基于可持續發展理念談醫院檔案管理的全面發展與提升

摘 要：醫院檔案管理是否秉承可持續發展理念，對于有效管理醫護人員，對于促進醫院社會服務效益的長久發展具有舉足輕重的積極意義。文章在分析當前醫院檔案管理存在的主要問題基礎上，提出了醫院檔案管理全面發展與提升的建議與對策，從而有助于醫院檔案管理工作的改進與創新。

關健詞：醫院檔案管理 可持續發展 信息化

中圖分類號：F061.5；G271 "文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2025）01-226-02

引言

醫院檔案是醫院臨床醫技科室及醫院職能部門于醫療護理活動中形成并具有存儲、交流和科研價值的各類檔案，諸如人事檔案、教學科研檔案、患者病歷檔案、醫療設備檔案等均在醫院檔案的管理范疇之內。醫院檔案涉及醫院的各個部門，承載醫院的全方位信息。如何克服醫院檔案管理過程中的不足與弊端，助力醫院的醫療科研并為醫院的管理決策提供參考，進而促進醫院檔案管理工作的全面發展與提升，成就醫院的可持續性發展，已經成為擺在醫院檔案管理工作者面前的繞不開的一道必答題。

一、影響和制約醫院檔案管理全面發展與提升的不利因素

在醫院經營發展中，檔案管理工作作用明顯，不可小覷?？v觀醫院的檔案管理現狀，存在諸多制約檔案管理全面發展與提升的不利因素，存在諸多影響醫院可持續發展的問題與弊端，具體體現在以下幾方面：

（一）可持續發展的理念未根植于一些醫院高層及檔案管理人員思想深處

檔案是醫院的寶貴財富，無論各類文件，還是賬簿圖表，還是錄音錄像，無一不承載著醫院醫護人員、管理人員、科研攻關人員攻克醫療難題、貼心服務患者的點滴汗水，無一不見證著醫院可持續發展的鏗鏘步伐?？梢钥隙ǖ刂v，醫院檔案管理的全面發展與升級與醫院的可持續發展息息相關、水乳相融，理應引起醫院上上下下的高度重視。然而，令人遺憾的是，現實情況下，一些醫院的高層或檔案管理人員在內心深處卻對醫院檔案管理可促進醫院可持續發展的極端重要性缺乏足夠清醒的認知，且忽視檔案管理在醫療科研、患者服務等方面的重要作用，未能將檔案管理的全面發展與升級作為實現醫院可持續發展的根本任務來對待，未能把檔案管理上升到關系人民群眾健康和醫學科學發展的高度而加以把握，目光常聚焦在能直接產生經濟效益的科室或部門，而對不直接產生經濟效益的檔案管理難得瞅上幾眼，更談不上在資金、設施、人才上的鼎力扶持，使醫院檔案管理工作無形中處于可有可無的狀態并遭到冷遇，在很大程度上制約了醫院檔案管理的全面提升，影響了醫院的可持續發展。

（二）檔案管理設施不配套，制約醫院可持續發展

由于對檔案管理的重視程度不夠，許多醫院檔案管理設施不配套問題凸顯，硬件設備配置距離數字化機房建設標準也相去甚遠。部分醫院檔案室破小且狹窄，難以滿足檔案管理、檔案保存和設施更新的需要；有些醫院不具數字化檔案室的基礎，如服務器、網絡設備、存儲設備、終端設備等硬件設施太過陳舊，不利于檔案的有序和全面留存，嚴重影響著檔案管理的效率與質量；一些醫院未采取有效的通風、防潮、防塵措施，環境控制系統不具穩定性，檔案受潮、發霉及損壞等問題時有發生；有些醫院檔案室安全監控狀況堪憂，不僅監控攝像頭安裝留有死角，而且入侵報警和火災報警兩大系統的定期檢測執行不到位，難以確保檔案室的萬無一失和有效監控；有些醫院檔案室仍未配置智能密集架等智能設施，檔案的自動定位、檔案的自動識別及檔案的自動取放還停留在計劃層面，嚴重制約了檔案的管理效率。

（三）檔案管理信息化程度不夠，制約醫院全面發展與提升

一是部分醫院缺乏檔案管理意識，缺乏先進的信息技術和設備支持，檔案管理手段停留在傳統人工操作層面，紙質檔案多于電子檔案，紙質檔案易損壞、難保存、難查詢的問題依然困擾著檔案管理人員，使得檔案管理作用的發揮受限，難以保證檔案信息的準確性與完整性，也難以保證醫院檔案管理全面發展與提升的迫切需求。二是電子化信息系統的建設不完善且滯后，導致檔案管理工作瓶頸的頻發，使得醫療服務過程中產生的重要數據不能及時有效地保存、交流和利用，嚴重制約了檔案的管理的效率和準確性。三是檔案存儲分散，放大了檔案統一管理和檢索的難度。分散式管理是部分醫院慣于實行的檔案管理方式，使得醫院科室與部門之間的信息相互脫節，信息的有效結合與彼此成就成為一種奢望，給匯總醫院各類信息帶來了阻力，也對醫院的可持續發展造成了不利影響；四是檔案管理計算機化程度較低，許多醫院紙質檔案使用量仍然較大，拔高了檔案管理的成本，也增加了醫療信息、醫療經驗及醫療創新案例交流與借鑒的難度。五是由于檔案管理存在管理意識薄弱、制度不夠健全以及管理手段落后等原因，醫院檔案中蘊含的豐富的醫療知識、科研成果、患者信息等寶貴資源往往被束之高閣，得不到充分的開發和利用，不僅浪費寶貴的資源，還限制了醫院在醫療科研、患者服務等方面的創新與發展。

（四）檔案管理人員素質良莠不齊，為醫院全面發展與提升帶來阻力

一是部分醫院輕視檔案管理工作，將檔案管理崗位定位為“福利崗”，配置檔案管理人員時較少考慮檔案管理實際，忽略檔案管理對醫院可持續發展的極端重要性，往往把臨近退休的老職工放到檔案管理這一對醫院可持續發展至關重要的崗位上，使醫院檔案管理的專業性大打折扣。二是較少對現有檔案管理人員進行系統的思想道德、檔案管理知識和技能培訓，難以適應現代醫院檔案管理的需求，使得檔案管理人員的思想與專業素質長期停留在參差不齊層面、一時半會兒很難得到質的升華。三是對檔案管理人員缺乏大力度的績效考核，使得檔案管理人員比拼向上的工作積極性受挫。如此種種，無一不放緩了醫院檔案管理規范化與科學化的步伐，變味了檔案管理服務于醫院可持續發展的初衷。

（五）醫院檔案管理模式落后與管理制度不夠健全

一是部分醫院在檔案管理中，沒有制定統一的信息收集、信息儲存、信息交流及信息保密的管理標準，隨意性問題突出，對醫院的可持續發展帶來了不同程度的干擾和影響。二是一些醫院尚未建立完善的檔案管理制度，導致檔案管理工作缺乏明確的規范和標準，這主要體現在檔案分類、歸檔、借閱、保密等方面的制度缺失或執行不力，制度的不健全使得檔案管理工作難以做到有序、規范、高效地進行，增加了檔案管理過程中的錯誤和漏洞，甚至可能引發檔案信息的泄露和丟失。

（六）醫院檔案管理缺乏創新章識

在醫院檔案管理過程中，一些檔案管理人員的創新意識淡薄，檔案管理敷衍了事，當一天和尚撞一天鐘，往往導致管理問題的頻出，嚴重降低了醫院檔案的利用率；部分醫院領導人員視檔案管理創新為無物，創新意識明顯低下，更對檔案管理可促進醫院可持續發展的重要性缺乏清醒的認知。重經濟效益而輕檔案管理的直接后果便是，無法及時有效地歸提醫院醫療、科研信息資料到檔案中，既不利于醫院信息資源的積累與開發，也嚴重影響醫院檔案信息的充分利用。

二、促進醫院檔案管理全面升級，助力醫院可持續發展的對策

醫院檔案管理的全面發展與提升關系醫院的可持續發展。針對醫院檔案管理存在的問題與不足，醫院當正視制約醫院可持續發展的諸多不利因素，果斷給予醫院檔案管理工作以合理的地位，及時豐滿醫院檔案管理工作助力醫院可持續發展的羽翼，具體應做好以下幾方面的工作：

（一）正確認識檔案管理工作的重要性是醫院檔案管理全面發展與升級的前提

醫院檔案管理的全面發展與提升與醫院領導的高度重視，與檔案管理部門負責人的正確認知密不可分。假如醫院領導和檔案管理部門負責人都覺得檔案管理可有可無，勢必難以實現檔案管理的現代化和信息化。所以，醫院領導與檔案管理部門負責人要把對檔案管理工作的認知提高到事關醫院全面發展與提升的高度而加以認識，提高到事關醫院醫療質量和管理效率的層面而加以把握。要充分認識醫院檔案管理在醫院可持續發展過程中不可或缺的重要作用，擺正檔案管理工作全面發展與升級的方向；要充分認識檔案管理對醫療質量與成本，對患者安全和科研教學的重要影響，糾正檔案管理可有可無的偏見；要充分認識醫院檔案管理數字化、信息化、智能化的時代性，從思想深處夯實檔案管理服務于醫院可持續發展的根基。

（二）合格的檔案管理人才是醫院檔案管理全面發展與升級的保證

合格的檔案管理人才應該具有高尚的職業道德、十分的敬業精神、專業的業務技能和耐得住寂寞的工作態度。要針對目前大部分醫院檔案管理人員知識面較窄、年齡結構偏大等突出問題，有針對性地開展檔案管理人員的素質提升工作。要加大對現有檔案管理人員，特別是有發展前途檔案管理人員的業務培訓力度，使這部分檔案管理人員盡快成長為醫院檔案管理現代化、信息化和智能化的主力軍；要創造條件吸引更多的檔案管理專業畢業的畢業生加入醫院檔案管理工作的大家庭中來，使醫院檔案管理人員的素質結構發生質的變化；要給予檔案管理人員與其他管理人員同等的地位與待遇，使檔案管理人員是“二等公民”的偏見銷聲匿跡；要鼓勵激勵檔案管理人員通過自學或進修嫻熟掌握檔案管理的新知識、新技術，為檔案管理的全面發展與升級儲備能量。一句話，就是要通過培養專業型人才奠定醫院檔案管理全面發展與升級的基礎，助力醫院的可持續發展。

（三）信息化建設是醫院檔案管理全面發展與升級的基礎

檔案信息化建設是提高醫院檔案管理效率，保障醫院患者信息安全，為醫院管理提供便利，為醫生提供準確診斷和資料依據的利器，其重要性不言而喻。為促進醫院檔案管理的全面發展與升級，醫院應當致力于檔案管理的自動化、網絡化和現代化建設，為醫院檔案管理的全面發展與升級奠定堅實的基礎。要整合醫院各類信息系統，實現醫療、影像、實驗室等信息系統的信息共享；要舍得投入財力物力，為檔案部門配置助力醫院可持續發展的軟、硬件設施，真正實現檔案的電子化、自動化和信息化管理，真正便捷各類檔案信息的儲存、查詢與共享；要逐漸用電子檔案取代傳統的紙質檔案，使紙質檔案容易丟失和不易保存的風險不在；要通過管理權限設置，通過引入加密傳輸等技術手段，為患者診療、用藥等隱私信息上一把安全鎖。

（四）創新是醫院檔案管理全面發展與升級的關鍵

醫院檔案管理的全面發展與升級與檔案管理工作的創新息息相關。一是創新管理理念。要樹立積極的管理價值觀，努力挖掘醫院檔案管理的潛在價值。二是創新管理環境。要建立數字化、智能化和現代化檔案管理系統，并為檔案管理人員改進和優化檔案管理工作提供必要的現代化管理設施，提升檔案管理人員熟悉并熟練地運用現代信息技術的能力與水平，使檔案管理人員得心應手地接受檔案管理新技術、新知識和新手段的挑戰，并在挑戰中不斷成長。三是創新服務方法。要改變以往檔案部門的被動服務現狀，不斷延伸檔案管理工作的服務范圍，在堅持檔案保密原則的前提下，盡可能地向醫院各部門甚至社會公開除秘密檔案外的所有檔案，并為查閱檔案的患者、醫院內部人員及社會機構提供一切便利，以適應患者、醫院內部人員及社會機構人員查詢病例和學術交流的需要。四是創新管理制度。要明確檔案管理人員的管理職責與工作權限，硬性規定規范檔案管理的具體操作，盡可能地規避檔案處理的隨意性。五是創新標準化建設。要參照IS09000質量管理體系，建立醫院檔案管理的規范標準，使醫院檔案管理包括檔案分類、檔案編號、檔案目錄編寫、檔案收集、檔案存儲、檔案查閱檢索、檔案共享等在內的各個環節都有標準可依，真正做到收集或借閱檔案有詳細的登記，閱讀檔案有專門的場所，檔案立卷有明細的規定，檔案傳遞有相關的手續，檔案銷毀有靠譜的鑒別手段，檔案利用有良好的效果。六是創新管理手段。要在實現全面計算機管理檔案的同時，最大限度地運用發達的網絡技術，實現醫院檔案的集中統一保管、實現檔案查閱的迅速便捷。

三、結語

綜上所述，醫院的檔案管理的全面發展與升級事關醫院的可持續發展，只有摒棄檔案管理不直接產生經濟效益、并不重要的錯誤觀念，在醫院領導和檔案管理人員的思想深處樹牢檔案管理全面發展與升級對醫院可持續發展至關重要的意識；在醫院全面發展與升級的過程中果斷摒棄影響和制約醫院可持續發展的諸多弊端，積極培養和儲備合格的檔案管理人才，及時配置和更新現代化檔案管理所需的各種設施，并創新檔案管理理念、創新管理環境、創新服務方法、創新管理制度，創新標準化建設、創新管理手段，才有利于檔案信息利用率的提高，才能為患者、醫務工作者及社會提供貼心到位的服務，才能從多角度多層次為醫院的可持續發展添磚加瓦。

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（作者單位：內蒙古醫科大學附屬醫院 內蒙古呼和浩特 050000）

[作者簡介：何蕾（1982—），男，副研究館員；*通訊作者：曹文波（1975—），男，研究館員。]（責編：若佳）