大數據時代優化學校人事檔案信息化管理的措施

摘 要：隨著社會經濟及科技不斷發展進步，學校人事檔案管理工作逐漸開始大范圍應用大數據技術。隨著學校人員不斷增加，人事檔案信息愈加復雜，且各方對檔案信息數據的要求也在不斷提高，傳統的人事檔案管理難以滿足當前需要。因此，應用人工智能等技術提高人事檔案信息化管理水平，加強信息化建設勢在必行。文章闡述了大數據時代學校人事檔案信息化管理的必要性，分析了目前學校人事檔案管理現狀及存在的問題，并針對性地提出加強大數據時代學校人事檔案信息化管理的優化措施，為提高學校人事檔案信息化管理水平提供理論參考。

關鍵詞：大數據；人事檔案；信息化管理

學校人事檔案信息化程度直接決定著學校組織的穩定運行，影響著其人力資源管理質量。學校人事檔案管理人員應當借助大數據技術的優勢，將大數據、AI等信息化技術融入學校人事檔案管理建設當中，提升學校人事檔案數據信息的安全性及利用效率。

一、人事檔案管理信息化建設的必要性

1.優化學校人事檔案管理工作的效率

在學校人事檔案管理過程中，管理人員可以借助信息技術建立電子檔案系統，實現學校人事檔案的數字化存儲，節省物理空間且便于人事檔案的快速檢索及更新，一定程度上提高了學校人事檔案管理效率。另外，學校管理人員可以建立數據庫管理系統，對學校人事檔案實行分類化管理，實現檔案數據標準化與結構化管理，從而簡化人事檔案歸檔、查詢以及統計等流程，促使人事檔案管理更為規范。將信息技術應用到學校人事檔案權限管理中，根據人員等級不同設置相應的訪問權限，只有授權人員才能訪問特定的人事檔案信息，有效防止信息被泄露。信息技術也可以支持遠程訪問、移動辦公，人事檔案管理人員可以在任何時間、任何地點管理檔案，極大地提升了人事檔案管理工作的靈活性。

2.促進學校人事制度不斷深入改革

借助大數據等信息技術，學校人事管理效率及透明度顯著提升，通過建立電子人事檔案、在線招聘系統以及績效考核平臺，學校管理人員能夠快速處理人事信息，實現人事檔案數據即時更新，有效促進學校人事管理制度改革。利用大數據技術，學校可以更準確地評估教師以及管理人員的能力，為后續人才選拔及規劃職業發展路線提供科學依據。學校可以搭建內部網絡平臺和社交媒體工具，促使學校各部門間高效溝通，提高協作效率。此外，學校還可以利用信息技術收集并分析教職工需求及建議，及時調整人事政策，使之更加符合教職工的實際需要。

3.提升學校人事檔案信息的安全程度

人事檔案的信息化建設能夠有效避免紙質檔案被蟲蛀和潮濕環境等損害的弊端，能夠快捷、準確地開展數據收集。通過大數據、人工智能等技術對歷史系統記錄比對，從而提升檔案信息的準確性。在利用信息技術管理人事檔案工作時，學校通過一系列先進的技術手段，有效保護人事檔案等敏感數據。在人事檔案數據存儲及共享過程中，加密技術能夠將數據信息轉換為只有特定授權人員才能夠解讀的密文，保證人事檔案信息在傳輸過程中的安全，防止數據被盜取。同時，數據備份及恢復措施可以有效保障人事檔案信息不會因外界客觀原因變化而丟失。

二、學校人事檔案管理現狀及存在問題

1.管理方法單一

學校人事檔案管理方式方法單一，一般表現為依賴于紙質檔案和人員手工操作等，導致學校人事檔案更新不及時且檢索效率低下。受傳統觀念的影響，學校人事檔案管理人員早已習慣傳統的紙質檔案管理形式，對數字化人事檔案管理認識不足且難以接受。另外，學校不重視人事檔案信息化建設工作，投入嚴重不足，未曾開發出符合學校人事工作實際情況的檔案管理系統，難以實現檔案電子化存儲及網絡化管理。由于學校人事檔案涉及個人隱私和敏感信息，學校部分人員擔憂信息化管理后帶來的數據安全及隱私保護問題。因此，反對開展人事檔案信息化建設。

2.信息化管理水平落后

學校人事檔案信息化管理水平落后主要表現在如下幾個方面：一是學校檔案信息更新不及時。由于缺乏有效的信息化管理手段，學校人事檔案更新時往往滯后于實際發展情況，檔案信息與教職工現階段情況嚴重不符；二是查詢、檢索效率低下。在未曾實現電子化管理的情況下，人事檔案管理人員在查找特定教職工檔案時需要耗費大量時間和精力，遇到緊急情況則束手無策；三是增加了數據安全風險。紙質檔案易受火災、水災等自然災害影響，人為損壞和丟失問題更是時有發生；四是人事檔案信息共享難。學校未曾建立信息化管理系統前，學校不同部門間交流、共享人事檔案信息異常煩瑣，學校管理效率也大受影響。

3.人事檔案管理人員素養不夠

部分學校人事檔案管理人員對于專業知識了解不夠深入，導致其在實際工作中難以應對復雜多變的檔案管理需求。隨著大數據等信息技術快速發展，人事檔案信息化管理已然成為主流趨勢。檔案管理人員在操作計算機及檔案管理系統時不夠熟練，嚴重影響檔案管理效率及質量。部分檔案管理人員缺乏主動服務意識，對待查詢、借閱檔案等服務工作時態度消極，不能有效滿足學校師生對檔案服務的要求。檔案管理的法律法規及規范不斷更新，管理人員需要不斷學習新知識，以適應變化，但部分管理人員忽視繼續學習，管理理念落后。究其原因，學校缺乏完善的檔案管理人員培訓體系，管理人員持續學習機會匱乏。同時，由于學校管理層沒有認識到人事檔案管理的重要性，在資源配置、人員配備和激勵機制上投入不足。此外，學校人事檔案管理人員整體綜合素養不足，有可能是學校在招聘時要求過低，導致部分缺乏檔案管理能力的人員進入該崗位，且后續未曾努力提高自身能力。

4.信息真偽難辨

學校人事檔案是記錄及保存學校教職工個人經歷、德能勤績等工作表現的主要載體，但在實際操作中檔案信息造假問題時常出現，不僅影響檔案權威性，還影響了學校的正常運作。部分學校缺乏嚴格的人事檔案管理規章制度，沒有明確要求檔案收集、整理和歸檔等環節管理要點。此外，部分學校檔案管理仍舊采用傳統手工操作，檔案信息準確性難以保證。在某些情況下，受利益驅使，違法人員會有意篡改檔案信息，以掩蓋事實真相。

三、大數據時代優化人事檔案信息化管理的措施

1.建立智慧網絡系統，增強服務意識

想要有效提高學校人事檔案管理水平，不僅要建立學校的智慧網絡系統，還要增強學校人事檔案管理人員的服務意識。一是要?加強數字化檔案信息資源編研及開發利用?。學校可以建立智慧網絡系統，升級優化傳統網絡系統，加強硬件設備設施及系統集成力度，以學校數據管理中心和辦公自動化系統為著手點，有效對接檔案信息化管理系統及其他部門應用系統，實現系統數據實時在線歸檔，提高檔案管理效率，促進檔案信息資源管理的智能化；二是要?規范管理數據信息。學校檔案管理人員在收集數據時，應針對性地采取措施規范管理。在開始錄入檔案信息前，對錄入人員開展數據信息安全教育，保證后臺數據安全、準確。此外，學校人事檔案管理人員及管理層還應制定有關數據使用方案，優化并完善學校人事檔案系統防火墻，并要求相關人員簽署保密協議，界定不同身份在瀏覽使用數據信息的權限等級，有效保障數據信息的安全；三是?提高人事檔案管理技術應用能力。利用大數據技術，通過計算機快速計算和高存儲值等特性，將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，通過大數據分析手段深入挖掘學校人事檔案數據價值，提高人事檔案管理效率，為查詢使用人事檔案信息提供便利。

例如，“南大智星”綜合檔案管理系統是由兌觀科技、南京大學檔案館聯合研發，專為學校檔案館（室）打造的智能檔案管理系統。該系統將人工智能技術與檔案信息化建設相結合，通過圖文識別、自然語言理解等AI技術，讓智能化與自動化處理深入學校檔案業務工作的每個流程，大幅提高檔案工作效率，強有力地推進了學校檔案管理信息化建設，讓信息技術更好地服務于檔案管理。

2.健全檔案管理制度，統一管理標準

為有效保障學校人事檔案管理的規范性，學校人事檔案管理部門應當建立健全檔案管理制度，統一管理制度。學校應針對檔案收集、整理歸檔以及查閱共享等各環節操作流程，制定與之相對應的人事檔案管理體系，方便指導檔案管理人員準確執行。在執行人事檔案管理制度時，指定專人負責尤為重要，人事檔案管理人員應當具備專業的檔案管理知識，有高度責任心，學校可以定期組織培訓，保證管理人員能夠接觸到最新檔案管理技術及法規條例。通過培訓，檔案管理人員能夠更好地認識檔案管理的重要性，從而在日常管理工作中更為專業和細致。學校應當完善人事檔案定期審核與更新制度。通過設立周期性審核機制，定期檢查所有人事檔案數據信息，及時修正并補充人事檔案信息，保證檔案實時性及完整性，為學校決策提供準確、有效的數據支撐。此外，要想持續有效地推進學校檔案信息管理工作，建立人事檔案信息評估機制是必要措施。學校領導可以定期組織評估檔案信息化管理效果，收集反饋意見及數據，及時發現并解決管理過程中出現的問題，正向推動檔案管理流程優化工作開展，提升信息化檔案管理質量。

3.擴大檔案收納范圍，建立檔案數據庫

為進一步擴大學校人事檔案收集范圍，建立全面且準確的檔案數據庫，學校應當專門收集教職工個人信息、教育背景、工作經歷以及專業技能等信息，利用人工智能等新興技術將紙質檔案轉化為電子檔案，并建立統一的檔案管理平臺，實現人事檔案信息集中存儲及管理。信息化轉化過程基于計算機視覺、AI機器學習以及圖文識別技術，針對檔案圖像文件實行質量、特征、文字檢測及圖像質量處理，實現對圖像文件質量自動核查，合規性自動判斷，機器自動處理，檢測結果可以直接出具檢測報告或回傳系統并對圖像缺陷與噪聲智能處理，從源頭把控數據質量。為保證學校人事檔案實效性及準確性，檔案管理人員應當校對并更新晉升、職務變動和學歷提升等檔案信息，實施嚴格的檔案訪問控制措施，保護教職工個人隱私和信息安全。只有及時采集更新各項人事檔案數據，實現檔案數據庫動態化、常態化管理，才能充分發揮人事檔案數據庫的作用。例如，福州市教育局建設的“1+4+N”智慧教育生態系統，市屬學校依托此系統建立教職工信息數據庫，實現教師信息的全面管理，信息共享，通過信息化平臺實現學校線上招聘、名優骨干教師考核以及職稱評定等工作。同時，學校管理員實時維護更新數據庫里的教職工信息，有效助推學校人事檔案信息化管理，讓檔案信息更精準、更高效，為社會進步、學校發展和教師成長服務。

4.培養檔案管理人員，提升綜合素養

學校人事檔案管理工作專業性較強，需要人事檔案管理人員有著較高的服務意識。因此，在培養優秀的學校人事檔案管理人員時，提升其綜合素養尤為重要，要保證其具備較強的業務能力、數據信息管理能力和服務意識。首先，檔案管理人員要樹立服務意識。為學校、師生和社會服務的意識，及時、準確地為檔案利用人員提供有效的檔案數據，提供熱情、細致的優質服務；其次，若是想要做好學校檔案管理工作，應當不斷學習。學校檔案管理人員應注重自身理論知識、專業技能的提升，確保熟練掌握檔案管理不同環節的要求，努力實踐科學管理的方式方法，提高學校檔案管理工作效率及質量；最后，檔案管理人員應當提高自身信息化水平，以適應現代化的人事檔案管理。在檔案信息化建設過程中，學校應當采取措施提高檔案管理人員的工作能力，努力建成高素質的人才隊伍，定向培養工作，提高其業務能力及工作水平。檔案管理人員應理論知識充足且專業技能過硬，才能夠有效提高檔案管理信息化建設效率，才能夠勝任大數據背景下時代賦予檔案管理人員的重任。

5.增強檔案保密意識，保障檔案安全

為完善學校檔案管理工作機制，增強檔案管理人員保密意識，學校應當制定檔案管理規章制度，保證該制度與國家現行法律法規保持一致，并覆蓋檔案管理的每個環節，明確各環節檔案管理人員的職能職責與操作規范。檔案管理人員應具備保密能力，人事檔案以及技術檔案是國家機密文件，檔案管理人員應當時刻謹記保密條例，嚴守秘密。為保障檔案管理人員遵守保密規定，學校應當建立健全考核及激勵機制，將保密工作表現納入檔案管理人員年度考核中，對于在保密工作中表現出色的員工，給予適當的獎勵和表彰，以此激發全體人員保密工作的積極性。從技術層面提高學校檔案管理信息化建設水平同樣是保障檔案安全的重要手段，采用先進的加密技術，訪問并控制檔案管理系統網絡，有效防止出現未授權訪問及數據被泄露等問題，定期更新并維護檔案管理系統。針對學校檔案管理人員開展定期保密檢查及審計，有效監督其遵守保密規定，及時發現并糾正檔案管理過程中的違規行為，保障人事檔案的安全性和機密性。

6.增加專項資金投入，完善建設工作

依據我國政府部門對于學校檔案信息化管理建設工作的相關要求，加大學校人事檔案管理信息化建設投入。按照當前階段學校檔案管理信息化運行要求，配置相對應的專業化設備，建立人事電子檔案，為學校檔案管理工作開展提供基礎保障。學校應加大專項資金投入，引進先進的軟硬件設備設施和信息技術，建立一個高效的檔案管理體系和完善的檔案管理信息化平臺，配備專業過硬、技術精湛的檔案管理人員和信息技術人才，提升檔案系統的信息安全等級，提高學校人事檔案信息化管理效率。

四、結語

學校人事檔案詳盡記載了職工個人的學習能力、職業經歷以及綜合素質等信息，對學校的進步與發展發揮著至關重要的作用。隨著信息技術的不斷發展，學校人事檔案管理正朝著更加高效、智能和安全的方向邁進。在大數據時代背景下，通過信息化手段管理人事檔案，實現了資源的即時共享，提高了工作效率，保障了檔案安全，充分展現了學校人事檔案的重要價值。

參考文獻：

[1]張靜茹.大數據時代高校干部人事檔案信息化管理的改進策略[J].蘭臺內外，2024（13）：31-33.

[2]彭 鴻.淺談大數據時代學校人事檔案管理信息化建設[J].四川勞動保障，2024（03）：114-115.

作者單位：福建省福州財政金融職業中專學校

作者簡介：趙燁（1987—），女，漢族，福建福州人，碩士研究生，助理館員，研究方向：人事檔案管理。