新時期靈活就業人員智能化檔案管理探析

摘 要：近年來，隨著我國產業結構的不斷轉型升級，農村進城務工群體與靈活就業人員數量持續增加，在很大程度上提升了人事檔案管理的工作難度，導致多頭管理、棄檔等情況時有發生，給靈活就業人員的檔案管理服務帶來諸多不便。加快推進靈活就業人員檔案管理智能化建設，能夠有效解決上述問題，以實現對靈活就業人員檔案的有效管理。基于此，文章以靈活就業人員檔案管理的相關概述為切入點展開研究，綜合探討新時期推進靈活就業人員檔案智能化管理的有效策略，希望能為相關從業人員提出一些具有參考價值的合理化建議。

關鍵詞：新時期；靈活就業人員；檔案管理；智能化

大數據時代，以互聯網技術、計算機技術和大數據技術為核心的數字化技術在靈活就業人員檔案管理工作中得到廣泛應用，使得我國人事檔案管理逐漸呈現高質量發展態勢。與傳統的檔案管理模式有所不同，靈活就業人員檔案管理與大數據技術的有機集合，不僅能充分利用現代信息技術優勢，實現對靈活就業人員檔案資料的高效整合和處理，確保靈活就業人員檔案信息的完整性與真實性，還能借助物聯網、互聯網和云技術，依據服務對象需求實現對相關數據信息的開發和利用。由此可見，加強對新時期靈活就業人員檔案管理的智能化建設路徑研究有著極其深遠的現實意義。

一、靈活就業人員檔案管理的相關概述

1.靈活就業人員檔案管理概述

隨著各行業領域的飛速發展，企業、社會組織用工形式日趨靈活，加上各種信息技術的持續更新迭代，使得一些靈活就業群體規模不斷擴大，服務供給也不再受空間和距離的限制。目前，靈活就業人員通常是指在各級檔案管理機構完成檔案寄存，與用人單位勞動關系已經解除或終止的自謀職業人員、失業人員和辭職人員；已完成就業、失業登記的未就業人員；個體經營組織的從業人員和業主；已經滿足勞動人事部門退休要求的退休人員。

因此，靈活就業人員的檔案管理工作不是盲目開展的，而是需要以科學理論原則與方式方法為依托，通過合理運用大數據、云計算和互聯網等信息技術，全面整合各類服務性資源，實現對靈活就業人員檔案資料的高效和便捷管理。開展靈活就業人員智能化檔案管理，不僅有利于促進與用戶的有效互通，還能夠有效提升檔案信息服務的便捷性、全面性及靈活性，為廣大靈活就業人員提供更加優質和便捷的檔案服務。

2.靈活就業人員檔案管理的特點

鑒于靈活就業人員工作形式與工作地點的特殊性，相關檔案管理工作往往具有以下特點：

檔案流轉速度快。靈活的工作地點、時間是靈活就業人員最為明顯的就業特征，在保管人事檔案時，就業公共服務部門與人才公共服務部門需要主動承擔崗位職責，切實保證靈活就業人員檔案管理的有效性。值得注意的是，由于靈活就業人員經常會改變工作地點，或因出具證明、社保繳納等原因，導致靈活就業人員的檔案流轉速度較快。

靈活就業人員檔案管理難度大。該特征主要體現在靈活就業人員的勞動關系較為松散，無法時刻接受社會組織的有效監管，加之靈活就業人員的工作不固定，流動相對較為頻繁，導致其檔案管理難度較大，稍有不慎就會出現檔案信息失真、檔案資料被泄露等問題。因此，需要相關檔案管理人員引起高度重視。

第三，檔案利用率高。由于公安部門適當精簡了部分證明業務，而人事檔案作為靈活就業人員的工作經歷、個人教育和技能培訓等方面最為詳細的證明資料，是靈活就業人員辦理各類證明業務的重要憑證。不僅如此，靈活就業人員在辦理就業、失業、退休和求職等業務時還需要人事檔案用于身份和技能核實。所以，靈活就業人員的檔案往往具有利用率高的特點。

二、靈活就業人員檔案管理的現狀

縱觀現階段靈活就業人員檔案管理的整體實施情況不難發現，隨著產業結構的不斷轉型升級以及現代技術的飛速發展，我國人事檔案已經由以往的高速增長開始向高質量發展轉變，靈活就業群體規模不斷擴大。然而，受內外部諸多影響，靈活就業人員檔案管理工作的執行效果并不理想，在實際工作中依然存在較為明顯的多頭管理問題，主要表現在以下幾個方面：

檔案管理工作理念落后，相關教育宣傳活動不足。隨著大數據、互聯網和云計算等各種先進技術的迅速發展與廣泛應用，世界各領域信息量迅猛增多，特別是大數據時代的到來，對靈活就業人員檔案管理和開發起到了極大的促進作用，能夠經過檔案數字化和數據的有效分析，實現對靈活就業人員檔案的精細化管理。但在具體的實踐中，由于相關檔案管理人員缺乏目標規劃和大數據時代的管理意識，加之相關宣傳教育活動不足，部分靈活就業人員的檔案管理意識較為薄弱，片面認為人事檔案丟失與損壞并不會影響自身的業務或就業辦理，通常會將人事檔案長期存放于人才服務機構或個人保存，最終導致較為突出的檔案棄檔問題，嚴重影響了靈活就業人員人事檔案的管理質量。

數字檔案資源投入不足，基礎建設薄弱。新時代，要想實現對靈活就業人員檔案資料的精細化管理和開發利用，必須時刻秉承與時俱進的創新思維與管理理念，積極引入各種先進的高新科技和智能化辦公設備，持續推進靈活就業人員檔案管理工作的智能化開展。但就目前的情況來看，很多負責靈活就業人員檔案管理的部門并沒有投入足夠的數字檔案資源，也沒有足夠的資金去改善基礎設施建設，在具體工作中依然采用傳統的人工操作模式，缺乏先進的現代化管理手段，很難保證靈活就業人員檔案管理的效率和質量。

檔案管理制度體系不健全，缺乏規范的檔案轉遞程序。考慮到靈活就業人員檔案資料的重要性，要想實現對其精細化管理，必須構建完善的檔案管理制度及配套體系，明確檔案管理的具體要求、標準和轉遞程序，以便在靈活就業人員變更工作單位或地點時能夠將其檔案轉寄到新單位。但在具體的實踐工作中，相關檔案管理工作均由人才服務中心和職業介紹中心獨立管理，由于兩個單位缺乏有效的溝通和交流，很容易造成人事檔案多頭或交叉管理的情況，加之現行的檔案管理制度體系不夠完善，缺乏統一的規范和流程，很難實現對靈活就業人員檔案的規范化、標準化和法治化管理。

檔案信息電子化水平低，專業人才少且素質低。就目前的實際情況來看，由于個別靈活就業服務部門尚未實行檔案信息數字化管理，在檔案的收集、整理、開發和管理過程中未能通過網絡對外交流，也不能與系統內信息融合和檔案信息深加工，加之相關從業人員的專業素養不足，沒有經過專業的系統培訓，缺乏對檔案智能化管理的系統了解，很難實現靈活就業人員檔案的網絡化和智能化管理。因此，如何推進靈活就業人員檔案管理工作的智能化開展，已經成為新時期備受關注和亟待解決的重大研究課題。

三、新時期智能化開展靈活就業人員檔案管理的策略

1.適時開展多元教育活動，轉變檔案管理工作理念

新時期，要想切實保證靈活就業人員檔案管理工作的規范和有序開展，持續推動靈活就業人員檔案管理的智能化開展，必須從創新管理理念與工作思維的角度入手，適時開展多元化的教育培訓活動，加大對靈活就業人員人事檔案智能化管理的宣傳教育，幫助相關人員系統了解智能化開展檔案管理工作要求，使其主動轉變檔案管理工作理念，逐步營造良好的檔案管理工作氛圍。一方面，政府部門與公共檔案管理部門應充分發揮自身的引導作用，始終堅持以人民需求為導向的服務原則，積極探索推動靈活就業人員檔案數字化一站式服務管理的開展路徑，并基于當地靈活就業人員的檔案管理現狀，在保證檔案管理人員齊備的前提下，要求各級檔案主管部門及相關從業人員參加有關培訓。可以邀請優秀的同行業人員做專題知識講座或授課指導，以此來提高檔案管理人員的業務能力和綜合素質，進而從根本上保證靈活就業人員的檔案管理質量；另一方面，公共檔案管理部門應發揮輿論宣傳作用，借助業務大廳App、宣傳冊、社區宣傳、直播賬號、和某信公眾號等渠道，進一步增強相關企業和靈活就業人員對人事檔案管理的正確認識，持續規范檔案管理環境，確保國家相關政策能夠及時落實，從而為后續開展靈活就業人員檔案管理工作打下堅實的基礎。

2.加大數字檔案資金投入，創新數字檔案智慧服務

為了切實保證靈活就業人員檔案管理的工作質量，僅靠創新檔案管理理念與頂層設計顯然是不夠的，還應基于新時期靈活就業人員檔案管理的現實需要，適當加大靈活就業人員檔案管理方面的資金投入。尤其是針對數字檔案的管理，必須積極引入多種形式的數字化技術和智能化軟硬件，如傳感器、監控器、智能終端、攝像頭、掃描儀和除濕器等，通過構建智能化的檔案資源信息服務體系，實現對靈活就業人員人事檔案的全方位檢測和管理。與此同時，為了更好地滿足智能化開展靈活就業人員檔案管理的需要，必須采用先進的數字化檔案管理技術，將其與智慧建設規劃、智能科技相結合，積極開發多種形式的數字化檔案信息服務平臺，并借助智能過濾、云計算、5G等先進的技術手段，不斷拓寬智能化檔案管理的覆蓋面，逐步形成更加完善的檔案管理體系，盡可能達到創新數字檔案智慧服務的效果。

3.完善檔案管理制度體系，推動檔案合法合規管理

在靈活就業人員檔案管理工作的過程中，要想保證靈活就業人員人事檔案的管理質量和開發利用效率，必須在創新數字檔案智慧服務的基礎上，嚴格按照國家最新出臺的法律法規和相關規范要求，進一步完善靈活就業人員的檔案管理制度及配套體系，確保其檔案管理工作得以合法合規地開展。首先，為確保靈活就業人事檔案的規范化和標準化管理，必須從頂層設計入手，明確人才服務機構的具體職能，并根據關于加強流動人員人事檔案管理服務工作的指導性文件，由人社部門授權的人才服務中心負責人事檔案的接收、轉寄、保管和證明業務辦理等服務，以此來實現對靈活就業人員人事檔案的集中管理，從根本上解決靈活就業人員檔案的多頭或交叉管理現象；其次，在開展靈活就業人員檔案管理時，人才交流服務中心與職業介紹中心應保持密切的溝通和聯系，共同分析和研究靈活就業人員人事檔案管理中的難點和堵點，并通過構建完善的檔案管理制度及監管體系，以確保靈活就業人員檔案管理工作能夠有序實施。在此基礎上，通過建立健全責任追究機制及績效考核體系，加強對檔案管理人員工作績效的精準考核，不僅能增強檔案管理人員的責任意識，使其在日常工作中嚴格約束自身的行為，還能顯著提高靈活就業人員檔案管理的工作效率；最后，省內各級人才服務機構與公共就業機構應當積極探索，互聯互通網絡渠道的搭建措施，充分利用互聯網技術，將靈活就業人員的勞務服務企業管理、非正規勞動組織、人才測評、專業能力鑒定、職業技能培訓等信息納入檔案內容，以此來豐富靈活就業人員的檔案數據，并以互聯網技術與數據信息平臺為基礎，最終實現對靈活就業人員檔案信息的一體化與智能化管理。

4.挖掘整合數字檔案資源，構建數字檔案信息網站

為了進一步提升靈活就業人員檔案管理的有效性，除了需要建立健全檔案管理制度及配套體系以外，還應深入挖掘和整合可供利用的數字檔案資源，并依托現代科技構建智能化的數字檔案信息網站，以實現對海量檔案信息的高效化與數字化處理。具體來講，可從以下幾個方面入手：第一，要想更好地滿足檔案管理服務需求，可以借助互聯網、云計算、大數據等信息技術，積極構建覆蓋靈活就業人員檔案資料的云數據庫，以此來實現對靈活就業人員檔案資料的協同共享及高效利用。在此基礎上，還應開通用戶反饋、在線咨詢服務及自動查詢等功能，促使檔案信息共享與互動服務更加便捷和高效；第二，人才服務機構應根據靈活就業人員工作單位的變動情況，積極落實檔案管理與人員管理相統一的原則，并通過設置專門的人事檔案轉寄渠道，或者基于互聯網構建完善的數字檔案信息網站，借此來實現靈活就業人員人事檔案的無障礙轉寄；第三，公共檔案管理機構還應以數據挖掘系統與立體數據倉庫為基礎，充分利用現代信息技術優勢，建設覆蓋靈活就業人員檔案信息的共享網絡體系，以此來推進檔案管理的網絡化、智能化和數字化建設，為靈活就業人員提供更加優質的檔案服務。

四、結語

綜上所述，加快推進靈活就業人員檔案管理的信息化和智能化建設有著極其深遠的現實意義，是新時期顯著提高靈活就業人員檔案管理水平、推動靈活就業人員人事檔案管理高質量開展的關鍵舉措。因此，相關機構必須高度重視靈活就業人員檔案智能化管理方面的創新研究，正確審視當前靈活就業人員檔案管理工作中存在的細節性問題和疏漏，并基于新時期靈活就業人員檔案管理的現實需要，通過轉變檔案管理工作思維、加大數字檔案資金投入、創新數字檔案智慧服務等措施，充分發揮大數據、互聯網和云計算等新一代數字化技術的優勢，不斷提高靈活就業人員檔案管理的總體水平，為智能化、數字化開展靈活就業人員檔案管理工作做出更多的積極貢獻。

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作者單位：山東省肥城市公共就業和人才服務中心

作者簡介：于敏（1986—），女，漢族，山東肥城人，本科，副研究館員，研究方向：公共就業和人才檔案管理。