淺析高校財務報銷問題及優(yōu)化路徑

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，新高校會計制度的實施對高校財務工作提出了更明確的要求。本文以某高校實際情況為例，通過分析實際工作中面臨的問題，提出在加強預算績效管理、構(gòu)建高校一體化平臺、實現(xiàn)全流程網(wǎng)上報銷等方面改進提升高校財務工作。

關(guān)鍵詞：高校；財務報銷；優(yōu)化路徑

中圖分類號：F810.6；G647文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2024）11-0051-04

高等教育是提升國家核心競爭力的重要保障，是建設社會主義現(xiàn)代化人才強國的基礎。高等教育有顯著的準公共物品特征，各高校最主要的資金來源為財政撥款，層級越低的高校依賴性越強。而各地財政部門受經(jīng)濟環(huán)境的影響，加強高校財務核算水平、提升資金使用效率必然是今后高校財務核算的工作重點，這也是高校財務工作發(fā)展對我們提出的內(nèi)在要求。

1 高校財務工作存在的問題

高校財務工作像神經(jīng)網(wǎng)絡一樣串聯(lián)著高校整體運行的每個環(huán)節(jié)，它既承擔著資金保障的作用，又能發(fā)揮財務監(jiān)督的功能。實際工作中，隨著資金總量、業(yè)務總量的不斷增長，財務工作存在的問題主要有以下幾方面。

1.1 核算難度加大，資金來源多樣化

現(xiàn)行財務工作面臨的困境之一是不斷增長的業(yè)務量、資金量與不匹配的工作人員數(shù)量。

一方面是資金總量的增加。如圖1的趨勢線所示，除2023年學校下學期部分業(yè)務因各種綜合原因?qū)е聼o法及時報銷外，2018—2022年各年度的業(yè)務筆數(shù)明顯地呈現(xiàn)逐年遞增趨勢，2021年的業(yè)務筆數(shù)比2018年增長了1.91倍（2022年與2018年相比也增長了1.07倍）。實際工作中，自2020年起本市財政資金受到較大影響逐年緊缺，財政國庫停止支付的結(jié)賬時間由12月底逐漸提前至12月初，合理預估正常報銷情況下2022年實際增長的倍數(shù)可達2倍以上。由圖2可知2018—2022年的資金總量也呈現(xiàn)上漲趨勢，除2020年降低外其余年份均為增長，2022年與2018年相比同比增長了13.73%。

另一方面，高校財務的資金來源方式更加多樣化。圖1業(yè)務筆數(shù)的趨勢線增長速度明顯快于圖2資金總量，同樣的資金總量對應的業(yè)務筆數(shù)逐年增加，與以前年度相比資金的使用明顯更加復雜。首先是財政資金來源的多樣化，目前各高校除中央對地方轉(zhuǎn)移支付、本級財政資金外，資金構(gòu)成還可能有政府債券、P2P籌集的基建資金。此外還有校外捐贈（校友、企業(yè)、基金會捐贈）及橫向、縱向科研經(jīng)費、銀行貸款、校企合作和專項教育基金等。

與此相對應，該校財務處工作人員中2018年外聘人員占全部人員比為12.5%，2023年該比例升至29.4%，總?cè)藬?shù)僅增加1人。在業(yè)務量快速增長的前提下，每位工作人員具體承擔的平均工作強度增加明顯。

1.2 重核算輕管理、重支出輕績效

自2019年新政府會計制度改革開始，預算管理一體化、會計信息化發(fā)展規(guī)劃、全過程績效考核等不斷對高校財務管理提出了新的要求。為了應對資金量、業(yè)務量的增長，很多高校財務工作的重心放在了經(jīng)費報銷、報表報送、銀校對賬等財務核算環(huán)節(jié)，對財務管理的相關(guān)規(guī)劃、規(guī)章制度的修訂、流程梳理等有關(guān)事項都相對滯后，項目庫儲備論證不全面充分，校內(nèi)資金統(tǒng)籌相對困難，通常是實際運行發(fā)現(xiàn)問題后再去解決，很難做到防患于未然。

預算作為財務工作的第一步其重要程度不言而喻。但實際工作中高校及其下屬的各二級單位雖然一直編制預算、執(zhí)行預算，但也是最近幾年才真正重視實操、嚴格執(zhí)行預算項目庫管理。相關(guān)人員知識技能掌握有限，預算編制的準確度不夠，甚至存在工作人員工作懈怠的情況。年末、學期末突擊花錢的情況仍然存在，以2022年為例，該高校受工作開展情況、資金到位時間等各方面因素綜合影響，1—6月預算執(zhí)行較慢，除各專項資金執(zhí)行進度超50%外，部分經(jīng)費的執(zhí)行進度低于30%，預算執(zhí)行大部分于下半年實現(xiàn)。年底集中報賬不僅對財務審核、財政支付的壓力較大，也明顯不符合資金監(jiān)管和使用要求。

1.3 人員結(jié)構(gòu)和業(yè)務能力有待提升

人員作為財務工作的重要保障，工作人員的專業(yè)度、責任心、學習能力和業(yè)務水平高低直接影響其工作水平。高校財務人員的招聘因客觀條件存在制度化、模式化的問題，對面試人員工作的專業(yè)性和針對性的考察有限，容易造成所招人員業(yè)務能力及綜合素質(zhì)與崗位職責不匹配，發(fā)生難以履職盡責的情況。此外，部門內(nèi)部人員年齡、學歷構(gòu)成也十分關(guān)鍵，年齡結(jié)構(gòu)不當易造成人員斷檔、外聘人員占比易影響業(yè)務穩(wěn)定度、人員崗位調(diào)配易影響資金安全。以該高校為例，2018年全處有編人員30歲（含）以下人員占比20%，45歲以上人員占比53.3%，而2023年全處有編人員30歲（含）以下人員占比25%，45歲以上人員占比50%，可見人員年齡斷檔問題較嚴重且未能改善，青年中堅力量人員明顯不足。此外，外聘人員占比上升了16.9%，為保障業(yè)務的穩(wěn)定度、安全性應減少外聘人員的聘用人數(shù)，同時明確其工作范圍。學歷方面，全處整體學歷水平為大學本科及以上，有編人員2023年與2018年相比碩士及以上學歷人員占比由26.7%升至33.3%，提升緩慢的主要原因是新進人員數(shù)量較少且無進一步攻讀高學歷人員。

業(yè)務量的快速增長還導致了一個新的矛盾點。財務工作人員大量的精力和時間都投入到了日常工作，且大部分從業(yè)者為女性，忙于家庭工作兩方面，缺乏足夠的時間進一步提升自己的業(yè)務水平、知識儲備和溝通協(xié)調(diào)能力，疲勞的“重復勞動”相應地造成了工作人員思想守舊，缺乏主動學習意愿，進而無法更好地履職盡責，形成惡性循環(huán)[1]。

1.4 科研經(jīng)費報銷困難

科研經(jīng)費報銷難、報銷慢是調(diào)研過程中反映較為集中的問題。高校財務報銷工作的一大難題就是有報銷需求的教職工對報銷所需材料、報銷流程的知悉程度各不相同。許多科研工作者的報銷需求不是經(jīng)常發(fā)生的，財務知識、財務報銷意識不足，沒有具體經(jīng)費報銷規(guī)劃，進而產(chǎn)生大量的咨詢需求。報銷知識缺乏、報銷流程不明導致無法做到規(guī)范報銷要件、遵循報銷流程。科研活動結(jié)束后報銷時發(fā)現(xiàn)需要留存的報銷手續(xù)及相應的附件不齊全或缺失，報銷工作難以繼續(xù)進行，進一步加重了科研人員的負擔[2]。

實際報銷經(jīng)常出現(xiàn)以下兩方面問題。（1）科研經(jīng)費使用時限意識不足。科研經(jīng)費并非隨時可報銷。首先，科研經(jīng)費根據(jù)資金來源不同有不同的使用年限。除了要遵守科研項目結(jié)題時間外，經(jīng)費來源為財政資金的科研項目，大部分的市級經(jīng)費當年下達當年使用，下一年度不再結(jié)轉(zhuǎn)；省級、國家級的項目根據(jù)其項目要求申請后可以結(jié)轉(zhuǎn)至下一年，但往往結(jié)轉(zhuǎn)年度不會超過3年，這就要求科研資金要在規(guī)定時間內(nèi)報銷。其次，財務處年末、學期末需要結(jié)賬并填報財務報表，在此期間通常無法報銷。最后，科研活動票據(jù)具有時效性，需要及時報銷。積攢票據(jù)待項目結(jié)束后統(tǒng)一報銷很容易導致票據(jù)超出報銷時限、有關(guān)單據(jù)超期無法打印等問題，既傷害了科研工作者的實際利益，又存在一定的財務風險。（2）報銷材料把握不準確。科研項目負責人立項之初填報的科研預算明細，因?qū)唧w的會計科目及所需的報銷材料不熟悉存在錯（漏）填。進而還存在報銷需要哪些票據(jù)、是否執(zhí)行合同審簽流程、發(fā)票開具的種類及附件內(nèi)容等問題。項目組成員或其他同事代報銷時也會相應地增加溝通成本和時間成本。

2 下一步財務工作的意見與建議

2.1 加強預算績效管理實施

預算是所有資金運行的起點，準確與否直接影響著后期執(zhí)行、監(jiān)管及其結(jié)果。這就要求每個項目都要做準預算、做好預算。各預算項目入庫前需要踏踏實實地做足前期工作，有實際經(jīng)驗的人員合理準確地進行預估，同時真正落實事前績效評估。財務預算人員要發(fā)揮其作用，對“保人員、保運行”的剛性項目，不過度設置填報環(huán)節(jié)，及時解答有關(guān)問題并與上級部門溝通交流。預算執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題要主動匯報、及時糾正、動態(tài)管理。保持與實際執(zhí)行單位的全流程溝通，將考核結(jié)果真正地應用在下一年的預算編報上。

2.2 報銷流程全面梳理優(yōu)化再造

針對財務報銷經(jīng)常出現(xiàn)的手續(xù)不全或不合格、超時效等一系列報銷問題，以下兩方面需要注意。（1）財務部門要不斷優(yōu)化梳理報銷流程、所需要件及具體要求[3]。財務報銷中出現(xiàn)操作不規(guī)范、按以往經(jīng)驗模糊操作均是由制度不明確引起的。決策缺乏科學性和規(guī)范性就會導致相應的風險。部門負責人可以通過真實的報銷需求全流程體驗所有環(huán)節(jié)，找出不合理之處并改進。例如，復核環(huán)節(jié)大量堆積等待復核時，可將此環(huán)節(jié)后置集中處理或增加復核人員；對金額較低且有國家標準的業(yè)務要簡化合同審簽環(huán)節(jié)等。還需要梳理各部門現(xiàn)有的規(guī)章制度，確認其是否有與國家法律法規(guī)、部門規(guī)章、行業(yè)規(guī)范相沖突的地方，校內(nèi)各規(guī)章與校級文件、規(guī)章與規(guī)章之間有無沖突之處，若存在則在征求各部門意見后及時更正。（2）全面利用各項宣傳手段加強宣傳。可將具體財務知識和要點做成宣傳小冊子，紙質(zhì)版和電子化兩種方式并及時更新。互聯(lián)網(wǎng)是科普的好方式，要多加利用。還應及時優(yōu)化更新門戶網(wǎng)站、報銷平臺和手機公眾號，讓這些宣傳窗口真正活躍起來。此外，開放解答專區(qū)也是一個好的宣傳窗口，將收集到的各種問題、實際報銷較為集中的問題在專區(qū)進行集中解答，減少報銷人員和審核人員的工作負擔。定期和不定期地舉行集中培訓和疑難解答，培訓內(nèi)容可以是案例實解、視頻動畫、PPT等多種形式，廣泛宣傳財務報銷知識。

2.3 構(gòu)建高校一體化平臺

高校一體化平臺的構(gòu)建需要全校各部門積極參與，整合現(xiàn)有的辦公管理軟件，實現(xiàn)全校信息整體融合、實時交互。這就需要教學教務、科研、財務、后勤、校園安全、資產(chǎn)管理、網(wǎng)絡中心等多部門通力合作，互聯(lián)互通。通過構(gòu)建信息化智能化的一體化平臺，可以實現(xiàn)有效信息的及時溝通推送，資金安全的實時監(jiān)控，更有利于決策的制定和管理的提升。各個部門現(xiàn)有的辦公管理系統(tǒng)大部分僅滿足本部門業(yè)務需求，部門之間網(wǎng)絡連接有限，通常僅業(yè)務連接較為緊密的部門互相開放端口推送信息，其他業(yè)務聯(lián)系較少的部門采用當面溝通及郵件、移動設備、微信等進行數(shù)據(jù)交換，數(shù)據(jù)傳遞成本較高[4]，致使溝通成本和時間成本都較高，缺乏專門的網(wǎng)絡安全保護與監(jiān)管。財務部門可以與辦公室共同牽頭，網(wǎng)絡中心具體承擔一體化平臺各部門軟件連接的實際工作，開放軟件端口，互聯(lián)互通，同時維護網(wǎng)絡信息安全。

一體化平臺還能優(yōu)化資產(chǎn)管理。高校資產(chǎn)均為國有資產(chǎn)，此前無折舊要求，在資產(chǎn)成本核算、折舊計提、資產(chǎn)報廢方面核算水平和經(jīng)驗明顯不足。與此同時，數(shù)量繁雜的實物資產(chǎn)因報廢困難、存續(xù)時間較長等情況，許多資產(chǎn)已經(jīng)無法正常使用但仍存于賬中，資產(chǎn)數(shù)據(jù)的準確性不高，無法真正做到賬實相符。一體化平臺可以實現(xiàn)實物盤點后的“真正”賬實相符，可按照高校會計準則要求逐年計提折舊，及時報廢老舊資產(chǎn)。

2.4 實現(xiàn)全流程網(wǎng)上報銷

全流程網(wǎng)上報銷是高校一體化平臺十分重要的組成部分。與傳統(tǒng)的現(xiàn)場審核、多環(huán)節(jié)紙面簽字相比，全流程網(wǎng)上報銷不僅可以縮減時間成本、減少沉沒成本，節(jié)省雙方人員的時間，還能加快進度執(zhí)行，避免領(lǐng)導不在無法簽字的情況，更便捷地完成財務報銷工作。

新高校會計制度對高校的電子核算軟件也有一定的要求。雖然高校會計制度與政府、企業(yè)會計制度有所區(qū)別，各高校的實際情況和核算業(yè)務量也存在差異，但實現(xiàn)全流程財務網(wǎng)上報銷是互聯(lián)網(wǎng)時代的大勢所趨。要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)便捷高效的優(yōu)勢，加快推進財務報銷流程、要件與互聯(lián)網(wǎng)的深度融合，加快建立網(wǎng)上報銷一體化全流程。全流程網(wǎng)上報銷通常是由各個軟件模塊構(gòu)成，不同的模塊之間通過網(wǎng)絡接口連接，相對獨立安全，可以按照各高校情況逐步完善。信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，“大智云移物”、區(qū)塊鏈技術(shù)、RPA技術(shù)等也在逐步探索與高校財務共同構(gòu)建智能化平臺[5]。網(wǎng)上報銷可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時統(tǒng)計、信息比對，為領(lǐng)導決策提供抓手；可隨時調(diào)取查驗憑證內(nèi)容，有利于審計部門監(jiān)管排查。網(wǎng)絡存儲無紙化智能辦公響應了綠色低碳環(huán)保的要求，有利于節(jié)能減排，保護環(huán)境。

一體化平臺還能更好地實現(xiàn)高校與財政、稅務、銀行等外部部門的連接。與財政部門的信息溝通能更好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)申報、資金申請，便于財政部門履行監(jiān)督職責，更好地實現(xiàn)財政資金全流程把控，監(jiān)督預算執(zhí)行進度，避免突擊花錢。杜絕報銷已完成但預算額度超支或已被調(diào)整等無法報銷的情況。與稅務部門連接能更好地實現(xiàn)納稅申報。高校一般涉及校內(nèi)教職工繳納的個人所得稅、部分科研資金繳納增值稅，學校要繳納房產(chǎn)稅、城鎮(zhèn)土地使用稅、印花稅等，與稅務部門發(fā)票系統(tǒng)相連可以直接查驗發(fā)票的真?zhèn)闻c報銷次數(shù)，解決假發(fā)票與重復報銷問題。與各銀行的直連可以更快捷地實現(xiàn)支付需求，隨時銀企對賬，規(guī)避支付風險。

2.5 優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，加強人員培養(yǎng)

無論技術(shù)如何優(yōu)化、設備如何先進，人才團隊的建設是做好工作的關(guān)鍵。關(guān)注人才隊伍建設問題需要科學調(diào)配，逐步形成與全校師生對應業(yè)務量配比合理的、高素質(zhì)的專業(yè)隊伍[6]。人才培養(yǎng)和技能提升是保障財務工作安全性和效率的不二法寶。面對當前業(yè)務量逐年增加、工作人員有限的實際情況，提升業(yè)務能力、知識結(jié)構(gòu)、主觀能動性，減輕工作人員的“思想負擔”才能更好地服務廣大師生。

首先要明確晉升渠道，優(yōu)化人員績效，獎優(yōu)獎勤。財務工作的崗位性質(zhì)決定其對工作的質(zhì)與量均有要求，稍有疏忽就會造成學校或教職工的損失，工作壓力較大。所以要明確各個崗位的具體崗位職責，根據(jù)不同崗位的基本工作量及壓力大小差異設置不同的系數(shù)，保障財務人員的權(quán)益才能保持他們的工作動力。明確切實可行的晉升渠道激勵年輕人進步，鼓勵和支持他們積極參加各項培訓，及時掌握最新高校會計制度要求和具體實操方法，建立完整的知識技能體系，才能更好地優(yōu)化自我，提升工作能力和業(yè)務水平。其次，招聘財務人員時要加強考察專業(yè)能力及學習能力。面試環(huán)節(jié)可以增加實操考核，驗證其業(yè)務水平、專業(yè)知識儲備及本人的溝通交流能力。在這個過程中還可考察應聘人員的學習能力，總體評判個人綜合能力，有利于選拔到更適合的人才。

2.6 努力實現(xiàn)科研一站式服務

科學研究是高校承擔的一項重要職責。科研一站式服務可以將一體化平臺內(nèi)科技處管理的相關(guān)信息推送至財務處，實現(xiàn)財務軟件立項和預算錄入，避免反復填報。財務處區(qū)分項目類型后確認項目經(jīng)費來源和使用時限，明確預算、經(jīng)濟分類構(gòu)成并開具票據(jù)。還可以解決實際工作中經(jīng)常存在的使用者不知經(jīng)費是否已到賬、財務處收到資金用途不明等信息不對稱問題，降低信息比對核實的成本，報銷環(huán)節(jié)同樣采用全流程網(wǎng)報。財務部門應兼顧報銷流程完整合規(guī)與科研“放管服”要求，可以實行項目主持人負責制，對項目負責人財務培訓后金額較小、業(yè)務清晰的支出僅需項目負責人簽字，還可以通過聘請科研財務助理解決科研經(jīng)費報銷困難的問題。

3 結(jié)語

高校財務報銷工作需要立足現(xiàn)實，不斷優(yōu)化。全面實施預算績效管理是對每個高校提出的具體要求。高校發(fā)展要穩(wěn)中求進，財務報銷工作也需要“供給側(cè)”改革，學校應進一步加強財務管理方面數(shù)據(jù)平臺的建設，加強對大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)的挖掘與應用，構(gòu)建更加合理的一體化平臺[7]。此外還應完善財務報銷信息化平臺的后續(xù)維護、升級與開發(fā)，后勁不足會浪費前期投資。人才培養(yǎng)、團隊建設、資金保障、技術(shù)提升等關(guān)鍵方面要有長遠的規(guī)劃。只有持續(xù)地改進和學習，高校財務工作才能更好地實現(xiàn)職能要求，服務于高校的全面發(fā)展。

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收稿日期：2024-09-09