輸檔案信息，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中不被竊取或篡改。其次，定期進(jìn)行安全審計和漏洞掃描，對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全審計，發(fā)現(xiàn)并解決潛在的安全風(fēng)險和漏洞，確保系統(tǒng)能夠抵御各種網(wǎng)絡(luò)攻擊。[2]再次，建立災(zāi)備和緊急響應(yīng)機制，完善災(zāi)難恢復(fù)計劃，定期備份檔案數(shù)據(jù)，以確保在發(fā)生意外時能夠及時恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，最大限度地減少損失。最后，還應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行安全意識培訓(xùn)，加強他們對檔案安全問題的認(rèn)識和理解，培養(yǎng)他們正確處理檔案信息的習(xí)慣和技能，從而有效預(yù)防和應(yīng)對安全事件。

（五）加大資金投入力度

加大資金投入對于檔案數(shù)字化管理而言至關(guān)重要。首先，相關(guān)部門可以設(shè)立專項基金，用于檔案數(shù)字化管理全過程，將其應(yīng)用于技術(shù)設(shè)備的更新和升級、人力資源的培訓(xùn)和招聘、安全保障的加強，以及數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)等，從而提升檔案管理的效率和質(zhì)量。其次，還可以探索與企業(yè)、社會機構(gòu)等合作的方式，通過合作共建、捐贈等方式，拓寬資金來源渠道，鼓勵社會資本的投入，以吸引社會資本參與檔案數(shù)字化管理的建設(shè)和運營。最后，通過加強不同區(qū)域工會之間的合作，實現(xiàn)資源共建共享，可以在節(jié)省資金的同時，避免重復(fù)建設(shè)等資源浪費問題。總之，加大資金投入對檔案數(shù)字化管理至關(guān)重要，通過設(shè)立專項基金、探索與企業(yè)和社會機構(gòu)的合作等方式，能有效拓寬資金來源，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的可持續(xù)發(fā)展。

（六）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)

應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)是推動檔案管理數(shù)字化的重要環(huán)節(jié)，先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)可以提高檔案管理的效率，同時為工會提供專業(yè)的信息化服務(wù)。具體實踐中，其一，要利用文檔掃描和OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)字化處理，通過使用高速文檔掃描儀和OCR技術(shù)，將紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)換成電子文檔，實現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，這樣可以極大地提高檔案檢索和利用的效率，減少紙質(zhì)檔案的存儲空間和管理成本。其二，要建立基于云計算的數(shù)字化檔案管理平臺，利用云計算技術(shù)，可以將數(shù)字化檔案存儲在云端服務(wù)器上，實現(xiàn)跨地域、跨平臺的訪問和共享，這樣可以提高檔案信息的可訪問性，同時減少對本地存儲設(shè)備的依賴，使檔案管理更加靈活。[3]其三，還可以利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)進(jìn)行檔案管理和分析，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，可以對大量的檔案信息進(jìn)行分析和挖掘，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律和價值，這樣可以更好地了解工會會員需求，提供更精準(zhǔn)的服務(wù)。其四，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，加密檔案數(shù)據(jù)，建立訪問權(quán)限控制和安全審計機制，防范各種網(wǎng)絡(luò)攻擊和威脅，確保檔案信息不受未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改，可以加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，保障檔案信息的安全性。其五，利用移動應(yīng)用和智能設(shè)備推動檔案數(shù)字化管理的普及，開發(fā)移動應(yīng)用程序，使檔案管理人員能夠隨時隨地訪問和管理檔案信息，提高工作效率。

五、結(jié)語

總之，數(shù)字化管理在工會檔案管理工作中的應(yīng)用，為工會帶來了新的機遇。通過制訂數(shù)字化管理體系、明確檔案數(shù)字化管理流程、利用自動化工具等手段，工會能夠更加高效地進(jìn)行檔案管理工作，提高工作效率和質(zhì)量，為工會的發(fā)展和服務(wù)提供強有力的支持。

參考文獻(xiàn)：

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[2]謝霜.數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2023（19）：166-168.

[3]徐青.從“數(shù)字化”走向“數(shù)據(jù)化”——大數(shù)據(jù)下檔案管理工作發(fā)展路徑探索[J].知識經(jīng)濟，2022，598（04）：108-110.

（作者簡介：王麗，女，本科，威海市文登區(qū)職工服務(wù)中心，中級，研究方向：工會檔案）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）