檔案管理吹響數字化號角

在我國，基層單位檔案管理承擔著保存歷史記錄、支持業務運作、促進知識傳播的重要職責，然而長期以來，其主要依賴傳統的人工管理模式，在效率、安全性和共享性方面存在諸多不足?，F分析了數字化檔案管理在提升工作效率、保障檔案安全以及適應社會主義市場經濟發展方面的重要性，并從明確實施目標、技術選型、數字化處理、系統搭建和效果評估五方面，對基層單位的檔案管理數字化實施路徑進行了探討，希望能為實現基層單位檔案資源的高效利用和檔案服務的高效便捷提供有效借鑒和支持，為國家檔案資源體系建設貢獻微薄力量。

基層單位檔案對于國家、社會和單位本身而言都是具有長期保存意義的歷史資料，是國家檔案事業中不可或缺的一部分。自《“十四五”全國檔案事業發展規劃》發布以來，各級檔案管理單位都致力于強化自身檔案管理的制度架構和信息化進程，確保檔案的生成、搜集、保存和使用都符合規范。但必須承認的是，當前有些基層單位檔案的數字化管理與單位核心業務之間的整合仍然不夠緊密，檔案的潛在價值并未得到充分體現；有些單位檔案數字化管理專業人員的數量和專業性都相對不足，單位面臨著檔案數字化歸檔范圍模糊、檔案收集不全面、責任主體不清晰、共享和利用困難以及檔案設施和設備不足等諸多問題，這些都為檔案安全帶來潛在風險。所以，基層單位必須深刻理解現代化檔案管理的重要性，及時改變傳統的思維模式和觀點，并接納數字化的管理思維和方法，努力推動檔案數字化管理工作向科學、現代和規范的方向發展。

基層單位數字化檔案管理的優勢

提高檔案管理效率

傳統的基層檔案管理模式需要工作人員投入大量時間手動整理檔案和登記目錄，這種操作不僅消耗大量的人力和物力，而且由于工作量巨大和整理過程復雜煩瑣，很容易引發操作細節上的失誤。在對基層檔案實施數字化管理之后，工作人員只需向計算機輸入指令便能自動檢索和調整檔案信息。數字化檔案管理系統能將傳統的紙質檔案信息轉化為機讀形式，也能系統化管理和監督檔案及相關材料的收集、鑒定、組織、保存、傳遞、統計和查詢等日常任務，從而顯著提升工作效率。得益于信息在時空中的廣泛流動，數字化檔案實際上已經變成“無界限的檔案”，而檔案庫也從僅僅是文件的存儲中心轉變為一個便于使用的信息管理中心。

保障檔案信息安全

與傳統的檔案管理方式相比，檔案管理數字化在保障信息安全方面展現了顯著優勢，其存儲容量大、類型豐富，能夠高效存儲和檢索檔案信息，提高檔案資源的利用效率。所有檔案的檢索和更改操作均可以被詳細記錄，確保檔案管理的透明性和可追溯性。通過定期數據備份和恢復機制，結合雙軌制與雙套制管理策略，數字化檔案管理不僅保留了傳統檔案的安全性，還提升了檔案保存的可靠性。同時，對于敏感檔案的管理系統還能通過加密處理和嚴格的權限控制，有效防范未授權訪問、篡改或偽造的風險。

促進檔案資源共享

數字化管理模式通過將檔案信息轉化成電子形式存置于計算機系統中，實現了檔案資源的網絡化存儲，進而便捷地支持了跨地域的在線訪問與分享功能，顯著拓寬了檔案資源的共享邊界。此模式跨越了傳統的時間與空間壁壘，使得檔案材料能夠實時在線被查閱，不再受物理位置和特定時段的局限，各組織機構可按需迅速獲取檔案信息，有力提升了檔案使用的效率與共享程度。檔案數字化與網絡化管理系統的整合，促使檔案管理人員能對面向不同部門錄入的電子文件實施統一的分類編目和案卷建立工作，這不僅加固了檔案歸檔的質量控制，增強了案卷管理制度的實踐效力，還促進了檔案信息在不同組織間的流暢傳遞，為跨單位的資料交流與協同作業提供了便利條件。

基層單位檔案管理數字化實施路徑

前期籌備：明確實施目標，做好現狀調研

在前期籌備階段，基層單位需要先確定數字化管理的最終目標，界定哪些檔案需要優先數字化以及哪些部門將參與此過程，在此基礎上規劃整個數字化項目的日程安排，包括調研、設備采購、人員培訓、實際操作等階段的具體安排，并根據《中華人民共和國檔案法》和相關法律法規，制定適合本單位的檔案數字化管理規章制度。為了讓實施方案更符合本單位調性，還需要進行徹底的檔案管理現狀調研，找出現有的檔案管理體系在數字化建設、管理規范制定、外借流程等方面存在的問題和不足。例如，分析檔案管理的現代化程度，包括電子檔案的比例、信息化管理水平等；評估檔案管理人員的專業能力、計算機操作技能、工作態度；檢查現有的檔案數字化管理基礎設施，如存儲空間、計算機設備、網絡環境等，確定單位數字化管理的升級需求；調研檔案的利用情況，包括查詢頻率、借閱記錄、檔案損壞情況等，為數字化管理提供依據。

技術選型：評估系統需求，優化設備配置

隨著各類業務的持續增長，各基層單位的信息資產也逐漸增多，為此必須挑選一套符合自身發展需求的數字化檔案管理系統。單位管理人員需要清晰地了解單位的具體需求，仔細評估現有檔案系統的各項功能和特點是否與單位實際需求相匹配。例如，是否擁有檔案收集、組織、儲存和使用等多個環節的能力，是否可以根據單位在不同發展階段的需求自定義檔案類別和記錄項（屬性字段），以及是否具有水印、分權管理等功能。一般來說，一個完善的檔案管理系統應當擁有出色的用戶友好性和使用體驗，用戶界面應當設計得既簡潔又清晰，操作步驟也應易于理解。而隨著單位業務的持續增長，檔案管理系統必須擁有出色的擴展能力和適應性，具備支持多樣的檔案格式和存儲方法的能力，能夠與單位的其他系統實現集成和對接，同時也應具備靈活定制和擴展的功能。

數字化處理：推動管理升級，實現資源共享

如圖1所示，要保證檔案數字化處理的完整性，就必須保證從檔案出庫、數字化前處理到數字化成果驗收移交并入庫的整個流程的嚴謹性，尤其要注意檔案的安全轉移、圖像的清晰度和質量、數據的一致性和準確性。為此基層單位必須建立一個以數字連續性為核心的全方位檔案數字化處理策略布局，以提高數字服務的效率并促進信息的共享，提高業務決策的準確度。檔案管理者需要制定詳細的檔案數字化處理流程圖，明確各環節責任人，并基于互操作能力成熟度模型搭建檔案資源共享平臺，明確共享范圍、權限和責任，圍繞業務、安全、法律、語義和技術這五個核心主題，制定每個主題下的成熟度級別和最佳實踐要求，確保在所有相關利益方之間檔案數據和信息的交換流程、職責和預期都是一致的。技術人員要及時解決檔案格式、標準、程序的接口以及其他相關工具和技術難題，為平臺、系統和應用程序能夠有效地交換和處理信息與數據提供足夠的支持和保障。為了提升數字化處理的效率并協調與數字化相關的各個部門的工作，基層單位要成立一個專門的數字化工作協調小組，定期組織數字化協調會議，共同整理和分析數字化過程中的各種細節問題。例如，各環節數據的留余量是否合理、圖像質檢和圖像總檢環節的人員機動調整等，以確保數字化處理工作能夠平穩有序地進行。對于那些需要特別處理的檔案則可以實施小周期操作，指派專門的人員完成各個流程的處理，并對流程數據進行及時的統計分析和多角度的核實。

系統搭建：做好數據遷移與整合，實現檔案一體化管理

如圖2所示，基層單位應基于現有資源并遵循“標準與開放”原則構建穩定的基礎環境，選擇成熟硬件設備和軟件系統以確保系統具備良好的兼容性和擴展性。除了要為系統的運行提供穩定的網絡連接和能存儲、處理大量數據且支持高并發訪問的服務器以及存儲和管理海量數據、支持數據的快速查詢和分析的操作系統及數據庫外，還需要優化消息隊列中間件、應用服務器、數據集成中間件、業務流程管理（BPM）中間件、API管理中間件、事務中間件、內容管理中間件等軟件層次，抽象化底層的技術細節，使不同的應用程序和服務能夠更容易地相互通信和協作，而無需關心底層的網絡協議、數據格式、硬件平臺等差異，從而促進各種檔案信息的共享和交換。為了確?；鶎訂挝粰n案管理數字化系統的順利升級，技術人員需要根據升級方案搭建一個與生產環境相似的測試環境，確保更新后，系統的檔案錄入、查詢、修改、刪除、統計、報表生成等各項功能完全符合需求，通過模擬大量用戶操作評估系統的響應時間、吞吐量、并發處理能力等性能指標，以保證系統能在高壓環境下穩定運行。

效果評估：收集用戶反饋，優化系統功能

目前，很多基層單位的檔案管理數字化進程并沒有一個明確的標準，無法全方位和系統性地展現檔案管理數字化的核心元素。基于此問題，基層單位可以著手制訂一套全面的檔案數字化效果評估指標體系，以便進行定期的自查和評估，從而不斷優化和改進數字化管理工作。在評估檔案利用率時，基層單位應綜合考慮檔案的在線查詢次數、下載次數、實體借閱次數等關鍵指標，這些數據能夠直觀地反映出檔案數字化后的使用頻率和范圍，從而清晰地看到數字化對檔案資源推廣和利用的促進作用。機構應當重視對檔案使用深度與廣度的評估，包括分析哪些檔案類型更受歡迎，哪些部門或個人頻繁地使用數字化檔案資源，以及檔案利用的時間分布模式等。在進行用戶滿意度調查時，可以通過問卷調查、個別訪談、在線評價等多種方式，全面收集用戶對數字化檔案的易用性、準確性、服務速度等方面的反饋，作為評估檔案數字化服務質量及用戶接受程度的重要依據。機構需要關注數字化服務的覆蓋面，確保檔案服務能夠覆蓋所有有需求的部門和個人，做到服務的便捷化、個性化。同時，基層組織還應定期對評估體系進行審查和更新，以適應檔案管理數字化的最新趨勢和用戶需求的變化。

基層單位檔案管理數字化不僅是提升工作效率、保障檔案安全的重要手段，也是適應社會主義市場經濟發展的必然選擇。面對當前檔案管理信息化建設中存在的問題，基層單位必須強化信息化基礎設施建設，打造專業信息化檔案管理團隊，持續優化檔案管理信息化系統平臺，提高檔案信息化管理的標準性和安全性。單位管理人員應持續深化對檔案管理信息化重要性的認識，積極借鑒先進的管理理念和做法，將檔案管理工作納入單位發展的整體規劃，確保檔案管理數字化與單位其他業務同步發展，確保檔案管理信息化建設與時俱進，滿足新時代的發展需求。通過檔案管理數字化的深入推進，基層單位將更好地發揮檔案在決策支持、工作考核、機構改革、保障職工合法權益等方面的重要作用，為單位的健康發展提供有力支撐，也為國家檔案資源體系建設貢獻寶貴力量。

（作者單位：大連金普新區友誼街道辦事處）