大數據背景下醫院病歷檔案管理現狀與創新策略探索

摘 要：醫院的診療活動離不開病歷檔案的記錄，是患者就醫的醫療憑證，也是醫保、衛生健康統計部門的資料來源。病歷檔案管理圍繞醫院的臨床、科研等方面的信息服務開展，為醫務人員及廣大患者服務，從而不斷地促進醫院的科學發展與進步。隨著大數據時代的到來，傳統的病歷檔案管理模式凸顯弊端，如何改革創新成為重點關注的問題。文章就目前病歷檔案管理的意義、作用、現狀及其借閱、復印情況等展開分析，并針對其存在的問題提出創新性的策略和措施，為醫院病歷檔案管理工作提供些許參考。

關鍵詞：醫院檔案；病歷檔案管理；創新策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫院檔案管理體系是由醫院的醫療體系、研究成果、衛生管理和診療活動等共同構成，其中多以圖片、文字和圖表形式被保存，具有重要的現實價值。醫院病歷檔案的管理水平能夠體現醫院的整體管理水平，為醫院醫療活動開展業務統計分析提供原始資料，還是公共衛生資料統計的信息來源。利用大數據、電子信息等手段將紙質檔案轉為電子檔案，方便了醫生瀏覽及患者使用，提高了病歷檔案的利用率，充分發揮了其價值。

一、醫院病歷檔案科學管理的意義及作用

1.意義

醫院病歷檔案作為檔案管理中的重要部分，在用于醫療、教學、科研、醫療鑒定、醫療糾紛、醫療保險以及醫院統計分析等方面凸顯了其重要作用。病歷檔案客觀、真實、完整地記錄了醫生對患者的診療過程。檔案管理人員通過回收、整理、編碼、質控以及掃描等流程將紙質病歷檔案數字化，方便人們利用。在醫療教學與科研中，通過借閱病歷檔案可以開展典型病例的學習與講解。在醫療鑒定和醫療糾紛中，病歷檔案可以為當事人提供具有法律效應的文書證明材料，作為醫療糾紛的重要文件，保存了最真實、完整的依據，在醫療鑒定和醫療糾紛事件中發揮了不可替代的作用。因此，對其進行科學化管理有助于當事人順利解決問題，維護其合法權益。病歷檔案在醫院統計分析中提供了最原始的信息及數據，有助于醫院制作統計報表，反映疾病的發展趨勢，并進行預防干預，對保護人類公共衛生安全方面具有顯著意義。隨著國家醫保政策的調整和完善，眾多疾病被納入醫保報銷范圍，病歷檔案作為真實的診療記錄，可以作為保險材料證明，有助于患者的醫療報銷。此外，患者、公安、司法和人力資源社會保障、保險以及醫療事故技術鑒定等部門，因辦理案件、依法實施專業技術鑒定、醫療保險審核或仲裁、商業保險審核等需要，也可向醫療機構申請提供患者部分或全部病歷檔案的審核、查閱或復制服務。

2.作用

醫院病歷檔案管理反映了醫院總體的管理水平，有利于提高醫院的聲望和診療水平，不僅方便患者就醫，還能夠促進醫院的發展。醫院檔案管理工作可以反映醫院發展和醫療服務水平情況，為患者保留原始的診療資料，為科研人員保留科研發展數據，推動醫療水平進步。使醫院檔案管理水平的提高是醫院制度健全的體現，醫院各部門能夠規律運行，為醫院的順利運行提供數據支持，在潛移默化中促進醫院良性發展，在發生醫患糾紛時，檔案也能從中提供原始數據幫助解決問題，還原真相。

二、病歷檔案的利用情況

1.檔案借閱與歸還情況分析

本院2023年檔案借閱情況數據顯示，年借閱達2462份病歷。2023年一到四季度的借閱數分別為31份、112份、1077份、1242份，且全部歸還，檔案歸還率達到了100%，3日歸還數分別為27份、111份、1072份、1027份，平均3日歸還率分別為87.1%、99.11%、99.54%、82.69%。2023年全年借閱的檔案中用于病歷討論、科研、研討和醫療糾紛的數量較少，每個月數量不超過10份，而用于監管部門的檔案從6月開始逐漸增加，從100多份至400多份?？梢钥闯?，2023年每個季度借閱的病歷全部按時歸還，充分顯示了病案示蹤管理系統對病案的借出、歸還、催還以及到期歸還等每個環節做到有跡可循，大幅提高了病案歸還率，但未達到3日規定的病案歸還率，對于其病案管理還有提升的空間。同時，還反映出檔案利用率不高，有待提高利用率。

2.檔案復印情況分析

檔案復印服務對象主要是為了方便患者的需要。根據統計，2023年病案復印登記和網上預約復印，一到四季度分別為4907次、5851次、6548次和7118人次；2023年一到四季度復印病案用于社保及商業醫療保險的總計2653份、3127份、3428份和3710份，占比54.1%、53.44%、52.35%、51.78%。然后是慢性病1086份、1368份、1639份和1506份，占比22.1%、23.38%、25.03%、21.16%；2023年一到四季度病案復印方式為人工復印的分別是175份、200份、223份、144份，掃描后復印人次為4732份、5650份、6325份、6974份，網上預約復印人次為87份、112份、87份、146份。由以上數據可看出，醫院病案復印人次呈上升趨勢，說明患者及社會各界對病案復印的需求在逐漸增加。2023年病案復印需求攀升，主要涉及社保、商業保險理賠及慢性病管理。商業保險作為醫保補充，住院病歷是關鍵的報銷證明，慢性病納入醫保也增加了病案需求。此外，病歷檔案還廣泛應用于外診、處理事故及工傷鑒定等領域。檔案管理人員應不斷提高管理能力，踐行以患者為中心的原則，優化流程，提高服務效率，不僅能夠方便患者，還能夠塑造醫院的良好形象。

三、醫院檔案管理與借閱存在的問題

1.檔案管理缺乏健全的制度和流程

健全的制度是保證一切工作開展的前提條件，制度健全可以指導人們的工作，從先做什么到最后做什么，有科學的引導和監督，不僅可以提高工作效率，還能大幅節省時間，避免重復的工作浪費時間和資源。目前，因為檔案管理制度不健全、檔案工作人員職責不清等問題，所以當醫務人員與患者在借閱與復印檔案時會出現等待時間長、借閱流程不明晰等問題，導致檔案數據缺失，甚至無法歸還檔案等問題，長此以往不利于醫院的發展。針對以上存在問題，可以設置患者檔案提取自助機，當患者需要檔案時可以憑借身份證等有效證件自行提取，或者患者手機綁定住院號，所有檢查結果清晰可見，住院病歷也能保存在患者手機上，提高了辦事效率，也提升了患者對醫院服務的滿意度。

2.檔案利用流程簡捷化，提高工作效率

建立和存儲檔案的意義在于方便人們利用。現行醫院檔案借閱制度因限制多、流程煩瑣，常致使醫務人員及科研人員延誤時機，減少使用意愿。患者亦因復印周期長而體驗不佳，影響醫院聲譽與長期發展。對于以上問題，可以簡化檔案借閱或復印流程，如公示醫院檔案室電話號碼，以便相關人員知曉借閱及復印流程，在需要借閱或復印檔案時可以通過電話咨詢，方便其快速借閱或復印檔案，不僅能夠提高工作效率，還能節省時間，方便患者辦理。此外，醫院與醫保局可以上傳辦理慢性病患者的檔案材料，形成內部人員權限瀏覽，可以節省患者復印步驟，更能方便患者及時辦理一系列報銷手續。

3.積極宣傳檔案利用程序

雖然每個醫院都設有檔案室，但有的醫院沒有重視檔案管理工作，只是將此作為醫院的一個部門，在招聘中對應聘人員的工作能力要求較低，導致檔案管理人員的整體素質參差不齊。由于檔案室工作人員沒有高度責任心或者對相關流程宣傳不到位，導致患者需要復印病案時漏帶相關證件，不僅沒有提高工作效率，還會浪費患者的時間，也是導致醫患關系不和諧、患者對醫院不信任的因素之一。因此，可以在每個病房護士站設立病案復印程序宣傳牌，便于患者及家屬知曉病案復印所需證件等注意事項，極大地方便患者及家屬的需求。

4.檔案管理方法落后

隨著社會的進步，大數據技術快速發展，人們的工作、生活和學習都離不開大數據技術的支持，計算機和互聯網的聯合得到廣泛運用。但是，有些醫院仍在沿用紙質版資料的收集與整理，還在應用陳舊的檔案管理設備設施，限制了醫院檔案管理的發展，也無法提高工作效率，存在檔案信息保存不完整或缺失等問題，甚至造成人力、物力的浪費，與大數據環境下的發展和應用背道而馳，不利于醫院的建設與發展。因此，有必要創新醫院檔案管理方法，將其與大數據技術緊密結合，提高醫院檔案的利用率。當前我院的患者檔案示蹤系統正在不斷完善，提高了病歷檔案的管理水平。

四、提高檔案借閱與歸還率的措施

通過對2023年全年病歷檔案借閱與歸還情況的數據記錄分析，醫院各科室對檔案歸還制度未能充分重視，雖然在每個季度都能達到100%的歸還率，但未能達到醫院3日100%歸還率的要求。從檔案用途上看，監管部門的檔案利用較多，需要提高監管部門的工作效率，盡量在3日內使用完成，按照要求時間規定歸還。病歷檔案管理部門在快到歸還期時，可以通過院內OA系統、某信、電話等形式加以提醒或催促，督促其及時歸還檔案。通過大數據完善信息資料的統計，可以減少人力資源的浪費，大幅縮短工作時間，提高檔案的歸還率。

1.建立健全法律法規，培養創新管理人才

醫院檔案管理工作需要遵守法律法規，規范化地開展。一方面，在大數據背景下，病歷檔案管理工作不僅服務大眾，還要保護患者隱私，防止數據被惡意泄露，給患者造成危害，應在檔案管理中明確數據的應用范圍及其使用權限；另一方面，檔案管理人員應盡職盡責，以高度的責任心完成工作，對于檔案的借閱與催還做到心中有數，對于不能及時歸還的檔案需要安排專人主動與相關借閱科室聯系，詢問使用情況，或告知制度管理辦法。對于一些不了解借閱歸還制度的科室，定期去宣講制度，有效促進部門之間協調合作。對用于醫療糾紛等需要借閱的檔案，可以為其爭取較多的使用時間，以便能夠及時充分解決醫療糾紛。

2.依托大數據技術，完善檔案借閱、歸還信息的統計工作

依托互聯網與大數據技術，減少檔案借閱與歸還環節上時間和人力資源的浪費。在大數據背景下，促進醫院檔案充分利用和流轉，打破部門與部門之間的信息壁壘，形成開放式的資源共享，通過檔案信息的數據化管理，可以為不同部門提供線上檔案的查詢、使用和共享，打破時間和空間的限制，不再因時空問題造成檔案信息無法充分利用等。利用信息技術建設醫院檔案信息化管理平臺，各部門之間可同時利用病歷檔案，不用因為線下借閱與歸還流程等延長時間。檔案管理部門也可以通過在線管理，節省人力資源，通過互聯網實現檔案的更好管理，大幅提高了工作效率，保障了檔案信息的安全。

3.完善檔案管理獎懲制度

醫院應積極鼓勵和宣傳對于病歷檔案的利用，讓患者和員工都能夠意識到檔案的價值和作用。針對病歷檔案管理存在的3日歸還率較低等問題，應分析歸還率低的原因，再定責到具體的借閱部門，對于忘記歸還或對于歸還制度不重視的科室或人員給予懲罰，如扣除績效或獎金等，促使其提高對檔案管理制度的重視，在思想與行為上高度認可，主動按時歸還檔案，有利于醫院整體秩序的維護。

五、醫院檔案管理創新策略思考

對于現存的管理混亂、分工不明確等病案管理中存在的問題，可以從制度流程方面加強，加強對工作內容及流程的細化。例如，將責任落實到具體的人，每個人負責不同的工作，如宣傳人員、咨詢人員和辦理人員等分工，每個人各司其職才能方便病案借閱及復印工作的順利開展，大大節約時間，方便人們利用病案。此外，借助大數據平臺監控檔案借閱與復印流程，能夠及時發現問題并改正。還可以從互聯網聯機角度不斷創新，如對醫院各部門開展聯網互通，構建檔案共享平臺，設置檔案查閱的權限，可以大幅節約人力資源，以互聯網手段實現資源共享，提高各科室之間的工作效率。但值得注意的是，需要加強檔案數據的安全，以免檔案信息被泄露，給患者或醫院造成損害。在創新管理制度中，應充分調研檔案利用所需的時間，靈活制定歸還時間，對于使用時間較長的科室可以采用續借的方式，以保證兩個部門之間的工作能夠有序開展。同時，還應完善醫院數據信息系統，通過對數據的記錄，可以規避工作中存在的很多問題，不斷提升醫院檔案管理的工作質量。

參考文獻：

[1]葉 茜.某三級醫院病案質量現狀分析[J].江蘇衛生事業管理，2024，35（03）：363-366.

[2]陸 丹.醫院病案統計工作的優化路徑[J].知識經濟，2023，629（01）：85-87.

[3]張永青.醫院病案質量的影響因素及優化對策[J].南北橋，2023（09）：91-93.

[4]邢曉玲.醫院病案信息管理技術的研究進展[J].蘭臺內外，2023（16）：1-3.

[5]陳 琦，史 檸，賈 琳.論大數據時代下的醫院病案信息管理[J]. 中國衛生產業，2023，20（01）：166-169，212.

[6]丁東杰.新時期優化醫院病案檔案管理的途徑研究[J].蘭臺內外，2023（22）：46-48.

[7]易淑芳，關曉慶，張 雪，白 莉.淺談基層醫院病案精細化管理的有效措施[J]. 辦公室業務，2024（02）：67-69.

[8]范學雄，陳夢瑩.信息化環境下醫院病案管理措施的研究[J]. 中國衛生標準管理，2024，15（04）：10-13.

[9]王美艷，蔡建利，劉麗娟，等.醫院病案信息系統數據挖掘與應用實踐[J]. 醫院管理論壇，2023，40（05）：94-96.

[10]程 方.醫院病案管理中應用質量控制的效果觀察[J]. 首都食品與醫藥，2024，31（04）：116-118.

[11]秦秋艷.電子病歷檔案系統在醫院病案管理中的作用探析[J].智慧健康，2023，9（04）：19-22，28.

[12]馬 文.電子病歷檔案系統在醫院病案標準化管理中的作用評價[J].中國標準化，2023（12）：224-227.

[13]張曉燕.微信APP病案信息系統在醫院病案管理中對病案歸檔率及病案歸檔時間的效果[J].生命科學儀器，2023，21（z1）：489.

[14]袁 靖，卜 天，秦曉蕾，等.醫院病案數字化轉型與應用實踐[J].中國數字醫學，2021，16（09）：12-15.

[15]凌 子，馬舒舒.醫院病案管理中病案統計的價值與作用[J].科學養生，2021，24（04）：278.

作者單位：壽光市人民醫院

作者簡介：劉云紅（1979—），女，漢族，山東壽光人，本科，館員，研究方向：醫院病案檔案的管理與利用創新。