數字化時代檔案資源開發與利用的創新模式

摘要：隨著信息技術的迅猛發展，檔案資源的開發與利用迎來了前所未有的機遇與挑戰。文章通過系統梳理并分析當前檔案資源管理的現狀，揭示存在問題與不足，深入探究數字化時代背景下檔案資源開發與利用的創新路徑與模式；并在此基礎上，借鑒先進的信息化技術手段與理念，積極構想并提出一系列富有前瞻性與可行性的創新舉措與建議，進而充分挖掘并彰顯其潛在的文化價值與社會效益，最大化實現檔案資源的內在價值與社會貢獻。

關鍵詞：數字化；檔案資源；開發與利用；創新模式

中圖分類號：G2735文獻標志碼：A

0引言

檔案資源開發是指在保證檔案信息資源保密安全的前提下，檔案資源開發部門針對本單位或社會需求，通過各種方式、方法挖掘潛在的檔案信息，以滿足利用者需求［1］。檔案資源作為國家歷史記憶與文化傳承的重要載體，承載著一個民族的精神脈絡與文化精髓。檔案工作與人類社會發展相依相伴，特別是進入近現代以來，檔案工作更是廣泛分布于各個領域，能為各項事業的開展提供重要憑證，具有較高的參考價值［2］。

然而，在數字化全面推廣的今天，傳統的檔案管理模式正面臨著前所未有的挑戰，其傳統的存儲方式也受限于物理空間與介質壽命，難以承載海量且快速增長的檔案數據；檢索過程煩瑣低效，難以迅速響應用戶的多樣化需求；利用方式單一，難以充分發揮檔案資源的潛在價值。這些問題嚴重制約了檔案事業的進一步發展，難以滿足數字化時代對檔案信息資源高效、便捷、廣泛利用的需求。因此，探索并構建適應數字化時代的檔案資源開發與利用創新模式，已成為當前檔案事業發展的迫切任務。

1當前檔案資源管理現狀分析

11傳統檔案管理模式的局限性

長期以來，傳統的檔案管理模式一直以紙質檔案為主導。盡管這種傳統的管理模式在一定程度上滿足了檔案存儲、保管和利用的基本需求，然而，伴隨著檔案資源數量的迅速增長，傳統檔案管理模式正面臨著嚴峻的挑戰。

首先，在社會各個領域快速發展的大背景下，檔案數量也隨著社會的發展而急速增長，紙質檔案對存儲空間的需求隨之提高。因此，檔案管理部門需要投入更多的物理空間用于存儲紙質檔案，檔案管理的成本和難度亦隨之增加。

其次，在傳統檔案管理模式下，當用戶對檔案資源有利用需求時，由于紙質檔案數量龐大，且檢索方式較為單一，檔案檢索效率相對較低，特別是在需要查找某一范圍的檔案時，檔案工作人員需要花費大量時間在紙質檔案中逐一檢索，這不僅耗費了大量的人力物力，還嚴重影響了工作效率。

再次，由于紙質材料易受潮、易受損，紙質檔案隨著保管時間的增加，其保管難度也會逐步攀升。特別是在檢索過程中，對紙質檔案反復翻閱，對紙質檔案的損害也會隨著翻閱次數增加，增大紙質檔案受損的概率。因此，檔案管理部門便需要采取一系列嚴格的保管措施，以確保檔案的安全和完整。但即便如此，紙質檔案仍然面臨著易丟失、易損壞的風險。

最后，在傳統檔案的管理模式下，紙質檔案在信息共享和利用方面存在著明顯的壁壘。不同部門、不同單位之間的紙質檔案往往難以實現有效共享，極大地限制了檔案資源的利用與檔案價值的發揮，阻礙了檔案資源潛在價值的發掘。

12電子檔案面臨的挑戰

在信息化技術迅猛發展的背景下，電子檔案逐漸成為檔案的重要組成部分。電子檔案作為一種新型檔案形態，相較于傳統的紙質檔案，對存儲空間要求較小，檔案資源能夠在有限的物理空間內得到高效存儲；再加上電子檔案與信息檢索技術的結合，使得電子檔案的檢索效率得到了質的飛躍，極大地提升了檔案工作人員的工作效率。與此同時，在信息化技術的支持下，電子檔案可以輕松地實現跨地域、跨機構的共享與傳輸，為檔案的利用、交流與合作提供最大程度的便利。

然而，電子檔案推廣與應用還面臨著諸多挑戰與困難。例如，由于缺乏足夠的技術支撐，使得電子檔案在收集、整理、保護、利用等諸多環節在檔案安全方面都存在著隱患；在人才培養方面，同時具備信息技術與檔案學專業背景的復合型人才短缺，導致在對電子檔案管理方面缺乏一定的專業性和規范性；此外，由于在電子檔案系統的開發與維護過程中缺乏足夠的資金投入，導致電子檔案系統的整體性能及用戶體驗無法與當前先進系統相媲美。

鑒于此這種情況，探索如何突破這些制約因素，加快促進電子檔案等新型檔案形式的發展，打造開發與利用的新模式，已成為當前檔案管理界亟待解決的緊迫課題和重大挑戰。

13檔案資源整合難度提升

在信息化技術的推動下，檔案資源管理進入了紙質檔案與電子檔案并存的階段，這種并存的現象使得檔案資源整合變得更加復雜和困難。

在檔案存儲和管理方面，紙質檔案主要依賴物理空間存儲，電子檔案依賴數字空間存儲。這種差異導致了檔案資源整合在存儲技術上的復雜性增加，尤其是在電子檔案離線存儲方面，除參照紙質檔案的保管外，還要作防寫處理，遠離強磁場、強熱源，不同存儲介質選用保管環境的溫度應在其合理范圍內。

在檔案檢索和利用方面，紙質檔案和電子檔案也存在一定難度。紙質檔案主要依靠人工檢索，電子檔案可依靠計算機系統進行快速檢索。然而，當涉及所利用的檔案內容范圍廣、跨度大，特別是所利用的檔案內容對尚未數字化的紙質檔案與電子檔案均有涉及時，人工檢索與計算機檢索的工作量就會加大，檢索效率大幅下降，因此這種差異使得檔案資源整合在檔案利用方面變得更加復雜。

在檔案安全和保密方面，紙質檔案通常依賴于一系列物理防護措施，例如密碼柜、防盜門和監控攝像頭等，以確保檔案實體的安全。而電子檔案則需要通過一系列復雜的加密技術和網絡安全措施來保障其安全性和保密性。例如，電子檔案需要使用強密碼、防火墻、入侵檢測系統和數據加密技術等，以防止未經授權的訪問和數據泄露。

2檔案資源開發的創新模式

21加快電子檔案建設進程

211紙質檔案數字化

將傳統的紙質檔案進行數字化，首先需要檔案部門引進先進的數字化技術和設備，例如光學字符識別（OCR）、自動化掃描和傳感技術、智能掃描儀和高清數碼相機等專用的數字化設備，確保紙質檔案在數字化的過程中，能夠精準地捕捉紙質檔案上的文字、圖像乃至手寫筆記等每一個細節。

在紙質檔案的數字化過程中，為了確保電子檔案的兼容性和可共享性，檔案部門還需要根據國家檔案局出臺的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等文件，統一電子檔案格式的標準和規范，制定電子檔案命名規則、電子檔案的存儲格式以及明確的元數據要求等多個方面，以確保不同來源、不同類型的電子檔案能實現無縫對接，以便實現快速有效的利用與共享。

212建立健全電子檔案數據庫

電子檔案數據庫的主要功能是存儲和管理電子檔案。

一方面，實現電子檔案數據庫的存儲功能，首先需要檔案機構購置用于存儲檔案資源的服務器，并將檔案管理平臺與電子檔案數據庫進行關聯，從而實現對電子檔案資源的分類，提供多種方式檢索的功能。這些功能將為檔案資源的開發與利用奠定基礎。

另一方面，在檔案管理的過程中，各種隱私數據的保護是保證檔案數據得以合理利用的重要基礎［3］。因此，在對電子檔案數據庫的開發和管理上，檔案部門需要將電子檔案數據庫的安全性和穩定性放在首位。檔案部門不僅要對電子檔案數據庫進行全方位的數據加密，還要做好檔案數據的備份和恢復工作。同時，檔案管理部門還應對電子檔案數據庫進行安全性監督和定期升級維護，以確保電子檔案數據庫能夠持續穩定的運行。

22優化檔案資源的開發環境

221完善基礎設施建設

為了實現對檔案資源的深入開發與高效利用，首要任務就是加強檔案部門的基礎設施建設。這一過程涉及多個方面，需要全面而細致的規劃和執行。

在硬件升級方面，檔案部門首先需要對現有的服務器進行擴容和性能優化。第一，要在網絡和通信基礎設施上，提供高速穩定的網絡和通信設施，以支持檔案數字化的數據傳輸和交流［4］。第二，檔案部門要增加服務器的存儲容量，升級存儲設備，以減少數據讀寫時間，提升其處理數據的速度以及整體的存儲性能，確保能夠應對日益增長的檔案數據量。第三，檔案部門需要定期更新網絡安全設備，部署先進的防火墻、入侵檢測系統（IDS）和入侵防御系統（IPS），確保檔案資源的安全性和穩定性。

在檔案管理軟件的開發與應用方面，檔案部門應緊隨時代發展脈絡，積極推動檔案管理軟件的現代化和智能化，充分利用大數據、云計算、人工智能等先進技術，不斷優化檔案管理軟件的功能，提高檔案信息自動化采集、整理、分類和檢索效率和準確性，并在檔案管理軟件的開發與應用上引入先進的設計理念和技術手段，使其更加符合檔案管理人員的實際需求，提升檔案管理軟件的用戶體驗，進而更好地適應當前數字化的發展趨勢。

222加強檔案人才的培養與引進

在人才培養方面，既需要有關部門在高校中培養符合時代的檔案人才，又需要檔案機構對現有的檔案工作人員進行持續的教育和提升，以確保檔案人才能掌握最新的檔案管理知識和技能。

在人才引進方面，檔案機構應積極拓寬人才引進渠道，采取多元化的策略來吸引和選拔優秀人才。在檔案人才引進的過程中，不執著于必須擁有檔案專業相關學習背景，在數字化時代的大背景下，擁有信息技術、數據分析等專業背景的人才同樣可以吸納到檔案工作中來，并積極推動檔案專業與其他新興產業的交流互動。只有這樣才能讓檔案部門及時了解和掌握最新的學術成果和技術動態，為檔案事業的發展注入新鮮血液。在此基礎上，加強檔案工作人員在檔案學、信息技術等相關專業的深造學習，為檔案事業上培養更多復合型人才。

223強化檔案資源的安全保障措施

為了保證檔案資源的完整性與安全性，一方面，檔案部門應當建立健全檔案資源保密制度以及檔案資源備份制度，這樣既能確保檔案內容不被非法泄露，又能防止檔案數據丟失或損壞。另一方面，檔案部門還應當建立健全檔案應急響應機制，出臺防火、防水、防盜以及環境監測等安全措施，并建立緊急響應團隊，進行定期的模擬演練，確保檔案管理系統能夠快速備份、修復和恢復［5］，以應對地震、洪水等自然災害或盜搶、火災等突發事件可能帶來的影響，進而使檔案資源得到充分的保護，使其能夠在安全、適宜、穩定的環境中得以長期保存，保持其原有的價值和完整性。

3檔案資源利用的創新模式

31運用信息化技術增強檔案活力

311關聯數據技術

關聯數據技術旨在將來自不同地區、機構和領域的檔案資源有效地組織成一個計算機可直接理解和操作的語義數據網絡。這一網絡不僅能突破傳統檔案數據孤島，還能實現檔案數據間的無縫關聯與深度整合。通過將各個檔案數據孤島設計關聯路徑和語義分析，揭示檔案數據之間的內在聯系，從而挖掘出潛藏于數據深處的巨大價值。檔案資源的進一步深度開發和高效利用，可以實現檔案資源價值的最大化。

312檔案資源發掘與可視化

為了深入探索檔案資源之間的內在規律和潛在趨勢，可在電子檔案數據庫中引入數據挖掘技術和可視化技術。可視化方法是從海量檔案數據中提取關鍵信息要素與關聯規則，通過圖表、地圖、網絡、時間軸等直觀生動的形式揭示隱藏的歷史發展脈絡、空間分布規律［6］。借此技術，深入檔案數據的核心，挖掘檔案信息蘊藏的潛在價值，進而將挖掘結果轉化為圖表、圖形等視覺元素，以直觀、易懂的方式將這些復雜的數據挖掘結果呈現出來，提高檔案資源的可讀性和易理解性，即使非專業人士也能夠輕松掌握數據的核心信息。

313生成式人工智能

隨著人工智能的快速崛起，用戶同樣可以借助生成式人工智能處理檔案數據。在電子檔案數據庫中，嵌入生成式人工智能技術，憑借人工智能的自然語言處理、圖像識別等先進技術手段，利用其深度學習優勢，通過建立有效的模型和系統，實現在各個語言單位的自動語義分析，促使自然語言處理能力的提高，在輸入自然語言時，能夠檢索出與其相關的更多詞匯，避免機械匹配的不足，提升模糊查詢的準確率［7］。基于此，電子檔案數據庫既可以通過智能語義檢索，快速定位用戶所需的檔案信息，又能在繁雜的檔案數據中，為用戶答疑解惑。在電子檔案數據庫中引入生成式人工智能，不僅可以極大地提高檔案數據處理的效率和準確性，還能為檔案工作者提供更為便捷、高效的工作方法。

32創新檔案服務模式與手段

321創新檔案服務模式

隨著社會公眾對檔案資源需求的不斷增長，檔案部門必須緊隨時代發展趨勢，創新檔案服務模式以滿足用戶對檔案資源的需求。

首先，各綜合性檔案館、專業檔案館等檔案部門將傳統的紙質檔案轉化為數字化資源后，在保證檔案信息安全的前提下，可對社會公眾開放檔案數字平臺的部分權限，為社會公眾能夠隨時隨地利用檔案資源提供便利，提高檔案資源的利用率；其次，為了讓檔案資源得到傳承與發展，各綜合性檔案館、專業檔案館等檔案部門需加強對檔案資源的挖掘和整理工作，并通過舉辦展覽、出版書籍、開展教育活動等方式，將檔案資源轉化為社會公眾易于接受和理解的文化產品，增強公眾對檔案文化的認識和了解，進而推動檔案文化的傳承與發展，為社會的文化繁榮和發展做出貢獻；最后，各綜合性檔案館、專業檔案館等檔案部門還可以設計互動式檔案游戲，通過游戲化的方式，吸引公眾參與檔案資源的探索和學習，提高檔案資源的吸引力和影響力。

這些創新的服務模式將有助于推動檔案事業的持續發展，為社會公眾提供更加優質便捷的檔案服務。

322推動檔案資源共享

在保證檔案資源安全保密的前提下，推動檔案資源共享可以充分挖掘檔案資源的利用價值。隨著信息化技術的快速發展，實現電子檔案資源跨地區、跨機構、跨領域的共享利用，既可以促進檔案資源的充分利用與潛在價值的挖掘，又可以為政府決策、學術研究和社會服務等諸多領域提供高效便捷的支持。

在推動檔案資源共享方面，不同地區、機構、領域之間，可以組織建立檔案信息共享平臺，為用戶提供統一的訪問接口和服務標準，同時要有健全的身份確認和授權機制，落實數據留痕安全規定，合理限制用戶訪問。一方面加強檔案數據的權限管理，另一方面加強檔案利用者權限管理，并有機結合，保障檔案數據在共享工作中的檔案安全［8］。同時，該檔案信息共享平臺還可以提供數據分析和挖掘等功能，幫助用戶更好地理解和利用檔案資源中的信息和知識。

4結語

在數字化時代，檔案部門在對檔案資源的開發與利用迎來了前所未有的黃金機遇。為了進一步加強對檔案資源的開發與利用，檔案工作人員不僅要更新檔案管理理念，還要積極運用現代信息技術手段，對檔案資源的收集、整理、存儲、檢索、利用等各個環節進行全面優化升級，推進數字化檔案的建立健全，進而實現檔案資源的數字化存儲與網絡化共享；開發智能化檢索系統，提高檔案信息的檢索效率與準確性；創新檔案資源的利用方式，不斷拓展開發檔案資源的潛在價值與社會文化的服務功能。所有檔案工作人員應以數字化為引領，以創新驅動為動力，不斷探索和實踐符合時代要求的檔案資源開發與利用新路徑。

參考文獻

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［8］陳喜華.網絡環境下檔案數據庫安全管理研究［J］.蘭臺內外，2022（18）：30-32.

（編輯李春燕）

作者簡介：陰明超（1996—），男，助理館員，學士；研究方向：檔案管理與檔案信息化。

Abstract： "With the rapid development of information technology， the development and utilization of archival resources have faced unprecedented opportunities and challenges. By systematically reviewing and analyzing the current situation of archival resources management， revealing the existing problems and deficiencies， and deeply exploring the innovative paths and modes of archival resources development and utilization in the context of the digital era. On this basis， drawing on advanced information technology means and concepts， actively conceiving and proposing a series of forward-looking and feasible innovative measures and suggestions， thereby fully exploiting and highlighting its potential cultural value and social benefits， and maximizing the intrinsic value and social contribution of archival resources.