大三，“搞定”時間！

編者按：時間管理是大學的一門必修課，它幫助同學們明確目標、認識自我，合理規劃自己的學習生活。曾以一張“最牛學習計劃表”火遍全網的清華大學校友馬冬昕，畢業后回到母校任教，同時兼任清華大學學生學習與發展指導中心咨詢師。本欄目特別邀請到了馬冬昕老師，從她個人的學習成長歷程以及擔任咨詢師的經歷分別展開分享，幫助同學們找到適合自己的方法和節奏，在管理時間中學會“時間管理”。

馬冬昕，本科、博士均畢業于清華大學化學系，2018年至2021年在加拿大多倫多大學從事博士后研究工作，2022年加入清華大學化學系，現為準聘副教授、博士生導師。曾獲得清華大學本科生特等獎學金、研究生特等獎學金、紫荊學者，全國高校輔導員年度人物等榮譽，入選麻省理工科技評論“35歲以下科技創新35人”2022年度中國區榜單。

2012年以來，馬冬昕長期在清華大學學生學習與發展指導中心擔任兼職咨詢師，具有全球學業咨詢協會會員、全球生涯教練、全球職業規劃師等國際認證資質，并通過舉辦講座、工作坊，開展一對一咨詢等多種方式，為清華本科生、研究生提供學習與科研方法的指導，累計覆蓋上千人次。著有《大學怎么過》一書

我真正開始做“時間管理”是在大一學年秋季學期。

大一學年，我擔任班長，同時也是清華“紫荊信箱”項目組志愿者、系乒乓球隊隊員。在繁重的課程學習之余，還要組織班級活動，參加志愿服務和乒乓球隊訓練。那時，我即使早起晚睡，也還是“兩眼一睜，忙到熄燈”，每天都很疲憊。

幸運的是，清華為大一年級的班長、團支書開設了一門名為“社會工作概論”的課程。其中的一節課，就是由學生處的老師為我們講解時間管理的方法，建議我們做計劃。

那是2008年，智能手機尚未普及。當時的清華，甚至還不允許大一新生使用筆記本電腦。因此，我的“時間管理”1.0版本，是在A4紙上完成的。

每周日晚上，我都會拿出一張A4紙，用鋼筆和格尺在上面畫出一個11行8列的表格。其中，橫向是從周一到周日，縱向則是每天的不同時間段：在六大節課的基礎上，再加上每天早晨、中午、晚上的時間。另外，在表格下方留出一行做備忘。

具體做計劃的過程如下：

第一步，在計劃表里填寫本周課程安排。這一步最簡單，根據課程表填寫即可。

第二步，在計劃表里填寫自己的“固定動作”。“固定動作”可分為個人習慣和課外活動，個人習慣包括學英語、背單詞、鍛煉身體、與家人聯系等。

第三步，在“今日備忘”里填寫本周的“時間節點”，并拆解成一個個具體任務，分別填入計劃表的空白處。相比于前兩步，這一步略有難度。以“周一交微積分作業”為例，先根據自身的經驗，對這一事項進行拆解：課后復習3小時、寫作業3小時，然后，分別安排在周一下午、晚上來完成。如果是比較復雜的作業，比如，撰寫一篇較長的論文，和小組同學合作完成一次主題調研或者課堂展示等，就需要先拆解成若干具體任務，再預計每個任務所需要花費的時間，而后制訂計劃。

第四步，總覽計劃表，看看還有哪些空閑的時間段，然后根據自己的實際需要，進行個性化安排。這一步，在制訂計劃的整個過程中難度最大。一方面，我們要對自己的學習進度有較為全面的把握，判定自己需要在每門課程上投入多少時間；另一方面，也要盡量保證學習與生活張弛有度，不能安排得太滿。

以我自己為例，得益于高中階段的化學競賽基礎，我學起無機化學來最為輕松，除了寫作業，平時無需額外花時間復習。普通生物學難度也不大，每周寫作業之前，花一個多小時看看教材即可。相比之下，兩門數學課的學習則比較吃力。于是，我決定把平時的大部分空閑時間和周末的整塊時間，都用于復習一元微積分和幾何與代數，并列入計劃當中。值得注意的是，除了周一晚上要參加班長例會、周日晚上要和父母通話之外，我把中午、晚上的時間都標記為“自由安排”。也就是說，每天中午11點半至下午1點半，我可以和好朋友一起去食堂吃飯，可以在校園里散步，也可以在教室里小憩片刻；晚上9點至10點半，我也有足夠的時間做自己想做的事情，如處理班級事務、讀課外書、寫日記等。如果當日計劃沒有完成，還可以利用這段時間來“查缺補漏”。

第五步，換一種顏色筆，在原有計劃表中每項任務的下方，如實記錄執行情況，及時“復盤”，為制訂下周計劃提供調整依據。

這樣的計劃表，伴我度過了兩年半的時光。

大三學年春季學期，是我本科期間最忙的一段日子。我選修了30多學分的課程，包括兩門數學課和九門專業課，學業壓力很大。另外，我在接受了大半年的科研訓練之后，終于有了自己的獨立課題，需要有充分的時間在實驗室工作。同時，我還分別擔任校學生會副主席、系團委副書記、國旗儀仗隊常務副隊長。那是2011年，正值清華大學百年校慶，校學生會要參與組織各種慶祝活動；系團委要籌劃安排暑期實踐、系友訪談；國旗儀仗隊要為田徑運動會開幕式出旗，除了每周日下午的常規訓練，每天傍晚還要額外加訓，任務頭緒繁多，使我應接不暇。

起初，我還沿用“時間管理”1.0版本安排一周事務，卻發現它越來越不實用了。比如，我正在上自習，一會兒收到短信通知“校學生會主席團要臨時開會”，一會兒又接到電話“系友訪談的文字稿錯別字太多，需要重新校對”"……我每天加班加點，也只能完成一周計劃的一小部分。

必須對“時間管理”1.0版本進行升級！我上網查閱了有關“時間管理”的各種資料，很快發現一種可行的新方法——Getting"Things"Done（簡稱GTD），由美國時間管理大師戴維·艾倫（David"Allen）開發，中文譯名為“搞定”。

我將戴維·艾倫的時間管理核心思想與自己的實際生活相結合，“搞定”了適合自己的“時間管理”2.0版本，主要包括四個步驟。

第一步，收集：將能夠想到的所有需要做的事情都羅列出來，逐一放入“工作籃”。在這里，“工作籃”可以是文件袋等實物，也可以是用來做記錄的活頁或者電子版文檔。

第二步，分類：將“工作籃”里的各種事情，按照日常生活、課程學習、科研事務、社會工作順序，分為四部分，再將各部分內容細分為“可以立即處理”與“不能立即處理”兩大類。

第三步，拆解：將“不能立即處理”的每一件事情進一步細化，形成“任務清單”。這與“時間管理”1.0版本中的拆解任務相類似。

“任務清單”包括等待、跟進與他人合作的工作。比如，“協調國旗儀仗隊加訓時間”，需要聯系每位分隊長，分別統計各分隊成員的時間安排，再匯總、報告給隊長。比如，“準備課程C小組展示”，我是小組長，需要協調組內各位成員的時間，組織討論會，合理分工并約定時間節點，然后督促每人按時完成自己負責的部分，再進行匯總、美化處理，最終形成完整的展示內容。

“任務清單”還包括需要自己獨立完成的各項事務。比如，“完成課程D文獻綜述”，需要先查閱資料、搜集信息、確定思路，再閱讀文獻，提煉每篇文獻的核心思想與獨特方法，然后撰寫綜述。

第四步，行動：選擇自己“任務清單”上的事項來行動。不妨先完成“可以立即處理”的部分，解放內存，騰出足夠的精力，以應對更難的任務。對于“不能立即處理”的，則盡量抓緊時間，快速推進。

我把“不能立即處理”清單里的任務又進一步做了分類。

第一類任務：難度較大，需要高度集中精力。包括復習課程、完成作業、實驗操作。

第二類任務：難度中等，需要適當投入精力。比如，構思課堂展示的框架、設計下一步實驗方案、學生組織開會時涉及自己的部分。

第三類任務：難度較小，在場、出勤即可。比如，參加國旗儀仗隊訓練、學生組織開會時不涉及自己相關工作的部分。

之后，我把第一類任務安排在自己的整塊時間里，而第二、第三類任務則見縫插針、充分融合。比如，我一邊參加國旗儀仗隊訓練，一邊構思課堂展示的框架，或者利用開會的間隙設計下一步實驗方案。當然，這種能力不是馬上就能習得的，需要反復訓練，才能做到“一心二用”。

“時間管理”2.0版本陪伴我度過了大三學年春季學期，又陪伴我度過了整個博士階段。直到現在，這個版本仍然伴隨著我的科研生活。前一天晚上睡覺前，或者當天早晨去實驗室的路上，我總會提前規劃課題進度、構思實驗方案，甚至在腦海里預演一遍具體的實驗步驟。這樣一來，等到真正開始做實驗的時候，時間管理的效能自然就產生出來了。

其實，不只是學習、科研，生活中的其他事情也可以使用類似的方法來進行管理。本科期間的一個夏天，北京天氣很熱，我跟室友結伴去體育館游泳。到了體育館才發現，不是我忘帶這個，就是她忘拿了那個，只好再次往返，浪費了時間。這樣的情況發生了幾次后，我和室友想出了一個辦法：在宿舍門上貼一張便箋紙，上面列出游泳需要攜帶的必需品，包括泳衣、泳帽、泳鏡、拖鞋、毛巾、洗浴用品、學生證、深水證等。出門前，對照便箋檢查隨身物品，一切皆“搞定”！