大數據背景下養老機構民生檔案管理研究

摘 要：大數據背景下的民生檔案管理面臨著諸多挑戰。一方面，數據質量和準確性較低；另一方面，技術更新和人才短缺制約了檔案管理水平的提升。因此，應加強對檔案管理人員的培訓和教育，提升他們的專業素養和技能水平，并引入先進的信息技術手段，以提高檔案管理的智能化水平。文章主要論述了大數據背景下養老機構民生檔案管理的要點。

關鍵詞：大數據背景；養老機構；民生檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在信息化時代，大數據技術已成為推動社會進步的重要力量。隨著人口老齡化不斷加深，養老機構作為社會養老服務體系的重要組成部分，其民生檔案管理水平直接關系到老年人的生活質量和社會的和諧穩定。然而，傳統的檔案管理方式已難以適應大數據背景下復雜多變的信息環境，如何有效地管理和利用民生檔案成為養老機構面臨的重要課題。本文從大數據技術的視角出發，對養老機構民生檔案管理進行深入研究與分析。通過探討大數據技術對檔案管理的影響，分析當前管理中存在的問題，并提出相應的解決策略，為養老機構民生檔案管理的改進與創新提供有益的參考依據。

一、大數據對養老機構民生檔案管理產生的影響

1.信息存儲與管理方式的革新

大數據技術的應用極大地革新了養老機構民生檔案的信息存儲與管理方式。傳統的紙質檔案管理方式存在諸多不便，如存儲空間有限、易損壞及檢索效率低等。大數據技術的引入，使得檔案可以以電子化的形式存儲和管理，實現了檔案信息的數字化、集中化和自動化管理，不僅大幅節省了存儲空間，提高了存儲效率，還使得檔案信息的檢索、查詢和共享變得更加便捷和高效。養老機構可以構建電子檔案管理系統，對民生檔案進行統一管理和維護，提高檔案管理的規范性和科學性。

2.數據分析與利用能力的增強

大數據技術的應用顯著增強了養老機構對民生檔案數據的分析和利用能力。通過運用大數據技術，養老機構可以對海量的民生檔案數據進行深度挖掘和分析，揭示出隱藏在數據背后的規律和趨勢，有助于養老機構更準確地了解老年人的需求、健康狀況以及服務滿意度等信息，為制定更加精準、個性化的服務方案提供有力支持。大數據分析技術還可以幫助養老機構預測老年人的潛在需求和服務趨勢，提前做好準備和規劃，提升服務質量和效率。

3.服務模式的創新性發展

大數據技術的應用促進了養老機構民生檔案服務模式的創新性發展。在大數據的支持下，養老機構可以構建更加智能化、個性化的服務模式。例如，可以利用大數據技術對老年人的生活習慣、興趣愛好等加以分析，為其推薦更加符合個人喜好的活動和服務；可以開發基于大數據的智能推薦系統，為老年人提供更加精準的健康咨詢和健康管理服務，還可以利用大數據技術構建遠程醫療服務平臺，為老年人提供便捷的遠程醫療咨詢和健康管理服務。這些創新的服務模式不僅提升了老年人的生活質量和幸福感，還推動了養老機構服務模式的轉型升級和可持續發展。

二、大數據背景下養老機構民生檔案管理現狀

1.戶籍檔案

首先，戶籍檔案能夠客觀地提供老年人的家庭成員信息，其對于養老機構了解老年人的家庭背景、家庭關系以及家庭成員的聯系方式至關重要。在老年人入住養老機構時，了解家庭成員的情況有助于機構更好地與家屬溝通，共同為老年人的生活起居、健康管理等提供全方位的服務。同時，在緊急情況下，戶籍檔案中的家庭成員信息也是聯系家屬、告知情況的重要依據；其次，通過戶籍檔案，養老機構能夠更加真實地了解老年人來到機構的原因和背景。有些老人可能是因為子女在外地工作無人照看，有的則是子女工作繁忙不愿增加負擔，還有的是身體狀況較差需要專業的醫養結合服務。這些信息有助于養老機構為老年人提供更加貼心與個性化的服務方案，滿足他們的實際需求。同時，也能幫助機構與老年人建立更加信任和親密的關系，讓他們感受到家的溫暖；最后，戶籍檔案中的信息還能促進養老機構與老年人及其家屬之間的有效溝通。通過了解老年人的家庭狀況和生活經歷，機構工作人員可以更加有針對性地與老年人溝通，了解他們的內心世界和情感需求，有助于緩解老年人的孤獨感和焦慮情緒，提升他們的幸福感和滿意度。同時，也能幫助家屬更好地了解老年人在機構的生活狀況，增強他們對機構的信任和支持。因此，養老機構應高度重視戶籍檔案的收集、整理和利用工作，確保信息的準確性和完整性，為老年人提供更加優質、高效的服務。

2.養老保險檔案

現階段，養老保險檔案為養老機構中的老年人提供了詳細的個人權益記錄，這些記錄包括參保人員的繳費情況、個人賬戶余額以及累計繳費年限等重要信息，通過查閱養老保險檔案，老年人可以清晰地了解自己養老保險權益的狀況，使自己的權益得到保障，并為養老機構提供了可靠的依據，以便在需要時為老年人提供相關的權益證明和服務支持。而且養老保險檔案有助于為養老機構提供更高效、更精細化的服務與管理。通過建立和完善養老保險檔案，養老機構可以迅速響應老年人的咨詢和需求，減少因信息不全或混亂而產生不必要的麻煩。此外，養老保險檔案中的信息也為養老機構制定個性化服務方案提供了重要參考，使得服務更加貼合老年人的實際需求，對養老保險檔案的定期更新和維護，養老機構可以確保數據的準確性和時效性，為政策制定和調整提供有力支持。養老保險檔案是保障參保人員權益的重要環節。在老年人達到法定退休年齡并累計繳費滿規定年限后，他們有權依法享受養老保險待遇。養老保險檔案作為這一權益的重要憑證，確保了老年人能夠順利領取養老金和其他相關福利，在出現爭議或糾紛時，養老保險檔案也是維護老年人權益的重要依據。對此，養老機構務必高度重視養老保險檔案的收集、整理和保管工作，確保老年人的權益得到充分保障。

3.醫療保險檔案的利用

醫療保險檔案作為民生檔案的重要組成部分，為養老機構提供了關于老年人醫療保障的詳細記錄，對于提升服務質量、保障老年人健康具有重要意義。其一，醫療保險檔案是養老機構為老年人提供醫療保障服務的基礎，這些檔案詳細記錄了老年人的醫療保險參保情況、醫療費用報銷記錄、疾病診斷及治療方案等重要信息，通過查閱這些檔案，養老機構可以迅速了解老年人的醫療保障需求和健康狀況，從而為他們提供更加精準、有效的醫療服務。例如，對于患有慢性病的老年人，養老機構可以根據醫療保險檔案中的信息，制訂個性化的健康管理計劃，包括定期監測病情、指導用藥以及提供康復訓練；其二，醫療保險檔案在養老機構的費用結算與報銷過程中發揮著關鍵作用。當老年人在養老機構接受醫療服務時，所產生的醫療費用需要按照醫療保險制度結算和報銷。此時，醫療保險檔案便成為費用結算與報銷的重要依據。養老機構可以通過查閱醫療保險檔案核實老年人的參保身份、醫療費用明細等信息，確保費用結算的準確性和合規性，對于符合報銷條件的醫療費用，養老機構還可以協助老年人向醫療保險機構申請報銷，減輕老年人的經濟負擔；其三，醫療保險檔案還有助于促進醫療資源的優化配置。通過對醫療保險檔案的分析和研究，養老機構可以了解老年人群體的醫療保障需求和醫療服務利用情況，從而為醫療資源的分配提供科學依據。例如，對于某些高發疾病或常見病種，養老機構可以加強與相關醫療機構的合作，建立綠色通道或轉診機制，確保老年人能夠及時獲得專業的醫療服務。通過優化醫療資源配置，還可以提高醫療服務的效率和質量，降低醫療成本，為老年人提供更加優質、高效的醫療保障服務。

4.醫療檔案

目前，醫療檔案為養老機構提供了老年人健康狀況的全面記錄，使得機構能夠根據每位老年人的具體情況提供個性化的醫療服務，精準分析醫療檔案中的病史、診斷結果和治療方案等信息，養老機構可以評估老年人的健康狀況，制訂針對性的護理計劃和康復方案。當老年人出現新的健康問題時，養老機構可以迅速查閱其醫療檔案，了解既往病史、過敏史以及用藥史等信息，為醫生提供全面的參考依據，有助于醫生更準確地診斷病情，制定合適的治療方案，并評估治療過程中的潛在風險。醫療檔案還可以幫助養老機構預測老年人可能出現的健康問題，提前采取措施預防和干預，降低醫療風險。在養老機構內部，不同科室之間可以通過共享醫療檔案，實現信息的互聯互通和資源的共享利用。例如，護理部門可以根據醫療檔案中的信息，為老年人提供更加精準的護理服務；醫療部門則可以及時了解老年人的病情變化，調整治療方案。此外，養老機構還可以與外部醫療機構建立合作關系，通過共享醫療檔案，實現遠程會診、轉診等醫療服務，為老年人提供更加便捷、高效的醫療服務。

三、大數據背景下養老機構民生檔案管理面臨的問題以及對策

1.數據隱私和倫理的問題

首先，數據隱私是養老機構民生檔案管理中最為突出的問題之一。隨著大數據技術的廣泛應用，養老機構在收集、存儲、分析和利用老年人的健康數據、生活習慣和家庭狀況等敏感信息時，極易發生數據被泄露或被非法利用的風險。老年人的個人信息一旦被泄露，不僅可能會遭受經濟損失，還可能面臨身份被盜用、電話被騷擾等一系列問題，嚴重影響其生活質量；其次，大數據背景下的養老機構民生檔案管理還涉及一系列倫理問題。在收集和使用老年人的信息時，養老機構應確保老年人及其家屬充分了解并同意數據的使用方式和目的。然而在實際操作中，部分養老機構可能忽視了這一原則，未經老年人同意就擅自收集和使用其個人信息。大數據技術的應用還會導致養老服務資源分配的不公平。例如，某些機構可能利用大數據分析結果來篩選服務對象，優先為經濟條件好、健康狀況良好的老年人提供服務，而忽視了對經濟困難、健康狀況較差的老年人的關注和支持。

在提供智慧養老服務時，如何平衡老年人的隱私保護與服務的便利性也是面臨的主要問題。一方面，為了提供個性化、精準化的服務，養老機構需要收集和處理老年人的個人信息；另一方面，過度收集和使用這些信息又可能侵犯老年人的隱私權，這就需要建立健全數據保護機制，采用加密技術、訪問控制等手段確保老年人信息的安全性和保密性，加強對員工的數據安全意識培訓，防止數據被泄露。在收集和使用老年人信息前，應嚴格審查，確保數據的使用符合相關法律法規和倫理原則，并建立投訴和舉報機制。在利用大數據、人工智能等先進技術提升養老服務的質量和效率的同時，還應注重技術創新與倫理發展的平衡。通過技術手段加強數據隱私保護，避免技術濫用導致的倫理問題。政府應加強對養老機構的政策引導和支持，推動建立行業標準和規范，明確各方責任和義務，并加大對違法違規行為的打擊力度，維護老年人的合法權益。

2.技術更新與人才短缺的問題

以往傳統的檔案管理系統往往基于紙質文檔或簡單的電子化存儲，難以處理大數據環境下海量、復雜的數據信息。隨著養老機構業務量的增加，傳統的檔案管理方式已無法滿足高效、準確的數據處理需求。為了應對大數據的挑戰，養老機構需要引入先進的檔案管理技術，如云計算、分布式存儲和數據挖掘等技術，這些技術的應用需要投入大量的人力、物力和財力，對技術人員的專業能力要求較高。在大數據背景下，養老機構的民生檔案管理需要既懂檔案管理知識又熟悉大數據技術的復合型人才，但目前市場上這類人才相對匱乏，難以滿足養老機構的用人需求。由于養老服務行業的特殊性，其檔案管理人才培訓體系尚不完善。許多養老機構缺乏針對大數據技術的專項培訓，導致現有檔案管理人員難以適應新技術的應用需求。基于此，養老機構應加大對檔案管理技術的投入，積極引入云計算、大數據等先進技術，提高檔案管理的智能化水平，加強與科技企業的合作，共同研發適用于養老機構的大數據檔案管理系統。

3.數據質量和準確性較低的問題

首先，養老機構民生檔案的數據來源廣泛且多樣，包括但不限于老年人的基本信息、健康狀況、醫療記錄、服務需求和支付信息等，這些數據來自不同的系統和部門，格式和標準不統一，增加了數據整合和處理的難度，這種復雜性往往導致數據在傳輸和轉換過程中出現錯誤或遺漏，降低了數據的質量和準確性。由于養老機構工作量大、人員流動頻繁等原因，可能導致部分數據未能及時錄入系統或更新。例如，老年人的健康狀況、家庭住址或聯系方式等信息可能會隨著時間發生變化，如果這些信息不能及時更新，就會導致數據的不準確和過時。因此，需要建立統一的數據標準和格式規范，確保不同系統和部門之間的數據能夠順暢傳輸和轉換，減少數據錯誤和遺漏的發生，建立健全數據錄入與更新管理制度，并明確數據錄入與更新的責任人和時間要求，確保數據能夠及時、準確地錄入系統并更新。

四、結語

綜上所述，大數據背景下的養老機構民生檔案管理是一個持續發展的過程。隨著技術的不斷進步和養老需求的不斷變化，養老機構需要保持敏銳的洞察力和創新能力，不斷探索新的管理模式和服務方式。只有這樣，才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，為老年人提供更加優質、高效的養老服務，推動養老事業持續健康發展。

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作者單位：內蒙古自治區養老服務和未成年人保護中心

（內蒙古自治區社會救助服務中心）

作者簡介：陳凱悅（1994—），女，漢族，內蒙古呼和浩特人，法學碩士，研究方向：養老服務、檔案管理相關研究。