事業單位人事檔案數字化建設策略研究

摘 要：為了提高事業單位人事檔案管理的效率，文章主要探討了檔案的數字化建設策略，闡述了傳統紙質檔案管理模式的不足及現有數字化檔案管理存在的問題，分析了人事檔案數字化建設的必要性，并重點論述了構建數字化建設目標、優化檔案管理流程、統一管理標準及規范、優化數據存儲空間以及建立完善的備份機制等改善措施，旨在提高檔案管理的工作效率、增強檔案的安全性和促進信息共享，進而推動人事決策和管理的現代化進程。

關鍵詞：人事檔案；數字化建設；管理策略；安全保障

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

隨著信息技術的快速發展，事業單位人事檔案管理面臨著前所未有的挑戰和機遇。傳統的紙質檔案管理模式因其存儲空間大、查閱困難、易損壞和安全性低等問題，已無法滿足現代化管理的需求。數字化建設成為提高檔案管理效率和安全性的必然選擇。然而，當前的數字化檔案管理模式在實施過程中仍存在管理人員意識和技能不足、技術設備落后和資金資源不足等問題。本研究通過分析這些問題，提出了構建數字化建設組織體系、優化檔案管理流程以及統一管理標準和規范等策略，以期為事業單位人事檔案管理提供切實可行的解決方案。

一、人事檔案數字化建設現狀

傳統紙質檔案管理模式主要依賴于實體文件的存儲和管理，需要大量的存儲空間，檔案室往往被堆滿，管理不便，且查閱效率較低，特別是在檔案數量龐大的情況下，查找特定文件需要花費大量時間。紙質檔案易受環境因素影響，容易出現損壞、霉變或蟲蛀等問題，導致檔案內容丟失或破損。紙質檔案的安全性較低，容易丟失或被篡改，影響檔案的真實性和完整性，使得傳統檔案管理模式難以適應現代化管理需求，亟須向數字化轉型。數字化檔案管理模式在提高檔案管理效率和安全性方面具有顯著優勢，但現階段的數字化管理模式仍面臨一些問題，具體表現為：

1.管理人員的意識和技能不足

很多管理人員對數字化技術的認識不夠深入，缺乏必要的技能培訓，導致數字化操作中頻繁出錯。傳統管理理念的影響使得數字化轉型困難，一些管理者固守傳統觀念，對新技術持懷疑態度，阻礙了數字化進程。由于缺乏有效的溝通機制，技術人員和管理人員之間往往存在理解偏差和操作不協調，影響了檔案管理工作的效率和效果。

2.技術和設備設施的限制

許多單位的設備設施老舊，技術水平落后，無法滿足高效數字化的需求。例如，老舊的掃描儀和存儲設備容易出現故障，導致檔案數據丟失和錯誤。數字化過程中出現數據丟失和錯誤的問題，不僅影響檔案信息的完整性和準確性，還增加了后期的維護和糾錯工作量。

3.資金和資源的不足進一步制約了數字化建設的推進

數字化建設需要大量的資金投入用于購買設備、軟件開發和技術培訓，但許多單位的預算有限，無法提供充足的資金支持。同時，資源配置和支持不足也導致數字化建設進展緩慢，一些單位缺乏專業技術人員和必要的支持服務，導致數字化建設難以持續開展。

二、人事檔案數字化建設的必要性

1.提高工作效率

數字化檔案通過電子存儲和管理，簡化了檔案的查閱和管理流程，只需輸入關鍵詞即可迅速定位所需文件，大幅縮短查閱時間。數字化管理減少了人工操作的環節，降低了人為錯誤的可能性。例如，在檔案錄入、存儲和傳輸過程中，數字化系統能夠自動校驗數據的準確性，確保檔案信息的完整性和準確性。數字化檔案的批量處理能力能夠顯著提高工作效率，管理人員可以同時處理大量檔案信息，極大地提高了檔案管理工作的效率。數字化檔案便于更新和維護，管理人員可以隨時對檔案進行修改和補充，確保檔案信息的時效性和準確性。

2.增強檔案的安全性

在增強檔案安全性方面，數字化技術能夠有效避免傳統紙質檔案易損毀和丟失的風險。首先，數字化檔案通過電子存儲，減少了物理損壞的可能性。紙質檔案容易受到環境因素的影響，如潮濕、火災或蟲蛀等，而電子檔案可以在安全的服務器或云存儲中保存，避免了這些物理風險；其次，數字化檔案在傳輸過程中可以采用加密技術，確保檔案信息在傳輸過程中的安全性。通過加密傳輸，檔案信息可以避免在傳輸過程中被篡改或截獲，提升了數據傳輸的安全性。數字化檔案系統通常配備了完善的權限管理機制，只有授權人員才能訪問和修改檔案信息，確保檔案信息的機密性和完整性。同時，數字化檔案可以實現多重備份，防止數據丟失。通過定期備份，檔案管理部門可以在數據意外丟失或損壞時迅速恢復檔案信息，確保檔案的持續可用性。

3.促進信息共享

人事檔案的數字化建設促進了信息共享，提高了檔案的利用率，為人事決策和管理提供了有力支持。通過網絡技術，檔案信息可以在不同部門和地區之間迅速傳輸和共享，打破信息孤島，提高檔案信息的可訪問性和利用率。數字化檔案的標準化管理使信息共享更加便捷，通過統一的數據格式和管理規范，檔案信息可以在不同系統和平臺之間無縫對接，確保信息的一致性和完整性。數字化檔案便于集成和分析，支持決策制定，管理人員可以通過數據挖掘和分析技術，對大量檔案信息展開綜合分析，從中提取有價值的信息和規律，為人事決策提供科學依據。例如，通過對員工績效、培訓記錄和職業發展路徑的分析，可以為人力資源管理提供有針對性的建議，優化人事決策。數字化檔案的及時更新功能使信息共享更加準確，確保決策依據的時效性和可靠性。

三、人事檔案數字化建設提升措施

1.構建數字化建設組織體系

在推進人事檔案數字化建設過程中，需要建立完善的組織結構體系，見圖1。

一是明確各部門的職責分工，確保每個環節都有專人負責，提高工作效率和責任落實；二是建立跨部門的協調機制，促進各部門之間的溝通與合作，形成協同效應。通過定期的聯席會議和工作匯報，各部門可以及時交流工作進展，解決存在的問題，共同推進數字化建設；三是引入專業的項目管理團隊，負責整體規劃和監督實施，確保數字化建設按照既定目標和時間節點順利推進。項目管理團隊應具備豐富的數字化建設經驗，能夠在技術選擇、方案設計和實施步驟等方面提供專業指導；四是建立健全績效考核和激勵機制，激發員工的積極性和創造力。通過設定明確的績效指標和獎勵措施，鼓勵員工積極參與數字化建設，不斷優化工作流程和提升服務質量。

2.優化檔案管理流程

制定標準化的管理流程，如圖2所示。首先，標準化流程能明確各環節的操作步驟和責任分工，減少人為操作的隨意性和錯誤率。例如，從檔案的錄入、審核到存儲、檢索，每個環節都應有詳細的操作規范和工作指引，確保管理人員按照統一的標準執行；其次，標準化流程有助于提高工作效率。在標準化流程的指導下，管理人員可以快速掌握操作要領，減少培訓時間和成本，提高工作效率。此外，標準化流程還可以促進信息的及時更新和維護。通過統一的流程，確保檔案信息在錄入和更新過程中得到及時、準確的處理，避免信息滯后和錯誤；再次，標準化流程有助于檔案管理的透明化和可追溯性，使每個操作環節都有記錄可查，方便管理人員在需要時核查和追溯，提升檔案管理的透明度和可靠性；最后，標準化流程為檔案管理的持續改進提供了基礎。通過定期的流程評估和反饋，發現流程中的不足和改進點，不斷優化和完善檔案管理流程，提高整體管理水平。

3.管理制度標準化

制定標準化的管理制度是開展檔案數字化建設各項工作的基礎。

第一，明確各項工作的操作規范和標準。通過制定詳細的操作手冊和工作指引，確保檔案管理人員在檔案錄入、審核、存儲及檢索等環節按照統一的標準執行，減少操作的隨意性和錯誤率。

第二，有助于提高工作效率和質量。在制度的指導下，檔案管理人員可以快速掌握操作要領，提高工作效率和操作的準確性。

確保檔案信息的及時更新和維護，保證檔案數據的完整性和時效性。

提升檔案管理的透明度和可追溯性。每個操作環節都有記錄可查，檔案管理人員可以隨時核查和追溯，確保檔案管理的透明度和責任落實。

有助于檔案管理的持續改進和優化。通過定期的制度評估和反饋，發現制度中的不足和改進點，不斷優化和完善管理制度，提高整體管理水平。

促進信息共享和利用。通過統一的數據格式和管理規范，確保檔案信息在不同系統和平臺之間無縫對接，提高檔案信息的利用率和共享效率。

4.優化檔案數據儲存空間

數據存儲空間的設計應考慮存儲容量和擴展性，以滿足日益增長的檔案數據存儲需求。通過采用分布式存儲技術，可以實現數據的橫向擴展，增加存儲容量，確保系統的靈活性和可擴展性。采用多副本存儲和容災備份技術，確保在發生硬件故障或其他突發事件時檔案數據的安全性和可恢復性。通過優化存儲架構和采用高性能的存儲設備，如SSD固態硬盤，提升數據的讀寫速度，減少存取延遲，確保檔案管理工作高效運行。數據儲存空間應具備良好的數據管理功能，包括數據壓縮、去重和歸檔等，提高存儲效率和利用率。數據儲存空間的設計應符合數據管理的規范和標準，確保數據的一致性和完整性。數據儲存空間的設計應支持數據的長期保存和歷史版本管理，通過定期備份和版本控制，確保檔案數據的長期可用性和歷史記錄的完整性。

建立高效的信息搜索引擎，提高檔案信息的檢索效率，通過全文檢索、關鍵詞搜索和高級搜索等功能，檔案管理人員可以快速定位所需檔案，大幅縮短查找時間。搜索引擎應具備強大的索引能力，能夠對海量檔案數據展開快速索引和分類，確保搜索結果的準確性和全面性。通過建立多維度的索引體系，如按照時間、類別和關鍵詞等索引，提升搜索的精確度和相關性。信息搜索引擎應支持模糊搜索和智能推薦功能。通過模糊搜索，檔案管理人員可以在輸入部分信息的情況下獲取相關檔案，提高搜索的便捷性和友好度，而智能推薦可以根據用戶的搜索習慣和歷史記錄，推薦相關的檔案信息，提升用戶體驗和工作效率。

5.數字化檔案的備份與安全保障

建立完善的備份機制包括定期備份和實時備份兩種方式。定期備份通過每日、每周或每月的周期性備份，確保檔案數據的安全存儲和歷史版本管理；實時備份通過實時同步技術，將數據變動即時備份到存儲空間，防止突發性數據丟失。此外，備份數據應分布存儲在多個地理位置不同的存儲節點，以防止因自然災害或設備故障導致的數據丟失。備份機制應采用加密技術對備份數據實施加密存儲，確保數據在傳輸和存儲過程中的機密性和安全性。通過加密技術，只有授權人員才能訪問和恢復備份數據，防止數據被泄露和篡改。備份機制應包括定期的備份校驗和恢復演練。通過定期校驗，確保備份數據的完整性和可用性，及時發現和修復備份過程中可能出現的錯誤和問題。恢復演練通過模擬數據丟失的場景，驗證備份數據的恢復能力和恢復速度，確保在實際數據丟失時能夠迅速有效地恢復數據，保障檔案管理工作的連續性和穩定性。備份機制應具備良好的擴展性和可維護性，能夠隨著檔案數據量的增加和存儲技術的發展實施靈活調整和優化。管理部門應制定詳細的備份策略和應急預案，確保備份機制的有效實施和持續改進。

四、結語

綜上，事業單位人事檔案的數字化建設是提高檔案管理效率和安全的重要手段。通過構建數字化建設目標、優化檔案管理流程、統一管理標準及規范、優化數據儲存空間以及建立完善的備份機制，可以有效解決當前數字化檔案管理模式中存在的問題。數字化建設不僅能夠簡化檔案的查閱和管理流程，提高工作效率，還能通過加密和備份等技術手段，增強檔案的安全性和可靠性。數字化檔案的標準化管理和信息共享功能有助于提高檔案利用率，支持人事決策和管理的科學化。

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作者單位：淄博市衛生健康事業發展中心

作者簡介：盛琦（1989—），女，漢族，山東淄博人，本科，館員，研究方向：人事檔案管理。