獨立學院財務信息化建設探析

［摘 要］在國家信息政策的支持下，大數(shù)據(jù)、教育信息化不斷地發(fā)展成熟，高校財務信息化建設在提高報銷效率、提升服務質量等方面有一定成效，但也存在信息共享性差、復合型人才缺乏、信息安全風險大等問題，獨立學院作為高校的組成部分也不例外，財務信息化建設給獨立學院的報銷流程、人員配備、財務管理等方面帶來巨大的革新。本文以Y獨立學院財務信息化建設的現(xiàn)狀作為切入點，通過分析信息化對Y獨立學院財務工作的影響，剖析實施財務信息化建設面臨的困難與挑戰(zhàn)，并提出相應的對策，旨在為獨立學院財務信息化建設提供參考。

［關鍵詞］信息化；獨立學院；財務工作

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2025.03.015

［中圖分類號］F810.6 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）03-0049-03

0 引 言

近年來，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術的發(fā)展和應用，傳統(tǒng)的手工核算、電算化等財務管理模式已經無法適應高校的快速、高質量發(fā)展。財務信息化主要是指財務管理與先進的技術手段相結合，實現(xiàn)高校管理活動的全面數(shù)據(jù)化、網絡化和自動化[1]，實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)的統(tǒng)一高效收集、整理和分析，從而推動教育決策由傳統(tǒng)粗略向數(shù)字精準轉變[2]，為高校可持續(xù)發(fā)展提供保障。以Y獨立學院為例，財務信息化將學生注冊、資產管理、科研經費、會計核算等串聯(lián)起來，運行現(xiàn)代信息化技術，實現(xiàn)各部門之間的數(shù)據(jù)流通，資源共享。Y獨立學院雖然搭建了財務信息化平臺，表面上融合了教務系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)、酬金系統(tǒng)，但信息化水平不高，信息化系統(tǒng)不完善，各業(yè)務部門與財務部門融合度低，存在信息壁壘，容易形成信息孤島。加之獨立學院的蓬勃發(fā)展，經濟活動日趨復雜化、多樣化，亟須進一步完善財務信息化建設，保障獨立學院的持續(xù)健康發(fā)展。

1 Y獨立學院信息化建設的現(xiàn)狀

Y獨立學院是1999年經省人民政府批準、教育部確認的全日制本科獨立學院，是全省獨立院校中比較早實施財務信息化建設的。目前Y學院使用的財務信息化系統(tǒng)包括財務內網系統(tǒng)、無現(xiàn)金支付系統(tǒng)及其他信息化系統(tǒng)，已經實現(xiàn)了財務系統(tǒng)與教務學生注冊系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)對接，與科研經費管理系統(tǒng)的對接還在進一步推進當中[2]。以下信息化案例得到了比較好的反響。

1.1 網上預約報銷系統(tǒng)

2017年，Y獨立學院財務部門開設網上預約報銷系統(tǒng)，并把酬金預約系統(tǒng)合并和升級。該報銷系統(tǒng)由報銷人在網頁端填寫報銷事項、金額、收款信息、科目等生成報銷單，通過審批后，將紙質單據(jù)交由財務人員審核，審核無誤后在財務賬套生成會計憑證，完成賬務處理，再由復核人員復核，最后由出納通過無現(xiàn)金端口對接銀行支付款項，實時到賬。財務流程結束，紙質由檔案室歸檔[3]，從而簡化了報銷流程，縮短了報銷排隊等候的時間。網上預約報銷流程如圖1所示。

1.2 學生繳費系統(tǒng)

學生繳費系統(tǒng)是上海復旦天翼研發(fā)的收費軟件，它與銀行對接，在學期初將學生的收費信息導入該系統(tǒng)，系統(tǒng)直接與銀行對接，學生可以通過銀行窗口、支付寶等查詢繳費信息并進行繳費，學生繳費后，繳費系統(tǒng)實時更新，顯示學生的繳費狀態(tài)。該系統(tǒng)的運用大大降低了財務人員的工作強度和壓力，同時也減少了攜帶現(xiàn)金的風險。

圖1 網上預約報銷流程

1.3 財務網上查詢系統(tǒng)

教職員工可以通過登錄財務網頁查詢自己的薪酬、社保、個稅等信息；經費本負責人可以查詢經費支出情況，實時了解報銷動向，經費本余額。經費本負責人因出差等不在校時可以通過系統(tǒng)授權其他人使用其項目經費。網上查詢系統(tǒng)不僅使財務信息透明化，也方便了經費本使用人實時掌握經費使用情況。

1.4 學生注冊系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的對接

學生注冊系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的對接實現(xiàn)了“先繳費，后注冊”，明確區(qū)分繳費類型，提升繳費服務質量，從而大大提高了學生繳費率，為獨立學院的健康持續(xù)發(fā)展提供資金保障。

1.5 資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的對接

資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的對接是固定資產報銷前資產管理部門在系統(tǒng)中登記錄入資產信息，對接財務系統(tǒng)，財務人員審核報銷，可以防止固定資產的流失，實現(xiàn)固定資產基礎數(shù)據(jù)共享，優(yōu)化固定資產管理流程，規(guī)范固定資產管理工作。

Y獨立學院推進信息化的同時也注重服務質量的提升，每季度出臺《財務報銷分析報告》，利用這個紐帶加強跟師生的聯(lián)系、溝通，有利于提高服務效率和質量，也有效地提高了學院財務管理能力[2]。

2 信息化對Y獨立學院財務工作的影響

隨著Y獨立學院信息化進程的不斷推進，其財務工作不斷創(chuàng)新，服務質量、管理水平不斷提高。

2.1 優(yōu)化業(yè)務流程，提高工作效率

Y獨立學院在上線新的財務管理系統(tǒng)時，對各個業(yè)務流程進行梳理，使其更符合內控要求，更方便師生。例如，傳統(tǒng)的報銷流程每一步都需要人工操作，在實行財務信息化后，預約報銷單、會計憑證等都實現(xiàn)了自動生成，會計人員只要集中審核票據(jù)的合規(guī)性、手續(xù)的完備性即可，大大提高了工作效率[4]。同時，在出納支付環(huán)節(jié)，通過無現(xiàn)金端口，實現(xiàn)了實時到賬，大大減少了等待時間，也規(guī)避了接觸現(xiàn)金帶來的風險。

2.2 規(guī)范財務數(shù)據(jù)，提高決策科學性

Y獨立學院在引入財務信息化之后，實現(xiàn)了財務數(shù)據(jù)的自動收集、整理、歸類和分析，規(guī)范了財務數(shù)據(jù)，保證了財務報表的準確性、規(guī)范性和可靠性。同時，實行財務信息化后能更深入全面地對財務數(shù)據(jù)、報表進行分析，幫助財務管理人員及時獲取準確的信息，為管理者決策提供支持，提高抗風險能力及決策的科學性。

2.3 強化財務要求，提高人員技能

Y獨立學院財務信息化建設對財務人員提出了更高的要求，財務人員不僅要懂得財務會計知識，還需要掌握信息化知識，要求他們能及時準確地獲取財會信息，提取有用的財務數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)進行分析。因此，財務人員需要通過不斷學習提高自身的技能，以適應財務信息化的高速發(fā)展和普遍應用[5]。

3 Y獨立學院財務信息化建設面臨的困難與挑戰(zhàn)

3.1 財務信息化水平低，系統(tǒng)不完善，不能滿足師生的要求

現(xiàn)階段，Y獨立學院雖然上線了一些信息化軟件，但僅僅解決了“報賬難、排隊長”的問題，如縮短了師生排隊報銷的時間，減少了手工制單可能存在的錯誤，減輕了財務人員的工作量等。對錯單的退回處理、過期預約單的處理、不同經費本列支的項目、報銷問題的咨詢等產生的作用甚微，引發(fā)了師生的不滿。總之，Y獨立學院現(xiàn)有的財務信息化只能解決眼前基礎的報銷問題，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和持續(xù)發(fā)展，導致財務信息系統(tǒng)不能物盡所用[3]。

3.2 信息兼容性不高，與其他業(yè)務部門共享性較差，存在“信息孤島”

目前，Y獨立學院的財務系統(tǒng)已經與教務部的學生注冊系統(tǒng)、資產管理部的固定資產系統(tǒng)實現(xiàn)了信息對接，且擁有較好的使用效果。雖然財務部門與各業(yè)務部門信息平臺資產豐富，但是相對獨立，缺乏聯(lián)系，各平臺之間沒有可以兼容的接口，存在“信息孤島”，在很大程度上降低了工作效率，造成了資源浪費。

3.3 財務信息復合型人才的缺乏

信息化時代的深入發(fā)展，對財務人員提出了更高的要求。Y獨立學院的財務人員雖然都是專業(yè)的會計人員，但在信息化時代背景下，財務人員不僅要掌握最新的會計知識，還需要熟練操作各種信息化軟件，如薪酬系統(tǒng)、學生繳費系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)等，因此，學院迫切需要既精通財務業(yè)務又懂技術操作的復合型人才。而Y獨立學院普遍缺少信息技術人員，而目前已有的信息技術人員也不懂財務知識。

3.4 財務檔案管理未引入信息化，歸檔難度大

隨著Y獨立學院的不斷發(fā)展，財務憑證數(shù)量不斷攀升，對紙質檔案的歸檔工作提出了嚴峻的考驗。紙質版檔案不僅浪費資源還存在諸多錯誤。Y學院每年需要花費大量的人力、物力對紙質檔案進行打印、裝訂、儲存，這無疑造成了浪費。而且在檔案查詢過程中也存在著弊端，特別是在緊急情況下，紙質檔案查詢不如影像檔案便捷、快速。

4 Y獨立學院加強財務信息化建設的策略建議

4.1 加強財務信息化建設，完善系統(tǒng)，提高財務信息化水平

Y獨立學院應當綜合利用各種信息化技術，加強財務信息化建設，完善信息化系統(tǒng)，搭建信息共享平臺，為學院決策提供及時有效的數(shù)據(jù)支持。信息共享平臺應當在日常報銷、薪酬發(fā)放、科研經費、資產購入等數(shù)據(jù)的基礎上，運用先進的技術手段，對基礎數(shù)據(jù)進行多維度、多層次的分析，讓領導者對整個學院的收支及運行情況有及時準確的了解，讓信息系統(tǒng)發(fā)揮該有的價值。

4.2 推進“業(yè)財融合”，實現(xiàn)信息共享

Y獨立學院除了與教務系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)已經實現(xiàn)對接外，與其他部門的數(shù)據(jù)共享還是通過人工手動操作，這就可能存在數(shù)據(jù)傳遞過程中的遺漏和偏差。如果在大數(shù)據(jù)平臺上實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，將會為各項業(yè)務的處理提供便捷和幫助[2]。例如，財務系統(tǒng)和科研系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)對接后，財務人員可以實時了解科研項目的立項審核情況，科研部門同時可以動態(tài)掌握開票、賬務處理、項目使用及項目余額等情況，從而提高科研經費管理能力。

4.3 注重復合型人才的培養(yǎng)，提高財務人員的綜合素質

Y獨立學院亟須培養(yǎng)一批專業(yè)素質和信息技術相結合的復合型人才，因此，學院需要制訂切實可行的人才培養(yǎng)計劃，通過開展面授、網絡課程、走訪等方式，多管齊下，力求提升財務人員的綜合能力，以適應獨立學院財務信息化發(fā)展的趨勢[6]。

4.4 加快財務檔案信息化建設，提高檔案管理能力

Y獨立學院應當加強財務檔案管理信息化建設，這不僅順應了信息化發(fā)展趨勢，也是財務管理工作發(fā)展的必然趨勢。財務人員應當將會計憑證、附件、記賬單、報表等以圖文形式上傳到檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員再根據(jù)日期歸類存放至電子檔案室，方便使用人員在檔案管理系統(tǒng)的客戶端申請查閱電子檔案，從而提高檔案管理工作的效率，規(guī)避紙質檔案在借閱過程中遺失等風險。

5 結束語

在信息化時代背景下，Y獨立學院應當抓住機遇，大力加強財務信息化建設，創(chuàng)新財務管理模式，促進“業(yè)財”一體化，從而實現(xiàn)報銷簡便化、決策精準

化、預算合理化、管理科學化。

主要參考文獻

［1］李奮龍．高校財務信息化建設現(xiàn)狀及路徑研究［J］.商業(yè)2.0，

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［2］呂瑞菁．“教育信息化”背景下高校財務信息化建設研究：以S高校為例［J］.中國管理信息化，2023（18）：105-107.

［3］葉小媛．大數(shù)據(jù)時代下高校財務信息化建設探究：以X高校為例［J］.投資與創(chuàng)業(yè)，2023（23）：165-167.

［4］鄧菲．會計信息化對高校財務工作的影響分析［J］.會計師，

2021（19）：22-23.

［5］謝平．會計信息化對企業(yè)財務管理的影響及對策［J］.中國商界，2024（1）：82-83.

［6］藍固山．大數(shù)據(jù)時代會計信息化對企業(yè)財務工作的影響［J］.財會學習，2021（33）：110-111.

［收稿日期］2024-05-24

［作者簡介］胡雯（1988— ），女，浙江杭州人，會計師，主要研究方向：高校會計信息化、內部控制。