大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化管理體系建設路徑研究

摘 要：隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展及各學科實驗數(shù)據(jù)量的急劇增加，使得檔案文件成為科研機構(gòu)最為重要的信息資源。傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)檔案管理已遠不能滿足現(xiàn)階段發(fā)展需要，整合科研檔案資源、實現(xiàn)信息化高效管理、推動科學進步已成為各級部門需要面臨的課題。本文以“大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化管理體系建設路徑研究”為題，在科研檔案的收集整理、制度標準、平臺建設和共建共享等方面指出當下存在的難題以及未來可優(yōu)化的策略，進而提升科研檔案的收集完整性與利用的高效性，以期為相關(guān)單位提供決策參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；科研檔案；信息化

科研檔案作為各項科研活動的最原始記錄，是工作人員在長期科研實踐中形成的寶貴財富，對于科研工作的可持續(xù)發(fā)展及成果傳承有著重要意義。隨著云技術(shù)、存儲技術(shù)、安全技術(shù)和操作系統(tǒng)等現(xiàn)代化信息管理手段的發(fā)展，各行各業(yè)進入大數(shù)據(jù)時代，為科研檔案的信息化體系建設提供了扎實的技術(shù)基礎。但是，在實踐過程中較多科研單位的檔案管理仍存在歸檔意識薄弱、標準制度體系不規(guī)范、信息化平臺建設水平低、檔案開發(fā)利用不充分等問題，嚴重制約了整體發(fā)展。這就需要相關(guān)負責人員以建設科研檔案平臺為基礎，完善硬件設施、加強技術(shù)應用、健全制度標準，分析現(xiàn)狀、優(yōu)化體系，以期提升科研檔案管理的水平和質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化管理要素分析

1.1 科研檔案的概念及內(nèi)容特點

科研檔案是指在相關(guān)科研項目的立項論證、方案制定、研究實施、結(jié)題驗收和成果應用等流程形成的文件材料，其中包括文字、圖表、圖像、音頻和視頻等形式及光盤、硬盤和存儲器等數(shù)據(jù)載體。2018年，國務院發(fā)布的《科學數(shù)據(jù)管理辦法》指出，有價值的科學數(shù)據(jù)是科研檔案的重要組成部分。2020年，國家檔案局發(fā)布的《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中對科研檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設提出系統(tǒng)要求，并鼓勵科研檔案資源的共享及利用，提高科研檔案服務科研活動的質(zhì)量。2021年，中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出要大力推動科學數(shù)據(jù)與科研檔案的協(xié)同管理，并將其作為主要任務推進。

科研檔案的特點：一是專業(yè)性。科研檔案作為各個科研項目全生命周期形成的具有保存價值的記錄，其中含有較多數(shù)據(jù)、公式、論證等非結(jié)構(gòu)化信息，尤其在當前學科交叉的科研背景下，相關(guān)研究涉及領域越來越廣泛，研究手段越來越復雜，生成的數(shù)據(jù)信息也自然越來越專業(yè)。二是系統(tǒng)性。目前相當數(shù)量的科學研究工作是建立在前期寶貴研究的基礎上，其不僅具有較強的繼承性，還具有一定的銜接性、系統(tǒng)性和成套性，此特性不僅使科研檔案具有較大利用價值，還是各行業(yè)繼往開來的重要體現(xiàn)。三是特殊性。與其他類型檔案不同的是科研手段的進步及科研領域的拓展，科研檔案無論在內(nèi)容還是形式上都不再拘泥于傳統(tǒng)模式的文字記錄及紙質(zhì)文件管理，不同領域的表達術(shù)語及描述符號不僅具有特殊性，還決定了科研檔案體系建設的多元化[1]。

1.2 科研檔案信息化體系建設的必要性

大數(shù)據(jù)時代，在科研檔案管理中應用先進技術(shù)是適應時代發(fā)展的重要手段，其必要性表現(xiàn)在：一是提高工作效率。傳統(tǒng)檔案管理模式下的紙質(zhì)檔案收集、人工查詢利用的方式需要消耗較多人力及時間，并且隨著科研檔案數(shù)據(jù)量的增多，更是因效率問題降低檔案利用率，通過建設信息化的管理體系，可優(yōu)化檔案管理流程，縮短工作時長，管理者可通過系統(tǒng)平臺，利用關(guān)鍵詞檢索精準定位所需檔案，同時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可有效整合各類檔案，使得分類存檔精細化，極大地提高了檔案管理水平。二是增強數(shù)據(jù)安全。在過去紙質(zhì)檔案的管理模式下，部分資料會受自然因素影響出現(xiàn)變色、腐蝕、蟲蛀等情況，并且也會受火災、水澇、地震等因素造成原始文件受損，不僅影響科研工作的順利推進，還會造成不可逆的損失。科研檔案的信息化體系建設，通過將檔案數(shù)據(jù)文件上傳至私有云、公共云的平臺上，同步做好檔案備份，可防止檔案原件因各種因素而損壞，最大程度地實現(xiàn)對“孤本”科研檔案的有效保護，從而提升科研檔案資源的利用率，發(fā)揮其潛在價值[2]。三是時代發(fā)展需求。在數(shù)字化網(wǎng)絡環(huán)境下，電子文件“單套制”管理已逐漸替代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文件管理，這也促進了大量電子檔案文件的產(chǎn)生。同時計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)所帶來的便利已逐漸被各行各業(yè)所認可與接受，推動著檔案行業(yè)正與大數(shù)據(jù)時代相融合，由此可見檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案未來必然的發(fā)展趨勢。

2 大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化管理體系建設面臨的問題及挑戰(zhàn)

2.1 歸檔意識薄弱，檔案完整性有待提升

一是檔案意識問題。在科研檔案的管理上，信息化建設的效果沒有充分體現(xiàn)，受網(wǎng)絡安全、信息安全等因素的影響，部分科研部門對于檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型意識不夠強烈，在日常檔案的收集整理、歸檔著錄、數(shù)字化加工等方面存在不積極、不主動的問題，使得整體工作積極性不高。二是檔案收集問題。對于科研人員來說，大部分精力用于科學研究，存在歸檔意識淡薄、歸檔流程不清晰等問題，在收集流程上不了解哪些文件需要歸檔、哪些文件應該刪除，最終使得檔案收集不全面、不完整，甚至出現(xiàn)漏檔問題。同時對已歸檔文件沒有開展全方位的數(shù)字化加工，數(shù)字化率嚴重低下，沒有較為完備的科研檔案數(shù)據(jù)庫，在一定程度上阻礙了科研工作的深入發(fā)展。

2.2 制度標準缺失，檔案科學性有待加強

檔案信息化管理體系與傳統(tǒng)管理模式相比有著較大差異，并且需要根據(jù)政策環(huán)境及發(fā)展情況適當調(diào)整。現(xiàn)階段，部分科研部門單位的檔案信息化管理僅僅停留在用計算機檢索文件上，對于電子檔案的管理、信息資源安全、人員業(yè)務規(guī)范、功能開發(fā)利用等項目缺少科學化、規(guī)范化的制度標準支撐，導致后續(xù)查閱服務、資源管理、文件歸檔、數(shù)據(jù)收集等流程無章可循。例如，現(xiàn)存的管理制度體系缺少電子文件的歸檔標準及要求，有關(guān)監(jiān)督措施規(guī)定不明確，管理人員缺少約束及指導，使得收集的科研檔案資料散亂，不成系統(tǒng)，影響后期的開發(fā)利用[3]。

2.3 平臺建設落后，管理專業(yè)性不夠強

檔案信息化體系的建設，管理平臺的搭建是其中重要環(huán)節(jié)。實際上，一些科研單位在這方面的專業(yè)性不強。一方面是軟硬件設施不夠。較多部門尚未配置較為先進的服務器、存儲設備和安全設備等硬件設施，還存在較多安全問題，使得現(xiàn)代科學技術(shù)無法被應用。現(xiàn)實硬件基礎無法滿足新時期科研檔案集中歸檔、高效管理、便捷查詢、在線傳輸和優(yōu)質(zhì)服務等需求，在一定程度上嚴重制約了科研部門的高質(zhì)量發(fā)展。另一方面是技術(shù)應用不夠。在大數(shù)據(jù)背景下，各類技術(shù)層出不窮，但較多科研部門往往局限于通過系統(tǒng)平臺查詢電子檔案，在開發(fā)利用、共建共享等方面的應用十分局限，現(xiàn)代化的檔案管理能力有待提高，使得許多有價值的檔案被束之高閣，無法發(fā)揮其在科研工作中的重要作用。

2.4 存在安全隱患，信息共享性不夠健全

實現(xiàn)資源共建共享是大數(shù)據(jù)時代科研檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級的重要體現(xiàn)，但在實際發(fā)展過程中，極少有科研單位能夠做到區(qū)域內(nèi)外、行業(yè)內(nèi)外、部門內(nèi)外的資源共享。主要原因在于科研檔案包含的大量敏感信息，如實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)秘密和商業(yè)秘密等，一旦出現(xiàn)安全問題，不僅對科研項目進展造成影響，還會引發(fā)系列重大損失。相關(guān)科研部門“重管理，輕安全”的思想嚴重，在信息化管理體系建設初期沒有對安全工作做出詳細規(guī)劃，無論在安全硬件設施上還是在安全技術(shù)手段上均存在漏洞，使得跨部門、跨行業(yè)的科研檔案資源難以實現(xiàn)高度整合，存在安全壁壘、技術(shù)壁壘，嚴重制約了科研檔案資源的共建共享。

3 大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化管理體系建設未來優(yōu)化路徑

3.1 增強檔案意識，構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫

一是加強宣傳教育。各級科研部門要在開展各項科學研究活動的基礎上，定期舉辦檔案管理工作講座、研討會等培訓活動，可邀請當?shù)貦n案主管部門業(yè)務的專家或者高等院校教授，進一步普及檔案信息化管理的宏觀政策環(huán)境、前沿技術(shù)應用、歸檔業(yè)務知識、業(yè)內(nèi)成功案例，進一步提高科研人員對檔案工作的責任意識、大局意識與歸檔意識，讓其認可檔案工作對科研任務的重要推動作用，從而積極開展各項工作。二是優(yōu)化歸檔流程。相關(guān)部門單位要充分應用大數(shù)據(jù)技術(shù)及信息化平臺，促進部門之間、科研工作人員之間的溝通交流，隨時共享、交流、分析檔案收集情況，檔案主管部門要開設窗口為其提供咨詢服務，幫助其了解檔案收集的范圍、期限和標準等問題，形成齊抓共管的良好局面。三是提升數(shù)字化率。科研部門根據(jù)科研檔案的種類、用途、介質(zhì)類型、更新度和真實性等因素，針對目前庫存檔案文件進行集中分類梳理、細化檔案著錄，剔除無用和過期文件，要在社會積極招標第三方數(shù)字化加工服務公司，深度開展科研檔案的數(shù)字化掃描加工工作，保證生成的電子文件分辨率達標、文字內(nèi)容完整全面、格式符合上傳要求，選擇最佳的數(shù)據(jù)庫軟件，如MySQL、Oracle、SQL Server 等，切實做到“存量數(shù)字化，增量電子化”，從而搭建完善的科研檔案數(shù)據(jù)庫。

3.2 完善制度體系，確保資源管理規(guī)范化

科研檔案的信息化管理是一項較為系統(tǒng)的工作，需要建立科學完善的管理制度體系。一是健全組織體系。科研單位要建立科研檔案信息化管理領導小組，明確由檔案主管業(yè)務部門負責牽頭，其他部門相互協(xié)同，整體上建立權(quán)責明晰的組織責任體系，領導小組要做好上級指示精神傳達、部門間溝通協(xié)商、制度標準制定、日常監(jiān)督管理，提升本單位整體檔案管理職能性及協(xié)調(diào)能力，使得各項工作開展擁有強有力的組織保障。二是優(yōu)化制度體系。領導小組要深入學習《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《檔案法》《電子檔案單套管理一般要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等政策文件，做到科研檔案征集歸檔、分類著錄、數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)存儲、安全保管、共享利用等全生命周期的標準化管理，確保各項工作開展有據(jù)可依[4]。

3.3 深化技術(shù)應用，促進系統(tǒng)平臺專業(yè)化

一是增加資金投入力度。科研單位負責定期向上級有關(guān)部門申請信息化專項資金，并形成常態(tài)化的財政投入機制。管理人員要及時更新計算機終端、掃描儀等基礎設備及機房硬件設備、防火設備、安全設備、網(wǎng)絡設備等。安排專業(yè)信息化管理人員參加系統(tǒng)專業(yè)培訓，并負責機房各類設施的日常運行維護、設備安全檢查，要做到問題第一時間解決，設備第一時間更換，專業(yè)專職，從而更好地落實信息化工作。二是深度開發(fā)應用技術(shù)。領導小組要會同業(yè)務科室積極開展行業(yè)調(diào)研，根據(jù)本單位實際情況，合理選擇應用現(xiàn)代科學技術(shù)。利用高效數(shù)據(jù)處理能力與分析能力，對海量科研檔案文件進行科學有效的分析，獲得行業(yè)發(fā)展的趨向動態(tài)或者科研項目的內(nèi)涵，提高科研檔案利用的精準度與可靠性；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)其中包括神經(jīng)網(wǎng)絡、決策樹分析、關(guān)聯(lián)規(guī)則等，科研人員可利用此技術(shù)實現(xiàn)對科研檔案的深入分析、推理，從而將最具價值的信息與知識提煉出來，充分發(fā)揮科研檔案利用價值；云存儲技術(shù)，可將海量的科研檔案信息存儲至云端，并對其實現(xiàn)集中管理與存儲，從而避免冗余與重復性工作，在一定程度上推動檔案資料的訪問與共享。

3.4 打造安全環(huán)境，推動信息利用廣泛化

一是制度方面。科研部門要嚴格規(guī)劃好相關(guān)檔案的應用權(quán)限，做好對知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密的保護，在共建共享的過程中依據(jù)《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，明確科研檔案歸屬及共享利用的權(quán)限，出臺資源整合、數(shù)據(jù)傳輸、信息利用和共享服務等流程的安全管理制度，嚴格維護科研檔案信息的安全性、真實性、完整性和可靠性，也要保證共享環(huán)節(jié)的程序規(guī)范、要素合規(guī)。二是技術(shù)方面。要根據(jù)實際應用情況及側(cè)重點，在科研檔案信息化管理體系建設過程中配置安全網(wǎng)關(guān)、漏洞掃描、日志審計等安全設備，選擇防火墻、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)加密等合適的安全技術(shù)，確保服務器、計算機終端安裝殺毒軟件并及時更新病毒庫，在源頭上保證科研檔案資源信息不出現(xiàn)安全問題。三是在應用方面，盡量不要將科研檔案系統(tǒng)平臺鏈接對外開放，在對外服務或者資源查詢服務過程中采取人臉識別、權(quán)限設置、數(shù)字簽章、流程監(jiān)控和信息溯源等技術(shù)手段，保證共建共享全流程及對外服務全過程均有記錄，從而防止不法分子竊取關(guān)鍵信息，保障科研電子文件的安全性[5]。

結(jié)語

科研檔案作為科技創(chuàng)新過程中的珍貴烙印，是推動社會進步與科技發(fā)展的重要支撐。數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為大數(shù)據(jù)時代科研檔案管理的主流手段，要求相關(guān)管理人員要緊跟時代要求，充分利用時代技術(shù)優(yōu)勢，優(yōu)化檔案管理利用流程，完善軟硬件設施基礎，建立與之相匹配的管理制度體系，促進多層次、多視角、多主體之間科研檔案資源的有效整合與廣泛應用，從而實現(xiàn)整體事業(yè)的良性發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介：王娟（1981—），碩士學位，山東省海洋科學研究院副研究館員，研究方向：檔案管理。張帥中（1993—），碩士研究生學歷，山東省海洋科學研究院助理研究員，研究方向為：檔案保護技術(shù)學。