基于智慧醫院建設視角的干部人事檔案數字化建設研究

摘 要：干部人事檔案是記錄和反映干部政治表現、工作業績和工作作風等方面情況的重要載體，是選人用人的重要依據。隨著科技發展和管理創新，智慧醫院建設給干部人事檔案數字化帶來新契機。文章分析了智慧醫院建設對干部人事檔案數字化的推動作用，并就推進干部人事檔案數字化提出了對策建議，以期為相關工作人員提供借鑒。

關鍵詞：智慧醫院；干部人事檔案；數字化管理；實踐路徑

隨著大數據、云計算和人工智能等技術的不斷發展，智慧醫院建設成為醫院發展的重點。而干部人事檔案作為人事工作的重要組成部分，是一項基礎性工作，對于優化干部隊伍結構、推動干部隊伍建設具有十分重要的意義。當前，隨著社會信息化和信息技術的不斷發展，醫院對信息化、智慧化管理提出了更高要求。在智慧醫院建設過程中，需要將干部人事檔案數字化作為重要內容，通過數字化管理提高檔案管理效率。

一、智慧醫院建設對干部人事檔案數字化的推動作用

1.智慧醫院建設為干部人事檔案數字化提供了新思路和新途徑

隨著“互聯網+醫療”的不斷深入，國家大力推進健康中國建設，醫療服務模式、管理模式和資源配置方式等發生深刻變革，對醫院的信息化建設和數字化轉型提出了更高要求。干部人事檔案管理是干部工作的重要組成部分，其收集、整理、保管和利用的全過程涉及大量信息和數據，對信息化建設水平有較高要求。隨著智慧醫院建設的推進，數字醫院建設為干部人事檔案數字化提供了新思路和新途徑，可以借助現代信息技術手段，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案管理由傳統手工向現代智慧管理轉變。依托于大數據、人工智能等先進信息技術手段，可以提高干部人事檔案管理工作的效率和水平。

2.智慧醫院建設提高了干部人事檔案信息的資源共享和工作效率

建設“三位一體”智慧醫院要求提高醫院管理精細化水平，促進資源有效分配和使用。干部人事檔案數字化整合了檔案全部信息，告別傳統意義上檔案“孤本”的限制，實現資源共享，使檔案信息的利用從“下游走到上游”。通過大數據分析可以發現干部人事檔案中的異常情況，如是否存在偽造、涂改或違規轉遞等問題，從而及時發現問題并采取相應措施。干部人事檔案數字化提高了檔案管理人員的工作效率，一定程度上解決了人手不足的難題，借助信息技術的發展，可以有效快速提取信息，降低了人事檔案管理的成本。

智慧醫院管理平臺通過數字孿生和大數據等信息技術在干部人事檔案數字化管理中的應用，能夠大幅度提高醫院檔案管理工作的整體效率，在數字檔案立檔、編碼、保存與備份等操作中能夠實現部分環節的自動化處理，在減少人工操作的同時，還能有效降低出現錯誤的可能性。另外，智慧醫院建設強調信息的共享與協同，干部人事檔案在數字化后可以實現醫院內外的信息共享，方便上下級之間的聯網查檔和數字檔案網上傳遞，最大限度地提高醫療服務水平和整體工作效率。除此之外，智慧醫院和數字化檔案管理工作由于需要借助計算機系統和軟件來實現。因此，對信息和數據的安全性要求更高，醫院需要采用先進的數據加密、備份與恢復工作來有效保證干部人事檔案數字化后的安全，防止發生檔案信息被泄露、丟失和被篡改等情況而影響數字化檔案管理工作的整體質量。可以說，干部人事檔案數字化是智慧醫院建設的基礎之一，成功實施將推動醫院整體向智能化方向發展。

3.智慧醫院建設提升了干部人事檔案在選人用人中的可靠度

干部人事檔案是組織部門了解干部、選拔人才的重要依據，對其展開數據分析和挖掘可以為組織部門選拔任用干部提供決策參考。在干部人事檔案中的數據信息是全面客觀反映干部真實情況的重要載體，對其開展分析挖掘可以更好地發現人才成長規律、識別干部使用特點，從而更好地選拔和培養干部。對干部人事檔案中的數據信息深入分析，發現不同崗位和不同級別之間人才的能力素質以及發展潛力等差異性情況。通過對這些數據信息的分析處理可以為組織部門提供科學決策依據。通過對干部人事檔案中所包含的數據信息綜合分析和挖掘，可以更好地發現人才成長規律和特點，為人才選拔使用提供依據。

二、醫院干部人事檔案數字化建設現狀

干部人事檔案是干部隊伍建設的重要基礎性工作，其數字化建設已成為社會關注的焦點。目前，我國醫院人事檔案數字化工作正處于起步階段，還存在著一些問題。

1.干部人事檔案數字化建設程度低

當前，干部人事檔案數字化建設的主要途徑是利用現代信息技術對干部人事檔案展開數字化處理，但在實際操作過程中，檔案管理人員缺乏專業的技術和知識，無法將傳統檔案轉變為電子檔案，嚴重制約了干部人事檔案數字化的進程。此外，在干部人事檔案數字化處理時，由于缺乏專業技術人才，目前使用的數字化處理系統的功能有限且數據質量較低。因此，想要進一步提高干部人事檔案數字化工作水平，就必須培養一支高素質、專業化的干部人事檔案數字化管理人才隊伍。

2.干部人事檔案數字化建設水平低

目前，我國干部人事檔案數字化建設仍處于起步階段，數字化管理的內容也比較簡單，大多停留在數據錄入、查詢和統計等方面，缺少對干部人事檔案的深入挖掘和應用。大部分地區的檔案管理系統僅僅是簡單地將紙質檔案轉換為電子檔案，缺乏對檔案內容的整合分析和深度加工。此外，檔案管理人員還需要通過掃描紙質檔案，開展數據整理、分類和排序，再將紙質文件轉換為電子文件并存儲到系統中，不僅需要大量的時間和人力，還很難保證工作質量。因此，檔案管理人員必須進一步提高數字化建設水平，讓數字資源得到充分利用。

3.干部人事檔案數字化安全管理風險高

由于我國干部人事檔案數字化工作還處于初始階段，檔案管理人員的專業素質和業務水平有待進一步提高，數據安全保護措施也不夠完善，給干部人事檔案數字化帶來了一定的風險。例如，由于干部人事檔案數字化涉及大量的數據信息，一旦數據被泄露或篡改，就會導致大量的人力、物力和財力浪費。此外，干部人事檔案數字化后還存在著數據丟失、損壞等風險，對干部人事檔案數字化建設提出了更高的要求。

三、推進干部人事檔案數字化的對策建議

1.構建智慧檔案管理系統

干部人事檔案數字化應在保證檔案安全和完整的基礎上，實現檔案數據的完整性和規范性。為確保干部人事檔案信息安全，需要對現有的干部人事檔案數字化系統升級改造，將紙質檔案轉為電子文檔，實現“一人一卷、一人一檔”的歸檔模式。為規范干部人事檔案數字化工作制定《干部人事檔案管理系統建設標準》，對系統建設提出明確要求。目前，大多數地區的干部人事檔案管理系統采用傳統的紙質檔案管理模式，需要先將紙質文件掃描后錄入計算機。掃描后的數據存在丟失、損壞和錯誤等問題。通過掃描后的電子文檔沒有統一規范的格式、目錄和內容分類，缺少統一的管理平臺。在查詢利用方面，使用傳統的查詢利用方式無法實現智慧檢索和精準推送服務。因此，干部人事檔案數字化要從傳統紙質檔案管理模式轉向智慧檔案管理模式，從人工手動錄入向計算機智慧管理轉變。智慧檔案管理系統應具有與電子文檔同質的數據標準和規范體系，可對所有干部人事檔案信息自動采集、整理和歸檔，實現數據自動收集、存儲、統計以及查詢等功能。干部人事檔案數字化應基于統一標準體系開展系統建設，通過人工智能技術提高系統智慧化程度和數據處理效率。

2.檔案管理規范化

近年來，為適應新形勢下人事檔案工作開展需要，不斷提高干部人事檔案管理水平，許多地區結合本地實際，制定了相關標準和規范。例如，《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔辦法》等政策文件，規范了干部人事檔案的材料收集、整理、歸檔和移交等方面，并將人事檔案的形成、整理等納入日常管理工作。各地還根據實際情況建立了干部人事檔案管理制度，制定了紙質檔案和電子檔案的接收流程，明確了保密制度、銷毀制度等，為檔案數字化建設提供了依據。此外，各單位還建立了專門的數字化工作機構和崗位，配備了專業的技術人員和管理人員，形成了規范有序的管理機制。

（1）檔案管理制度。檔案管理制度是單位的規章制度，是對檔案工作流程的細化和規范，也是檔案數字化建設的基礎。為確保數字化建設規范有序開展，許多單位根據實際情況制定了相應的檔案管理制度，如《干部人事檔案數字化工作規范》《干部人事檔案保密管理辦法》等，在數字化過程中涉及的信息安全、保密管理、身份認證以及授權訪問等方面作出了明確規定，并對檔案材料的接收、歸檔和保管等提出了具體要求。此外，部分地區還制定了績效考核制度，對工作人員的數字化建設工作實施考核，并將考核結果與個人職稱晉升、崗位變動等掛鉤，進一步調動工作人員的積極性和主動性。

（2）數字化技術。干部人事檔案數字化是指以現代信息技術為支撐，掃描和數字化加工處理干部人事檔案，形成可供利用的數字檔案，并實現管理信息化的過程。其基本要求是：實現干部人事檔案數字化規范化、標準化和網絡化，滿足信息資源共享的需求；實現干部人事檔案信息化管理和利用；滿足檔案存儲安全和保護要求。隨著互聯網技術和移動通信技術的發展，檔案數字化呈現網絡化和智慧化等特點。干部人事檔案數字化應充分利用信息化手段，以“互聯網+”思維為指導，統籌規劃，協同推進，以“數據”為中心、以“信息”為載體、以“智慧”為目標，實現干部人事檔案的數字化和智慧化。

3.數據安全保障

紙質檔案容易遭到細菌、病毒的破壞，數字化檔案能夠更好地保存檔案，且具有數據量大、存儲時間長、保密要求高等特點，對人事檔案數字化工作的安全性提出了更高的要求。近年來，國家相繼出臺了一系列文件，如《國家網絡安全事件應急預案》《網絡安全等級保護基本要求》等，強調要加強網絡安全和信息化建設，采取有效措施保護重要數據。在此背景下，如何保障數字化人事檔案數據的安全顯得尤為重要。首先，應加快推進人事檔案數字化相關立法。《檔案法》規定，“對國家保護的各種檔案、資料、圖書和其他具有長期保存價值的歷史檔案，應當按照國家有關規定實行永久保存”。《中共中央組織部關于加強組織部門聯系服務專家工作的通知》指出，“各級組織人事部門要充分利用信息化手段為干部隊伍建設服務”。為實現人事檔案數字化工作制度化和規范化，亟須制定相應的法律法規，明確工作的目標、內容、主體、程序和措施等；其次，建立健全人事檔案數字化相關安全管理制度。在人事檔案數字化工作中，應建立健全檔案信息安全保密制度、計算機操作人員管理制度、數據備份與恢復制度等；最后，提高人事檔案數字化系統安全性。建立健全信息安全等級保護制度。要嚴格按照國家有關規定設置人事檔案信息安全保密設施，定期開展安全風險評估工作，及時修復信息系統中存在的漏洞和安全隱患，防止重要數據被泄露或丟失。要按照相關規定設置網絡安全等級保護設施，制定網絡安全管理制度和操作規程，加強對網絡操作人員的培訓教育，提升專業素質和技能水平。要建立健全網絡安全應急管理體系，制定完善的應急預案并定期演練，提高工作人員應對網絡攻擊的能力和水平，避免突發事件發生時造成嚴重后果。

四、結語

綜上所述，在智慧醫院建設背景下，通過干部人事檔案數字化可以實現干部人事檔案的全流程管理，包括干部信息錄入、分類整理、信息查詢、保密保管以及與人事工作相關的檔案管理系統的構建，為組織部門和人事部門提供全面、高效的信息服務。干部人事檔案數字化是國家信息化建設和數字中國建設的重要內容，是未來人才管理工作的發展方向。在新時期與" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " nbsp; " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "新形勢下，智慧醫院建設背景下的干部人事檔案數字化既是數字化時代干部人事檔案工作開展的必然要求，也是醫院自身發展的必然選擇。

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作者單位：煙臺市中醫醫院

作者簡介：呂芳（1985—），女，漢族，山東煙臺人，本科，館員，研究方向：現代醫院管理制度下公立醫院智慧檔案管理、大數據背景下公立醫院檔案管理制度改革等。