關于推進機關檔案工作高質量發展的幾點思考

摘 要：機關檔案工作是機關的重要基礎性工作，其質量直接影響機關業務工作的開展和機關事業的健康發展。當前，機關檔案工作雖然取得了一定進步，但仍面臨文件材料收集不齊全、檔案整理不規范、制度執行不力、專業人才匱乏以及領導重視不夠等問題。為推進機關檔案工作高質量發展，必須采取建立健全機關檔案管理制度體系、強化機關檔案法治宣傳教育、大力加強檔案隊伍建設、將檔案工作納入人員績效考核體系、加大機關檔案信息化建設力度以及積極推進機關數字檔案室建設等切實有效的對策，提高機關檔案工作水平，充分發揮檔案在服務機關工作、促進事業發展中的重要作用，實現新時代機關檔案工作的高質量發展。

關鍵詞：機關檔案；檔案管理；檔案人才；績效考核；檔案信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是機關單位各項工作和歷史發展的真實記錄，是重要的信息資源和管理資產。高質量的機關檔案工作不僅直接服務于機關業務工作需要，還對提高機關工作的連續性、促進依法行政、接受社會監督以及傳承優良傳統等方面具有重要意義。近年來，在檔案法規政策的引領下，在各級政府的推動下，機關檔案工作取得了長足進步。但客觀而言，由于認識不到位和工作慣性等因素制約，目前機關檔案工作中還普遍存在一些突出問題，亟待采取有力舉措加以解決，從而推進機關檔案工作實現高質量發展。

一、機關檔案工作的必要性及意義

1.充分認識機關檔案工作的必要性

機關檔案作為各級機關的工作記錄，機關檔案完整、準確以及系統地反映了黨政機關歷史沿革、職能變遷、機構設置、業務工作、人事管理以及黨的建設等方面情況。機關檔案是機關工作和發展的真實記錄和見證，對于直接服務機關工作、促進機關事業發展有著不可替代的作用。特別是在查考歷史、總結經驗教訓和規劃未來發展等方面，機關檔案能夠提供重要的參考依據。同時，機關檔案記載著黨和國家重大決策部署、反映了人民群眾利益訴求和社會發展變遷，是國家和民族的寶貴歷史文化遺產，需要妥善保管和傳承。因此，國家制定了《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》《機關檔案工作條例》等法律法規以及《機關檔案管理規定》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等檔案規章，對機關檔案工作提出了明確要求。

2.充分認識機關檔案工作的重要意義

高質量地做好機關檔案工作，對于充分發揮檔案的作用，推動機關事業高質量發展具有十分重要的意義。一方面，完整和準確的機關檔案能為業務工作提供可靠的信息資源支持，便于快速回溯政策背景、客觀分析得失，科學謀劃工作，從而推動工作提質增效；另一方面，系統梳理和深入研究相關檔案，能夠全面把握工作的歷史脈絡和發展規律，不僅為科學決策提供重要參考，還有力地促進依法行政，提高工作規范化水平，有利于推動機關工作持續改進完善。此外，機關檔案記錄了黨和國家事業發展的光輝歷程，是寶貴的歷史文化遺產，做好檔案管理利用，提高機關檔案工作水平，對傳承優良傳統，為后人提供歷史借鑒，為更好地服務黨和國家工作大局，更好地服務人民群眾都具有十分重要的意義。

二、機關檔案工作中存在的問題

1.機關檔案資源建設和信息化方面的問題，制約了機關檔案工作發展水平

機關檔案涉及文書、會計、實物、照片、錄音、錄像以及專業檔案等多門類檔案，但一些機關在實際檔案工作中，普遍存在應歸檔的文件材料收集不齊全、檔案整理不規范、檔案門類劃分不合理、檔案數字化以及信息化建設程度較低等問題，這些問題嚴重影響了機關檔案工作的發展，亟待解決。

首先，機關應歸檔文件材料收集的完整性和及時性有待提高。以文書檔案為例，一些機關部門對文件材料的重視程度不夠，沒有嚴格按照歸檔范圍收集并及時向檔案部門交接文件材料，導致文件材料收集不齊全、檔案整理歸檔工作滯后，沒有做到歸檔文件材料應收盡收、應歸盡歸。有的部門甚至出現重要文件材料丟失的情況。

其次，機關檔案在檔案整理中不夠規范，檔案質量參差不齊。以文書檔案為例，按件整理的文件存在多件裝訂在一起的情況，文件內容不全或缺少附件、發文缺少擬稿呈批單以及正式文件未蓋單位公章等情況比較多見，部分檔案沒有按照規定實行科學分類、檔號、頁號以及目錄等編制不規范，給后續檔案的查找和利用帶來諸多不便。

再次，機關檔案存在檔案資源結構不合理的問題。一些機關未能科學設置檔案分類方案或者未按照設置的檔案分類方案開展工作。不少機關存在重文書檔案、會計檔案，輕照片檔案、實物檔案以及業務檔案等其他門類檔案的情況。機關檔案資源建設方面存在短板，不能全面反映機關實際工作的情況，不利于機關檔案作用的發揮。

最后，紙質檔案向電子檔案轉化滯后。檔案數字化程度普遍偏低，大量珍貴的紙質檔案資料還沒有及時轉化為電子文檔，檔案信息化建設相對落后，難以適應信息化時代檔案管理與利用的要求，客觀上制約了機關檔案信息資源的開發利用。

2.制度執行力有待加強，機關檔案工作細致程度不夠

當前，國家和各級政府高度重視機關檔案工作，制定出臺了一系列檔案管理規章制度，大部分機關能夠按照要求執行并制定本單位的檔案管理制度，落實檔案工作責任制，但在實際工作中也存在一些機關制度執行力不行、落實不到位的現象。機關檔案工作不夠細致，主要體現在以下幾個方面：一是機關的一些部門和個人對檔案工作的重要性認識不到位，重業務、輕檔案的觀念還比較嚴重，檔案管理制度得不到重視，日常檔案工作流于形式；二是個別單位的檔案管理制度不健全，崗位職責不明晰，工作流程不規范，導致檔案管理工作比較隨意、松散；三是機關各門類檔案未實現集中統一管理，分散在各個科室，檔案室不符合要求，必要的檔案管理設備設施配備不齊全，檔案安全存在隱患等問題；四是檔案查閱、利用等環節管理不夠嚴格，審批手續不完備，內部監督機制不健全，客觀上存在一定的安全隱患；五是一些機關存在檔案開放審核工作機制未建立或不完善，不能規范開展涉密檔案解密清理工作。另外，在檔案保密工作方面，個別單位對涉密檔案缺乏必要的管控，保密意識淡薄，工作不到位，極易引發泄密事件。

3.機關檔案人員變動頻繁，機關檔案工作專業化程度不高

機關檔案工作專業性強，需要一支業務素質過硬的專業化隊伍。但縱觀當前各級機關，檔案人員力量普遍比較薄弱。很多單位專職檔案人員配備嚴重不足，人手緊缺，無法滿足機關檔案工作需要。加之人員變動頻繁，穩定性差，不少檔案工作人員是從其他崗位臨時抽調，對檔案業務知之甚少，工作還處在邊學邊干的階段。尤其是缺乏系統的檔案專業理論知識和業務技能培訓，檔案人員的專業化水平難以適應新時代機關檔案工作高質量發展的需要。此外，部分機關檔案工作人員政治意識不強，責任心、事業心不足，工作滿足于“守攤子”“做事務”，缺乏創新意識，工作標準不高、要求不嚴，難以推動機關檔案工作創新發展。人才隊伍建設滯后、專業力量薄弱是制約新時期機關檔案事業發展的瓶頸性問題，迫切需要加大人才培養和引進力度，切實解決相關問題。

三、推進機關檔案工作高質量發展的對策建議

1.健全機關檔案管理制度體系

健全科學、完善的檔案管理制度體系，是推進機關檔案工作高質量發展的重要保障。機關要按照國家檔案管理法規的要求，結合單位工作實際，進一步完善覆蓋檔案工作全過程、全環節的制度規范體系，切實提高檔案工作的制度化、規范化以及標準化水平。

一方面，機關要修訂健全檔案收集、整理、保管、統計、利用以及鑒定等各項管理制度，明確檔案形成、積累和保管等環節的崗位分工和工作職責，細化工作程序和操作規范，建立科學和高效的檔案業務工作流程，真正做到制度健全、分工明確、流程清晰以及標準統一，使檔案工作能夠在制度的軌道上規范有序地運行。加強檔案室建設，切實落實檔案制度中人、財、物的保障措施，將分散保存的各類檔案由機關檔案部門集中統一管理，確保機關檔案實體和檔案信息安全。

另一方面，機關要特別重視檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的制定和執行。科學的機關檔案三合一制度是進一步提升機關檔案資源質量，優化檔案資源結構的關鍵。機關要根據工作實際，科學劃分檔案門類、明確歸檔范圍以及確定合理的保管期限，制定符合單位實際情況的機關檔案三合一制度，并嚴格執行，確保制度落到實處。機關檔案三合一制度的制定和有效實施不僅有利于機關檔案工作人員開展具體檔案業務工作時有據可依，還有利于機關檔案工作的科學化和規范化，能夠極大地提高機關檔案工作的效率和水平。

同時，還要及時關注檔案法規政策的調整以及機關工作職能的新變化，對相關檔案管理制度進行動態調整和優化，及時廢止、修訂不合時宜的制度規范，增補亟須補充完善的新制度，使制度體系更加務實管用，為機關檔案工作高質量發展提供堅實的制度支撐。

2.強化機關檔案法治宣傳教育

強化檔案法治宣傳教育，是推進機關檔案工作高質量發展的重要舉措。機關要充分認識到檔案工作是一項法定職責，必須嚴格依照檔案法律法規辦事。特別要加強機關主要負責人、檔案分管領導和檔案工作人員等機關檔案工作關鍵人員的檔案法治學習，要把檔案法治宣傳教育作為建設法治機關的重要內容，并納入本單位普法教育的總體規劃，多形式、多渠道地開展檔案法規政策的宣傳學習。機關可以邀請檔案法規專家舉辦專題講座，系統闡釋檔案法律法規的立法精神、核心要義和實際運用，增強干部職工的法治思維意識，以法治方式推進檔案工作的開展。可以舉辦檔案知識競賽、情景模擬演練等寓教于樂的活動，在輕松愉悅的氛圍中普及檔案法律法規知識，引導干部職工自覺尊法學法守法用法。還可以充分利用展板、櫥窗以及局域網等宣傳陣地開設檔案普法專欄，營造濃厚的檔案法治文化氛圍。通過持續深入的檔案法治宣傳教育，推動形成人人懂法、人人守法的良好局面，不斷增強機關干部職工的檔案法治意識，提升機關各科室對檔案工作的參與度和配合度，共同推進機關檔案工作的開展。

3.加大機關檔案人才培養力度

高素質、專業化的機關檔案隊伍是推進機關檔案工作高質量發展的根本保證。應加大機關檔案人才培養力度，著力打造一支政治堅定、業務精湛以及作風過硬的檔案人才隊伍。機關要高度重視檔案人才隊伍建設，把檔案人才培養納入本單位人才發展的總體規劃，創新檔案人才培養選拔機制，暢通檔案人才成長的發展通道。要堅持黨管人才原則，突出政治標準，把政治素質作為檔案人才選用的首要條件，選拔任用政治立場堅定、黨性原則強以及理想信念牢固的優秀人才充實到檔案隊伍中來。要搭建檔案人才脫穎而出的舞臺，在單位設置一定比例的檔案專業崗位，為優秀的檔案人才脫穎而出、才盡其用提供制度保障。同時，要大力加強機關檔案人才的教育培訓，為檔案人員業務學習和技能培訓提供良好的資源和條件，鼓勵機關檔案人員參加檔案技能比賽和檔案業務培訓，切實提升檔案人員的業務素質。充分利用各級黨校、行政學院和高校的優質教育資源，有計劃地選送檔案人員參加脫產進修、學歷培訓，拓寬檔案人才的知識視野，提升人員綜合素質。要建立健全檔案人才培養使用的長效機制，通過以老帶新、傳幫帶等方式，積極推動檔案人才梯隊建設，促進老中青檔案人才的有機融合、密切配合，不斷提升檔案隊伍的綜合素質和工作實效，為機關檔案事業發展提供堅實的人才支撐。

4.將機關檔案工作納入人員績效考核

將機關檔案工作納入人員績效考核體系，是推進機關檔案工作高質量發展的有力抓手。機關要把檔案工作擺上重要議事日程，作為單位年度目標管理、績效考核的重要內容，制訂切實可行的檔案工作計劃，明確時間表、路線圖，細化分解到各科室和具體責任人，明確進度要求。要將檔案工作成效作為人員考核評優、職務晉升的重要依據，制定科學、合理的檔案工作績效考核指標體系和管理辦法，采取平時考核與年終考核相結合、定性評價和定量分析相結合的方式，客觀公正地評價檔案工作績效，并將考核結果與干部選拔任用、評先評優和績效工資分配掛鉤，形成崇尚實干、鼓勵創新以及注重實績的正向激勵機制。對在檔案工作中做出突出成績的先進個人，要予以表彰獎勵；對工作不負責任、造成嚴重后果的，要嚴肅追責問責，對失職瀆職的依紀依規嚴肅處理。通過績效考核這個“指揮棒”，讓機關人員重視檔案工作，層層傳導壓力、傳遞動力，調動工作人員的積極性、主動性和創造性，形成齊抓共管、協同發力的機關檔案工作新局面。

四、結束語

綜上所述，要推進機關檔案工作的高質量發展，必須以新時代中國特色社會主義思想為指導，認真貫徹黨中央、國務院關于檔案工作的決策部署，繼續落實檔案法律法規要求，進一步解放思想、改革創新，在健全制度、法治宣傳、強化隊伍以及檔案信息化建設等方面狠下功夫，不斷開創機關檔案工作新局面。展望未來，機關檔案工作大有可為，也必將大有作為。我們要立足新起點，搶抓新機遇，在推動機關檔案事業高質量發展的道路上奮力前行，為實現中華民族偉大復興的中國夢貢獻力量。

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作者單位：臨沂市蘭山區檔案館

作者簡介：王晨晨（1987—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案業務指導。