檔案數字化安全管理體系構建路徑

摘 要：現代科學技術手段的飛速發展與進步，帶動了檔案數字化管理的發展，促使其成了一種全新的社會發展趨勢。相關部門可以根據以往檔案管理工作中相對單一的模式，尋找和制定更為有針對性的解決對策，從多個層面提升我國在檔案管理方面的各項實力?；诖耍恼掠嗅槍π缘貜耐七M檔案管理數字化的必要性、檔案數字化安全控制的原則以及檔案安全管理體系創建措施三個層面展開了細致的分析，為新時代背景下我國檔案數字化管理工作的可持續發展提供參考。

關鍵詞：檔案數字化；安全管理；體系構建；路徑

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

檔案管理是現代社會發展中一種非常重要的信息資源整合方式，在一定的層面上能促進社會的進步，改變傳統社會相對單一的檔案工作模式。檔案管理工作人員為了更好地順應社會趨勢，應積極加強對數字化技術的應用，使檔案數字化管理與社會潮流相契合，在引導社會朝著全新方向發展的同時，更好地為人民群眾提供全面且高質量的服務。

一、推進檔案管理數字化的必要性

1.提高檔案的利用率

傳統的檔案大多是以紙張為主要載體，占空間，查找不便。為進一步滿足新時代背景下檔案管理工作的多樣化需求，相關工作人員應該進一步將數字化信息技術手段融入其中，體現檔案管理工作的便捷性，提升檔案管理工作整體質量，促進檔案管理工作的開展。數字化檔案管理在新興技術手段應用階段不僅能及時歸檔，使檔案迅速得到整理和提供利用，還能準確反映檔案當前的情況。數字化檔案查找工作的順利開展，可以幫助利用者不受時間、空間等因素限制，提高了檔案資源的利用效率。檔案管理數字化工作的有效落實，在促進檔案信息資源的合理配置、科學管理的同時，也能夠從利用者便利的角度出發為社會提供高效、優質的服務。

2.加強檔案實體保護

檔案管理作為社會信息資源中的重要組成部分，能夠為國家經濟建設、發展科學文化事業等提供更為完善的基礎引導與支撐。在新時代背景下，檔案管理工作質量的提升需要相關工作技術人員針對檔案工作的實際情況以及社會發展的基本需求，加強對檔案資源的實體保護，進而帶動新時代背景下我國檔案管理工作質量與價值的提升。檔案數字化管理工作的順利開展，能夠帶動我國檔案管理的標準統一，為我國在檔案管理領域綜合實力與影響力的提升奠定了良好的發展基礎。

將紙質檔案經過數字化處理轉變成數字檔案，在之后利用的過程中就不用再提供檔案原件，很大程度上減少了使用過程中檔案的磨損與破壞，能夠對檔案原件起到保護作用。

3.提高檔案管理工作的水平

新時代，數字化檔案建設作為提升檔案管理工作質量的重要措施，能夠提高工作效率，并更好地為決策服務。為進一步順應社會的多樣化發展需求，相關部門工作人員在具體的檔案管理工作活動中，應該結合檔案數字化安全管控工作開展的實際情況，從多個層面強化其基本工作，確保有效落實檔案的安全備份、長期保存以及數字化處理等，從而促進檔案管理的規范化和科學化，提高檔案管理水平。

二、檔案數字化安全控制的原則

首先，以利用者為中心原則。檔案數字化安全管理體系的構建是對檔案信息用戶需求與希望的進一步體現。專業的檔案工作管理與決策人員應該在工作開始前明確利用者的基本需求，并且有針對性地優化檔案數字化管理的基本形式，能為新時代背景下檔案管理系統用戶信息反饋模塊的建立提供基礎支撐。這種檔案數字化安全管理體系構建工作的全面推進是將用戶作為檔案管理與服務的中心，進而有效強化用戶的滿意度以及相互之間溝通與交流的能力。在以用戶為中心的原則下構建檔案數字化安全管理體系，將會進一步維持用戶與檔案管理人員之間的和諧關系。比如，檔案管理人員可以維護用戶個人利益，以此為核心，不斷契合用戶的檔案資源使用預期，從而展現檔案數字化安全管理體系構建的價值。

其次，全員參與原則。檔案數字化管理工作是現階段社會發展進程中，確保人力資源管理工作質量提升的前提條件。檔案數字化管理體系建設階段，應該將滿足利用者的檔案信息需求作為基本目標，進而充分發揮檔案信息的價值。檔案數字化管理工作以全員參與作為基本的原則之一，能進一步為檔案管理體系建設階段員工的團結以及構建和諧工作模式提供支撐。長此以往，全員參與原則也將會進一步促進檔案數字化管理體系建設。管理者通過為相關人員明確自身崗位職責，合理分工的方式，合理編制數字化檔案加工操作規程，以保密原則確保檔案管理過程的安全性，從而由專門的檔案管理人員負責完成檔案的保管、接收和利用等工作，采用數字化工作模式，完成數字存儲、加工、備份、恢復和檔案資源利用等工作，確保每一個環節都能有明確的責任分工。

再次，系統管理原則。系統管理原則作為檔案現代化管理體系建設中比較基礎且重要的組成部分，需要專業的工作人員從檔案數字化管理的組織框架、職能部門與其他部門關系以及權限等層面開展更為系統的檔案存儲、記錄等工作，能夠為現階段實現檔案數字化管理目標提供支撐。檔案數字化體系在系統化管理原則下工作，能夠在互聯網平臺對檔案信息展開更為完善的管理與開發，帶動現代化企業朝著可持續健康的方向發展。

最后，持續優化原則。持續優化原則是檔案數字化管理中不斷優化工作內容的基礎。檔案數字化安全管理工作人員在服務管理活動中，應該積極順應社會發展趨勢，尋找革新自身發展模式，強化社會影響力的重要突破口，為強化檔案數字化管理中各崗位工作人員的工作意識、服務意識和改進意識等提供支撐，提升了新時代背景下檔案數字化管理工作的質量。

三、檔案安全管理體系創建措施

1.加強制度體系建設

（1）加強外包制度管理

外包制度管理是現階段檔案安全管理工作中比較常見且重要的工作內容之一。專業的檔案安全管理體系創建工作人員在檔案數字化管理體系構建工作中，為了能夠更進一步降低傳統檔案管理中的資金成本支出，應該積極提高檔案管理工作的效率。與此同時，檔案安全管理體系創建階段，項目工作負責人應該針對傳統檔案管理以及現代化數字檔案管理工作的實際情況，精準評估紙質檔案數字化部門的技術能力、服務能力和綜合工作水平等，并且在符合雙方基本要求的前提條件下簽訂保密協議，明確工作人員的保密義務與責任，避免在后續檔案管理工作中出現不合理因素。與此同時，工作人員還應該及時將檔案原件歸還，保證數字化檔案管理工作整體質量的有效提升，帶動新時代背景下檔案管理工作的可持續發展。管理人員可以選擇聘請第三方服務機構的方式，與業務單位完成工作對接，也可成立專門的檔案資源協調部門，采用信息化手段，整理檔案，完成檔案的錄入、使用和后期調閱等工作。要求機構加強對檔案資源的審查，設置專人全程監督信息化實操活動內容，做好技術交底工作，為工作人員告知各項風險，以確保員工在懂法執法和守法的基礎上，有序地實行檔案數字化工作。確保員工可以做到增強自身對檔案安全管理工作的重視，在遇到問題時與管理人員共同商討，有效優化外包制度管理工作內容。此外，加強管理人員對員工的保密資格審查工作，確保其參與項目前能夠開展保密交易工作，經過系統化的保密條款、檔案知識和信息化知識培訓后，有效提升檔案管理數字化工作的水平。

（2）做好培訓機構和現場管理

檔案數字化培訓機構是現階段檔案管理工作中，促進制度體系建設最為基礎的工作內容之一。根據我國在國際市場競爭中綜合地位與影響力提升的實際情況分析，可以了解到已經有越來越多的檔案數字化培訓機構形成了相對規范的制度管理體系，為后續檔案數字化管理工作質量提升帶來了前所未有的促進作用。以浙江省檔案教育培訓中心為例，其在研究規劃培訓過程中，不僅開設了紅色檔案資源培訓班，還涵蓋了多個地區的歷史文化發展內容，為現代化檔案管理工作效能提升帶來了良好的促進作用。

檔案數字化現場管理工作的落實，需要相關工作人員借助現代化設備設施開展相應的人力資源管理，有效避免檔案數字化管理工作中因現場管理工作不到位而出現不合理的因素。

（3）加強檔案數字化從業人員的安全保密管理

新時代檔案數字化管理工作的有效推進，需要相關技術人員積極將新興技術手段融入檔案工作中，為檔案數字化工作質量的提升提供引導。檔案數字化從業人員需要具有過硬的綜合素質能力，并在順應現代社會發展趨勢過程中不斷革新檔案數字化的工作內容，在后續檔案數字化管理工作階段，確保檔案信息的保密性與安全。與此同時，基層崗位的檔案數字化管理人員還應該根據自身工作的實際情況，做好相應的保密報備工作，避免在檔案數字化管理工作中檔案信息內容的完整性受到破壞。

（4）制定詳細的檔案數字化工作流程

制定詳細的工作流程是檔案管理工作中非常重要的內容。在從事檔案數字化工作時，工作人員需要嚴格按照檔案數字化工作流程開展。首先，檔案的出庫準備就是對檔案材料展開更為詳細的登記、盤點、核對和移交等工作；其次，核查檔案資料，確保能將不同類型的檔案信息精準分類，完成整理工作；最后，將檔案文件內容上傳到數字化系統，制作電子目錄并校對，可以避免出現檔案數據信息誤差。同時，還應在電子設備應用階段對檔案信息內容進行存儲備份，確保數據信息內容的安全。

2.加快檔案數字化人才培養

（1）從專業角度出發，培養復合型人才隊伍

人才培養是現代社會發展進程中，提升檔案數字化管理工作質量的重要手段，能夠為提升各項工作效能提供基礎的人才支持。在信息技術應用范圍日益廣泛的背景下，檔案管理工作的科技含量不斷提升，檔案數字化管理人員也需要進一步提高自身的綜合素質能力，踐行新時代社會發展的基本理念，確保在后續各個階段工作中檔案信息化管理建設工作的有效落實。從專業的角度出發，培養復合型人才隊伍，需要針對檔案管理工作的實際情況，加強其對專業理論與技能知識的培訓，進而提高檔案管理人員的綜合素質能力，順應新時代的多樣化發展趨勢。

（2）加強在崗檔案從業人員的業務培訓

在新時代背景下，檔案管理人員是檔案數字化管理的踐行者，人才的綜合素質能力能夠直接影響檔案數字化建設的質量。因此，相關部門人員應該在崗位技能培訓活動中，以轉變基層崗位員工的工作意識為基礎，確保在信息技術手段飛速發展的背景下，檔案工作人員能夠在新思維理念引導下進一步解決檔案管理工作中的各種問題，并加強對檔案從業人員的業務以及崗位技能知識培訓，提高其專業素質能力，為檔案數字化管理工作整體效能的提升奠定良好的發展基礎。

（3）定期對在崗檔案管理人員進行業務考核

在有效落實檔案數字化人才培養以及業務培訓工作后，還應該定期對在崗的檔案數字化工作人員開展更為有針對性的業務考核，確保其專業能力可以更好地順應社會發展趨勢，改變以往檔案管理工作中相對單一的工作模式。應以檔案數字化管理工作的發展方向與工作內容為依據，對在崗檔案管理人員進行更有針對性的知識技能考核，為新時代檔案數字化管理工作整體效能的提升提供支持。

3.多措并舉，杜絕檔案數字化安全事故

檔案數字化管理是針對電子檔案信息展開更為全面的數據信息管理。但是，在實際的檔案數字化管理工作環境中，經常會受到各種外界因素的限制，使得在后續工作中很容易出現安全事故，影響檔案數字化管理工作效能的提升。為此，相關部門的工作人員應該多措并舉，從源頭上避免出現檔案數字化工作中的安全問題。因為電子檔案內容豐富、形式多樣，所以在信息存儲與整合中經常會依賴現代化的新型設備設施，容易發生檔案數字化管理安全問題。只有結合檔案數字化管理工作在各個階段的實際情況，展開更為全面的安全事故預防與處理，才能夠確保檔案管理工作質量與效率的提升。檔案數字化安全管理工作的順利開展，需要檔案工作人員從不同的層面進行系統的管理，只有在計算機設備、庫房環境、線路等安全的前提條件下，才能開展相應的數據信息存儲與整理。

另外，還需保障網絡運營環境的安全。工作人員需要定期檢查網絡運營環境并對檔案數據進行備份，可以安裝金山毒霸、安全衛士等殺毒軟件，避免計算機病毒出現導致檔案信息被泄露或損毀。同時，管理人員可以加強對檔案信息化的探索，保證從業人員能夠做好作業登記工作，采用“黑名單”“白名單”制度，監管用戶信用，確保在用戶查閱檔案信息時能夠等級備案，運用實名制的管理方式，杜絕發生檔案數字化安全事故。

四、結語

綜上所述，檔案數字化安全管理體系的有效構建，在一定的層面上能夠提升檔案管理工作整體的質量，改變了相對單一的檔案管理工作模式。因為現階段我國數字化管理體系建設仍然存在諸多不足之處，所以檔案管理部門應該在提高自身認知的同時，加強對數字化檔案安全管理體系的構建，著重加強制度體系建設、加快檔案數字化人才培養，多措并舉，杜絕檔案數字化安全事故，營造更加符合現代社會發展趨勢的檔案數字化管理工作的環境。

參考文獻：

[1]梁 軍.淺析如何實現農業科研單位會計檔案數字化管理[J].中國農業會計，2024，34（13）：18-20.

[2]魏 巍.檔案數字化安全管理體系構建路徑研究[J].蘭臺世界，2024（06）：131-133.

[3]李景榮.基于事業單位檔案數字化管理工作的思考——以菏澤市國土綜合整治服務中心為例[J].辦公室業務，2024（03）：43-45.

[4]劉 冬.網絡時代環境下檔案信息采集與安全管理研究[J].網絡安全技術與應用，2023（08）：106-108.

[5]趙雪瑩.數字化轉型背景下Z公司建設項目檔案安全體系研究[D].鄭州航空工業管理學院，2023.17-31

[6]蘇小麗，姜 紅.建立行之有效的檔案數字化安全管理體系確保館藏檔案安全[J].蘭臺世界，2022（06）：5-6.

作者單位：北京市城市建設檔案館

作者簡介：王晨（1993—），女，漢族，北京人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。