淺議農機檔案管理工作

農機安全監理管理檔案工作，是農業機械化管理工作的重要組成部分，是農業機械管理的基礎工作，是開展農機監理業務最根本的工作。農機監理檔案管理的正規化能夠全面反映我縣農業機械化發展現狀。反映農業機械駕駛操作人員的業務素質，能有效地提高工作效率，隨著信息快速發展的今天，搞好農機檔案管理工作，是農機安全管理工作中的重點。基于此，文章首先概述了農機檔案基礎設施建設情況，其次梳理了農機檔案管理存在的主要問題，最后提出了加強農機檔案管理的工作措施，希望能夠為提升農機檔案管理工作提出有益參考。

農機檔案基礎設施建設

農機的檔案管理不僅關乎農社的穩定發展，而且對于保障農民的合法權益、提升農業機械的使用效率和安全性能具有重要意義。近年來，我國農業生產機械化率持續提升，根據國家農業機械化管理司的數據，2022年全國農作物耕種收綜合機械化率達到了73.11%，較上年提高了1.08個百分點；而在2021年，全國農作物耕種收綜合機械化率為72.03%，較上年提高了0.78個百分點；2022年國家也發布《“十四五”全國農業機械化發展規劃》重點工作和重要項目，這些都為農機科學化管理工作提出了更為嚴格化、規范化和系統化的要求。

為了滿足這些要求，一方面，農機檔案基礎設施建設必須與時俱進，加強檔案的數字化、網絡化建設，確保檔案信息的準確性和可追溯性。同時，為了促使農機檔案管理工作的正常化運作，單位也應設置能夠容納全部農機業務檔案的專用檔案室并設立檔案查閱室，購買專用的檔案柜、檔案袋、遵循文件表格用紙等有關規定要求以確保檔案的標準化管理。另一方面，檔案管理室還需要配備空調以及其他必要的設施設備，如防火、防潮和防蟲等以確保檔案的安全。而在業務檔案管理方面，單位也必須順應辦公自動化的趨勢，配備如計算機、掃描儀、打印機和復印機等現代化的管理設備，鑒于檔案管理的嚴肅性和重要性，單位必須建立一套嚴格的檔案管理制度以確保檔案的安全和完整。此外，單位還需要指定專門的人員負責檔案管理工作以確保檔案的準確性和可追溯性，這些人員應當接受專業的培訓，掌握檔案管理的相關知識和技能以便更好地履行職責，綜合來看，單位通過完善基礎設施可以有效地提高檔案管理的效率和質量，進而確保檔案的安全和完整。

農機檔案管理存在的主要問題

相關部門缺乏農機檔案管理的重視

現階段，為了確保農機檔案管理工作的高效進行，政府相關部門頒布了一系列的管理規范，并且在經濟新常態的大背景下，對農機檔案管理工作提出了更高的要求。但是在農機檔案管理過程中，有些部門或個人缺乏對農機檔案管理的重視，仍然停留在傳統認知上，將農機檔案管理工作視為累贅，只專注操作農業機械設備，沒有按照相關政策文件做好農機檔案管理工作。在這種觀念的影響下，很多地區的農機檔案管理工作停留于紙面，無法將其轉化為推動農業現代化的工作動力。

農機檔案管理信息化不足

信息化時代，各類信息技術早已融入各行各業，信息技術為農機行業的發展提供了技術支撐。由于農機設備類型復雜多樣，其檔案管理工作也具備多元化、高信息量等特征。因此，將現代信息技術融入農機檔案管理工作中，將文字、圖片以及音訊等信息轉化為數字信號，可以降低紙質文件的消耗，滿足更為多元化的農業生產需求，從而推動農機管理的現代化，提高農機檔案管理的工作效率和服務質量。不過，我國各地區經濟發展存在差距，很多地方的農機檔案信息化建設仍處在一個較低的水平，特別是農村地區的農機檔案管理更是如此。

農機檔案管理人員水平不足

現階段，由于很多地方缺乏對農機檔案管理的關注，使得很多檔案管理部門的人員配置較低，特別是農村地區的管理人員綜合素質普遍較低，在進行實際工作時缺乏積極向上的工作作風，對于專業的農機檔案管理知識也停留在書本上，無法在實際中加以運用。并且，相關的管理人員多為轉崗人員，非科班出身，常常身兼數職，因此難以將更多的時間和精力投入農機檔案管理工作中來，從而降低了農機檔案管理的工作效率和服務質量。

農機檔案管理總流程不完善

“車子快不快還得看車輪，農機檔案管理效率高不高還得看流程。”農機檔案管理的總流程是確保檔案完整、準確、系統的重要保障。然而，在現實檔案管理過程中很多地區的農機檔案管理流程卻并不完善，大部分存在檔案收集不全面、整理不規范、歸檔不及時等問題，特別是在農村地區，由于村里的管理人員對檔案管理流程不熟悉或者受到工作條件限制，還可能導致檔案管理流程被簡化甚至忽略，這不僅影響了檔案的完整性和準確性，也阻礙了農機檔案管理工作的正常開展。

農機檔案管理與實際應用脫節

農機檔案管理的目的是為了更好地服務于農業生產，然而在實際操作中，很多地區的農機檔案管理與實際應用存在脫節現象。一方面，管理人員對農業生產的需求了解不足，他們在工作中可能導致檔案內容與實際需求不匹配，部分農機檔案館存在重型機械檔案資料過多，而輕型機械檔案資料不足的現象，這便無法滿足不同農業生產場景的需求；另一方面，農業生產者對農機檔案的認識不足，缺乏利用檔案指導生產的意識，這種脫節現象不僅削弱了農機檔案的價值，也影響了農業現代化的進程。

農機檔案管理資源分配不均

在城鄉二元結構的背景下，農村地區的農機檔案管理資源其實遠遠落后于城市，這不僅體現在硬件設施，如計算機、掃描儀等設備的配備上，還體現在軟件資源。如專業檔案管理系統、數據庫等方面的建設上。由于資源分配的不均衡，農村地區的農機檔案管理工作往往難以得到有效支持，有的工作者甚至會借此緣由忽視檔案管理的重要性，最后導致檔案信息的丟失和損壞，甚至導致管理效率低下，檔案利用效果不佳。同時，如果部分農村地區經濟相對落后，對檔案管理人員的福利待遇難以做出改善，這也會直接影響檔案管理人員的積極性，更難吸引和留住專業的檔案管理人才，這也將進一步加劇資源分配不均的問題。

加強農機檔案管理的工作措施

在推進農業現代化改革的進程中，農業機械檔案管理的規范化構成了農業標準化發展的重要一環，為了確保農業機械檔案能夠充分展現其效能與優勢，各單位與各部門之間就必須對其管理實施標準化，鑒于當前農業機械檔案管理工作面臨的諸多挑戰，文章將針對性地提出以下幾點具有實踐性的改進建議，希望能夠為農機檔案管理工作的改進提供參考。

建立相關的檔案制度化管理

單位對農機檔案制度的管理可以保證農機監理工作順利開展，但是期間必須制定檔案管理制度，依據《中華人民共和國檔案法實施辦法》《拖拉機、聯合收割機牌證業務檔案管理規范》和農業農村部有關農機安全管理工作業務規范要求，制定適合本地區農機檔案管理工作規程和制度，并張貼上墻。檔案管理制度內容如下：第一，建立拖拉機聯合收割機的檔案立卷歸檔主要材料和內容；第二，建立農機駕駛操作人員的檔案立卷歸檔的主要材料與內容；第三，建立農業機械事故檔案立卷歸檔的主要材料與內容；第四，建立辦理農機行政處罰票據的檔案立卷歸檔的主要材料與內容；第五，建立農機購置補貼檔案立卷歸檔的主要材料與內容，其中包括農機作業服務合同檔案、農機維修服務檔案等各類檔案的歸檔要求，制度中還應明確檔案的收集、整理、保管、利用、移交和銷毀等各個環節的具體操作流程，以此確保檔案管理工作的規范性和有效性。

注重現代化技術與檔案管理的融合

隨著信息技術的快速發展，現代化技術在農機檔案管理中的應用變得越來越重要，所以檔案管理部門應充分利用計算機和網絡技術，完善內部電子檔案管理系統以實現檔案信息的數字化存儲和管理，這不僅能夠提高檔案檢索的效率，還能確保檔案信息的安全性和長期保存。同時，為了方便管理檔案的工作者能便于錄入信息，單位也可以引入條形碼或RFID技術來對檔案進行標識和追蹤，這樣可以有效提升檔案管理的準確性和便捷性。此外，管理者應用大數據分析技術對檔案數據進行深度挖掘和分析，還可以為農機管理決策提供科學依據，增強檔案的利用價值；為了進一步提升單位的管理效能，單位也需要加強檔案管理人員對現代化技術的培訓，提升他們的操作技能和管理能力，確保技術應用的有效性。通過這些措施，農機檔案管理工作將更加高效、規范，更好地服務于農業機械化的發展。

加強對檔案管理人員的培訓

作為單位的領導必須對檔案管理的重要性有一個全面而深刻的認識，只有這樣，才能在人力和物力上給予更多的支持和投入。領導的重視程度直接影響檔案管理人員對自身崗位重要性的認知和重視程度。因此，單位應當定期組織相關人員，確保他們能夠定期參加檔案管理的專業培訓，每個負責單位通過這些培訓，不僅可以加強管理人員對《中華人民共和國檔案法》的理解和掌握，還能讓他們更加深入學習專業的農機管理知識。這樣，檔案管理人員的專業能力將得到顯著提升，從而更好地履行他們的職責，確保檔案管理工作的高效和規范。

注重檔案的收集歸檔工作

在日常的管理工作過程中，工作人員必須認真負責地完成檔案的收集和整理工作，為了確保檔案的完整性和可靠性需要建立一套完善的檔案收集制度，這包括明確檔案收集的具體范圍、時間節點以及相關要求，從而確保每一份檔案都能被完整地收集和保存。當然，加強檔案整理工作也是不可或缺的，工作人員需要按照統一的標準和規范進行檔案的分類、編號和裝訂工作以確保檔案的有序性和可檢索性。為了進一步提升檔案管理工作的價值和效率，管理人員也需要采取多種措施來督促和監督檔案收集工作的落實，管理者被要求定期檢查和評估檔案收集的進度和質量以確保相關部門能夠及時上交所需的資料和文件，以及他們需要通過定期更新檔案內容來確保檔案信息的時效性和準確性，從而更好地服務于組織的決策和運營需求。只有這樣，檔案管理工作才能真正發揮其應有的作用，為組織的發展提供有力的支持和保障。在進行歸檔文件資料的工作時，首先，管理者必須確保農機使用者手續完備，資料齊全，信息完整統一且準確無誤。所有歸檔的文件必須是原件，以確保其權威性和可靠性。對于那些不易保存的文件材料，如傳真件、復印件等還應當保留復印件，并將這些復印件與原件一同存檔，同時，管理人員需要在復印件上加以說明以確保信息的完整性和可追溯性。其次，歸檔的資料內容管理者也必須準確、標準化并且整潔有序，表格的填寫必須規范，不得隨意添加、修改或涂改以保持資料的原始性和真實性，字跡還必須工整清晰，裝訂整齊以便于查閱和管理。對駕駛農機的操作人員也應實行一人一檔案的管理方式以確保每位操作人員的檔案獨立完整。同樣，單位對農業機械也應實行一車一檔案的管理方式以確保每輛農業機械的檔案獨立完整。最后，當所有檔案統一裝入檔案袋內時要分別進行編號排序，以便于后期的管理和查閱。如果接入信息化的檔案管理室，業務檔案管理人員也應定期核對計算機管理系統的電子信息，復核紙質資料，確保兩者的一致性。在完成所有流程后，確認電子檔案信息準確無誤，管理人員也應及時進行歸檔工作，以確保檔案的時效性和完整性。

注重檔案的接收管理工作

檔案管理前的接收環節也是此工作不可忽視的方面。第一，接收檔案時檔案管理者必須認真驗收，確保資料準確性完整性，逐一登記并辦理好交接手續，對于缺失或不全的資料需要及時與相關部門或人員溝通，盡快補齊以維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為農機安全監理工作服務；第二，完善檔案數字化管理，在檔案的接收與日常管理中還應積極推進檔案的數字化進程。傳統的紙質檔案管理模式不僅占用空間大，而且在查詢、利用方面效率低下。單位通過采用先進的檔案管理軟件，將紙質檔案轉化為電子檔案就可以大大提高檔案管理的便捷性和高效性。尤其是在農村地區，由于交通不便、信息閉塞，數字化檔案管理更是顯得尤為重要。數字化后的檔案可以方便地進行遠程查詢和共享，使得農機檔案的利用不再受地域限制，數字化檔案管理還能有效防止檔案的丟失和損壞，提高檔案的保存期限和安全性。因此，各單位應加大對數字化檔案管理的投入，完善相關設施和設備，培訓檔案管理人員掌握數字化檔案管理技能，確保數字化檔案管理的順利實施。

注重農機檔案調檔查閱管理

在現實檔案應用管理過程中，農戶或者單位因工作需要查閱檔案時，管理人員需要寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等，還要填寫檔案查閱登記表，經辦人要簽字。查閱檔案時，一般情況下管理者要求其不得對檔案進行復制，確有特殊情況需要復制的，管理者應要求其填寫檔案復制申請表，經單位主要領導或分管領導簽署同意后才能復制，嚴禁檔案外借。查閱檔案必須在檔案室和檔案管理人員操作下進行，注重農機檔案的保密。而閱檔人員也必須保守秘密，不得泄露檔案內容；查閱檔案不準自拿、自取、自放檔案；嚴禁擅自打開檔案柜查找，無關人員不得進入檔案室；檔案管理人員要保護好農機檔案，不得丟失。還應注重保密，如檔案損壞、泄密等原因造成后果的，單位以及相關部門要追究當事人的責任。

農業是我國從古至今賴以生存和發展的基礎，農業機械化水平的提升對保障國家糧食安全、促進農業現代化具有重要意義，作為檔案管理體系的重要構成部分，它能夠有效且全面地體現我國農業機械化的實際發展水平，對農業發展進程具有舉足輕重的意義。因此，在組織結構建設及不同發展階段，檔案管理單位要完善農業機械檔案管理工作還需要從資料搜集與整理環節著手，做好檔案管理的切實性工作，確保檔案資料的完整性和準確性。同時，檔案管理部門還應該利用現代科技建立更高效的管理模式，促進檔案管理工作不斷提升。

（作者單位：安徽省懷遠縣農機安全檢驗中心）