做好新時期地名檔案管理工作的幾點思考

摘 要：地名檔案管理，作為關乎國家行政管理、經濟發展、國防安全及民族團結的關鍵要素，其重要性不言而喻。面對新時期帶來的諸多挑戰，需采取一系列科學、系統的策略，推動地名檔案管理工作的全面提升。通過強化檔案管理意識、完善管理制度、提高設施水平、加強人才培養與加速信息化建設等策略的實施，期望構建一個高效、安全和便捷的地名檔案管理體系，為推動經濟社會高質量發展、促進社會和諧穩定、傳承與弘揚中華優秀傳統文化作出積極貢獻。

關鍵詞：地名檔案；管理效率；信息技術

地名檔案是一種承載著豐富歷史與文化底蘊的珍貴資源，不僅是記錄和傳承地名文化的關鍵載體，還記錄了各地的歷史變遷、文化傳承及民族特色，為后人提供了洞悉過往、理解當下的途徑，在新時代的地名管理工作中亦占據著至關重要的地位。然而，在這個信息爆炸的時代，地名檔案數量急劇攀升，信息量極為龐大，且更新速度令人驚嘆。同時，社會各界對地名檔案的需求日益多元化，不再局限于學術研究或地名管理本身，而是廣泛涉及旅游開發、文化傳承及城市規劃等諸多領域。面對此類挑戰，在新時期如何妥善做好地名檔案管理工作，確保地名檔案的完整性、準確性以及可利用性，是地名管理部門和檔案管理人員必須直面且亟待解決的問題[1]。這不僅關乎地名文化的保護與傳承，還直接影響地名管理工作的效率與質量，對社會的文化繁榮與發展亦具有深遠意義。因此，探索并實踐一套科學、高效的地名檔案管理方法，對于推動地名管理工作的現代化進程具有極其重要的意義和不可估量的價值。

1 地名檔案管理的重要性剖析

1.1 行政管理的堅實基石

地名檔案管理在民政工作中占據著舉足輕重的地位，與國計民生緊密相連。妥善管理地名檔案，其意義深遠，不僅惠及當代，還為后世留下了寶貴財富。地名檔案詳細記錄著各地的正式名稱、地理位置及行政區劃等核心信息。土地劃分、戶籍管理、稅收征收、郵件投遞及道路導航等行政管理工作，均離不開地名檔案的精準指引。若地名檔案管理混亂，信息失真，將給國家管理帶來極大困擾，甚至可能引發社會秩序的混亂。

1.2 經濟發展的重要支撐

對于企業而言，地名檔案是不可或缺的“決策依據”。它揭示了各地的資源分布、交通狀況及投資環境，為企業選址、項目決策提供了關鍵信息。在選擇廠址或投資項目時，企業需深入地了解目標地區的具體情況，而地名檔案正是這一信息的寶庫。若地名檔案信息不準確，企業可能面臨決策失誤的風險。

1.3 國防安全的堅強后盾

地名檔案在國防安全領域同樣發揮著重要作用。它詳細標注地形地貌、道路網絡等關鍵信息，為軍隊制定戰術提供了重要參考。若地名檔案出現錯誤，將直接影響軍事行動的順利進行，甚至可能導致迷路等嚴重后果。

1.4 民族團結的重要紐帶

地名檔案還是促進民族團結的重要工具。它記錄各地的民族分布、文化特色及歷史淵源，有助于增進各民族之間的了解和交流。在民族地區推動經濟發展、文化交流及旅游開發時，地名檔案更是不可或缺的參考資料。

1.5 文化傳承的重要載體

地名檔案更是中華文化的傳承者。它記錄了各地的歷史變遷、文化內涵及民俗風情，為后人了解歷史、傳承文化提供了寶貴資料。在保護歷史文化名城、傳承非物質文化遺產及開發文化旅游等方面，地名檔案發揮著不可替代的作用。若地名檔案受損或遺失，將嚴重威脅到我們的文化根基。

2 地名檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理意識薄弱

地名檔案管理在國內部分地區的重視程度嚴重不足。據統計，約有30%的地方在其年度工作報告中幾乎未提及地名檔案管理，更遑論資金投入。以中部某縣級市為例，其五年規劃中，地名檔案管理僅被簡略提及，所投入的經費遠低于文化教育領域的投入，這無疑加劇了該工作的邊緣化[2]。此外，負責地名檔案管理的工作人員亦表現出不重視的態度，側重兼職的事務，直接導致了檔案工作效率低下。

2.2 制度缺陷顯著

關于地名檔案管理的制度層面亦存在諸多不足。對全國50個城市的地名檔案管理制度進行調查后發現，僅有20%的城市制度相對完善，其余均存在不同程度的問題。有的地方雖制定了相關制度，但在檔案收集范圍上模糊不清，導致近40%的特色地名檔案未能及時歸檔[3]。部分工作人員在執行制度時亦缺乏嚴格性，有借閱檔案不按時還的現象，使得制度形同虛設。

2.3 設施陳舊落后

地名檔案管理的設施狀況同樣令人擔憂。全國約40%的基層地名檔案管理部門設施老舊，無法滿足現如今的檔案管理需求。有的單位地名檔案管理庫房面積小，卻堆積大量檔案，保管設備簡陋，缺乏防火、防潮、防蟲等必要設施，更無信息化設備支持。此外，部分工作人員對信息化技術設備的使用不熟練，頻繁出現故障且利用率低，嚴重影響信息化建設的進程。

2.4 隊伍素質亟待提升

部分地方具有檔案管理專業背景的工作人員占比極低，懂信息技術的更是稀缺。如東北的個別地名檔案管理部門，15名員工中僅2個人具有檔案管理專業背景，且精通信息技術的人員少之又少。專業人才與系統培訓的缺乏直接導致了業務水平和工作能力低下。如地名檔案數字化錄入時錯誤率較高等，嚴重影響了工作效率與質量。

2.5 信息化建設滯后

信息化建設是當前地名檔案管理面臨的最大問題之一。全國近30%的地名檔案管理部門尚未建立完善的地名檔案信息管理系統。如西南某地級市，信息化建設仍處于起步階段，缺乏地名檔案數據庫，大量檔案仍以紙質形式存儲，數字化、網絡化和智能化管理遙不可及。因此，在城市規劃建設過程中，相關部門難以快速獲取地名信息，地名檔案信息的開發利用和共享服務亦受到嚴重影響。

3 新時期地名檔案管理工作的優化策略

3.1 強化檔案管理意識：從源頭抓起，構建戰略共識

首先，必須深化地方政府及相關部門對地名檔案管理重要性的認識。地名檔案不僅是社會治理現代化的基石，還是城市規劃、歷史文化傳承的重要依據。因此，地方機構應將地名檔案管理納入其戰略規劃的核心地位，定期召開專題研討會，及時解決工作中遇到的難題，確保地名檔案工作的持續性與實效性。檔案管理人員需樹立高度的職業榮譽感與責任感，以積極主動的態度投入工作。通過參與歷史文化街區的改造項目，檔案管理人員可主動梳理相關檔案，提出富有文化底蘊的地名建議，從而在城市建設中留下深刻的歷史印記，彰顯地名檔案的價值與魅力。

3.2 善管理制度：構建科學規范，強化執行力

地名檔案管理的制度建設是確保其規范運行的關鍵。地方政府及相關部門應依據國家法律法規，結合本地實際情況，制定一套既科學規范又具實操性的地名檔案管理制度。這些制度應涵蓋地名檔案的收集、整理、保管和利用等環節，確保工作的標準化與流程化。此外，制度的執行力度同樣重要。對于違反制度的行為，如私自泄露未解密的地名檔案等，應依法依規進行嚴肅處理，以儆效尤。通過強化制度的執行力，確保地名檔案管理工作的有序進行，為地名檔案的安全與利用提供堅實的制度保障。《第二次全國地名普查檔案管理辦法》中指出地名檔案管理作為地名工作的核心組成部分，對于地名管理、標準化及研究具有基礎性意義[4]。因此，需高度重視地名檔案管理法規體系的建立健全，進一步細化并出臺相關配套文件，以形成更為完善的法規框架，對于違反地名檔案管理規定的行為，應依法處罰，以維護地名檔案管理的規范性與嚴肅性，為地名檔案的利用提供堅實的法規保障。

3.3 提高設施水平：打造現代化庫房，強化硬件支撐

地名檔案管理的硬件設施是保障其安全、高效運行的基礎。地方政府及相關部門應加大投入，按照國家一級檔案庫房的標準，建設現代化的地名檔案管理庫房。這些庫房應具備恒溫、恒濕、防火、防蟲及防盜等全方位的安全保障措施，確保地名檔案的長期保存與有效利用。信息化設備的配備同樣不可或缺。高速掃描儀、大容量服務器、數據備份一體機等現代化設備的應用，將極大地提升地名檔案的數字化存儲與網絡化傳輸能力，為地名檔案的信息化建設提供有力的硬件支撐。

3.4 加強人才培養：構建專業隊伍，提升整體素質

人才是地名檔案管理工作的核心動力。地方政府及相關部門應嚴格按照國家關于檔案管理專業人員配備的規定，結合本地的業務量與工作復雜程度，合理配置人員。在大城市等地名檔案業務需求較大的地區，更應注重引進檔案管理專業的碩士研究生、歷史學博士和信息技術專家等多元化人才，構建一支高素質、專業化的地名檔案管理隊伍。地名檔案管理人員應掌握檔案專業的基礎知識，良好的職業素養是工作的基石。檔案管理人員需要持續學習檔案學基礎理論，掌握檔案的形成、收集、整理、保管直至利用和銷毀全過程。管理人員需對地名檔案進行科學規劃與精細管理，依據地名檔案的地域、類型（如山川、河流等）及命名來源等特點進行合理分類，實現檢索更為便捷。管理人員要把握“保管”與“利用”的關鍵要點，科學保管地名檔案，掌握環境條件的控制方法，如溫濕度控制、防火防盜措施等，以確保地名檔案的安全與完整性[2]。在利用方面，需了解用戶的不同需求，為其提供準確、高效的信息服務。管理人員需及時熟悉電子檔案的特點、相關法規政策及操作方法，以適應不斷變化的新形勢。

此外，業務培訓是提升隊伍素質的重要途徑。通過定期組織專業知識講座、學術研討會和業務技能培訓等活動，讓檔案管理人員不斷學習新知識、新技能，提升其專業素養與業務能力。對于地名檔案管理人員來說，還應具備高尚的職業道德，以確保地名檔案信息的安全與保密。在日常工作中，工作人員需嚴謹執行檔案保密規定。無論是紙質檔案還是電子檔案，都應采取嚴密的保密措施。對于涉及國家機密、商業秘密或個人隱私的地名檔案，保密工作應做到萬無一失。例如，處理涉及國家安全的重要檔案時，必須嚴格限制訪問權限，僅授權人員方可查閱。同時，檔案管理人員還應堅守原則，不為私利破壞職業道德。面對各種誘惑，必須堅守底線，不做任何危害地名檔案信息安全和完整性的事情。例如，處理檔案借閱和復制業務時，應嚴格按規定程序辦理，確保檔案信息正常、安全流轉。再者，維護地名檔案信息的完整性和真實性是職業道德的重要內容。要求工作人員仔細核對每份文獻資料，確保內容無誤。在保存過程中，應謹慎小心，防止檔案受損或篡改，保持其原始信息價值。

3.5 加速信息化建設：構建綜合系統，拓展服務功能

在新時期，地名檔案信息化建設已成為提升管理效率、拓展服務功能和促進文化傳播的重要手段。地方政府及相關部門應加大投入，建設綜合性的地名檔案信息管理系統。現階段，地名檔案相關管理辦法鼓勵采用新技術、新方法和新手段，加強地名檔案的收集、管理與利用，特別是在數字化管理方面，要緊跟時代步伐，不斷提高管理水平[5]。通過引入先進的檔案管理系統與技術手段，如數字化存儲和云存儲等，可以顯著提高地名檔案的存儲效率與安全性，同時便于檔案的檢索與利用，提升整體管理效能。

地名檔案翔實記錄了各地豐富的歷史文化及地理環境的演變歷程，并且與國家安全和公共利益緊密相關，其重要性不容小覷。在此背景下，地名檔案管理工作需要與時俱進，可充分利用大數據、云計算等新興技術手段，對地名檔案進行數字化、網絡化和智能化處理。通過構建全面且完善的地名檔案數據庫，將海量的信息進行系統整理與存儲，實現地名信息的快速檢索與高效共享。不僅能顯著提高工作效率，還可大幅提升信息利用率。對于從事研究、使用資料以及傳播知識的人員而言，將更為便捷與高效。此外，數據庫需持續維護與更新，確保信息的準確性和時效性，從而為地名檔案的長期保存和有效利用提供堅實保障。

結論

綜上所述，若要將新時期的地名檔案管理工作做好，檔案管理人員需持續學習，提升自身的職業素養，緊跟時代步伐。當然，僅靠檔案管理人員的努力是不夠的，地名管理部門也需發揮積極作用。通過強化檔案管理意識、完善管理制度、提高設施水平、加強人才培養與加速信息化建設等綜合措施的實施，顯著地提高地名檔案管理水平，提高地名檔案的利用效率。總之，需要大家共同努力，不斷提高地名檔案管理的科學化、規范化和信息化水平，使地名檔案管理工作便能更好地服務于地名管理、歷史文化傳承和社會經濟發展，為大家提供更加優質的服務和保障。

參考文獻

[1]楊會，李坤紅.信息時代檔案管理人員提高職業素養的對策探討[J].辦公室業務，2024（09）：12-15.

[2]余露.促進新時期檔案工作高質量發展的創新思維[J].管理工程師，2024，29（01）：43-47.

[3]何佳鋒.新時期提高地質檔案管理水平及利用效率的策略研究[J].蘭臺內外，2024（08）：55-57.

[4]余偉，黃智暉.解讀《第二次全國地名普查檔案管理辦法》[J].中國檔案，2016（09）：38-39.

[5]周學亮.第二次全國地名普查檔案的整理指南[J].黑龍江檔案，2017（03）：84.

（作者單位：黑龍江省救助申請家庭經濟狀況核對中心）