企業綜合檔案的知識管理與價值挖掘策略研究

摘 要：在新時代信息化發展背景下，現代科學技術得以不斷發展，知識經濟正在崛起，企業綜合檔案的重要性越來越突出，尤其對于創新型企業與技術發展型企業，高效的檔案管理與知識挖掘對于今后發展方向的確定及各項工作任務有著直觀重要的作用，已成為推動實現高質量發展的根本動力。本文以“企業綜合檔案的知識管理與價值挖掘策略研究”為題，在發展思想轉變、干部隊伍建設、管理體系完善、現代技術應用、共享平臺建設和知識管理流程優化等方面出發，探討現階段發揮知識管理與價值挖掘的可行性與重要性，由此為相關企業提供決策方法參考。

關鍵詞：信息化；綜合檔案；知識管理；價值挖掘

近年來，以大數據為主的信息技術、5G技術快速發展，企業綜合檔案已逐漸由過去以紙質檔案管理為主的傳統模式轉化為以電子檔案為主的信息化模式，檔案中蘊含的知識及價值越來越多地參與到企業的生存發展中，已成為實現良好運營與核心競爭力的必要手段。實現檔案的數字化轉型與信息化管理，并最大限度地發揮綜合檔案潛在的利用價值，良好的知識管理體系是必不可少的。但在現階段發展過程由于對檔案工作重視較少，仍存在發展思想落伍、干部隊伍業余、管理體系混亂、技術應用淺顯及開發利用較少等問題，需要相關企業單位以知識管理為引導，圍繞時代優勢及自身需求，將現存問題進行研究分析并探索合理解決方案，實現知識的整合、共享和傳遞，以期為推動企業建設貢獻力量。

1 企業綜合檔案的知識管理與價值挖掘

1.1 新時代綜合企業檔案管理的新特點及改革措施

對于企業而言，企業綜合檔案與其他機關事業單位相比有所不同，尤其在快速發展的信息化時代，企業種類繁多、數量龐大，內容包含較多結構化與非結構化的數據信息，其中的文書檔案、人事檔案、財務檔案、工程檔案、科技檔案和黨建檔案等有各自的特點，并且檔案數據總量也在呈幾何級數倍增，對于檔案管理工作而言是一大挑戰。在新形勢發展背景下，各級各類企業以信息技術的應用為出發點，為內部檔案管理與知識的應用提供可靠支撐，在一定程度上緩解了企業綜合檔案種類多、分散性強的工作壓力，并呈現以下三個方面的特點：一是樣式電子化。互聯網時代的來臨以及無紙化辦公模式的推進，企業無論是對外交流還是內部管理，產生的文件資料大多趨于電子化、數字化，其中人事檔案、財務憑證和工程資料等均在計算機平臺上生成，整體呈數字化在線管理模式[1]。二是資源數字化。隨著信息化管理模式的推進，在企業過去產生的各類檔案紙質文件、照片文件及記錄在光盤磁帶的聲像文件也在逐漸進行數字化加工、格式轉化與資源壓縮，并以電子數據的形式保存在檔案管理庫中，“存量數字化、增量電子化”的理念不斷深入人心。三是信息共享化。過去，企業綜合檔案的生成、管理及應用大多呈現“各自為政”的狀態，交流少、聯通少、共享少和利用少，“信息孤島”問題明顯，但在新時期通過互聯網及管理平臺，可實現企業內部檔案資源的共建共享與廣泛利用，不僅可長期保存，還方便更新，降低了工作難度，有效提高了檔案知識管理的質量與效率。

1.2 綜合檔案利用的必要性及知識管理的重要意義

對于企業綜合檔案而言，基本可與企業自身發展過程中產生的知識體系共通。一方面，檔案是企業知識的存儲器。企業在發展中所累積的知識是零散化、碎片化的，且較多是屬于隱性知識，不被記錄則難以呈現并共享。而檔案是將各類知識顯性化的重要載體，其本身是對企業從成立到現在發展歷程的重要記錄，不僅歸納整合各項經營活動的歷史，還積累員工在發展過程中產生的經驗、教訓和體會，通過檔案的實時記錄，可使企業以史為鑒，總結整體智慧，從而規避風險，提高社會競爭力。另一方面，檔案是實現知識流通的中介。在信息化發展背景下，通過建立系統平臺，應用現代科學技術及互聯網技術，可進一步加快知識共享與數據流通，從而將檔案知識與實際工作開展形成更深層次的融合。同時企業也可依托檔案管理系統形成開放知識平臺并對外提供服務，促進挖掘價值的最大化[2]。

檔案作為知識管理的重要載體及手段，對于企業發展有著重要意義。一是推動企業實現創新。創新作為企業生存的核心競爭力，做好知識管理工作則十分重要，需要管理人員將所擁有的知識進行積累、整合、優化和更新，使其在內部有良好的流通、應用和循環，在此基礎上加以創新，從而拓寬穩定創新渠道。二是促進個人價值的彰顯。企業的知識積累與每一位員工息息相關，知識的高效管理、快速流通與深度應用，一方面，可加強企業與員工的信任關系，另一方面，可促進員工快速成長，激發主觀能動性與創新創造性，在企業內部形成良性循環。

2 企業綜合檔案的知識管理與價值挖掘面臨困難及處境

2.1 發展思想有滯后，干部隊伍不夠專業

一是檔案信息化意識薄弱。在企業發展過程中，大多領導與管理人員多注重經濟效益的提升與對外市場的開拓，對自身運行過程中形成的檔案管理工作關注較少。有些領導認為檔案工作無法為企業帶來直接利益，無需過多投入資金與精力，僅做好文件收集存儲工作即可。同時，管理人員對檔案的數字化建設與信息化管理存在知識盲區，對于大數據技術、云技術和互聯網技術應用于檔案管理的認知較少，使得相關轉型改革工作無從開展。二是檔案管理人員專業性不強。開展檔案信息化工作需要具有檔案管理技能與信息技術應用能力的復合型人才，但現在大多企業檔案管理人員隊伍結構不合理，人員中非“科班出身”“半路出家”者較多，基本專業知識欠缺、年齡較大且學歷層次較低，無法做到檔案崗位的專人專管[3]。

2.2 管理體系有漏洞，安全管理存在缺失

在檔案管理上，許多企業尚未建立系統科學的檔案管理體系，檔案的征集整合、管理利用和共享服務等流程缺乏統一的標準與規范，甚至存在部分企業受傳統管理模式的影響，工作開展方式較為隨意，檔案利用效率低下、管理混亂，相關工作人員在管理工作時畏手畏腳，為相關工作開展造成一定的負面影響。例如，在檔案的安全管理方面，由于在檔案數據開發利用、共享服務中缺乏科學健康的管理規范，使得相關人員責任意識較差，安全意識不夠，在工作開展中容易導致數據被泄露、信息被篡改，不僅無法實現檔案知識價值的深度利用，還對電子檔案數據庫的安全造成較大風險。

2.3 知識利用不到位，協同共享不夠健全

在企業的長期發展過程中，無形中積累了大量的檔案資料，但由于收集不全、管理不善、檢索不快和利用范圍不廣等問題，使得大部分檔案始終處于閑置狀態，對于其內含知識的挖掘基本為零，檔案潛在意義的價值發揮無法順利推進。同時在檔案知識共享過程中，出現了企業內部部門溝通不暢，資源與業務需求脫節，尚未面向全部員工提供針對性服務支持，實際知識利用體驗感較差，利用率與開放率自然難以提升。

2.4 技術應用不充分，價值挖掘浮于表面

知識的提取與價值的體現主要在于數據的挖掘，但對于大部分企業來說，研發的檔案系統平臺較為落后，基本只是將紙質檔案轉化為電子文件管理而已，系統功能研發力度不夠，對于海量檔案文件的精細化分類、深度挖掘與廣泛利用較少，使得信息化優勢無法發揮。一方面是資金扶持力度不夠。沒有為信息化建設提供有力的資金保障，使得無論在硬件設備采購還是后期功能研發與優化升級，都無法順利開展，在一定程度上制約了整體工作水平的提高。另一方面是系統功能研發力度不夠。相關負責同志對系統研發了解不夠，沒有針對自身工作需求有針對性地選擇技術應用，使得大數據、云計算、人工智能、數據挖掘、機器學習和區塊鏈等技術的應用度與貼合度不夠，無法滿足員工知識利用服務的需求。

3 企業綜合檔案的知識管理與價值挖掘未來優化路徑

3.1 全面營造信息化發展大環境

一是樹立信息化理念。對于企業而言，要在日常生產運營過程中積極宣傳大數據、云計算、人工智能、區塊鏈和物聯網等技術手段對于海量信息管理的優勢，通過定期開展專項工作會議、企業宣傳欄、公眾平臺信息發布和文娛活動等形式，鼓勵員工生成新思想、利用新手段和應用新技術來開展各項工作，營造良好的企業信息化建設氛圍。與此同時要成立領導小組，對于檔案管理轉型及知識利用工作進行統籌規劃，加速推進，提高重視程度，加強發展信心，保障項目經費，從而推動實現長遠發展。二是建立專業化隊伍。檔案的信息化建設與深度數據知識挖掘是一個循序漸進、不斷優化的過程，在此過程中需要足夠的干部人才隊伍做支撐。為此相關企業要構建人才“引育結合”的模式，一方面加大檔案信息化管理崗位的數量，面向社會、高校和人力資源中心進行人才引進招聘，構建一支專業隊伍，也為企業的發展注入活力。另一方面要對相關管理人員進行信息技術實踐操作的培訓，通過邀請外部專業技術人才、檔案主管部門業務專家、高校檔案專業教授開展授課活動，引導管理人員快速掌握與計算機技術、OCR技術、數據庫技術、多媒體技術和存儲技術相關的管理手段，不斷加強干部隊伍知識體系構建，從而為今后實現知識管理與價值挖掘做好人才保障。

3.2 全面健全檔案管理制度體系

企業檔案資源管理體系的構建關系到相關工作的全生命周期，是保障各項工作順利開展的重要保障，相關企業領導者及管理人員要從實用性、科學性、系統性、規范性和動態性角度出發，出臺系列制度，使檔案規章制度的立、改、廢常態化，從而滿足企業生產、經營和發展的實際需要。企業檔案信息化領導小組要深入學習《檔案法》《公司法》《信息化標準建設行動計劃（2024—2027 年）》《網絡安全法》《機關檔案管理規定》《電子文件歸檔與管理規范》《電子簽名法》等系列法律法規，在檔案整合分類、立卷歸檔、排列編目、共建共享及對外服務等方面制定科學有效、可行性強的制度標準，實現全流程制度的覆蓋。如建立《公司檔案工作規定》，明確公司各類檔案管理工作職責與基本要求，進一步細化工作任務分工，明確檔案知識管理與開發利用負責部門，從而構建統一管理、業務交融、動態實施的工作格局。同時要在制度體系架構上做好檔案安全工作，依托《中華人民共和國數據安全法》出臺《電子檔案安全利用制度》《電子檔案安全應急預案》等標準體系，一方面加強管理人員的安全意識，另一方面最大限度地降低檔案文件運轉過程中的潛在威脅，從而推動檔案管理工作整體的持續改進和提升[4]。

3.3 全面構建知識共享協同機制

一是做好價值評估。企業要邀請業內專家，會同相關員工成立相應的專班，扎實開展檔案開放鑒定與價值評估工作，基于歷史、文化、相關度等因素，根據不同的檔案內容、制定不同級別的分類與保護策略，尤其對于高價值敏感檔案進行密封存儲、訪問限制和多樣備份等操作，在保持檔案完整性的同時，最大限度地發揮檔案知識層面的利用價值。二是建立知識體系。領導小組要從檔案價值挖掘角度出發，結合企業發展背景、現狀及未來發展趨勢，打造一套健全的知識管理框架，對各類檔案價值資料進行有序整合與提煉，形成企業知識文化電子數據庫，為后期開發利用打好數據基礎。三是優化對外服務。要充分利用系統平臺，打造“互聯網+檔案”的知識協同，利用體系與共建共享工作模式，促進檔案資料的互通，不斷提升檔案在促進企業運營與發展中的核心地位，同時通過某信群、某Q群為員工提供交流經驗、共享觀點、偏好調研與服務優化的互通通道，從而提高檔案知識服務工作的運作效率和成果質量。

3.4 全面深化現代信息技術應用

一是提供財政扶持。企業要劃撥檔案信息化平臺建設專項資金，一方面用于采購服務器、存儲器、網絡設備和安全設備等硬件設施。另一方面要與社會第三方公司簽訂運維合同，加強機房的安全管理，確保系統平臺穩定運轉。二是推動技術應用。管理者要定期開展外出交流調研活動，探索利用價值高、技術開發成熟且性價比高的檔案系統功能，并與科技公司深度交流，結合自身發展實際實現檔案的在線歸檔、自動分類、智能檢索、高效管理、協同共享與安全存儲，推動整體工作再上新臺階[5]。三是強化數據挖掘。積極采用大數據與人工智能技術，全方位地分析挖掘檔案的利用價值，通過相應算法進行檔案的自動標簽和關聯分析，提高檔案信息的利用水平，滿足用戶的檢索需求，保障用戶在使用數據時的精準度與合理性，從而更深層次地發揮檔案知識利用的價值。

綜上所述，企業檔案在知識管理與價值挖掘中起著十分重要的作用，其實現信息化、精細化和規范化管理是將知識從零散到系統化、從隱性到顯性的重要途徑，也是未來發展的主要方向。這就需要領導者與管理人員在市場經濟活躍的現代社會，重視知識管理，構建良好的信息化發展平臺，通過大數據分析與應用，實現廣大范圍的知識流通、共享和應用，實現知識管理的長期化、規范化和高效化，提高企業競爭力、創新力，搶占發展先機，進而提升企業發展的效益，使其有著更好的生存和發展。

參考文獻

[1]托爾拉.企業檔案在企業知識管理中的作用分析[J].辦公室業務，2023（19）：163-165.

[2]李洋.數字化背景下國有企業檔案數字化建設思考[J].辦公室業務，2024（17）：64-66.

[3]張新悅.新時期企業檔案管理工作的問題和對策[J].辦公室業務，2024（17）：181-183.

[4]張軍娟.企業綜合檔案管理規章制度體系建立研究[J].蘭臺內外，2021（36）：15-16.

[5]王哲，劉之陽，石嘉豪.知識管理視角下能源企業檔案服務能力的提升路徑[J].四川勞動保障，2024（07）：16-17.

作者簡介：童馨（1980—），大學學歷，浙江省交通投資集團有限公司館員，研究方向：企業綜合檔案。